Voordat u een 501(c)(3)-organisatie wordt, moet u die status aanvragen bij de Internal Revenue Service (IRS). Een onderzoeker beoordeelt uw aanvraag om er zeker van te zijn dat alle vereiste formulieren volledig zijn en voldoen aan de richtlijnen van de IRS. Als alles in orde is en uw organisatie aan alle IRS-eisen voldoet, ontvangt u een vaststellingsbrief waarin uw aanvraag wordt goedgekeurd en waarin staat dat u de 501(c)(3)-status hebt. Zolang u deze brief niet hebt, kunt u niet werken als een belastingvrije non-profitorganisatie.
Aanvragen van de belastingvrije status
Wanneer u een non-profitorganisatie opricht, begint u aan een lange, maar liefdadige weg. De belastingvrije status stelt uw bedrijf in staat om efficiënter te werken ten dienste van de gemeenschap door het vermijden van belastingen. Uw bedrijf kan dit extra geld gebruiken om te herinvesteren in de gemeenschap en het algemeen belang. De aanvraagprocedure voor deze status kan echter ontmoedigend zijn, omdat u een heleboel gedetailleerde informatie moet verstrekken. Onvolledige of onnauwkeurige formulieren kunnen leiden tot vertraging in de verwerking van uw aanvraag.
Het indienen van een aanvraag voor erkenning van vrijstelling onder Section 501(c)(3) van de Internal Revenue Code (formulier 1023) is de eerste stap in het verkrijgen van de belastingvrijgestelde status. U moet informatie verstrekken over uw bedrijfsstructuur en financiën en een specifiek doel opgeven waarom u bent vrijgesteld van belasting. Mogelijke redenen zijn bijvoorbeeld een liefdadigheidsinstelling, een kerk, een school of een andere organisatie die is opgezet ten bate van een gemeenschap. U moet ook een vergoeding betalen wanneer u uw aanvraag indient.
Het ontvangen en bewaren van uw Determination Letter
Nadat u uw aanvraag voor 501(c)(3) status heeft voltooid, begint u met wachten. Gedurende deze tijd beoordeelt de IRS-onderzoeker uw aanvraag en alle ondersteunende documentatie die u hebt ingediend. Deze persoon moet al uw details bekijken en ervoor zorgen dat uw bedrijf in aanmerking komt onder de IRS 501(c)(3) richtlijnen. Als de onderzoeker bepaalt dat uw aanvraag in orde is en uw doel in aanmerking komt voor de belastingvrije status, dan geven ze een vaststellingsbrief.
Deze brief bevat de datum van vaststelling en beschrijft uw verantwoordelijkheden voor het indienen van jaarlijkse aangiften. Hoewel non-profitorganisaties in aanmerking komen voor belastingvrijstelling, eist de IRS nog steeds dat uw bedrijf jaarlijks aangifte doet. U vult een Return of Organization Exempt From Income Tax Under section 501(c), 527, of 4947(a)(1) of the Internal Revenue Code (behalve private stichtingen) (Form 990) in om uw jaarlijkse inkomsten, uitgaven en activa te rapporteren.
Uw vaststellingsbrief is een bedrijfsdocument. Als zodanig moet deze op een veilige plaats worden bewaard. Wanneer u subsidies of vrijstellingen van bankkosten aanvraagt, kan het zijn dat zij een kopie van uw vaststellingsbrief nodig hebben. U moet ook een kopie verstrekken wanneer u uw jaarlijkse aangiften indient.
Het oprichten van een non-profitorganisatie of het omzetten van uw bestaande bedrijf in een non-profitorganisatie is een bewonderenswaardige en charitatieve stap voor uw gemeenschap, maar het vereist een langdurig aanvraagproces. Inzicht in die procedure, wat u moet invullen en welke documenten u moet verstrekken, helpt ervoor te zorgen dat uw aanvraag zo snel mogelijk wordt ontvangen en goedgekeurd. Zonder dit inzicht loopt u het risico dat uw aanvraag voor de belastingvrije status wordt vertraagd of zelfs helemaal wordt afgewezen.