To Multitask or Not to Multitask
In de bedrijfswereld van vandaag moeten bedrijven meer doen met minder en wordt van werknemers gevraagd om harder en langer te werken. De meeste mensen op kantoor besteden hun tijd aan het heen en weer springen tussen taken, in de overtuiging dat hun multitasking hen efficiënter maakt. Nieuwe studies hebben echter aangetoond dat multitasking niet langer een vaardigheid is om over op te scheppen, maar om je zorgen over te maken. Deze studies suggereren dat we door multitasking juist meer fouten maken, minder informatie vasthouden en de manier waarop onze hersenen werken veranderen, waardoor iedereen zich afvraagt “to multitask or not to multitask?”
Hoe uw hersenen multitasken
De prefrontale cortex van de hersenen begint te werken wanneer u aandacht moet schenken. Dit deel van uw hersenen helpt uw aandacht bij één doel te houden en de taak uit te voeren door berichten te coördineren met andere hersensystemen. Werken aan een enkele taak betekent dat beide kanten van de prefrontale cortex in harmonie samenwerken. Door een andere taak toe te voegen worden de linker- en rechterkant van de hersenen gedwongen onafhankelijk van elkaar te werken. Wetenschappers van het Institut National de la Santé et de la Recherche Médicale (INSERM) in Parijs ontdekten dit toen zij studiedeelnemers vroegen twee taken tegelijk uit te voeren terwijl zij functionele magnetische resonantiebeeldvorming (fMRI) ondergingen. De resultaten toonden aan dat de hersenen in tweeën splitsen en ervoor zorgen dat we details vergeten en drie keer meer fouten maken wanneer we twee gelijktijdige doelen voor ogen hebben.
Het is belangrijk op te merken dat multitasking tijdens het uitvoeren van natuurlijke taken zoals eten en lopen veel gemakkelijker is dan meer gecompliceerde taken zoals sms’en tijdens het autorijden. Die natuurlijke taken doen een minder groot beroep op de prefrontale cortex, waardoor het makkelijker is om te schakelen tussen eten en lopen naar je volgende vergadering. Niet alleen maakt multitasking ons minder productief, het kan ook ons IQ en de algehele efficiëntie op het werk verlagen.
Multitasking Affects Your IQ
Een studie van de Universiteit van Londen toonde aan dat deelnemers die multitaskten tijdens cognitieve taken, een daling van hun IQ-score ondervonden die vergelijkbaar was met die van mensen die de hele nacht waren opgebleven. Bij sommige van de multitaskende mannen daalde hun IQ met 15 punten, waardoor ze het gemiddelde IQ van een 8-jarig kind hadden. De volgende keer dat je in een vergadering zit en probeert te jongleren tussen het luisteren naar je baas en het lezen van de topverhalen van de dag, weet dan dat er van beide taken uiteindelijk maar weinig informatie overblijft.
Multitasking Affects Your Brain’s Efficiency
In staat zijn om meerdere taken uit te voeren op het werk wordt verondersteld een kracht te zijn, maar een studie in het Journal of Experimental Psychology: Human Perception and Performance (Vol. 27, No. 4) geeft aan dat multitasking minder efficiënt is omdat het extra tijd kost om de mentale versnelling te schakelen telkens wanneer een persoon tussen taken schakelt. Joshua Rubinstein, PhD, van de Federal Aviation Administration, heeft nieuwe modellen van cognitieve controle voorgesteld. Het eerste, doelverschuiving, houdt in dat je actief beslist om van taak te veranderen. Zodra je hebt besloten om van proces te veranderen, begint je brein met regelactivatie. Dit vereist dat je hersenen de cognitieve regels van de oude taak uitschakelen en nieuwe regels inschakelen voor de volgende. Dit proces kan worden gezien op de werkplek wanneer iemand overschakelt van het invullen van financiële excel sheets naar het schrijven van e-mails. Hun hersenen moeten eerst hun doelen verleggen en besluiten dat ze klaar zijn met de rekenprocessen en klaar om te beginnen met schrijven. Voordat ze beginnen te schrijven, schakelen de hersenen de wiskundige regels uit en activeren ze de taalregels. De tijd die de hersenen nodig hebben om processen en cognitieve regels volledig om te schakelen kost tijd en leidt tot inefficiëntie op de werkplek.
Hoe efficiënt te zijn zonder te multitasken
Niet multitasken op het werk kan moeilijk zijn om te stoppen, vooral als er veel op je bordje ligt. Gelukkig zijn er een paar eenvoudige en bewuste veranderingen die je kunt maken om nog efficiënter te werken. In plaats van om de minuut heen en weer te springen tussen verschillende taken, kunt u beter een bepaald deel van de tijd aan een bepaalde taak besteden. Lees bijvoorbeeld 20 minuten het nieuws van de dag en ga dan 20 minuten verder met je volgende opdracht, enzovoort.
Een veel voorkomende taak op de werkplek die deze strategie op de proef stelt, is het controleren van e-mail. Uit onderzoek blijkt dat de gemiddelde professional ongeveer 23 procent van de dag e-mailt. Geïnspireerd door deze statistiek onderzochten Gloria Mark van de University of California, Irvine, en haar collega Stephen Voida een kantoor, waarbij ze 13 werknemers vijf dagen lang van e-mail afsloten, hartmonitoren op hun borst bonden en hun computergebruik bijhielden. De werknemers bleken minder gestrest te zijn wanneer ze geen e-mail meer kregen. Ze concentreerden zich langer op één taak en wisselden minder vaak van scherm, waardoor ze minder multitasken en efficiënter werken.
Hoe multitasken in teams tegen te gaan
Single-tasken op individueel niveau lijkt eenvoudig genoeg, maar wat gebeurt er als er een team bij betrokken is? Multitasken met een groep collega’s geeft een grotere kans op miscommunicatie, gemiste deadlines, en slechte kwaliteit van het werk. Als iedereen in de groep afgeleid is, is er weinig tot geen kans om samen te komen en het best mogelijke werk te produceren. Om een zinkend team tegen te gaan, is het belangrijk om collectief gefocust te blijven op één taak, blokken tijd in te plannen en minder hulpmiddelen te gebruiken. De productiviteit zal omhoogschieten als de groep zijn aandacht op één taak richt. Ze zijn in staat om samen te komen en zich toe te wijden aan het werk. Door blokken van tijd te maken voor verschillende taken heb je een betere kans om productief te blijven en op schema naar de voltooiing toe te werken. Tot slot, met minder platforms die worden gebruikt, zal elk lid minder overgangstijd hebben tussen taken, waardoor ze in een productieve mindset blijven. Creëer een werkmodel voor uw team dat is gebaseerd op organisatie, communicatie en eenvoud voor de beste productiviteit.
Key Takeaways for Management
- Wees gevoelig voor uitdagingen bij multitasking
- Help werknemers bij het prioriteren van werk
- Laat af en toe het gas los. Sta langzame periodes toe om werknemers een pauze te gunnen.
- Houd zaken transparant zodat werknemers zich gewaardeerd voelen.
- Communiceer verwachtingen duidelijk.
- Face-to-face communicatie is effectiever dan e-mail.
De volgende keer dat u merkt dat u op het werk met gelijktijdige opdrachten jongleert, stop dan met multitasken. Geef uw volledige aandacht aan één project tegelijk en u zult merken dat de kwaliteit van uw werk en uw efficiëntie sterk toenemen.
USC’s online Master of Science in Applied Psychology programma is uniek gestructureerd om menselijk gedrag in de diepte te onderzoeken om real-world zakelijke beslissingen te informeren die zowel organisatorisch als consumentengedrag beïnvloeden.