Wat is PMO? A Guide to Project Management Office

Volgens PMSolutions’ “State of the PMO” rapport is het percentage organisaties met een project management office (PMO) gestegen van 61 procent in 2007 naar 71 procent meer recent (2017).

Bedrijven concurreren in een steeds veranderende deur van digitale complexiteit. Dit creëert een verhoogde druk om met eindige middelen een groter volume aan projecten op te leveren, en tegelijkertijd het bedrijf te laten groeien. Met de snelle digitale expansie en constante verstoring van technologieën, ontwortelen stabiele industrieën en bedrijven moeten hun marktaandeel behouden en laten groeien of sterven door het zwaard te proberen.

Het balanceren van meerdere projecten wordt steeds belangrijker, omdat organisaties de waarde ervan erkennen in een concurrerend landschap, waar het maximaliseren van middelen en het raken van tijdlijnen het verschil kan zijn tussen zinken of zwemmen in dit snelle klimaat.

De managementprincipes van een PMO zijn gebaseerd op standaard methodologieën die zijn vastgelegd in PRINCE2 of richtlijnen uit de PMBOK die zich richten op het plannen, organiseren, bemannen, uitvoeren en controleren van de activiteiten van een organisatie om een maximale output met minimale fouten te garanderen.

Maar is er wel een one size fits all project management office? Laten we eens kijken wat een PMO doet en of uw organisatie deze aanpak zou moeten overwegen bij het managen van projecten.

Wat is een PMO en waarom heeft u er een nodig?

Het PMO speelt een sleutelrol bij het managen van projecten vanuit een strategisch niveau. In tegenstelling tot projectmanagement, dat zich richt op de dagelijkse activiteiten binnen een projectteam, fungeert de PMO als een raamwerk voor projectmanagers, en biedt PMO-methodologieën en sjablonen voor het managen van programma’s binnen een organisatie. Het controleert de projectmanagementmiddelen die nodig zijn om projecten te onderhouden en uit te voeren. Het helpt ook met specifieke PMO-tools zoals Smartsheet, Pert, en Gantt-diagrammen die andere teams begeleiding en ondersteuning bieden bij het managen van projecten.

Leidinggevende teams binnen een organisatie hebben meestal ander belangrijk werk om zich op te richten bij het runnen van het bedrijf en hebben niet de capaciteit of mogelijk de vaardigheden om alle lopende projecten op een hoog niveau bij te houden.

Projectmanagers hebben het druk met hun dagelijkse activiteiten en hun teams, dus deze afgrond wordt onbemand gelaten, zonder dat iemand op 30.000 voet prioriteiten stelt over hoe de vele projecten moeten worden opgeleverd die een organisatie in een belastingjaar moet realiseren. De communicatie is gespreid omdat het senior management geen solide totaalbeeld heeft van de gezondheid van hun bedrijf aan de basis.

Verantwoordelijkheden PMO

Governance

Het instellen van best practices voor het ontwikkelen van programma’s in een organisatie. Het richt zich op procedures door het standaardiseren van PMO-methoden die nodig zijn voor verschillende afdelingen.

Communicatie

Het overbruggen van de kloof tussen senior management, afdelingshoofden en projectmanagers om ervoor te zorgen dat de communicatie en projectstatus-updates worden gestroomlijnd, kan een gigantische taak zijn in grote organisaties. Door deze PMO-functie te centraliseren, weet het senior management welke projecten risico lopen en welke gemiste kansen er zijn, zodat er een actieplan kan worden opgesteld om het neerwaartse traject van het project te corrigeren.

Managing resources

De PMO beheert de onderlinge afhankelijkheden tussen projecten, minimaliseert verspilling van middelen en fouten, evenals herhaalbaar werk dat al is uitgevoerd. Het maakt gebruik van deze lessen en verzamelt de geleerde lessen, waardoor ze beschikbaar zijn voor andere projectteams om verdere optimalisatie te verhogen en tijdlijnen te verkorten.

Coaching

De PMO traint en begeleidt projectmanagers en teamleiders, verhoogt de waarde van de vaardigheden van het team en bevordert projectmanagement best practices binnen een organisatie, waardoor ze een stem krijgen om het project in de juiste richting te sturen.

Strategische planning

De PMO is een belangrijke speler die verantwoordelijk is voor het helpen van het senior management bij het focussen op welke projecten moeten worden geëlimineerd en hoe prioriteiten moeten worden gesteld op basis van strategische doelen op lange termijn.

Verschillende typen PMO

Waar de PMO in de hiërarchische structuur van uw bedrijf past, zal afhangen van wat uw bedrijf wil bereiken over de vele projecten en de afstemming die nodig is om een unieke PMO-functie te creëren om specifieke taken te beheren die moeten worden toegewezen. Die taken zijn op hun beurt weer gebaseerd op de behoeften van uw organisatie.

Er zijn verschillende soorten PMO’s die organisaties kunnen overwegen.

