How to Get IATA Accreditation for Travel Business: Options and Steps to Take

Czas czytania: 10 minut

Każda branża ma swojego regulatora – organ, który wyznacza standardy i poprawia współpracę wewnątrz. Branża podróży lotniczych nie jest wyjątkiem.

IATA to skrót od International Air Transport Association. Jego głównym celem jest regulowanie działań związanych z dystrybucją dla linii lotniczych i lotnictwa komercyjnego. Działania te obejmują kalkulacje taryf, podział przychodów i zasady dotyczące bagażu.

Ale jak IATA i biura podróży są ze sobą powiązane? Dlaczego firmy turystyczne, które wystawiają bilety lotnicze muszą być akredytowane przez IATA? Jakie są opcje dla firm różnej wielkości i w jaki sposób jest realizowana akredytacja IATA? Zbadajmy te możliwości.

IATA i biura podróży

Dzisiaj IATA decyduje o tym, kto i w jaki sposób powinien zajmować się dystrybucją produktów lotniczych. Nadzoruje ona firmy turystyczne, proponując standardy. Na przykład, kody IATA są używane wszędzie tam, gdzie podróżowanie i lotnictwo krzyżują się. Pomyśl o kodach oznaczających linie lotnicze do rezerwacji, wystawiania biletów, tworzenia harmonogramów i dokumentacji; kod prefiksu do klasyfikacji pasażerów i ładunków; kod wystawcy przywieszki bagażowej, aby uprościć obsługę bagażu; oraz kod lokalizacji, aby ułatwić obsługę paczek. Kody te są istotne nawet dla tych linii lotniczych, które nie podpisały umowy z IATA.

W latach dwudziestych ubiegłego wieku, kiedy to rozrastające się biura podróży zaczęły rozprowadzać bilety lotnicze, działały one jako centra rozliczeniowe lub pośrednicy między podróżnymi a liniami lotniczymi. Oprócz rozprowadzania voucherów, biura podróży były odpowiedzialne za sprawne przeprowadzanie transakcji pieniężnych. Kiedy w 1945 roku powstała IATA, przejęła te procesy i stała się pośrednikiem między biurami podróży a liniami lotniczymi.

W ten sposób wprowadzono akredytację IATA. Ma ona na celu ochronę linii lotniczych i monitorowanie przepływu dochodów. Tak więc, aby uzyskać dostęp do spisów linii lotniczych, biuro podróży musi przejść weryfikację przez IATA. Dzięki temu linia lotnicza nie będzie musiała sprawdzać biura za każdym razem od nowa, gdy agent połączy się z systemem rezerwacyjnym przewoźnika. Jeśli dystrybutor posiada akredytację IATA, jest wiarygodnym partnerem.

Dodatkowo, IATA przetwarza wszystkie raporty sprzedaży pomiędzy linią lotniczą a agencją poprzez swój Bill and Settlement Plan (BSP) – system stworzony w celu usprawnienia sprzedaży, raportowania i przekazywania operacji dla agentów akredytowanych przez IATA.

Jeśli chcesz zagłębić się w historię IATA i jej dzisiejsze funkcjonowanie, obejrzyj nasz film.

Co IATA może dać firmom turystycznym

Przedstawiamy główne korzyści, jakie IATA daje swoim akredytowanym agentom.

Bilety lotnicze

Posiadając certyfikat IATA, biura podróży mogą wystawiać bilety lotnicze w imieniu linii lotniczych, co zwiększa wiarygodność z punktu widzenia klientów. Jest to główna zaleta, która eliminuje potrzebę korzystania z innych pośredników, upraszcza proces rezerwacji i obniża koszty zarówno dla agentów, jak i linii lotniczych.

Uznanie branży

Agenci z certyfikatem IATA muszą zobowiązać się do przestrzegania branżowych kodeksów etycznych i spełniać ogólne standardy procedur branżowych. Praca w charakterze agenta IATA oznacza również umieszczenie logo i marki IATA w pomieszczeniach biur podróży i na ich stronach internetowych. Wszystkie te czynniki łącznie wpływają na poprawę wizerunku firmy turystycznej i dają jej wysoką ocenę wiarygodności.

