Wanneer u uw werknemers vraagt om voor het werk in het vliegtuig te stappen, zouden ze niet hun eigen geld moeten gebruiken om op de plaats van bestemming te komen. Net zoals u het vliegticket van een werknemer betaalt, zou u werknemers moeten vergoeden wanneer ze hun persoonlijke auto voor zakelijke doeleinden gebruiken.
Een kilometervergoeding voor werknemers is de eenvoudigste manier om te voorkomen dat werknemers hun loonstrookje moeten spekken om de kosten van zakelijk vervoer te dekken.
Overzicht: Wat is kilometervergoeding?
Vroeger was het gebruikelijker dat bedrijven bedrijfsauto’s verstrekten aan verkopers en leidinggevenden die vaak met de auto reisden voor zakelijke bijeenkomsten. Het bedrijf stelde de auto ter beschikking en betaalde voor de daaraan verbonden kosten, zoals benzine, verzekering en onderhoud.
Het is nu gebruikelijk dat werknemers hun persoonlijke auto gebruiken voor het werk. Bedrijven kunnen de autokosten van een werknemer compenseren met een kilometervergoeding: Werknemers ontvangen een vast bedrag voor elke kilometer die ze voor het werk rijden.
Bedrijven kunnen werknemers ook vergoeden op basis van de werkelijke kosten voor zakelijk rijden, maar het is vaak eenvoudiger om een kilometervergoeding toe te passen.
In de regel is het vergoeden van uw werknemers voor het gebruik van hun persoonlijke auto’s geen federale vereiste. Toch is het een gebruikelijke praktijk die uw bedrijf zou moeten invoeren om te voorkomen dat uw werknemers hun portemonnee openen om zakelijke uitgaven te financieren.
Kilometervergoeding geldt ook voor zelfstandigen. U kunt het zakelijke gebruik van uw privé-auto aftrekken op schema C van IRS-formulier 1040.
De IRS stelt een standaard kilometervergoedingstarief vast. Voor 2020 bedraagt het federale kilometertarief 0,575 dollarcent per mijl.
Vergoedingen op basis van het federale kilometertarief worden niet als inkomen beschouwd, waardoor ze niet belastbaar zijn voor uw werknemers. Bedrijven kunnen deze kosten aftrekken van hun bedrijfsbelasting.
Het is het beste om het kilometervergoedingstarief van de IRS te gebruiken, maar u bent vrij om een hoger of lager tarief te kiezen. Wanneer u werknemers tegen een hoger tarief vergoedt, wordt het extra bedrag tot het brutoloon gerekend en aan loonbelasting onderworpen.
Wat komt in aanmerking voor kilometervergoeding?
Uw bedrijf kan de kosten voor kilometervergoeding aftrekken voor zakenreizen die het reguliere woon-werkverkeer van een werknemer uitsluiten.
Kwalificerende kosten voor kilometervergoeding zijn onder meer:
- Zakelijke reizen
- Off-site vergaderingen met klanten en potentiële klanten
- Boodschappen doen voor zakelijke benodigdheden
- Bezorgingen
Het kilometertarief helpt kosten te dekken zoals benzine, olie verversen, onderhoud en verzekering. Tol- en parkeerkosten zijn niet opgenomen in het kilometertarief, dus werkgevers moeten deze kosten vergoeden tegen de werkelijke kosten.
Als u het kilometertarief van de IRS gebruikt voor deze kosten, zijn ze niet belastbaar voor uw werknemers en aftrekbaar voor uw bedrijf. Kiest u voor een hoger tarief, dan betalen zowel u als uw werknemers loonbelasting over het extra bedrag.
U kunt uw werknemers vergoeden voor woon-werkverkeer, maar dat is een beslissing van de uitkeringsadministratie, omdat door de werkgever betaalde kosten voor woon-werkverkeer worden beschouwd als een belastbaar secundair voordeel.
Hoe berekent u de standaard kilometervergoeding
Werkgevers moeten een beleid voor kilometervergoeding opstellen waarin wordt uiteengezet:
- What trips are subject to reimbursement
- The reimbursement rate
- How to calculate the number of miles
- How to record the mileage reimbursement
- How reimbursements will be paid
Create an expense report that automatically calculates the standard mileage reimbursement based on your policy. You can use a Microsoft Excel template as a starting point.
