Of u nu een nieuwe praktijk voor gedragsgezondheidszorg opent of al een gevestigde naam in het veld bent, het kan overweldigend zijn om alle formulieren bij te houden die u nodig hebt om een praktijk te runnen. Hoe meer u weet over het intakeproces voor counseling, hoe meer u het proces voor uw patiënten kunt versnellen. In deze gids bespreken we hoe je een efficiënt intakeproces creëert, hoe je cliëntformulieren samenstelt en hoe je ze veilig bewaart.
Inhoudsopgave
- Intakeproces bij counseling
- Gebruiksformulieren voor counseling en geestelijke gezondheidszorg
- Een intakeformulier voor cliënten samenstellen
- Beveiliging van uw intakeformulier
- uw intakeformulier beveiligen
- Beheer intakeformulieren voor gedrags- en geestelijke gezondheidszorg
Intakeproces bij counseling
Wat is het intakeproces bij counseling? Vaak spreekt een therapeut met zijn cliënt via e-mail of telefoon voor de sessie. Door dit gesprek met de cliënt, heb je waarschijnlijk een idee van de symptomen die deze cliënt ervaart. Vaak zullen ze u informeren over de specifieke reden of redenen waarom ze hulp zoeken.
Tijdens de eerste sessie met een cliënt heeft u de mogelijkheid om meer te weten te komen over hun emotionele nood en worstelingen met hun geestelijke gezondheid. Hier zijn enkele onderwerpen waarover je tijdens de eerste sessie met een cliënt vragen kunt stellen en die je kunt bespreken:
- De behandelingsgeschiedenis van de cliënt
- De geschiedenis van de cliënt met therapie
- De doelen van de cliënt voor therapie
- De persoonlijke relaties van de cliënt
- Betaling
- Ethische zorgen
- De therapeutische relatie
Daarnaast kunt u hen het informed consent papierwerk uitleggen en hen in staat stellen om intakeformulieren in te vullen als ze dat nog niet hebben gedaan.
Er gebeurt veel tijdens een intakegesprek, wat betekent dat deze sessies langer duren dan standaard sessies. Daarom is het verstandig om voor deze sessies meer tijd uit te trekken dan voor andere therapiesessies.
De eerste therapiesessie maakt zowel de cliënt als de therapeut vaak een beetje nerveus. Een cliënt-therapeut relatie kan een delicate zijn, en als therapeut doe je belangrijk werk – zenuwachtig zijn is redelijk. Daarom is het zo nuttig om een succesvol counseling-intakeproces op te zetten.
Voor de intakegesprek
Hier zijn enkele stappen die je misschien moet nemen voor het intakegesprek:
- Bereid het papierwerk voor: Houd het benodigde papierwerk klaar voor uw cliënt om in te vullen en te ondertekenen, zoals geïnformeerde toestemming, een vrijgave van informatie of een beleid voor sociale media. Bepaal of u wilt dat potentiële klanten de patiënt intakeformulieren invullen voor of na hun eerste afspraak.
- Noteer belangrijke vragen voor de klant: Sommige cliënten weten niet zeker hoe ze tijdens een therapiesessie over zichzelf of hun situatie moeten beginnen te praten en hebben misschien wat aansporing met vragen nodig. Noteer van tevoren vragen die de sessie kunnen sturen als dat nodig is.
- Maak uzelf vertrouwd met de achtergrond van de cliënt: Bekijk de informatie die aan u is verstrekt over de cliënt, hetzij van de cliënt zelf of van een andere therapeut of arts, zodat u een beter idee hebt van wat u kunt verwachten en relevante vragen kunt stellen.
Tijdens de intakesessie
Als de patiënt arriveert voor hun intakesessie, zijn er ook enkele stappen die je moet nemen, zoals:
- Begroet ze hartelijk: Je wilt al vroeg empathie en compassie tonen voor je cliënt, en dit begint met een warme begroeting.
- Neem formulieren en beleid door: Wanneer uw klant aankomt, zult u de formulieren en procedures willen doornemen en hen uitleggen waarom dit essentiële stappen in het proces zijn voordat de therapie kan beginnen. Vraag of er formulieren zijn die verduidelijking behoeven of dat ze meer informatie nodig hebben.
- Betalingsbeleid doornemen: Bespreek uw betalingsbeleid met uw cliënt, zodat ze weten of de betaling aan het begin of aan het einde van de sessie wordt gedaan.
- Informeer de cliënt over uw proces: Benaderingen van therapie kunnen van therapeut tot therapeut verschillen, dus u moet uw cliënt een kort overzicht geven van uw proces.
- Luister actief en stel vragen: Draai je naar de cliënt toe om te laten zien dat je met hem bezig bent, zodat hij weet dat hij je volledige aandacht heeft.
