De termen ‘factuur’ en ‘kwitantie’ zijn zo vaak door elkaar gebruikt dat er voor een leek geen verschil tussen de twee lijkt te zijn.
Echter, zoals elke ondernemer of iemand met een achtergrond in de boekhouding u zal vertellen, kunnen de twee termen enorm van elkaar verschillen.
Probeer gratis onze online factureringssoftware
Accepteer eenvoudig online betalingen
Houd bij wie u heeft betaald
Start met het versturen van facturen
Sommigen komen daar pas achter wanneer ze de rekeningen voor hun bedrijf gaan vereffenen. Anderen realiseren zich dit op een iets onaangenamere manier wanneer ze hun belastingaangifte gaan doen.
De rest van ons is zich totaal niet bewust van de verschillen en verwijst vaak naar een factuur als een ontvangstbewijs en vice versa. Maar dat zou echt niet het geval moeten zijn als, volgens deze Atradius-studie, 10% tot 20% van de late betalingen te wijten is aan onjuiste informatie op een factuur.
Het is een enorm risico om de verschillen en overeenkomsten niet te begrijpen.
Wet dus dat zowel een factuur als een ontvangstbewijs documenten zijn die belangrijk zijn voor de boekhouding. Beide zijn van belang wanneer een koper en verkoper van goederen en/of diensten betrokken zijn bij een transactie waarbij goederen en/of diensten worden uitgewisseld tegen betaling.
Beide worden gebruikt om de verschuldigde en betaalde bedragen vast te leggen met betrekking tot de genoemde goederen en diensten. Beide zijn juridische documenten.
Er lijken veel overeenkomsten tussen de twee te zijn, en daarom is het begrijpelijk dat de twee vaak worden verward. Toch zijn het twee heel verschillende documenten, met bijna totaal verschillende doeleinden.
Laten we deze verschillen eens nader bekijken.
Wat is een factuur?
Een factuur is een verzoek of een factuur voor betaling in een transactie. Zij wordt uitgereikt door de persoon die de goederen en/of diensten verkoopt of de verkoper aan de persoon die deze goederen of diensten koopt of de klant.
Het belangrijkste van de factuur is dat het een juridisch afdwingbaar document is. Met andere woorden, de verkoper kan de factuur die voor een bepaald goed of een bepaalde dienst is uitgereikt, gebruiken om er juridisch voor te zorgen dat de betaling daarvoor wordt gedaan.
Een factuur is echter niet alleen een verzoek om betaling.
Er staan ook veel relevante details op, zoals de namen van de verkoper en de klant, het adres, telefoonnummer, e-mailadres en faxnummer van de verkoper, de diensten of goederen die zijn verhandeld, de hoeveelheden, de prijzen, de datum waarop de factuur is uitgereikt, het factuurnummer en het totaalbedrag dat moet worden betaald.
Om nog meer verwarring te voorkomen, moet worden opgemerkt dat een factuur evenmin een inkooporder is. Een PO is in feite een document dat door de klant aan de verkoper wordt verstrekt en waarin de gewenste artikelen of diensten, de hoeveelheden en de overeengekomen prijzen worden vermeld.
Als extra bonus vindt u hier een meer diepgaand overzicht van facturering dat u op uw gemak kunt doornemen.
Wat is een ontvangstbewijs?
Een ontvangstbewijs is in feite een bevestiging van de verkoper aan de klant waarin wordt verklaard dat de betaling is ontvangen. Het is voor de klant het bewijs dat de betaling is verricht.
Het fungeert ook als eigendomsbewijs in geval van transactie van goederen. Er staan verschillende gegevens op, zoals de naam van de verkoper en de klant, de prijs, belastingen, kortingen, de wijze van betaling, de datum van betaling, het nummer van de kwitantie, de handtekening van de verkoper en het totaal te betalen bedrag.
Ook de kwitantie is een juridisch document. Op de kwitantie staat niet altijd vermeld waarvoor is betaald en in welke hoeveelheden. Daarom wordt een factuur belangrijk – om het artikel of de dienst te vermelden die het voorwerp van de transactie was.
Maar wanneer de kwitantie deze dingen vermeldt, wordt een aparte factuur overbodig.
Gelijkenissen tussen een factuur en kwitantie
- Beiden worden door de verkopers uitgegeven.
- Beiden zijn juridische documenten.