Wieloletnia wiarygodność

Jak już wspomnieliśmy, IATA dokładnie weryfikuje działalność biura podróży, jego przychody i roczny przepływ klientów. Po uzyskaniu tego certyfikatu, firma nie jest już sprawdzana przez linie lotnicze lub dostawców sieci hotelowych. W ten sposób dostawcy i agenci mogą komunikować się bezpośrednio. To znacznie upraszcza procedury rezerwacji, potwierdzania i przetwarzania płatności oraz eliminuje dodatkowy wysiłek dla obu stron.

Dostęp do kontroli finansowej

Dostęp do prawie 300 linii lotniczych otwiera bramę do szerokiej gamy opcji do wyboru. Plan Rozliczeń pozwala agentom zobaczyć rozkład lotów w czasie rzeczywistym. Ponadto, dzięki zniżce od każdego sprzedanego biletu, każdy agent akredytowany przez IATA może samodzielnie zarządzać swoją marżą, zarabiać rozsądną prowizję lub sprzedawać bilety na specjalnych warunkach, przyciągając jeszcze więcej klientów.

Dowiedzmy się teraz, jakie opcje akredytacji są dostępne dla biur podróży różnego typu i wielkości, a nawet dla agentów prowadzących własną działalność gospodarczą.

W tabeli przedstawiono możliwości akredytacji dla biur podróży i samodzielnych operatorów

Pełna akredytacja IATA

Pełny pakiet akredytacji IATA przeznaczony jest dla firm turystycznych na całym świecie, które wspierają wystawianie biletów lotniczych w imieniu dostawców. Dodatkowo, numer agenta IATA wprowadza firmę turystyczną do innych linii lotniczych zrzeszonych w IATA za pomocą pojedynczej umowy agencyjnej i zapewnia dostęp do Planu rozliczeń i rozrachunków IATA (BSP). BSP to interfejs fakturowania i płatności pomiędzy agentem, liniami lotniczymi i dostawcami usług transportowych.

Pełna akredytacja oznacza również, że agent postępuje zgodnie ze standardowymi zasadami etyki i zachowania.

Aby ją uzyskać, musisz złożyć stos dokumentów i przeskoczyć przez kilka przeszkód. Przyjrzyjmy się temu.

1. Zapoznaj się z podstawami. Zapoznaj się z Podręcznikiem agenta turystycznego. To przemyślany przewodnik dla członków IATA i kandydatów. Znajdziesz tu ogólne standardy, zasady i przepisy obowiązujące na całym świecie. Zapoznaj się również z lokalnymi kryteriami dostosowanymi indywidualnie do każdego kraju.

Aby ubiegać się o numer IATA, przygotuj następujące dokumenty w następującej kolejności:

1. Dowód prowadzenia ogólnej działalności gospodarczej. Jeśli jesteś operatorem oddziału, dokumenty powinny zawierać godziny dedykowanych usług lub kopię umowy o świadczeniu usług w takim charakterze. Na przykład, możesz dołączyć zapisy o oferowaniu konkretnego rodzaju wycieczki. To samo działa dla operatorów solo.
2. Dowód swoich kwalifikacji. Niezależnie od tego, czy masz wielu agentów lub jesteś operatorem solo, musisz przedstawić licencję na prowadzenie działalności gospodarczej lub kopie wszelkich certyfikatów, takich jak szkolenia agentów. Tutaj musisz wskazać, że Twoi agenci spełniają kryteria zawodowe, zgodnie z lokalnymi standardami biznesowymi.
3. Potwierdzenie wcześniejszego doświadczenia agenta podróży. Jeśli wcześniej współpracowałeś z agentem akredytowanym przez IATA lub linią lotniczą, to dołącz ten zapis do swoich dokumentów. Jeśli to możliwe, dołącz list polecający z tej firmy lub dokumentację zatrudnienia. Dokumenty wskazujące na podstawową wiedzę na temat linii lotniczych i operacji biletowych mogą być również dołączone.
4. Dowód zdolności finansowej. Załącz kopie wszystkich transakcji bankowych związanych z biznesem turystycznym za ostatni rok. Dołącz pożyczkę lub dokumentację ubezpieczeniową, jeśli masz jakieś. Wszystkie te zapisy powinny być ułożone w porządku chronologicznym. Szczegółowa dokumentacja konta bankowego z wpłatami i wypłatami za poprzedni rok podatkowy jest również wymagana.

