Co to jest POS Transaction? The Basics Explained

Solidny postęp w branży IT w ostatnich latach ewoluował również przedsiębiorstwa. Wraz z wprowadzeniem zaawansowanego oprogramowania i technologii sprzętowych, zapisy związane z każdą firmą są rejestrowane cyfrowo. Elektroniczne prowadzenie rejestrów oszczędza zasoby, jest bardziej niezawodne i może być backupowane z minimalną szansą utraty danych.

Systemy Punktów Sprzedaży zostały specjalnie zaprojektowane do śledzenia wszystkich sprzedaży, ewidencji zapasów, transakcji POS, zarządzania profilami pracowników i wszystkich innych działań prowadzonych w sklepie detalicznym. Popularne systemy POS pomagające firmom w poprawie ich sprzedaży to Shopify, Lightspeed, Shopkeep, Magestore, etc..

Co to jest transakcja POS?

Transakcja POS ma miejsce, gdy klient dokonuje płatności w kasie lub sklepie internetowym w zamian za dostarczone mu produkty lub usługi. Ogólnie rzecz ujmując, transakcja w punkcie sprzedaży ma miejsce zawsze wtedy, gdy dochodzi do czynności obejmującej konwersję aktywów, pasywów lub kapitału własnego.

Wymiana gotówki i towarów może nastąpić w dowolnym medium, w zależności od charakteru działalności lub sklepu, w którym dokonywany jest zakup. Transakcje dotyczą dwóch ról użytkownika – kupującego i sprzedającego. Systemy składające się z oprogramowania i sprzętu, które śledzą te transakcje są określane jako POS lub Point of sale systems.

W rezultacie, każda wymiana pieniężna odbywająca się za pośrednictwem licznika gotówki zintegrowanego z oprogramowaniem i sprzętem POS jest znana jako transakcja w punkcie sprzedaży. System POS jest kupowany przez sprzedawców detalicznych, aby mieć oko na liczbę transakcji dokonywanych w skali dnia, miesiąca lub roku.

Systemy POS są również odpowiedzialne za obliczanie ilości gotówki generowanej każdego dnia na sprzedaży różnych produktów. Inne niesamowite funkcje obejmują zarządzanie zapasami, generowanie raportów POS, zarządzanie profilami pracowników, zarządzanie zapasami, przewidywanie zapotrzebowania na zapasy itp.

Używanie systemu POS do rejestrowania i monitorowania transakcji Point of Sale pomaga sprzedawcom i sprzedawcom w utrzymaniu wiarygodnych zapisów i mierzeniu postępów ich działalności w skuteczny sposób.

Systemy te pomagają również sprzedawcom w opracowywaniu strategii poprawy sprzedaży, patrząc na popyt i sprzedaż każdego produktu oraz wpływ procedur sprzedaży już wdrożonych i generowanie raportów POS zgodnie z danymi wejściowymi.

Typy transakcji POS

Każda sprzedaż lub zakup wiąże się z transakcją pieniężną, ale medium, przez które te pieniądze są przekazywane, może się różnić w różnych przypadkach. Dwie główne kategorie transakcji POS są wymienione poniżej wraz z dokładnymi opisami:

Online

Transakcje POS, które występują podczas dokonywania zakupów w sklepie internetowym należą do tej kategorii. W tym przypadku, sklep nie jest fizycznie obecny, ale kupujący mogą zobaczyć szczegóły produktu online i zamówić pożądane produkty, które są dostarczane do ich drzwi w pewnym czasie. Transakcja w punkcie sprzedaży następuje, gdy kupujący wprowadza dane swojej karty kredytowej, a pieniądze są przekazywane sprzedawcy w kategorii online. W przypadku niezadowalającej jakości produktu lub wadliwych elementów, kwota jest również zwracana klientom w niektórych przypadkach.

Offline

Gdy kupujący odwiedza sklep, wybiera pewne elementy i dokonuje płatności w kasie, na której zainstalowany jest POS, wtedy ta kategoria jest określana jako transakcja offline Point of Sale. W tym przypadku, pieniądze są bezpośrednio otrzymywane przez kupującego bez żadnych opóźnień.

Te transakcje online i offline są dalej kategoryzowane do trzech różnych typów:

Sprzedaż

Gdy produkt lub przedmioty są sprzedawane, czy to w sklepie fizycznym czy w sklepie online, wtedy ten typ transakcji ma miejsce. W obu przypadkach gotówka lub płatność jest bezpośrednio otrzymywana przez sprzedawcę. Liczba sprzedanych produktów, ilość otrzymanej gotówki, data i czas zakupu, pracownik obsługujący sprzedaż oraz informacje o kliencie są rejestrowane w systemie POS w celu monitorowania tych czynników dla przyszłych prognoz.

Zakupy

Ta transakcja w punkcie sprzedaży ma miejsce, gdy kupujący nabywa produkt z dowolnego medium i jego zwrot dokonuje płatności. Wszystkie informacje związane z zakupem są rejestrowane w systemie POS.

Pokwitowania

Po tym, jak kupujący pomyślnie zakupił swoje pożądane produkty, paragon jest generowany dla szanownych klientów, który zawiera szczegóły takie jak kwota zapłaconej gotówki, liczba produktów, nazwa zakupionych przedmiotów, data i czas zakupu, itp. Ten paragon jest przekazywany klientowi, aby mógł śledzić zakupy dokonane w sklepie detalicznym.

Co to jest uzgodnienie POS?

Termin uzgodnienie POS staje się niezwykle ważny w małych i dużych firmach i jest używany, gdy zapisy księgowe zestawów danych POS są porównywane ze sobą. Odbywa się to w celu zapewnienia, że zarejestrowane dane są dokładne.

Uzgodnienie punktów sprzedaży jest również wyjaśniane jako obliczenia dokonywane w celu sprawdzenia, czy ilość gotówki w kasie jest równa liczbie sprzedaży dokonanych w danym dniu/miesiącu lub roku.

Jak uzgodnienie POS jest powiązane z transakcją POS?

Uzgodnienie POS i transakcje POS są ze sobą ściśle powiązane, ponieważ oba służą do wzajemnej weryfikacji danych. Dane wyodrębnione z raportów wygenerowanych w systemie Point of sale są sprawdzane krzyżowo za pomocą metod uzgadniania punktów sprzedaży. W rezultacie, wpływ i wypływ gotówki są rejestrowane idealnie.

Korzyści z uzgadniania POS

Eliminacja błędów księgowych

Metodyka uzgadniania POS usuwa wszelkie możliwe błędy ludzkie w obliczaniu finansów i pomaga analizować dane w dokładny sposób.

Bezpieczne depozyty biznesowe

Kontrola krzyżowa przeprowadzana podczas tej procedury pomaga również upewnić się co do ilości gotówki zarezerwowanej na koncie, dzięki czemu przyszłe inwestycje lub zakupy mogą być przewidziane w dokładny sposób.

Stabilność

Proces uzgadniania punktów sprzedaży przyspiesza również stabilność w zarządzaniu finansami związanymi z Twoją firmą. Dokładne oszacowanie dostępnej gotówki pomaga planować z wyprzedzeniem i sprawnie realizować zadania.

Identyfikacja nieautoryzowanych transakcji

Podwójna kontrola wszystkich finansów związanych ze sprzedażą i zakupami pomaga również zidentyfikować transakcje, które nie są autoryzowane i zminimalizować ryzyko niepotrzebnego odpływu gotówki.