11 Simple Tips to Effective Email Management

Ile czasu poświęcasz na zarządzanie swoimi mailami każdego dnia? Godzinę? 30 minut? Kilka godzin? Może pół dnia?

Pomimo, że poczta elektroniczna ma ułatwiać komunikację, podejrzewam, że czasami staje się narzędziem przeciwskutecznym, ponieważ spędzamy tak dużo czasu na zarządzaniu pocztą elektroniczną! Dla przykładu, pomyśl o następujących przypadkach:

• Czy czasami ciągle klikasz w swoją skrzynkę odbiorczą, mimo że sprawdziłeś ją zaledwie 5 minut temu?
• Czy spędzasz dużo czasu na zarządzaniu swoimi e-mailami każdego dnia, jak przeszukiwanie poczty, sortowanie, organizowanie i usuwanie starej poczty?
• Czy często sprawiasz, że e-maile są Twoim pierwszym priorytetem, zamiast faktycznie załatwiać sprawy?
• Czy są dni, w których spędzasz więcej czasu w skrzynce odbiorczej niż wykonując właściwą pracę?

Na koniec dnia, e-mail jest tylko narzędziem do wykonywania zadań. Poniżej znajduje się 11 wskazówek, jak poprawić zarządzanie pocztą elektroniczną:

Przetwarzaj pocztę raz dziennie

Mimo, że sprawdzam pocztę kilka razy dziennie, aby być na bieżąco (w przypadku, gdy dzieje się coś dziwnego, jak np. moja strona internetowa, lub gdy jest pilna prośba), nie przetwarzam jej od razu. Robię to tylko raz dziennie, albo na początku dnia, albo wieczorem.

Odłóż na bok dzienny przedział czasowy, aby przetworzyć swoje e-maile. Jeśli nie uda Ci się skończyć w wyznaczonym czasie, kontynuuj następnego dnia. Nadaj priorytety tym ważniejszym i odpuść sobie resztę. (Patrz #2).

Jeśli jesteś na stanowisku, na którym dostajesz dużo maili, których czas jest wrażliwy, możesz to zastosować w praktyce. Chodzi o to, aby nie pozwolić emailowi rządzić Twoim życiem. Pamiętaj, że jest to narzędzie, które pomaga ci wykonywać pracę, a nie sama praca.

Priorytetyzuj 20% e-maili; Odraczaj 80% tych

Nie wszystkie e-maile są takie same. Uwielbiam zasadę 80/20, ponieważ odnosi się ona do każdego obszaru naszego życia. Włącznie z emailami. Zasada 80/20 mówi o tym, że 20% wkładu odpowiada za 80% wyników w każdej sytuacji. Dlatego, aby być efektywnym, powinniśmy skupić się na 20% wkładu, który prowadzi do 80% wyników. Podobnie, powinniśmy skupić się na 20% wartościowych maili, które prowadzą do maksymalnego wyjścia.

Moje 20% maili to te, które dają mi kolejny przełom w mojej pracy. Mogą to być prośby do mediów, miejsca na wywiady, możliwości nawiązywania kontaktów, wskazówki biznesowe, możliwości przemawiania i inne rzeczy, które prowadzą do moich 20% celów biznesowych. Moje 20% maili zawiera również osoby, które zainwestowały w moją pracę, takie jak moi klienci coachingowi 1-1, osoby, które wzięły udział w przemówieniach oraz czytelnicy, którzy kupili moje kursy i produkty. Na koniec, ale nie mniej ważne, korespondencja z moimi dobrymi przyjaciółmi. Wszystko inne trafia do 80% maili.

Dla tych 20% maili, nadaję im znaczący priorytet. Odpowiadam na nie zazwyczaj od razu (zwłaszcza jeśli spełniają zasadę 1 minuty z #9); jeśli nie, to zabieram się za nie w ciągu 1-3 dni. Na 80% maili odpowiadam dłużej, czasem nawet nie odpowiadam (patrz punkt #4).

