Headline. Jest to krótkie, przyciągające uwagę stwierdzenie podsumowujące wiadomość, którą się dzielisz. Najlepszy nagłówek musi szybko przykuć uwagę czytelników – masz około dziesięciu sekund, aby przekonać ich do dalszego oglądania. Napisz krótkie, jasne i zrozumiałe intro. Powinno ono odpowiadać na pytanie: O czym jest ten list? Nagłówek możesz stworzyć najpierw lub po przygotowaniu całego maila (czasem tak jest łatwiej). Mała podpowiedź: Aby nagłówek był naprawdę ekscytujący, użyj słów kluczowych, które są prezentowane w treści Twojego tekstu.
Przykład: „Learn How Explorer Launches the World’s Largest Message-in-a-Bottle – Constructed by the winner of Koenigsegg”
Lead. Informacje skoncentrowane tutaj powinny ujawnić trzy punkty: Co? Gdzie? Kiedy? Dąż do prostoty – pisz krótkie zdania i daj dziennikarzom jasny opis tego, o czym jest Twoja informacja prasowa. Redaktorzy zazwyczaj nie mają zbyt wiele czasu, aby zagłębić się w Twój list. Codziennie otrzymują dziesiątki podobnych wiadomości.
Jak wyróżnić swoją wiadomość wśród tłumu? Postaraj się ułatwić życie dziennikarzom. Umieść główną myśl w czołówce, używając dokładnych dat, faktów, miejsc i kontaktów. W ten sposób zwiększasz szanse na to, że Twój email zostanie zauważony i w końcu opublikowany.
Body. To centralna część Twojego maila z informacją prasową, składająca się ze szczegółowego wyjaśnienia informacji przedstawionych powyżej. Dodatkowe akapity wzbogacaj o materiały pomocnicze i istotne szczegóły (np. bezpośrednie cytaty, informacje ogólne, statystyki itp.).
W przypadku, gdy trudno Ci określić unikalne podejście do pisania treści, możesz skorzystać z dowolnego uniwersalnego szablonu wiadomości prasowej, np. takiego, który prezentujemy na końcu artykułu.
Bio firmy. Zwiększ zaufanie dziennikarzy, podając im rzetelne informacje o swojej firmie: nazwę, obszar działania, osiągnięcia, gdzie znajduje się siedziba itp.
Informacje kontaktowe. Pokaż, że jesteś prawdziwą osobą i jesteś godny zaufania. Zamieść swoje zdjęcie (jeśli jest taka możliwość), stanowisko, link do LinkedIn, email i numer telefonu do szybkiego kontaktu.
Teraz czas na przejrzenie całego tekstu. Musisz sprawdzić, czy napisałeś go prostym językiem i czy podałeś wystarczająco dużo informacji (lub za dużo).
Aby to zrobić, upewnij się, że Twój e-mail odpowiada na następujące pytania:
- Co chcesz ogłosić? (kto ma zamiar coś zrobić lub już to zrobił)
- Jakie znaczenie ma wydarzenie?
- Kiedy i gdzie się odbędzie lub już się odbyło?
- Jaki jest format wydarzenia?
- Kto jest zaangażowany? (znani gracze rynkowi, celebryci)
- Jaka jest rola Twojej firmy w tym wydarzeniu? Jeśli nie jest zaangażowana w wydarzenie, a jedynie rozpowszechnia wiadomości, zauważ to.
* Punkty te są istotne dla wiadomości prasowej e-mail, który ogłasza pewne wydarzenia firmowe.
Dostosuj je, jeśli główną ideą wiadomości jest ogłoszenie innego rodzaju wiadomości, takich jak ustanowienie partnerstwa, wprowadzenie produktu lub uzyskanie znaczących osiągnięć i nagród.