Voortgangsverslag: Wat is het & hoe schrijf je het? (Stappen & Formaat)

Een snelle vraag – op een schaal van 1 tot 10, hoe belangrijk is het om regelmatig projectupdates bij te houden en te verstrekken aan je supervisors, collega’s, of klanten? Het antwoord is 12! Simpelweg omdat niemand graag in het duister tast!

Voor elk project in een bedrijf moeten de mensen eromheen goed op de hoogte zijn van de projectstatus, het onderzoek dat door het projectteam wordt gedaan, hun beslissingen en de ruimte voor verbetering. Deze updates zijn een integraal onderdeel van projectmanagement en zorgen ervoor dat elk teamlid efficiënt te werk gaat en zijn doelen op tijd bereikt.

Een manier om de status van uw project te laten zien en bij te houden is het schrijven van een krachtig voortgangsrapport!

In feite toont de American Society for Training and Development aan dat het hebben van een specifieke plaats om je voortgang te controleren de waarschijnlijkheid dat je een doel haalt met 95% verhoogt.

Voortgangsrapporten zijn een uitstekende plek voor projectmanagers om hun supervisors, klanten of medewerkers te informeren en te betrekken bij de voortgang die zij in een bepaalde periode in een project hebben geboekt.

Als voortgangsrapporten goed worden uitgevoerd, geven ze een snel overzicht van hoe de zaken ervoor staan en bieden ze waardevolle inzichten om de productiviteit te verhogen, de nodige begeleiding te bieden en snel opduikende problemen op te lossen.

Het schrijven van een voortgangsrapport kan echter een beetje ontmoedigend zijn, vooral als je een divers team en verschillende subprojecten moet beheren. Nou, niet getreurd! We gaan dat oplossen. In deze blogpost leren we je alles over voortgangsrapportages, waarom ze belangrijk zijn, en hoe je er een kunt schrijven waarvan iedereen ‘wow’ zal zeggen!

Lees verder…

Wat is het voortgangsrapport?

Een voortgangsrapportage is precies wat het klinkt: een document dat in detail uitlegt hoe ver u bent gevorderd met de voltooiing van uw lopende project. It’s a management tool used in all types of organizations, that outlines the tasks completed, activities carried out, and targets achieved vis-à-vis your project plan.

In a progress report, you explain any or all of the following:

• The amount of work complete?
• What part of the work is currently in progress?
• The problems or unexpected things that have occurred?
• What work is pending?
• How the project is going in general?

Read more: How To Write An Impressive Project Proposal

Why are Progress Reports Important?

No project manager wakes up thinking “I wish I could make reports for my supervisor and team all day”! We get it. Writing progress reports are not very fun.

However, you know that writing progress reports are part of the deal. Vooruitstrevende rapportage vereist dat je met je team of klant praat om de doelen te begrijpen en de informatie te laten zien die nauw verband houdt met de genoemde doelen.

Of het rapport nu gaat over het bijwerken van de investeerders, marketingprestaties, of resource management. Deze rapporten laten iedereen zien wat er goed gaat en wat niet. Het helpt managers ook om het algehele succes of falen van projecten te zien. Bovendien helpen voortgangsrapportages bij:

Informatie transparant maken

De lijm die elke relatie samenhoudt is zichtbaarheid en transparantie. Een goed gedefinieerde voortgangsrapportage laat direct zien hoe uw werk van invloed is op de bottom line van het project en laat de rechten en plichten zien! Door transparantie toe te voegen aan uw projectplan, kunt u een ongeëvenaard niveau van geloofwaardigheid en vertrouwen opbouwen bij uw team en klanten.

Stimuleer constante interactie

Het maken en bespreken van voortgangsrapportages resulteert in constante communicatie en houdt iedereen op de hoogte. Wekelijks of maandelijks voortdurend in contact staan met anderen zorgt voor een duidelijk begrip van rollen en verantwoordelijkheden.

Verbeter projectevaluatie en -evaluatie

Vorige voortgangsrapporten helpen u bij het verhelderen van mazen in de wet, systemische kwesties, onderzoeken van documenten om erachter te komen wat er fout ging, wat er goed kan worden gedaan en welk gebied verbetering behoeft.

