A Roundup of Sample Flexible Work Policies for Employers

Czy Twoja firma ma formalną politykę elastycznej pracy? Jeśli odpowiedziałeś „nie”, nie jesteś sam. Nie przez długi czas. 64 procent firm ma nieformalne programy flex bez pisemnej polityki. Podobnie, 67 procent menedżerów może oferować elastyczność według własnego uznania.

Liczby takie jak te wyjaśniają, dlaczego pracownicy są tak zdezorientowani w kwestii elastycznych opcji pracy. Tak zdezorientowani, że tylko 12 procent pracowników faktycznie uczestniczy w elastycznych programach pracy. Dlaczego tak mało?

Istnieje wiele powodów, dla których pracownicy nie korzystają z elastycznych rozwiązań:

• Nie rozumieją, jak zacząć pracować elastycznie w swojej firmie
• Obawiają się, że będą postrzegani jako mniej zaangażowani
• Mimo że firma reklamuje elastyczne opcje pracy, ich menedżer na nie nie pozwala
• Prezesi i menedżerowie najwyższego szczebla nie „chodzą za rękę” i sami nie pracują elastycznie
• Nie są pewni, jakie opcje są dostępne

Żadna z tych sytuacji nie jest dobrą wiadomością dla firm. Brak jasności co do tego, kto/co/kiedy/w jaki sposób/jak w elastycznych programach pracy prowadzi do zamieszania, frustracji, a w wielu przypadkach do kosztownej rotacji.

Brak elastyczności był wymieniany wśród głównych powodów, dla których millenialsi odchodzą z pracy w badaniu Ernst & Young Global Generations Research z 2015 roku. A badanie Regus z 2016 r. wykazało, że prawie 62 procent wszystkich pracowników stwierdziło, że pozostałoby dłużej w poprzedniej pracy, gdyby elastyczna praca była opcją.

Ale oznacza to, że sytuacja odwrotna – bogactwo jasności wokół polityki firmy w zakresie elastycznego programu pracy – może być bardzo dobrą rzeczą dla firm.

Standaryzacja elastycznej pracy nie tylko wyeliminuje te punkty bólu, ale także zapewni pełny obraz zwrotu z inwestycji z elastycznych programów pracy.

Jak powinna wyglądać polityka elastycznej pracy w firmie?

Kilka organizacji i firm udostępniło próbki online, więc jesteśmy w stanie pokazać Ci dokładnie, jak może i powinna wyglądać Twoja elastyczna polityka pracy.

Definiowanie elastycznej pracy, instrukcje aplikacji, przepisy

Portland State University ma dwie polityki telepracy: jedną dla rutynowej i regularnej telepracy, a drugą dla telepracy w „wyjątkowych okolicznościach operacyjnych”. Ich ogólna polityka dla rutynowego telepracy jest bardzo dokładna i niektóre szczególne punkty wyróżniają się:

• Ma świetny przegląd. Już pierwsze akapity zawierają definicję telepracy, kto zatwierdza telepracę, gdzie jest ona dozwolona (w domu pracownika lub w „innym odpowiednim miejscu”) oraz wymieniają inne dostępne rodzaje elastyczności (w tym elastyczny czas pracy, skrócony tydzień pracy i dzielenie etatu).
• Priorytetem jest komunikacja. W Postanowieniach Ogólnych, „Komunikacja” znajduje się na samym szczycie. Zdefiniowane normy komunikacyjne są podstawą każdej skutecznej elastycznej polityki pracy.
• Poruszono wiele ważnych przepisów, w tym: sprzęt, opieka nad osobami zależnymi, niesprzyjająca pogoda, urazy, dostęp do sieci, materiały biurowe, jakość pracy i inne.

Odpowiedź na pytanie „Dlaczego?”Zmniejszanie obaw, zapewnianie szkoleń

Aby zachęcić do telepracy w celu oszczędzania energii, Departament Energii w Oregonie stworzył Przykładową Politykę Telepracy, z której mogą korzystać firmy w Oregonie. Niektóre z rzeczy, które się w niej wyróżniają:

• Podano w niej powody, dla których warto stosować telepracę: oszczędzanie energii, zmniejszenie natężenia ruchu, poprawa jakości powietrza, zwiększenie wydajności pracowników, poprawa morale, obniżenie kosztów oraz przyciągnięcie i zatrzymanie utalentowanych pracowników.
• Szybko wyeliminowano obawy, że pracownik będzie sprawiał wrażenie mniej zaangażowanego, jasno stwierdzając, że jego wynagrodzenie, świadczenia i obowiązki nie zmienią się, jeśli będzie telepracował.
• Wspomina o kursie szkoleniowym, który pracownicy ORAZ menedżerowie muszą ukończyć, aby przygotować się do telepracy.

Odpowiednie Jednym z błędów popełnianych przez firmy przy tworzeniu elastycznej polityki pracy jest skupienie się wyłącznie na zasadach i przepisach dotyczących pracowników objętych programem. Jednak jednym z najważniejszych czynników decydujących o powodzeniu programu jest szkolenie menedżerów.

Zarządzanie telepracownikami pod wieloma względami różni się od zarządzania pracownikami biurowymi. Biuro Zrównoważonego Rozwoju Hrabstwa San Mateo rozumie to i stworzyło szczegółowy materiał, który obejmuje szereg przydatnych zagadnień dla pracowników i menedżerów, którzy telepracują lub wspierają zespoły telepracowników.

Kilka najważniejszych informacji:

• Ocena telepracy, którą menedżerowie mogą wypełnić, aby określić, czy dany pracownik jest dobrym kandydatem do pracy w domu

.home work

• A „Planning Your Telework Day” worksheet for employees

• Tips on „How to Manage for Results/Performance/Accountability” for managers that include setting expectations, managing by results, communicating, and handling performance issues.

How can you find more sample flexible work policies?

The three resources mentioned already are some of the best examples of well-designed telecommuting and flexible work policies.

• Portland State University’s Telecommuting Policy
• Oregon Department of Energy’s Telecommuting Policy Template
• San Mateo County’s In-Depth Telework and Flex-Schedules Toolkit

And there are several other resources to help employers assemble policies that work:

• Telework Toolkit’s Guide to Writing a Telework Policy
• Basic Telework Program Policy from Global Workplace Analytics
• U.S. Department of Commerce Telework Program Guide

Looking for more companies that offer flexible work? Check out our Company Guide!