Biuro Rekordów Akademickich i Rejestratora USC

Szablonowanie zajęć w USC

Misja

Celem Biura Rejestratora jest pomoc wydziałom akademickim w tworzeniu i utrzymaniu ich listy ofert zajęć w każdym semestrze. Aby osiągnąć ten cel, Biuro Rejestratora uruchomiło tę stronę internetową, która zawiera informacje, instrukcje i narzędzia, które wydziały mogą wykorzystać do stworzenia swojego harmonogramu zajęć.

Kontekst

Rozwój uniwersyteckiego harmonogramu zajęć jest wspólnym wysiłkiem, który obejmuje wydziały akademickie i Biuro Rejestratora. Każdy wydział akademicki musi określić, które kursy będą oferowane w jego harmonogramie zajęć na jesień, wiosnę i lato. Koordynator lub koordynator ds. harmonogramu zajęć każdego wydziału musi również wprowadzić dane dotyczące kursów do Uniwersyteckiego Systemu Informacji o Studentach (SIS). Biuro Rejestratora ustala terminy sporządzania Harmonogramu Zajęć, zbiera dane o harmonogramie ze wszystkich wydziałów, raportuje dane o harmonogramie do właściwego dziekana szkoły oraz przydziela sale lekcyjne, jeśli jest to konieczne. Dane harmonogramu, jak również inne ważne informacje dla studentów, takie jak Kalendarz Rejestracji, znajduje się na stronie internetowej Harmonogramu Zajęć.

Okres rozwoju Harmonogramu Zajęć

Koordynatorzy Harmonogramu i Biuro Rejestratora muszą dotrzymać kilku terminów, aby wyprodukować uniwersytecki Harmonogram Zajęć w czasie dla studentów, aby zaplanować ich harmonogramy zajęć. Oś czasu zaczyna się kilka miesięcy przed pierwszym dniem zajęć dla każdego semestru. Lista tych dat dla bieżących i nadchodzących terminów znajduje się w poniższej tabeli.

Event	Lato 2021	Jesień 2021
Begin section input
Section input restricted by Registrar’s Office
Coordinators submit Kuali eDoc to add, change, or delete sections
Coordinators run final review of their entries by running the RNR.R.SECT.SUMM report
Registrar sends email schedules to deans for review
Schedule of Classes released
Registration begins

There are two distinct periods in the schedule production timeline.

• First period: Departments can add, change and delete any section using RNR.U.SCHEDULE. See the table above for section input and lockout dates.

Upcoming Semester for Which You Can enter information in SIS	Time of Year
Fall	Late October through early January
Spring	Early June through early August
Summer	Late September through late November

• Second period: Departments lose the ability to add, change and delete in RNR.U.SCHEDULE (unless the department owns the respective classroom space or is not part of Dornsife). During the second period, departments may request additions, changes and deletions of sections by submitting requests using Kuali.

Upcoming Semester for Which You Can Submit a Kuali Course Scheduling eDoc	Time of Year
Fall	Early January through Mid-December
Spring	Late July through Mid-May
Summer	Late November through Mid-August

School	Course scheduled in a General-Use Classroom?	Able to Add/Change/Delete in SIS after Deadline	Must Submit Kuali e-Doc for Additions/Deletions
Dornsife	No	No	Yes
	Yes	No	Yes
Non-Dornsife	No	Yes	No
	Yes	No	Yes

The Kuali Course Scheduling workflow streamlines the process of scheduling course additions, deletions and changes. Elektroniczne wnioski mają być wypełnione przez koordynatorów planowania i są automatycznie kierowane do odpowiedniego zatwierdzenia. Użytkownicy mogą śledzić, gdzie ich wnioski są w procesie przeglądu, a także są natychmiast powiadamiani, gdy wniosek został zatwierdzony lub wymaga modyfikacji.
Szczegółowe instrukcje dotyczące składania Kuali eDoc znajdują się w Przewodniku Użytkownika Planowania Kursów.

Tworzenie harmonogramu zajęć wydziału

Koordynatorzy planowania powinni spotkać się z przewodniczącymi wydziałów przed rozpoczęciem produkcji i użyć harmonogramu zajęć z poprzedniego roku, aby określić, jakie istniejące kursy wydział będzie oferował.

Koordynatorzy powinni również skonsultować się z przewodniczącymi wydziałów, aby ustalić, czy wydziały chcą oferować jakiekolwiek kursy Special Topics (499s i 599s) i czy jakiekolwiek kursy zostały zatwierdzone przez Curriculum Office.

Mając te informacje pod ręką, koordynatorzy planowania mogą wprowadzić dane sekcji w RNR.U.SCHEDULE.