• Enterprise PMO: Zorgt ervoor dat projecten in lijn zijn met de visie en strategie van de organisatie. Typisch rapporteert een enterprise PMO aan de CEO en heeft de autoriteit om strategische en tactische beslissingen te nemen over alle projecten.
• Divisional PMO: Biedt ondersteuning aan projecten voor een specifieke lijn van zaken binnen de organisatie. Dit omvat programmamanagement, training, resourceplanning en projectcoördinatie.
• Project PMO: Dit wordt opgericht voor de duur van een enkel project of programma. Het omvat administratieve ondersteuning, controlling, monitoring en rapportage.
• Project Management Center of Excellence: Definieert projectmanagementstandaarden en -procedures, methoden en hulpmiddelen om projectteams in de hele organisatie te ondersteunen.

Heeft uw organisatie een PMO nodig?

Om PMO-methodologieën met succes te implementeren, moeten bedrijven een paar sleutelbegrippen onthouden:

1. De rol van het PMO moet duidelijk worden gedefinieerd, zodat er geen onduidelijkheid over de verantwoordelijkheid bestaat.
2. In plaats van het toewijzen van meerdere PMO rollen en verantwoordelijkheden, focus op wat de organisatie nodig heeft om te bereiken over zowel korte als lange termijn doelstellingen.
3. Het engagement van het senior management is nodig voor een PMO wordt aanvaard door alle delen van de organisatie. Zonder dit mandaat is de PMO-afdeling slechts een andere silo die vecht om zijn stem in de organisatie te vestigen.

Voordat u een PMO inhuurt, moet u de tijd nemen om te begrijpen wat een projectmanagementbureau is, en hoe het de organisatie op de lange termijn ten goede kan komen. Implementeer van daaruit een actieplan met duidelijke PMO KPI’s om de voordelen van een PMO te beoordelen.

Het is echter belangrijk om in gedachten te houden dat niet elke organisatie een PMO nodig heeft, vooral niet in de beginfase van het zakendoen. Naarmate een bedrijf volwassener wordt, wordt de vraag of een PMO nodig is of niet, steeds relevanter. Voor grotere organisaties die meerdere programma’s tegelijkertijd hebben lopen, is er zeker een voordeel te investeren in het PMO raamwerk, met als doel een duidelijkere communicatie tussen interne stakeholders en de levering van PMO KPI’s. To further understand how company size influences the need for a PMO, let’s take a look at some data:

• 90% of large enterprises have a PMO
• 88% of midsize companies have a PMO
• 61% of small companies have a PMO

Overall, 71% of companies have a PMO and this number has increased by ten in the past decade.

There is a tendency for organizations to start a project management office without assessing the risks and benefits upfront. Als een PMO slecht wordt uitgevoerd, kan het een bedrijf terugzetten in termen van projectoplevering, maar ook negatieve gevoelens creëren ten opzichte van projectmanagement, waardoor belanghebbenden nerveus worden om tijd en geld te investeren om dit op een toekomstig tijdstip opnieuw te implementeren.

Volgens PMI’s 2017 Pulse of the Profession, haalden bedrijven die hun bedrijfsbrede PMO-structuur afstemden op de strategie van het senior management 38% meer projecten dan bedrijven die dat niet deden.

De volgende voordelen van het implementeren van PMO overspannen bedrijven, ongeacht in welke sector ze actief zijn:

• Het bieden van een gestandaardiseerde projectmanagementmethodologie en PMO best practices met tastbare, langetermijnvoordelen voor een organisatie.
• Communicatieprocessen worden gestroomlijnd over programma’s heen, waardoor meer samenwerking tussen teams mogelijk wordt.
• Projectmanagers kunnen zich richten op de dagelijkse operationele taken. Ze kunnen teamleden coachen en waar nodig hun vaardigheden verbeteren.
• Het aanbieden van gestandaardiseerd gebruik van projectmanagementtools en -software maakt het verplaatsen van middelen tussen projecten eenvoudiger.
• Het delen van middelen tussen projecten zorgt ervoor dat sterke teams kunnen floreren.

Evaluatie van een PMO Framework

Project mislukkingen zijn kostbaar. Vorig jaar rapporteerde het Project Management Institute (PMI) dat de hoeveelheid geld die verloren gaat aan mislukte projecten gemiddeld 97 miljoen dollar was voor elke 1 miljard dollar.

De beste plaats om de PMO-doelstellingen van een organisatie te beoordelen, is te kijken naar hoe teams samenwerken binnen meerdere systemen. Richt u op het proces van samenwerking, zowel binnen een team als binnen de organisatie, en beoordeel of belanghebbenden een grondig begrip hebben van hoe projecten lopen en zicht hebben op de projectprestaties

Wanneer teams in silo’s werken, brengt dat financiële kosten met zich mee die ertoe kunnen leiden dat een bedrijf kansen mist. Silo’s belemmeren de groei en efficiëntie in een organisatie, wat kan resulteren in dubbel werk van verschillende afdelingen en gedemotiveerde teams, die niet gemotiveerd zijn om resultaten te behalen en hun KPI’s te halen.