Proszę pamiętać, że wszystkie dokumenty powinny być zgodne z lokalnymi kryteriami dla Twojego kraju, jak podano w TAH (Travel Agent’s Handbook).

1. Bądź gotowy do uzyskania obligacji. Jeśli twoje rachunki wykazują, że twoje obecne aktywa są niższe niż twoje pasywa, możesz być zobowiązany do uzyskania obligacji w wysokości minimum 50 000 USD w celu ubezpieczenia swojej wiarygodności finansowej.
2. Zarejestruj się na Portalu Obsługi Klienta. Użyj strony rejestracji i przejdź do procesu rejestracji. Należy podać osobiste dane kontaktowe i ustanowić hasło.
3. Pobierz pakiet aplikacyjny. Pakiet akredytacyjny zawiera instrukcje krok po kroku dotyczące aplikacji, wymaganych dokumentów i pism.
4. Złóż formularz aplikacyjny IATA. Wypełnij wniosek i złóż go wraz z dokumentami za pośrednictwem Customer Portal. Dołącz listy polecające, postępując zgodnie z instrukcjami dotyczącymi formularza.
5. Ureguluj opłatę rejestracyjną i czekaj. Po otrzymaniu i przetworzeniu aplikacji przez IATA, skontaktuje się z Tobą w celu podjęcia kolejnych kroków i potwierdzenia opłat rejestracyjnych. Zazwyczaj okres rozpatrywania trwa 2 tygodnie. Dla samozatrudnionych agentów opłata wynosi 165 USD, podczas gdy pełne lub korporacyjne biura podróży muszą regularnie płacić 360 USD.

Usługi Travel Industry Designator (TIDS) – rezerwacja bez biletów lotniczych

Ta opcja jest sugerowana dla pośredników sprzedaży podróży, takich jak planiści spotkań turystycznych lub biura podróży, którzy nie planują zajmować się sprzedażą biletów lotniczych. Travel Industry Designator Service (TIDS) to indywidualny kod, który umożliwia rozpoznanie rezerwacji przez linie lotnicze, linie rejsowe, sieci hotelowe, wypożyczalnie samochodów, dostawców kolejowych i innych dostawców usług turystycznych. Mimo braku możliwości sprzedaży biletów, TIDS zapewnia dostęp do dostawców wśród linii lotniczych, przewoźników kolejowych, linii rejsowych, wypożyczalni samochodów, sieci hotelowych i parków rozrywki. Ponadto, przyspiesza przetwarzanie rezerwacji i sprawia, że Twoja firma turystyczna jest widoczna poprzez dodanie do wszystkich Globalnych Produktów Danych IATA.

Urządzenie do TIDS wymaga również zestawu dokumentów i serii kroków.

1. Przygotuj wydaną przez rząd licencję dla biur podróży (w stosownych przypadkach) lub kopię rejestracji działalności gospodarczej.
2. Dostarcz dowód posiadania konta bankowego w imieniu firmy.
3. Przedstaw dowód członkostwa w Krajowym Stowarzyszeniu Biur Podróży, jeśli już je posiadasz.
4. Jeśli nie jesteś członkiem National Travel Agent Association, przedstaw jeden z następujących dokumentów rekomendacyjnych:

• list rekomendacyjny od linii lotniczej IATA lub Globalnego Systemu Dystrybucji (GDS) lub
• dwa listy rekomendacyjne od dostawców branży turystycznej, takich jak sieci hotelowe, wypożyczalnie samochodów lub inni przedstawiciele branży rozrywkowej.