Ponieważ kursy oferowane w semestrze jesiennym i wiosennym w dużej mierze pozostają niezmienne, Registrar’s Office przeprowadza „roll-over” harmonogramu z poprzedniego roku, aby ułatwić jednostkom akademickim proces wprowadzania danych. Innymi słowy, koordynatorzy nie muszą tworzyć swoich harmonogramów od podstaw każdej jesieni i wiosny.

Koordynatorzy muszą stworzyć każdą sekcję dla letniego harmonogramu. Jak wskazuje harmonogram, koordynatorzy mają co najmniej sześć tygodni na wprowadzenie danych sekcji do SIS, zanim Registrar’s Office ograniczy dostęp (chyba, że wydział jest właścicielem danej sali).

Większość kursów w USC jest oferowana w ramach ustalonego Kalendarza Akademickiego. Kursy, które są zgodne z datami kalendarza akademickiego, są prowadzone w obiektach USC i nie wiążą się z wyższymi lub niższymi stawkami czesnego, powinny być zaplanowane w sesji 001 podczas semestru jesiennego i wiosennego.

Jeśli kurs nie mieści się w tych parametrach, powinien być zaplanowany w „Session Request Guidelines”. Aby uniknąć kosztownych błędów dla działu akademickiego koordynatora (utrata kwalifikowalności pomocy finansowej dla studentów w programie), koordynatorzy planowania muszą wziąć pod uwagę Financial Aid Eligibility Considerations w Course Scheduling w Trojan Learn. Aby uzyskać dostęp do kursu, proszę zalogować się do Trojan Learn i wpisz Financial Aid Eligibility Considerations w Course Scheduling w wyszukiwarce. Po poinformowaniu koordynatora o konsekwencjach oferowania kursów w niestandardowych sesjach, następnym krokiem jest zapoznanie się z mechaniką, jak zażądać sesji. Więcej informacji na ten temat znajduje się w dokumencie Session Request Guidelines. Koordynatorzy mają dostęp do formularza wniosku o sesję.

FAQ:

Jak mogę uzyskać pomoc, jeśli jestem nowym koordynatorem planowania?
Każdy wydział USC ma koordynatora planowania. Proszę przejrzeć listę koordynatorów planowania w USC, aby znaleźć inny koordynator w pobliżu.
– W przypadku pytań dotyczących dostępu do SIS, skontaktuj się z Student Information System User Coordination Group (SIS UCG) w (213) 740-5337.
– W przypadku pytań dotyczących danych wprowadzonych do SIS i harmonogramu zajęć, skontaktuj się z Registrar’s Office w (213) 740-4623.
– W przypadku pytań dotyczących sal lekcyjnych, odwiedź stronę Classroom Scheduling.

Jak mogę się dowiedzieć, jakie sekcje zostały zaplanowane dla mojego działu na następny semestr?
W systemie SIS wpisz RNR.R.SECT.SUMM, aby poprosić o raport. Po wprowadzeniu semestru i prefiksu wydziału, który chcesz zobaczyć w raporcie, SIS prześle Ci raport pocztą elektroniczną.

Jak mogę się dowiedzieć, co mój wydział oferował w poprzednich semestrach?
System zajęć zawiera informacje o kursach dla bieżącego i ostatnich dwóch semestrów. Istnieje również archiwum ofert kursów, które sięga aż do wiosny 2007 r.

Gdzie mogę znaleźć daty sesji?
Najlepszym miejscem do znalezienia dat sesji jest SIS przy użyciu SIS.D.SESS. Harmonogram zajęć oferuje pełną listę dat sesji dla każdego semestru. Należy pamiętać, że sesje wymienione w harmonogramie zajęć zostały przypisane do innych działów. Często zdarza się, że wymienione sesje mają inne opłaty za naukę niż standardowa kwota czesnego uniwersyteckiego. Z tego powodu, koordynatorzy planowania nie powinni korzystać z listy sesji Schedule of Classes, aby znaleźć sesję, która ma daty potrzebne do kursu. Prosimy o kontakt pod numerem (213) 740-4623, jeśli potrzebujesz kod sesji przypisany do kursu, który będzie odbiegać od głównej sesji uniwersytetu (001 w UPC na jesień i wiosnę; 046 dla HSC w jesieni, wiosną i latem; i 050, 051, 052, 053, 054, 055, 056, 057, 058, i 059 w lecie).