Miej folder „Odpowiedz do XX dnia”

Przechowuj maile, które wymagają Twojej odpowiedzi w folderze „Odpowiedz do XX dnia”, gdzie XX to dzień tygodnia. Ja odkładam na bok 3 dni w tygodniu, aby odpowiedzieć na maile – wtorek, czwartek i sobotę. W ten sposób nie jestem pod presją natychmiastowej odpowiedzi, kiedy tylko dostaję maila. Czytam go, mentalnie potwierdzam i myślę nad nim aż do momentu kiedy jest czas na odpowiedź (średnio 3-8 dni od otrzymania maila).

Uświadom sobie, że nie musisz odpowiadać na każdy mail

Wbrew temu co myślisz, nie musisz odpowiadać na każdy mail. Czasami brak odpowiedzi po pewnym czasie może być uznany za odpowiedź samą w sobie.

Dostaję dużą ilość maili od czytelników i przez pewien okres czasu odpowiadałem na każdy mail, który się pojawił. Nic to dla mnie nie dało. Spędziłbym cały dzień na odpowiadaniu na pocztę, a pod koniec dnia byłbym wyczerpany, nie mogąc wykonać żadnej prawdziwej pracy. I co ciekawe, całkiem sporo maili, na które odpowiadam, nigdy nie dostaje odpowiedzi zwrotnej w jakiejkolwiek formie (nawet potwierdzenia lub podziękowania), nawet gdy wysyłam pytania uzupełniające, aby im pomóc. Podejrzewam, że połowa tych maili nie jest czytana, a druga połowa to maile, które ludzie wysyłają pod wpływem impulsu i odpowiedzi nie mają znaczenia. Tak czy inaczej, zdałem sobie sprawę, że o wiele bardziej efektywne jest wykorzystanie tego czasu na bardziej wartościowe zadania, takie jak praca nad wartościowymi i bogatymi w treść produktami, wspieranie moich klientów coachingowych 1-1, nowe projekty i pisanie nowych artykułów.

Nie stresuj się zbytnio odpowiadaniem na każdy mail. Odpowiadaj, jeśli to pomaga, ale jeśli koszty odpowiadania nie przewyższają korzyści, to może nie warto się tym przejmować. Po prostu pozwól temu być, a sprawy same się rozwiążą z czasem.

Stwórz szablony odpowiedzi, jeśli często wysyłasz podobne odpowiedzi

Jeśli przejrzysz swój folder wysłany, prawdopodobnie znajdziesz trend w rzeczach, na które odpowiadasz. Mail, który otrzymuję na mojej stronie może być zazwyczaj zaklasyfikowany do jednej z kilku kategorii (1) feedback / thank you mail (2) 1-1 coaching (3) prośby o recenzje książek/produktów (4) zapytania o przemówienia (5) inne. Dla (1) i (2), używam szablonów, które napisałem wcześniej i które wykorzystuję w moich odpowiedziach. Gdy odpowiadam, dostosowuję je odpowiednio do potrzeb oryginalnej poczty. Pozwoliło mi to zaoszczędzić ogromne ilości czasu, w porównaniu do przeszłości, kiedy to pisałam emaile od zera.

Czytaj tylko te emaile, które są istotne

Subskrybuję kilka newsletterów – takich jak o fitnessie, samopomocy, blogowaniu i biznesie, ale nie czytam wszystkich emaili, które wysyłają. Nie usuwam ich też, bo wiem, że zawierają wartościowe informacje. Zamiast tego, ustawiam gmaila na automatyczne archiwizowanie ich do różnych etykiet (folderów). Maile z bloga są archiwizowane do folderu blogging, maile z fitnessu są archiwizowane do folderu health & fitness, i tak dalej. Jak na razie mam około 30 folderów. Czytam je tylko wtedy, gdy chcę uzyskać więcej informacji na dany temat.

Nie musisz czytać każdego maila, który przychodzi. Wybierz to, co jest dla Ciebie istotne.

Poukładaj swoje maile w kategorie

Foldery (lub etykiety, jeśli używasz gmaila) są po to, aby pomóc Ci uporządkować Twoje maile.

Po pierwsze, użyj systemu nazewnictwa odpowiedniego do tego, co robisz. Jeśli twoimi największymi priorytetami są, powiedzmy, (1) pisanie książki i (2) odchudzanie, nazwij swoje foldery w ten sposób.