Listy powinny być dostarczone na papierze firmowym strony rekomendującej. W razie potrzeby skorzystaj z przykładowego listu polecającego. Aby sprawdzić, czy masz wszystko, co jest wymagane, możesz skonsultować się z wymaganiami aplikacji.

5. Zarejestruj się na portalu obsługi klienta. Na stronie rejestracyjnej podaj swoje dane kontaktowe i ustaw hasło.

6. Złóż wniosek o przyznanie TIDS. Wypełnij formularz zgłoszeniowy TIDS i prześlij go wraz z dokumentami, w tym listami polecającymi, za pośrednictwem portalu klienta, zgodnie z instrukcjami zawartymi w formularzu.

7. Ureguluj opłatę rejestracyjną i czekaj. Po złożeniu wniosku TIDS i uiszczeniu opłaty rejestracyjnej zgodnie z instrukcjami zawartymi w formularzu wniosku TIDS, Twój kod TIDS zostanie przygotowany w ciągu kilku tygodni od zaakceptowania płatności.

IATAN – pełny pakiet tylko dla firm turystycznych z siedzibą w USA

IATAN to skrót od International Airlines Travel Agent Network. Zasadniczo jest on identyczny z tym, co oferuje IATA, ale jest używany tylko dla firm turystycznych z siedzibą w USA. Dzięki temu każda firma turystyczna lub jej przedstawiciel może wystawiać bilety lotnicze. Różnica polega jedynie na tym, że firma turystyczna ma siedzibę w USA i posiada zdefiniowany zestaw dokumentów. IATAN działa dla każdej amerykańskiej firmy turystycznej z ponad 2-letnim doświadczeniem.

Aby ubiegać się o numer IATAN, sprawdź następujące dokumenty i procedury:

1. Zapewnij zatwierdzenie ARC (Airline Reporting Corporation). W USA wszystkie transakcje płatnicze z tytułu sprzedaży biletów są przetwarzane przez ARC. Zasadniczo jego funkcja jest podobna do BSP IATA.
2. Przedstaw dowód posiadania aktualnej licencji biznesowej. Powinna ona pokazywać nazwę prawną podmiotu i stwierdzać, że firma jest „aktywna” lub „w dobrej kondycji” w danym stanie, hrabstwie lub mieście.
3. Przedstaw dowód własności i formy prawnej korporacji biznesowej. Należy pamiętać, że różne formy własności wymagają różnych licencji biznesowych i umów. Aby uzyskać bardziej szczegółowe informacje, można sprawdzić Zestaw Akredytacyjny.
4. Dołącz dowód rejestracji Sprzedawcy Podróży dla stanów Kalifornia, Floryda, Hawaje, Iowa i Waszyngton.
5. Dostarcz dowód dwóch lat doświadczenia dla QMP/QTA (Kwalifikator Kierowniczy i Kwalifikator Sprzedaży Biletów). W tym przypadku wymagane są udokumentowane dowody doświadczenia w zakresie działalności turystycznej. Mogą to być listy polecające od poprzednich pracodawców lub partnerów, dostawców z branży turystycznej lub certyfikaty wskazujące, że jesteś ekspertem w branży turystycznej.

Aby sprawdzić pełną listę ważnych dokumentów i certyfikatów, proszę zapoznać się z Sekcją Wymagań w Zestawie Akredytacyjnym.

6. Pobierz Zestaw Aplikacyjny. Odwiedź stronę akredytacji IATAN i pobierz pakiet dokumentów, które musisz wypełnić i złożyć.

7. Złóż dokumenty. Po wypełnieniu i poświadczeniu notarialnym wszystkich dokumentów oraz dodaniu ich do dowodów działalności gospodarczej, prześlij je wszystkie bezpośrednio na adres e-mail IATAN.