Geeft inzicht voor toekomstige planning

Wanneer een voortgangsrapport alle vertragingen laat zien die zich hebben voorgedaan, kan de supervisor of een projectmanager het probleem dat de voortgang belemmerde controleren en onderzoeken en een extra stap nemen om dit in de toekomst te voorkomen.

Lees meer: How to Write Project Reports that ‘Wow’ Your Clients

How to Write a Progress Report with 4 Simple Steps?

Progress reports are essential documents for tracking project plans and initiatives, but if the readers and writers are not in sync, these reports can be a hit-or-miss exercise for everybody involved. Daarom volgen hier enkele stappen om u te helpen de juiste informatie op het juiste moment bij de juiste mensen te krijgen.

1. Het doel van uw rapport

Er zijn veel redenen waarom iemand een voortgangsrapport schrijft. Uiteraard is het voor velen van hen om de voortgang en status van het project kort te beschrijven.

Lezers willen misschien ook gedetailleerde informatie over het doel van het project, de duur ervan, en andere belangrijke inzichten.

2. Denk na over je publiek

Als je eenmaal hebt uitgezocht wat het doel is van het schrijven van het voortgangsrapport, denk dan na over het soort publiek waarop je je gaat richten en de details die je lezers in het rapport gaan herkennen.

Dit kan zijn, welke beslissing je lezers gaan moeten nemen na het lezen van het voortgangsrapport, de informatie die ze gaan moeten weten om het project effectief te kunnen overzien en eraan deel te nemen, enzovoort.

Maak een sectie “voltooid werk”

In deze sectie moet je alles beschrijven wat al is gedaan en de beste manier om dit te doen is door de voltooide taken chronologisch te vermelden.

U kunt data vermelden, taken waaraan u en uw team hebben gewerkt, informatie over de belangrijkste bevindingen, enz.

Samenvat uw voortgangsrapport

In het samenvattingsgedeelte geeft u de essentiële details over de te doen en voltooide werkzaamheden. Voeg ook een korte beschrijving toe van de problemen die je team tegenkwam, aanbevelingen van je supervisor voor het oplossen ervan, en of er assistentie bij het project nodig is.

Een voortgangsrapport maken dat opvalt!

Als je van plan bent om een voortgangsrapport te laten zien dat er precies zo uitziet als elk ander nietszeggend rapport, is de kans groot dat je lezers het onderweg zullen doorbladeren of het helemaal niet zullen lezen. Welnu, om de aandacht van uw lezer te trekken en met trots het werk te laten zien dat u voor het project hebt gedaan, moet u het voortgangsrapport onweerstaanbaar overtuigend maken!

Hoe zit het met geweldige visuals, vergezeld van inhoud van hoge kwaliteit die de interesse van de lezer kan wekken en hem kan aanmoedigen het hele ding te lezen? Ongetwijfeld leest iedereen graag iets dat gemakkelijk te begrijpen en visueel verbluffend is!

Gelukkig hebben we de perfecte tool voor u, die een leeservaring als nooit tevoren zal bieden en uw voortgangsrapporten op grijze schaal tot leven zal brengen! Een oplossing zoals Bit.ai

Maak een voortgangsrapport op de juiste manier met Bit.ai

Bit is een nieuw soort cloud-gebaseerde samenwerkingstool voor documenten die teams helpt interactieve werkdocumenten te maken, te delen, te beheren en te volgen.

Bit helpt u ervoor te zorgen dat uw rapporten meer zijn dan platte tekst en afbeeldingen. Dus, afgezien van de mogelijkheid voor meerdere gebruikers om samen te werken aan rapporten, stelt Bit gebruikers ook in staat om alle soorten rich media te delen, zoals campagne video, tabellen, grafieken, One Drive bestanden, Excel Spreadsheets, GIF’s, Tweets, Pinterest boards, etc. Alles op het internet met een link kan worden gedeeld en Bit zal er automatisch visuele content van maken.

Bit heeft een zeer minimaal ontwerp waardoor elk ontwerpelement eruit springt, een geweldige leesbaarheid en rijke functies die voorkomen dat medewerkers documenten verknoeien en hen helpen opnieuw na te denken over de manier waarop ze werken!