Po drugie, używaj struktury hierarchicznej. foldery pierwszego poziomu są dla dużych kategorii, foldery drugiego poziomu są dla podkategorii, i tak dalej. Na przykład mam „Admin” jako folder pierwszego poziomu, a „Back-Up”, „Accounting”, „Accounts” itp. jako foldery drugiego poziomu. W razie potrzeby mam foldery trzeciego poziomu, aby je jeszcze bardziej posegmentować. Gmail ma dodatek, który pozwala na używanie różnych etykiet (Settings > Labs > Nested Labels)

Używanie filtrów (#8) do automatycznego organizowania poczty w foldery działa cuda.

Używaj filtrów

Filtry są narzędziami, które pomagają Ci sortować pocztę automatycznie, gdy dostaje się ona do Twojej poczty. Istnieją 2 podstawowe rzeczy wymagane dla filtra – (1) Termin, który ma być poszukiwany (2) Akcja, która ma być zastosowana jeśli termin jest dopasowany. Jak na razie mój gmail ma około 20 różnych filtrów ustawionych dla różnych adresów e-mail, tytułów tematów, tekstów i co nie. W zależności od tego jaki jest to filtr, poczta będzie automatycznie sortowana do odpowiedniego folderu / archiwizowana. To minimalizuje ilość czynności administracyjnych, które muszę wykonać.

Oto mój film instruktażowy, w którym dzielę się tym, jak skonfigurować filtry poczty elektronicznej, aby osiągnąć zero skrzynki odbiorczej: 3 Simple Tips To Achieve Inbox Zero Using E-mail Filters

Use the 1 minute rule when replying

Jeśli odpowiedź zajmuje w ciągu 1 minuty, odpowiedz na nią natychmiast i zarchiwizuj ją. Nie pozwól mu siedzieć w skrzynce pocztowej przez wieki. To zajmie nawet więcej wysiłku pozwalając mu zawisnąć wokół swojego umysłu i stale przypomina, że trzeba odpowiedzieć. Po prostu upewnij się, że trzymasz się 1-minutowych ram czasowych podczas odpowiadania, więc nie zajmuje to więcej czasu niż potrzeba. To pomaga mi oczyścić dużą partię poczty w krótkim czasie.

Ustal limit czasu jaki spędzasz w skrzynce odbiorczej

Poza regułą 1 minuty, ogranicz całkowity czas jaki spędzasz w skrzynce odbiorczej. Następnym razem, gdy sprawdzisz pocztę, zmierz sobie czas. Zobacz ile czasu zajmuje Ci przetwarzanie, czytanie, odpowiadanie i sortowanie poczty. Następnie zadaj sobie pytanie, ile z tego czasu jest dobrze spożytkowane. Szanse są takie, że większość z tego nie służyła absolutnie żadnemu celowi.

Czasami będziesz otrzymywać e-maile, które są niepokojąco długie. Dla tych e-maili, przeskanuj, zobacz, czy jest coś istotnego dla ciebie, a następnie przetwórz je odpowiednio. Odpowiedz w razie potrzeby (stosując zasadę 1 minuty); zarchiwizuj je, jeśli nie planujesz odpowiadać. Jeśli zamierzasz odpowiedzieć, nie czuj potrzeby ponownego wysyłania długiego maila tylko dlatego, że dana osoba napisała długiego maila. Ostatnią rzeczą, jakiej chcesz, jest wymiana esejów, która nieumyślnie spowoduje, że wpadniesz w mailową czarną dziurę. Zaloguj się do swojej skrzynki odbiorczej, zrób to co musisz zrobić i wyjdź zaraz po tym.

(Bezlitośnie) Wypisuj się z rzeczy, których nie czytasz

W swoim rejsie po sieci, prawdopodobnie pod wpływem impulsu zapisujesz się do sporej części newsletterów i kanałów, którymi potem tracisz zainteresowanie. Jeśli zauważysz, że wielokrotnie usuwasz pocztę ze swoich subskrypcji, jest to znak, że powinieneś natychmiast zrezygnować z subskrypcji.

Poznaj manifestową wersję tego artykułu: 11 Tips To Effective Email Management

Original Article: 11 prostych wskazówek do efektywnego zarządzania pocztą elektroniczną | Personal Excellence

Featured photo credit: Businesswoman rysująca kopertę e-mail via .com