VOORZITTER VAN
JAMES A. WILLIAMS
COMMISSIONER
FEDERAL ACQUISITION SERVICE
U.S. GENERAL SERVICES ADMINISTRATION
VOOR DE
COMMITTEE ON OVERSIGHT
AND GOVERNMENT REFORM
U.S. HOUSE OF REPRESENTATIVES
FEBRUARY 26, 2009
Voorzitter Towns, rangschikkend lid Issa en leden van de commissie, ik wil de House Committee on Oversight and Government Reform bedanken voor de uitnodiging om hier vandaag het Excluded Parties List System (EPLS) van de U.S. General Services Administration te bespreken. De GSA neemt haar rol als centraal beheersagentschap en leider op het gebied van aanbestedingen tussen agentschappen zeer ernstig. Mijn getuigenis zal gaan over GSA’s streven naar transparantie en eerlijkheid in aankoopprocessen, het EPLS-rapport van het Government Accountability Office (GAO) en de maatregelen die we nemen als gevolg van de aanbevelingen van GAO.
Als commissaris van GSA’s Federal Acquisition Service (FAS) houd ik toezicht op een organisatie die als katalysator fungeert voor meer dan 50 miljard dollar aan federale uitgaven, waaronder een interinstitutioneel wagenpark van 200.000 voertuigen, en commerciële producten en diensten variërend van kantoorbenodigdheden tot complexe netwerksystemen met een kostprijs van meer dan 100 miljoen dollar. Het GSA Multiple Award Schedules-programma is een van de bekendste en populairste contractvormen van de federale overheid waarvan klanten gebruik kunnen maken bij het vervullen van hun missies. Via GSA Schedules bieden wij 18 miljoen commerciële producten en diensten aan van meer dan 17.000 contractanten voor een volume van ongeveer $ 38 miljard.
Wij zien onze rol als het bieden van een gecentraliseerd leveringssysteem voor federale agentschappen om veelgebruikte goederen en diensten van de particuliere sector op een tijdige en efficiënte manier te verkrijgen. In deze rol bieden wij een interface die de particuliere sector in staat stelt tegen lage kosten en op doeltreffende wijze de overheidsmarkt te betreden. Wij bieden e-systemen aan om bedrijven te helpen GSA-contracten te verkrijgen, inkooptransacties te beheren en zakelijke kansen bekend te maken. Deze e-systemen maken snellere en eenvoudigere inkoop- en bestelprocessen mogelijk, vergroten de toegankelijkheid en transparantie van het inkoopproces, en minimaliseren de kosten voor bedrijven die aan de overheid willen verkopen.
Als onderdeel van die rol heeft het Office of Management and Budget (OMB) de GSA aangewezen als leidende instantie die de Integrated Acquisition Environment (IAE) beheert. De IAE is een e-Gov initiatief dat het federale acquisitieproces stroomlijnt, bestaande uit tien acquisitie systemen die elke fase van de acquisitie levenscyclus faciliteren, van marktonderzoek tot contractadministratie. Via het IAE worden acquisitiefuncties die alle agentschappen gemeen hebben, nu centraal beheerd als gedeelde systemen. Bovendien biedt de bedrijfsstructuur van het IAE een veilige bedrijfsomgeving die acquisities vergemakkelijkt en ondersteunt die van cruciaal belang zijn voor de uitvoering van alle missies van de agentschappen.
De EPLS, als onderdeel van het IAE, is een elektronisch, webgebaseerd systeem dat partijen identificeert die zijn uitgesloten van het ontvangen van federale contracten, bepaalde subcontracten, en bepaalde soorten federale financiële en niet-financiële bijstand en voordelen. De EPLS houdt de federale acquisitiegemeenschap op de hoogte van administratieve en wettelijke uitsluitingen in de hele uitvoerende macht. Gebruikers kunnen zowel actuele als gearchiveerde uitsluitingen zoeken, bekijken en downloaden.
Recentelijk voltooide de GAO een rapport “Excluded Parties List System: Suspended and Debarred Businesses and Individuals Improperly Receive Federal Funds” (GAO 09-174). In dat rapport stelde GAO vast dat om een aantal verschillende redenen bedrijven en personen die door een schorsing of uitsluiting van overheidsopdrachten waren uitgesloten, na hun uitsluiting toch federale fondsen hadden kunnen ontvangen. Enkele van de redenen waren dat ambtenaren EPLS niet doorzochten zoals de FAR voorschrijft, dat zoekopdrachten de uitsluitingen niet aan het licht brachten als gevolg van beperkingen van het EPLS-systeem of gebruikersfouten, of, in sommige gevallen, gewetenloze aannemers die de voorwaarden van hun uitsluitingen wisten te omzeilen door onder een andere identiteit te opereren. GAO stelde ook vast dat sommige uitgesloten partijen voorkwamen op de Multiple Award Schedules van GSA.