Ask your employees to submit a record that supports their expense report. Methods of calculating mileage include:
- Taking photos of the car’s odometer before and after each business trip
- Using an online tool like Google Maps
Let’s calculate a mileage reimbursement for Archie, an employee of Artie’s Architecture. Archie heeft vorige week met zijn eigen auto een klant bezocht en wil een vergoeding voor de gereden kilometers.
Artie’s policy states:
- Client sites qualify for mileage reimbursement
- The reimbursement rate is the IRS standard rate of $0.575 cent per mijl
- Vergelijk de kilometerstand van de auto voor en na de reis om het aantal gereden kilometers te berekenen
- Werknemers moeten een onkostendeclaratie invullen voor kilometervergoeding binnen 10 werkdagen na de reis
- Werknemers ontvangen een vergoeding via directe storting binnen vijf werkdagen na indiening
Voor en na elke zakenreis maakt Archie een foto van zijn kilometerteller om zijn kilometerstand bij te houden.
Na de reis vult Archie een onkostendeclaratie in met behulp van het door de werkgever verstrekte sjabloon dat automatisch zijn vergoeding berekent volgens het 2020 IRS-kilometertarief.
Laat uw werknemers een onkostendeclaratie indienen die hun gereden kilometers bijhoudt. Bron: Microsoft Excel.
Als werkgever moet u altijd de berekeningen van de onkostendeclaraties controleren om er zeker van te zijn dat de Excel-formules correct werken.
De bedrijfseigenaar, Artie, moet het verschil vinden tussen de kilometerstanden en dit vermenigvuldigen met het standaardvergoedingstarief voor kilometers.
Het verschil voor de eerste reis is 171 mijl (10.456 – 10.285). Vermenigvuldigd met 0,575 dollarcent, is het resultaat 98,33 dollar, wat overeenkomt met de uitvoer van het onkostendeclaratieformulier. Artie moet het proces herhalen voor de tweede reis. Het totale vergoedingsbedrag komt uit op $196,08.
Betalingssoftware heeft vaak een functie waarmee werkgevers vergoedingen met directe storting kunnen versturen.
Omdat standaard kilometervergoedingen niet belastbaar zijn, moet u deze vergoedingen apart van de salarisverwerking behandelen. Voeg de vergoeding niet toe aan het volgende loonstrookje van uw werknemer, omdat u de vergoeding per ongeluk aan onnodige loonheffingen zou kunnen onderwerpen.
Als u kilometers vergoedt in het loonstrookje van werknemers, controleer dan regelmatig uw loonstrookje om fouten te ontdekken.
Moet u werknemers een vergoeding geven voor zakelijke rijkosten?
Als u in bepaalde staten woont of werknemers een minimumloon betaalt, moet u hen mogelijk een vergoeding geven voor zakelijke rijkosten.
Californië en Massachusetts eisen een kilometervergoeding. Kijk op de website van het ministerie van Arbeid van uw staat voor de meest actuele voorschriften.
U kunt niet verwachten dat werknemers die op of rond het minimumloon verdienen, hun zakelijke rijkosten vergoeden. De Fair Labor Standards Act (FLSA) kickback-regel zegt dat als de rijkosten van een werknemer ertoe leiden dat ze minder verdienen dan het minimumloon, de werkgever ze moet vergoeden.
Wanneer een werknemer op of rond het minimumloon verdient, leidt elke niet-vergoede uitgave tot een FLSA-kickback-overtreding.
De FLSA-kickback-regel komt vaak voor bij bezorgers die hun eigen auto gebruiken. Werkgevers moeten de reizen van werknemers die in de buurt van het minimumloon verdienen, bijhouden om ervoor te zorgen dat ze niet onderbetaald worden.
Bij wijze van voorbeeld: u heeft een pizzawinkel in Connecticut en betaalt uw bezorgers $12 per uur, het minimumloon. De chauffeurs gebruiken hun eigen auto voor de leveringen.
Als uw werknemers moeten betalen voor de benzine die ze gebruiken voor de leveringen, gebruiken ze technisch gezien hun verdiensten ten gunste van het bedrijf. Volgens de FLSA mogen die kosten er niet toe leiden dat het uurloon van een werknemer onder het minimumloon daalt.
Stel dat een bezorger vier uur werkt en 48 dollar aan brutoloon verdient (12 dollar per uur x 4 uur).