8. Zapłać opłatę rejestracyjną online i czekaj. Po otrzymaniu i rozpatrzeniu przez IATAN wszystkich dokumentów aplikacyjnych, otrzymasz drogą mailową instrukcje dotyczące opłat rejestracyjnych. Średni okres rozpatrywania wniosku wynosi 30 dni.

Akredytacja IATAN non-ticketing

Akredytacja IATAN non-ticketing jest najbardziej odpowiednią opcją dla każdego biura podróży z siedzibą w USA, w tym dla biura domowego, sklepu, jednostki zajmującej się planowaniem spotkań lub działu podróży korporacyjnych. Wymaga ponad dwuletniego doświadczenia w branży. Zasadniczo możliwości są podobne do tego, co zapewnia TIDS, co oznacza, że nie będziesz w stanie wystawiać biletów w imieniu linii lotniczych, ale nadal będziesz mieć dostęp do ich zasobów.

Aby uzyskać akredytację IATAN non-ticketing, firma turystyczna musi przygotować następujące dokumenty.

1. Pokaż swoje wskaźniki finansowe. W tym przypadku zestaw dokumentów różni się w zależności od rodzaju i wielkości firmy: dla firm domowych i nowych firm, dla firm turystycznych lub podmiotów zajmujących się planowaniem spotkań oraz dla działów podróży korporacyjnych. Mogą one obejmować sprawozdanie finansowe lub raport wydatków firmy, zeznanie podatkowe za poprzedni rok (dla firm długoterminowych), raporty sprzedaży od dostawców branży turystycznej lub listy od dostawców branży turystycznej wskazujące na wielkość sprzedaży.

Najbardziej kompletne informacje są dostępne w Zestawie Aplikacyjnym w odpowiedniej sekcji Non-ticketing.

2. Przedstaw dowód ubezpieczenia od błędów i pominięć lub odpowiedzialności zawodowej. Dołącz kopię ważnej polisy ubezpieczeniowej lub zwolnienia z odpowiedzialności za błędy i pominięcia wraz z dowodem dwuletniego doświadczenia właściciela lub przedstawiciela prawnego.

Jak już będziesz gotowy, wykonaj kroki wymienione w części dotyczącej pełnej akredytacji IATAN, którą opisaliśmy powyżej. Więcej informacji można uzyskać w Accreditation Kit lub w sekcji FAQ IATAN.

Wyzwania akredytacji IATA, na które należy uważać

Podobnie jak w przypadku wielu innych przepisów branżowych, IATA ma swoje wady, których należy być świadomym.

Chłonność czasu i zasobów

Złożenie wniosku, zebranie dokumentów i oczekiwanie na zatwierdzenie zajmuje zazwyczaj miesiące. I wymaga to dużo papierkowej roboty. Oprócz wypełnienia wniosku, biuro podróży lub indywidualny agent zazwyczaj musi zebrać licencje na prowadzenie działalności, dokumentację ubezpieczeniową, formularze podatkowe, wyciągi bankowe, a nawet zdjęcia lokalizacji. Poza tym, biuro podróży lub właściciel musi sprawdzić swoje roczne i miesięczne przychody, aby spełnić standardy finansowe IATA. A następnie musisz być zabezpieczony na minimum 50.000 dolarów (za 2-letnią lub krótszą działalność) lub kwotę obliczoną tak, aby pokryć kwotę ryzyka, zgodnie z zapisami w TAH. Istnieją dodatkowe przeszkody, aby uzyskać akredytację IATA.