Naast het schrijven van voortgangsrapporten, kunt u eenvoudig andere prachtige documenten maken zoals de werkverklaring, projectdocumentatie, operationeel plan, routekaart, project charter, enz. op een gemeenschappelijke werkplek voor andere teamleden om samen te werken, te documenteren, hun kennis te delen, ideeën te brainstormen, digitale middelen op te slaan en samen te innoveren.

Het beste is dat deze kennis veilig is beveiligd in uw werkruimtes en kan worden gedeeld (of privé worden gehouden) met iedereen in uw organisatie of het publiek.

Al met al is Bit als Google Docs op steroïden! Neem dus geen genoegen meer met die saaie tekstverwerkers wanneer u een uiterst robuuste oplossing tot uw beschikking heeft!

Nog niet zeker hoe Bit u kan helpen dat perfecte voortgangsrapport te maken om uw lezers het hof te maken? Laten we eens wat meer van Bit’s geweldige mogelijkheden bekijken!

De belangrijkste voordelen van het maken van voortgangsrapporten met Bit.ai

Eenvoudige, schone UI: Bit heeft een zeer minimalistisch ontwerp, waardoor een nieuweling snel aan de slag kan met het platform. Ook al is het platform rijk aan functies, het doet goed werk om een nieuwe gebruiker niet te overweldigen en biedt een systematische benadering van het werk.

Organisatie van informatie: Informatie is vaak verspreid in cloud storage apps, e-mails, Slack kanalen, en meer. Bit brengt al uw informatie op één plek door u in staat te stellen informatie te organiseren in werkruimten en mappen. Breng al uw documenten, mediabestanden en andere belangrijke bedrijfsgegevens samen op één plek.

Brandconsistentie: Concentreer u op de inhoud en laat Bit u helpen met het ontwerp en de opmaak. Bit-documenten zijn volledig responsive en zien er geweldig uit op alle apparaten. Met verbazingwekkende sjablonen en thema’s bieden Bit-documenten u het soort merk- en ontwerpconsistentie dat ongehoord is in de documentatiebranche

Slim zoeken: Bit heeft een zeer robuuste zoekfunctionaliteit waarmee iedereen zijn documenten snel kan zoeken en vinden. U kunt zoeken in werkruimten, mappen, documenttitels en de inhoud van documenten met Bit’s rich-text search.

Media integraties: Bedrijven gebruiken gemiddeld 34 SaaS-apps! Geen wonder dat we de meeste tijd besteden aan het zoeken naar informatie door van de ene app naar de andere te springen. Daarom integreert Bit.ai met meer dan 100 populaire applicaties (YouTube, Typeform, LucidChart, Loom, Google Drive, etc.) om teams te helpen informatie in hun documenten te verweven die verder gaat dan alleen tekst en afbeeldingen.

Meerdere manieren van delen: Bit-documenten kunnen in drie verschillende statussen worden gedeeld:

1. Live-status: Een live-status betekent dat alle wijzigingen die u in het document aanbrengt, in real-time worden bijgewerkt. Als u uw documenten deelt met klanten of partners, krijgen zij altijd de meest recente wijzigingen.
2. Embeds: U kunt Bit-documenten embedden op elke website of blog. Bit-documenten zijn volledig responsive en renderen perfect op uw website.
3. Traceren: U kunt uw documenten volgen en real-time inzichten verzamelen om te begrijpen hoe gebruikers omgaan met uw inhoud. Bekijk hoeveel tijd gebruikers besteden aan het bekijken van documenten, scroll ratio, gebruikersinformatie, en meer.

Conclusie

Een goed gedefinieerd voortgangsrapport is als de hartslag van een project! Het bepaalt je relatie met je lezers, belicht alle updates – groot of klein, en houdt iedereen op één lijn. Vergeet niet, afhankelijk van de complexiteit en omvang van het project, kunt u uw voortgangsrapportage op een wekelijkse of maandelijkse basis delen voor een betere efficiëntie!

Als u alle stappen volgt die hierboven zijn genoemd, zullen uw rapporten zeker aanvoelen als een briesje frisse lucht voor uw lezers, waardoor u geloofwaardig en professioneel overkomt. Dus waar wacht u nog op?