Jak mogę poprosić o sesję na nadchodzący semestr?
Jeśli Twój wydział oferuje kursy online lub kursy, które odbywają się według innego kalendarza niż kalendarz główny uniwersytetu, który możesz znaleźć odwiedzając academics.usc.edu, musisz poprosić o aktywację sesji. Sesja to po prostu kod numeryczny w systemie SIS, który zawiera daty rozpoczęcia i zakończenia kursu w danym semestrze. Przewodniczący Twojego wydziału poinformuje Cię, czy kursy online lub alternatywne kalendarze akademickie są częścią planu zajęć Twojego wydziału. Aby złożyć wniosek o sesję, zapoznaj się z Session Request Guidelines, weź pod uwagę Financial Aid Eligibility Considerations in Course Scheduling in Trojan Learn, a następnie wyślij Non-Standard Session Request Form. Gdy Twoja sesja zostanie aktywowana, możesz zaplanować kursy w sesji.

Co to jest kurs Special Topics?
Gdy wydziały chcą wprowadzić nowy lub pojawiający się aspekt dziedziny lub skorzystać z doświadczenia nowego lub wizytującego członka wydziału, kurs Special Topics może być oferowany. Numery kursów 499 i 599 są zarezerwowane do oznaczania poziomów licencjackich i magisterskich, odpowiednio.

Jak mogę zaplanować kurs Special Topics?
Aby zażądać 299, 499, 599 lub 699 kursu, koordynatorzy planowania powinni złożyć wniosek za pomocą dedykowanego procesu zatwierdzania Sekcji Specjalnych Tematów w CurriculogTMsup>. Propozycja będzie wymagała podania Tytułu Sekcji dla kursu oraz sylabusa kursu. Sylabus (w formacie .docx lub .pdf) musi być zapisany z nazwą Tytułu Sekcji, bez spacji. Szablon sylabusa można pobrać z witryny Curriculum Office Resources. Po rozpatrzeniu wniosku przez Registrar’s Office, kurs zostanie zatwierdzony i zaplanowany, lub zwrócony do proponującego wydziału w celu wprowadzenia poprawek. Aby uzyskać dostęp do CurriculogTM oraz ogólną pomoc, należy skontaktować się z Curriculum Office.

Jak mogę zapewnić sobie dostęp do GRS?
Wprowadź swoje imię i nazwisko w polu Overseer na stronie 5 RNR.U.SCHEDULE dla każdej sekcji, którą chcesz przeglądać w GRS.

Jak mogę ustawić dostęp do GRS dla instruktora lub TA?
Koordynatorzy planowania mogą przyznać dostęp do GRS na stronie 4 i 5 RNR.U.SCHEDULE poprzez wpisanie nazwiska osoby w odpowiednim polu. (Proszę odnieść się do opisu ról GRS w następnym pytaniu).

Dla instruktorów lub TAs z popularnymi nazwiskami (jak John Smith), należy również poprosić osobę o podanie jego lub jej numeru identyfikacyjnego USC, aby uniknąć zamieszania. Może to potrwać do czterech godzin, zanim GRS zezwoli użytkownikowi na wejście do systemu po wprowadzeniu jego nazwiska do SIS.

Jakie są różne poziomy dostępu w GRS?
– Instruktor: Najwyższy poziom dostępu. Może przeglądać grafik, wprowadzać oceny w GRS oraz przesyłać oceny do SIS.
– TA: Ma prawo wglądu w GRS, ale nie może wprowadzać ocen do GRS.
– Grader: Ma prawo do przeglądania i wprowadzania ocen w systemie GRS, ale nie może ich przesyłać do SIS.
– Nadzorca: Ma prawo wglądu w GRS.
– Zatwierdzający: Może przeglądać oceny wprowadzone dla danej sekcji. Zatwierdzający stanowi drugi poziom weryfikacji ocen. Wpisz nazwę w polu Zatwierdzający tylko wtedy, gdy zostaniesz do tego upoważniony przez kierownika działu lub dyrektora.

Gdzie mogę znaleźć instrukcje GRS, które mogę przekazać instruktorom z mojego działu?
Instrukcje dotyczące egzaminów śródsemestralnych i końcowych są dostępne na stronie internetowej Działu ocen.

Jakich innych możliwości mogę spróbować, jeśli nie ma dostępnego miejsca w biurze Rejestratora przy planowaniu zajęć lub wydarzeń?dwiedź Przewodnik po miejscach na stronie głównej USC Office of Protocol & University Events, aby uzyskać szczegółowe informacje na temat alternatywnych miejsc w kampusie.

Jak mogę umieścić kurs na stronie Kursy zainteresowań w Harmonogramie zajęć? Koordynatorzy harmonogramu muszą wprowadzić kursy, które mają być wyświetlane na stronie Kursy zainteresowań w SIS w procesie RNR.U.CSA na 30 dni przed wydaniem Harmonogramu zajęć. Proszę zapoznać się z tabelą przedstawiającą daty wydania Harmonogramu Zajęć powyżej.

Gdzie mogę znaleźć więcej informacji?
Skontaktuj się z Biurem Rejestracji ([email protected]).