Google’s Gmail en Microsoft’s Outlook.com zijn de twee populairste gratis e-maildiensten ter wereld, en beide zijn een prima keuze voor je primaire e-mailaccount. Zolang je bereid bent genoegen te nemen met een adres in het domein van iemand anders, dat wil zeggen.
Voor degenen die de voorkeur geven aan een persoonlijk e-mailadres dat gebruik maakt van een eigen domein, vereisen de opties van beide bedrijven historisch gezien een betaalde zakelijke account (G Suite van Google, Office 365 Business van Microsoft) met behulp van een complexe, bijna overweldigende set van beheertools die zijn ontworpen voor full-time netwerkbeheerders. Je moet ook bereid en in staat zijn om DNS-records en mail exchange handlers te configureren, een proces dat net zo esoterisch kan lijken als alles wat ze op Zweinstein leren.
Dus stel je mijn verbazing en verrukking voor toen ik een goed verborgen functie ontdekte waarmee iedereen met een Office 365 Home of Personal abonnement een gepersonaliseerd e-mailadres aan dat account kan koppelen, met maximaal 50 GB aan e-mailopslag voor dat account, evenals ondersteuning voor e-mail encryptie. De webgebaseerde interface is reclamevrij en u kunt elke e-mailclient gebruiken, inclusief de Windows 10 Mail-app of het Outlook-programma dat bij Office 365 is inbegrepen, om toegang te krijgen tot uw account.
Als u een abonnement op Office 365 Home hebt, kunt u dat abonnement delen met maximaal vijf personen, die elk ook een persoonlijk e-mailadres in uw aangepaste domein krijgen.
U moet een jaarlijkse vergoeding betalen voor het registreren en beheren van het domein, maar er zijn geen extra kosten zolang uw Office 365-abonnement actief is.
(Het is vermeldenswaard dat Microsofts officiële documentatie voor deze “Premium Outlook.com-functies voor Office 365-abonnees” geen melding maakt van het gepersonaliseerde e-mailadres. In plaats daarvan staan die details in een aparte FAQ: “Krijg een gepersonaliseerd e-mailadres in Office 365.”)
Dus, wat is het addertje onder het gras? Er zijn er drie:
Eerst, u bent verplicht om GoDaddy te gebruiken om uw aangepaste domein aan te schaffen of te beheren. Er is geen manier om een domein van een andere registrar aan deze account te koppelen. En de prijzen van GoDaddy zijn niet bepaald concurrerend. Ik betaalde $12 en wisselgeld voor het eerste jaar van mijn .com-domein, maar verlengingen zijn een prijzige $18 per jaar, en u moet nog eens $10 per jaar betalen als u wilt dat uw contactgegevens vertrouwelijk zijn, wat neerkomt op een jaarlijkse rekening van $28 nadat de eenjarige promo-aanbieding is verlopen.
Daarentegen rekent Google Domains een vaste $12 voor een .com-domein, met privacybescherming als een gratis optie. Namecheap rekent $13 voor een .com-domein en belooft dat de WhoisGuard privacybescherming “voor altijd gratis” is.
(Als u al een domein bezit dat u wilt gebruiken met uw Office 365-abonnement, moet u dit eerst overbrengen naar GoDaddy. Nadat de overdracht is voltooid, kunt u dat domein koppelen aan uw Office 365-abonnement voor consumenten.)
Ten tweede, Microsoft zag u al berekenen hoeveel u zou kunnen besparen door het dumpen van uw dure zakelijke account voor deze veel goedkopere optie. De licentievoorwaarden voor Office 365-abonnementen voor consumenten stellen expliciet dat “de service/software niet mag worden gebruikt voor commerciële, non-profit of inkomstengenererende activiteiten.” Evenzo specificeert de Microsoft Services Agreement dat Outlook.com “voor uw persoonlijk, niet-commercieel gebruik is, tenzij u commerciële gebruiksrechten hebt op grond van een afzonderlijke overeenkomst met Microsoft.”
Natuurlijk is er geen technische controle die u ervan zal weerhouden om een klein bedrijf over te schakelen naar de premium functies van Office 365 Home in Outlook.com, maar die licentieovereenkomst zou de meeste voorzichtige bedrijfseigenaren moeten afschrikken.