- Beiden vermelden informatie over de verkoper en de klant.
- In gevallen waarin de volledige betaling in één keer wordt voldaan, vermelden de factuur en de kwitantie beide het totaalbedrag.
Verschillen tussen factuur en kwitantie
- Terwijl een factuur in principe om betaling vraagt, is een kwitantie het bewijs dat een betaling is verricht.
- Een factuur wordt uitgereikt voordat de betaling is verricht. Een kwitantie wordt afgegeven na de betaling.
- Op de factuur staat het totale bedrag dat verschuldigd is of betaald moet worden. De kwitantie daarentegen vermeldt hoeveel er is betaald en wat de wijze van betaling is.
- Als een verkoper een factuur afgeeft en de betaling is nog niet verricht, dan boekt de verkoper de betaling als een Credit bij Verkoop en een Debet bij Debiteuren.
- Als een klant een factuur ontvangt maar de betaling nog niet heeft verricht, boekt de klant de betaling als credit op Crediteuren en als debet op een onkostenrekening of een activarekening.
- Een factuur gaat naar de klant die de betaling moet verrichten, terwijl een ontvangstbewijs zowel naar de klant als naar een derde kan gaan als bewijs van betaling.
- Een factuur wordt gebruikt om bij te houden welke goederen of diensten zijn verkocht. Een ontvangstbewijs daarentegen bevestigt dat een betaling is verricht.
Toepassingen
Facturen worden in de eerste plaats gebruikt om klanten om betaling te vragen.
Maar ze helpen ook bij de levering van goederen, het bijhouden van de verkochte goederen en diensten, het inschatten van toekomstige inkomsten en zelfs voor klantenservice door kortingen op vroege betalingen en verlengde betalingstermijn aan te bieden.
Facturen worden door klanten gebruikt als bewijs van aankoop of eigendom.
Voorbeelden
Om de verschillen tussen een factuur en een kwitantie beter te illustreren, volgen hier enkele visuele voorbeelden met informatie over mogelijke uitgevers.
Factuur
Een factuur wordt over het algemeen uitgereikt door verkopers, verkopers, handelaren of handelaren. Facturen kunnen worden uitgegeven door de boekhouding van een bedrijf.
Een dokterspraktijk, ziekenhuis, monteur of reparatiewerkplaats kan ook facturen uitgeven aan klanten.
Wanneer u naar een restaurant gaat en eten en drinken bestelt, brengt de ober of serveerster u aan het eind van de avond een factuur. Deze factuur staat bekend als een cheque.
Boninkje
Een bonnetje wordt weer afgegeven door verkopers, verkopers, handelaren of handelaren. Ditmaal kan het echter naar de klant of naar een derde gaan om te bevestigen dat de betaling is verricht.
U kunt een kassabon krijgen van de automaat waar u uw kaart insteekt wanneer u met een debet- of kredietkaart betaalt.
Soms kan op de factuur zelf het stempel “betaald” staan, zoals bijvoorbeeld in een kruidenierswinkel of supermarkt of zelfs in een restaurant. In dat geval wordt de factuur zelf de kwitantie.
De zakelijke kant van facturen en kwitanties
Omdat facturen en kwitanties helpen bij het volledig en nauwkeurig bijhouden van onkosten, moet u ze vanaf de eerste dag als onmisbaar beschouwen. Ze zijn bijzonder handig bij een belastingcontrole en kunnen ook wonderen doen bij het nemen van beslissingen.
Doe uw best om een volledig overzicht van zakelijke uitgaven samen te stellen in de vorm van ontvangstbewijzen. U zult misschien verrast zijn. De waarneembare historische uitgaventrends kunnen worden gebruikt om toekomstige budgetten aan te passen en wijzigingen aan te brengen in bedrijfsplannen.
InvoiceBerry’s functie voor het bijhouden van uitgaven helpt u eenvoudig papieren bonnetjes te scannen, zodat alle records van zakelijke uitgaven veilig kunnen worden opgeslagen. Dit is ook een grote hulp bij het maken van financiële overzichten, het vastleggen van aftrekbare zakelijke uitgaven en het voorbereiden van belastingaangiften.
Omdat alle zakelijke uitgaven die u als aftrekpost op uw belastingaangifte hebt opgegeven, ondersteunende documentatie vereisen, zullen toegankelijke elektronische kopieën van uw kassabonnen en facturen hemeltergend aanvoelen.