GAO deed vijf aanbevelingen aan GSA om de controles op EPLS te versterken, waaronder het uitvaardigen van richtsnoeren aan functionarissen van agentschappen over EPLS-vereisten, ervoor zorgen dat het systeem de invoer van identificatienummers van aannemers vereist, het versterken van de zoekmogelijkheden van het systeem, het bijwerken van de EPLS-contactpunten en het toevoegen van waarschuwingen aan e-tools van GSA om gebruikers eraan te herinneren EPLS te controleren wanneer ze een Schedules-aankoop doen. De heer David Drabkin, waarnemend Chief Acquisition Officer voor de GSA, is hier vandaag bij mij en zal ingaan op specifieke acties die de GSA heeft ondernomen om problemen aan te pakken die in het GAO-rapport over de EPLS aan de orde zijn gesteld.
In het GAO-rapport werd opgemerkt dat er gevallen waren waarin uitgesloten partijen nog steeds op de Multiple Award Schedules van de GSA stonden vermeld, wat er mogelijk toe leidde dat agentschappen aankopen deden bij uitgesloten partijen als ze de EPLS niet controleerden. Het GAO heeft inderdaad zo’n aankoop gedaan en vond in onze systemen geen adequate waarschuwingen om de EPLS te controleren.
De FAS beseft hoe belangrijk zijn rol is in het systeem van aanbestedingen tussen agentschappen. Daarom verfijnen wij regelmatig onze systemen en onze richtsnoeren voor de agentschappen wanneer wij kennis nemen van problemen zoals die welke in het GAO-verslag aan de orde worden gesteld. In een brief aan de GAO namens de GSA hebben wij toegezegd maatregelen te nemen om te voorkomen dat klanten orders plaatsen bij leveranciers van Multiple Award Schedules die op de EPLS staan vermeld. Meer in het bijzonder onderneemt FAS de volgende acties:
- herinneringen toevoegen aan e-tools voor klanten om ervoor te zorgen dat potentiële klanten zich bewust zijn van mogelijk uitgesloten partijen voordat zij taakopdrachten plaatsen;
- boodschappen opstellen en plaatsen in e-tools om inkopers eraan te herinneren de EPLS-website te controleren voordat zij een taakopdracht plaatsen; en
- directe toegangslinks naar de EPLS-website bieden binnen GSA Advantage, eBuy en eLibrary voor gemakkelijke toegang tot informatie over schorsingen en uitsluitingen.
Ook was in het verslag de aanbeveling opgenomen om na te gaan of het haalbaar is om uitgesloten entiteiten die op de Multiple Award Schedules voorkomen, te verwijderen of te identificeren. Overeenkomstig FAR 9.405-1, “Voortzetting van lopende contracten”, mag een GSA-contractfunctionaris pas na overleg met de juridisch adviseur en anderen actie ondernemen, zoals het beëindigen van het Schedules-contract van een contractant. De desbetreffende GSA-contractfunctionaris werkt van geval tot geval samen met het Office of General Counsel van de GSA om te bepalen welk soort contractuele actie passend kan zijn. Ten slotte mogen volgens FAR 9.405-1(b) geen bestellingen worden geplaatst bij een leverancier die is uitgesloten, geschorst of voor uitsluiting is voorgedragen, tenzij het hoofd van een agentschap vaststelt dat er dwingende redenen zijn om een bestelling te plaatsen bij een leverancier die is uitgesloten, geschorst of voor uitsluiting is voorgedragen.
Een van mijn initiatieven als commissaris van het FAS was de oprichting van het Program Office voor het beheer en de ondersteuning van het GSA Multiple Award Schedules Program. Het Program Office evalueert momenteel alle interne en externe opleidingen en zal ervoor zorgen dat de interne richtsnoeren de herziening van EPLS op alle geschikte momenten in het aanbestedingsproces sturen. In de richtsnoeren zullen ook de stappen worden beschreven voor de mogelijke annulering van schemacontracten die in handen zijn van uitgesloten entiteiten. In alle externe opleidingen zal het bureau eraan herinneren dat alle opdrachtgevers in het kader van het Schedules-programma de EPLS moeten controleren voordat zij opdrachten plaatsen.
Ten slotte hecht ik er veel waarde aan dat onze processen transparant, eerlijk en controleerbaar zijn en dat de federale regering het geld van de belastingbetaler goed beheert. Het succes van de missie van de klant mogelijk maken en tegelijk de naleving van de wet- en regelgeving garanderen, is van cruciaal belang om onze visie van uitmuntendheid in de overheidssector te verwezenlijken. Ons voortdurende vermogen om geweldige service, geweldige waarde en voortdurende innovatie te leveren om onze klanten te helpen hun missies beter uit te voeren, is de kern van de missie van de GSA en het FAS zelf.
Ik wil de commissie bedanken voor haar aandacht en wil graag de heer David Drabkin, waarnemend Chief Acquisition Officer van de GSA, introduceren.