Ten slotte krijgt u één en slechts één gepersonaliseerd e-mailadres per mailbox. Deze functie ondersteunt niet het maken van extra aliassen met uw aangepaste domein buiten de eerste die u voor elke mailbox maakt.
Als u momenteel een Office 365 Home- of Personal-abonnement hebt dat is gekoppeld aan een Outlook.com-mailbox (specifiek een e-mailadres dat eindigt op @outlook.com, @hotmail.com, @live.com of @msn.com), kunt u als volgt een persoonlijk e-mailadres toevoegen:
- Teken in op Outlook.com met het e-mailadres dat is gekoppeld aan uw Office 365-abonnement voor consumenten.
- Klik op het tandwielpictogram links van uw profielfoto om het deelvenster Instellingen te openen en klik vervolgens onder in dat deelvenster op Alle Outlook-instellingen weergeven.
- In het hierboven getoonde dialoogvenster Instellingen klikt u op Premium (1) en vervolgens op Aan de slag (2).
- Die optie brengt u naar het dialoogvenster Uw e-mailadres personaliseren, dat u hier ziet. Klik op Een domein verkrijgen als u een nieuw domein wilt kopen; klik op de kleine koppeling Ik bezit al een GoDaddy-domein onder in het dialoogvenster om een domein dat u al bezit te koppelen.
- Volg de aanwijzingen om een domein bij GoDaddy aan te schaffen of te koppelen en voer vervolgens de naam in die u wilt gebruiken voor uw persoonlijke adres.
Om een aangepast domein te koppelen aan Outlook.com te koppelen, begint u op deze instellingenpagina.
Dit dialoogvenster brengt u naar GoDaddy, dat de enige ondersteunde domeinregistrar is voor Office 365-accounts voor consumenten.
Het kan zijn dat u een paar minuten moet wachten voordat GoDaddy en Outlook.com om de verbinding te voltooien, maar u kunt de status op elk gewenst moment controleren door Outlook.com opnieuw te openen, u aan te melden met de Microsoft-account die aan uw Office 365-abonnement is gekoppeld en naar Instellingen > Premium > Gepersonaliseerd e-mailadres te gaan. Als eigenaar van het abonnement kunt u alle gebruikers zien die aan uw abonnement zijn gekoppeld.
Beheer aangepaste e-mailadressen vanaf deze Outlook.com-instellingenpagina.
Een gebruiker met wie u uw Office 365 Home-abonnement hebt gedeeld, kan na aanmelding met zijn Microsoft-account naar dezelfde instellingenpagina gaan om een eigen adres aan te maken in uw nieuwe gedeelde domein.Als dit allemaal vaag bekend klinkt, is dat niet alleen uw verbeelding. Microsoft rolde deze functie voor het eerst uit als een standalone Outlook.com Premium-abonnement terug in 2016, maar sloot het programma eind 2017. Voor het handjevol lezers dat nog steeds zo’n abonnement heeft, stuurde Microsoft deze week een kennisgeving dat het het Outlook.com Premium-dashboard eind februari 2020 zal sluiten en die abonnementen niet zal verlengen wanneer ze aflopen.
Als u al een Office 365 Home- of Personal-abonnement hebt en u een aangepast domein wilt koppelen, zijn de extra kosten, zelfs tegen de opgeblazen prijzen van GoDaddy, waarschijnlijk de moeite waard, vooral als u andere gedeelde gebruikers hebt die ook baat zouden hebben bij het hebben van een gepersonaliseerd e-mailadres.
De alternatieven zijn een G Suite-account of een Office 365 Business Essentials-abonnement, die beide $ 5 per gebruiker per maand kosten en niet de Office 365 desktop-apps omvatten. Een Office 365 Business Premium-abonnement, met e-mail en de desktop-apps, kost $ 12,50 per gebruiker per maand. Tegen die prijzen moet je niet raar opkijken als sommige kleine bedrijven met één tot vijf gebruikers besluiten om de Microsoft licentiegoden te verleiden.