Ciągle pracujemy z klientami, aby opracować nowe systemy, które pomogą im w sprawnym prowadzeniu biznesu. Jednak stworzenie systemu nie zawsze jest prostym zadaniem. Każdy system wymaga planu działania, zasobów i personelu do jego wdrożenia. Często pomaga myślenie o systemach jako połączeniu procesów i procedur, a wielu menedżerów nie do końca rozumie różnicę między nimi.
Proces to operacja wysokiego poziomu, która obejmuje całą organizację. Proces składa się z różnych funkcji i definiuje protokół krok po kroku lub serię działań niezbędnych do wykonania określonego zadania lub celu. Inaczej mówiąc, proces to sposób, w jaki definiuje się kroki potrzebne do osiągnięcia celu. Proces nakreśla również, co jest potrzebne, aby osiągnąć efekt końcowy, w tym różnych działów i zasobów w organizacji.
Procedura, z drugiej strony, jest bardziej szczegółowy i niższy poziom, określając konkretny protokół do osiągnięcia części procesu. Procedura określa kolejność konkretnych kroków wymaganych do osiągnięcia efektu końcowego, a seria procedur razem wziętych tworzy proces.
Sukcesywne systemy łączą procesy i procedury w sposób, który definiuje je jako zestaw instrukcji.
Więc proces jest cross-funkcjonalny, określając co jest robione i przez kogo. Zazwyczaj definiuje się go jako schemat przepływu lub drzewo decyzyjne, gdzie jeden krok logicznie prowadzi do kolejnego kroku lub działania. Istnieją zdarzenia wyzwalające, które prowadzą do wyboru w drzewie decyzyjnym, wszystkie zaprojektowane tak, aby doprowadzić do pożądanego rezultatu lub wyniku.
W ramach procesu, określone procedury są zdefiniowane, nakreślając, jak konkretne zadanie ma być wykonane i kto wykonuje to zadanie. Częścią procesu są mierniki pomyślnego zakończenia.
Gdy rozbijemy proces na zestaw zdefiniowanych procedur, procedury te stają się instrukcjami pracy. Instrukcje definiują wiele procedur i role różnych osób odpowiedzialnych za te procedury, więc kiedy się połączą, definiują udany proces.
Twój sukces w definiowaniu procesów, procedur i instrukcji ostatecznie określi sukces Twojego systemu biznesowego. Musisz używać procesów i procedur razem, nakreślając diagramy procesów ze szczegółami proceduralnymi, aby wdrożyć diagramy, pokazując kroki w procesie, do których odnoszą się procedury. Dzięki takiemu podejściu pracownicy lepiej rozumieją kontekst i implikacje wielofunkcyjnego procesu oraz to, w jaki sposób każda procedura przyczynia się do tego procesu. Zauważ, że dobrze napisana procedura z dużą ilością szczegółów często może złagodzić potrzebę stosowania skomplikowanych instrukcji.
Rozwijając systemy biznesowe, zrozumienie, jak rozłożyć procesy i procedury, przejdzie długą drogę w kierunku zdefiniowania systemów, które są niezbędne dla każdej operacji.
Zrozumienie, jak rozłożyć procesy i procedury na czynniki pierwsze, jest niezbędne dla każdej operacji.