- Vraag naar hun therapiedoelen: Wat is het einddoel van deze cliënt voor de therapie? Wat willen ze eruit halen? Het stellen van doelen stelt de cliënt gerust dat je bij hem zult zijn op zijn weg naar positieve verandering.
Na de intakesessie
Na de intakesessie wil je overwegen of je met deze cliënt kunt werken en of je hem huiswerk wilt meegeven. Als je de cliënt een diagnose hebt gegeven, wil je misschien ook extern leesmateriaal voorstellen, zodat ze hun aandoening beter kunnen begrijpen.
Cliëntformulieren voor Counseling en Mental Health
Er zijn verschillende counselingformulieren voor de intake van patiënten die cliënten moeten invullen, waaronder:
- Intakeformulier: Op een intakeformulier moet een patiënt zijn volledige naam, geslacht, geboortedatum, adres, contactinformatie en informatie over zijn verzekeringsmaatschappij vermelden. U kunt ook ruimte voor de huidige medicatie, persoonlijke en familie geestelijke gezondheid geschiedenis, redenen voor het zoeken naar therapie en doelen voor counseling.
- Informed Consent formulier: Dit formulier beschermt de patiënt en stelt vast dat ze het recht hebben om vragen te stellen en informatie te ontvangen over hun zorg en behandeling. Dit formulier vereist hun naam, geboortedatum, handtekening en datum.
- Records Release Authorization form: Door dit formulier te ondertekenen, geeft de patiënt hun provider toestemming om mentale informatie over hen vrij te geven of te ontvangen van een tweede partij – dit is een vrijwillig ondertekend formulier dat ze kunnen herroepen.
Voordat u met een potentiële cliënt werkt, moeten ze deze intakeformulieren voor particuliere praktijkpatiënten krijgen om zowel u als de cliënt te beschermen.
Een intakeformulier voor cliënten samenstellen
Moet een gedragstherapeut zijn eigen intakeformulier voor cliënten ontwikkelen? Of is een sjabloon nuttiger?
Hoewel u zelf een intakeformulier wilt maken, kunt u beter een sjabloon gebruiken of een dienst die het formulier aan u levert. Zo weet je zeker dat je geen relevante informatie bent vergeten op te nemen, en bespaar je jezelf wat tijd. U kunt een sjabloon later altijd nog aanpassen aan uw specifieke praktijkbehoeften.
Als u geen papier meer nodig hebt, kunt u via ICANotes een handig patiëntportaal gebruiken waarmee uw patiënten online formulieren kunnen invullen – dit maakt het proces eenvoudig en handiger voor zowel u als de klant.
Uw intakeformulier beveiligen
Wanneer een patiënt een intakeformulier invult, geeft hij/zij een aanzienlijke hoeveelheid persoonlijke informatie die beschermd dient te worden. Om de privacy van uw patiënten te waarborgen, moet u bepaalde maatregelen nemen om hun gegevens te beveiligen – om dit te doen, kunt u:
- De formulieren elektronisch maken: Omdat het invullen van papieren formulieren langer duurt, kunnen ze op een bureau blijven liggen of in onbeveiligde papieren mappen worden achtergelaten. Papieren formulieren zijn dus kwetsbaarder voor veiligheidsrisico’s. Door elektronische formulieren te gebruiken, is de kans kleiner dat onbevoegden het formulier kunnen inzien.
- Elektronische handtekeningen mogelijk maken: Door elektronische handtekeningen hoeven formulieren niet meer te worden afgedrukt, gefaxt of gescand, waardoor innameformulieren minder kwetsbaar zijn voor veiligheidsrisico’s.
- Stel een wachtwoordbeleid op: Zodra u elektronische formulieren hebt, moet u ze beveiligen met wachtwoorden. Een wachtwoordbeleid moet duidelijk worden gedefinieerd en gehandhaafd.
- Software snel bijwerken: Software bijwerken wanneer daarom wordt gevraagd is van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat informatie veilig blijft.
Behavioral and Mental Health Intake Form Management
Heb je hulp nodig met je intakeformulieren en andere geestelijke gezondheidsdocumenten? ICANotes kan helpen. Met ICANotes krijgt u documentbeheer waarmee u op eenvoudige wijze toegang krijgt tot het geconsolideerde dossier van een patiënt, minder opslagruimte nodig hebt en kunt u voorkomen dat u belangrijke documenten en dossiers kwijtraakt of zoekraakt.
Kijk naar onze live demo of probeer het vandaag nog gratis uit.
Watch a Live Demo
Start a Free Trial
Understanding the Different Types of Mental Health Assessments and Screening Tools for Behavioral Health Clinicians
What Are the Most Important Practice Management Features for Behavioral and Mental Health Clinicians?
What You Need to Know About EHRs and Patient Privacy
Features to Look for in a Mental Health EHR Software
The Benefits of a Paperless Therapy Practice