De PMO moet ervoor zorgen dat alle teams consistente projectmanagementmethodologieën gebruiken en dat er gestandaardiseerde software wordt gebruikt om alle projecten te beheren. Tools en software zijn geweldig om uw teams in staat te stellen efficiënt te werken, maar als ze niet goed worden gebruikt in de hele organisatie, kan het een kostbare zaak worden. Dit kan gevolgen hebben voor het gebruik van het beheer van tools, van beveiliging tot compliance zorgen.

Een andere overweging is dat het toestaan aan projectteams om verschillende tools te gebruiken, een uiteenlopende werkwijze met zich meebrengt. Dit kan de reallocatie van middelen belemmeren waar een organisatie ze het meest nodig heeft, met gevolgen voor de kosten van het project, de time-to-market en de bottom-line.

In sommige organisaties staat het senior management zo ver af van de dagelijkse activiteiten, dat zij zich niet bewust zijn van de risico’s die projecten lopen, met als gevolg een slechte levertijd, verspilling van middelen en budgetoverschrijding.

Organisaties streven naar resultaatgerichtheid, wat cruciaal is voor hun businessplannen en succes. Het PMO-framework kan een waardevol hulpmiddel zijn bij het identificeren van verbeterpunten en ervoor zorgen dat de organisatie optimale projecten op tijd en binnen budget oplevert.

Het meten van het succes van een PMO?

Uit een onderzoek van KPMG bleek dat bijna 80% van de organisaties hun PMO als “matig” tot “zeer effectief” beoordeelde bij het ondersteunen van veranderingen binnen de organisatie.

Volgens een onderzoek van Gartner meldde 70% van de organisaties die een PMO hadden geïmplementeerd, een verbetering in de succespercentages van projecten. Het meten van het succes van een PMO stelt het senior management in staat om weloverwogen beslissingen te nemen over de beste bron om het resultaat van een project bij te sturen.

Een organisatie moet eerst definiëren en afspreken wat zal worden gemeten om PMO-succes te bereiken. Stel drie tot vijf KPI’s vast die realistisch zijn om te meten en houd ze bij. Hier is de lijst van KPI’s die u kunt proberen te meten:

• Het aantal voltooide projecten tegenover de projecten die zijn opgegeven of onvoltooid zijn. Focus op de projecten met PMO betrokkenheid tegen die projecten waar PMO geen input heeft geleverd.
• Vergelijk de geschatte projectkosten met de werkelijke kosten voor het bedrijf. Dit kan een belangrijke business driver zijn en er kan meer gewicht worden toegekend aan deze KPI.
• Analyseer het rendement van investeringen (ROI) op projecten gecoördineerd door PMO tegen die welke geen PMO betrokkenheid hadden. Dit kan het PMO-kader valideren. Of het zal duidelijk maken waar veranderingen in het PMO-kader nodig zijn.
• Jaar op jaar (YoY) analyse op de tijd die heeft genomen om projecten van dezelfde omvang of prioriteit niveau te leveren. Zorg ervoor dat u appels met appels vergelijkt om deze KPI eerlijk te meten. Zo niet, dan zal de output ineffectief zijn en niet helpen bij het stimuleren van projectverbeteringen.
• Bereken of middelen op de juiste wijze aan projecten zijn toegewezen. Zorg ervoor dat het juiste aantal middelen beschikbaar waren op een project. Deze PMO KPI beoordeelt de impact van projecten die op tijd worden opgeleverd.
• Enquêteer de projectteams over het PMO proces en de impact ervan op hun projecten. Was het nuttig om PMO betrokkenheid te hebben? Heeft de PMO coaching en mentoring geboden die de vaardigheden van de projectteams heeft verbeterd?

De uitkomst van het meten van PMO zou verbeteringen moeten opleveren voor de PMO-functies in projecten die nog moeten komen. Het beoordelen van PMO KPI’s na elke projectoplevering zal de groei en duurzaamheid van de PMO verzekeren.

Conclusie: PMO is relevanter dan ooit

Ondanks dat er vooruitgang is geboekt in de oplevering van programma’s met behulp van zowel waterval- als agile methodologieën, zou er meer kunnen worden nagedacht over de oplevering van projecten, waaronder implementatie en productlanceringen. Denk na over het einddoel van uw projecten en de uitdagingen waar u vandaag de dag voor staat. Door deze pijnpunten te beoordelen, kan uw organisatie de PMO-functies die nodig zijn bij het beheren van projecten beter op maat afstemmen. Het kan het management en de projectteams in deze complexe technologische omgeving het beste van dienst zijn.

PMO’s evolueren voortdurend mee met nieuwe technologieën, methodologieën en denkwijzen van projectteams. Door zich aan te passen aan de bedrijfsomgeving kan een PMO een breder scala aan functies en verantwoordelijkheden op zich nemen en projecten in het hele bedrijf ondersteunen.

Het PMO-framework van de toekomst zal flexibel moeten zijn om ruimte te bieden aan de groei van programma’s en op een meer zinvolle manier af te stemmen op de langetermijnstrategie van een organisatie. Nu organisaties worden uitgedaagd met nieuwe technologische behoeften, externe werkomgevingen en toenemende complexiteit van projecten, zijn de voordelen van het PMO overtuigender dan ooit tevoren.