Wymaga corocznych przeglądów

Nawet po uzyskaniu akredytacji przez agenta lub agencję, weryfikacja IATA nie kończy się. Chodzi o to, że IATA przeprowadza okresowe roczne przeglądy finansowe. Oznacza to, że wszyscy agenci muszą przedstawić swoje skontrolowane sprawozdania finansowe nie później niż 4 miesiące po zakończeniu każdego roku finansowego, lub zgodnie z wymogami prawa, w ciągu pierwszych dwóch lat akredytacji, w celu oceny według kryteriów finansowych. Przy okazji IATA opracowała również lokalne kryteria oceny dla każdego kraju. Wszyscy agenci muszą przedstawić dokument zabezpieczenia finansowego w ciągu pierwszych dwóch lat pracy w charakterze agenta. Musi on spełniać wymogi sekcji 4 rezolucji 800f. Jeśli IATA zauważy niestabilność finansową podczas oceny finansowej, rozpoczyna okres próbny w celu udowodnienia rentowności finansowej i biznesowej.

Nie gwarantuje wzrostu sprzedaży

Wszystko to zostało już powiedziane i zrobione, ale posiadanie akredytacji IATA nie zapewnia gwałtownego wzrostu sprzedaży i przychodów. Chociaż daje to swobodę w zakresie marży, przychody nie zależą bezpośrednio od akredytacji. Niestety, wszystkie wymagania finansowe i koszty związane z aplikacją mogą przewyższyć Twoje przychody.

Jeśli nie akredytacja IATA, to co?

Jak widać, akredytacja IATA jest bardzo czasochłonna i pracochłonna, a także obfituje w wiele pułapek.

Faktem jest, że nie każda firma turystyczna ma zasoby lub chęć poddania się procesowi akredytacji. Jak więc można uniknąć tej procedury, ale nadal sprzedawać loty? Istnieje kilka sposobów.

Połącz się z konsolidatorem

Konsolidatorzy są dostawcami technologii strony trzeciej, którzy mają Cię pod opieką. Świadcząc usługi w drodze indywidualnych negocjacji, po stałej cenie lub poprzez program partnerski, takie rozwiązania oferują integracje techniczne pod klucz. Oprócz akredytacji IATA, zwykle obejmują one usługi takie jak połączenia z trzema głównymi GDS-ami, API podróżnicze, oddzielną integrację API kolejowych i wiele innych.

Ta opcja zwykle odpowiada tym agencjom, które mają wystarczające fundusze, ale brakuje im czasu i zainteresowania, aby zagłębić się w szczegóły akredytacji.

Wybierz agencję hostingową

Agencja hostingowa to dobrze prosperujący biznes turystyczny ze stabilnymi przychodami i ciągłym przepływem klientów. Zazwyczaj są to dojrzali operatorzy o światowym zasięgu.

Dzięki ugruntowanej i wieloletniej obecności na rynku, duże biura podróży uzyskały już wszystkie wymagane akredytacje, w tym IATA, ARC (dla USA) i CLIA (dla rejsów wycieczkowych). Natomiast mniejsze biura mogą korzystać z numeru akredytacji agencji goszczącej.

W przypadku udostępniania numeru IATA, obie strony zazwyczaj podpisują umowę na wspólnie ustalonych warunkach. Podział prowizji ze sprzedaży biletów jest najczęstszą praktyką.

Ta możliwość jest najbardziej rozsądna dla małych biur podróży lub agentów pracujących na własny rachunek, którzy dopiero rozpoczęli swoją drogę i nie mają możliwości, doświadczenia i zasobów, aby podjąć się pełnej procedury akredytacyjnej.

Rozważ inne nisze

Czasami pogoń za dużymi ilościami sprzedaży podróży z biletami lotniczymi nie jest wykonalna. Jeśli biznes turystyczny nie ma jeszcze ugruntowanej pozycji, lub rynek jest nasycony ofertami podobnymi do Twojej, pomyśl o przejściu do konkretnych segmentów.

Na przykład, możesz sprzedawać tylko wycieczki do konkretnych miejsc. Albo sprzedawać wycieczki bez wystawiania biletów lotniczych. W tym przypadku przedsiębiorca musi zbadać swój rynek, znaleźć konkretną niszę i dokładnie zaplanować dalsze działania marketingowe. Przemyślana realizacja powinna zapewnić przychody z różnych kanałów dystrybucji.

.