Nawet jeśli e-mail jest pochodną pisania listów, które przyszły wraz z erą cyfrową, wiele osób nie było w stanie opanować pisania listów, nie mówiąc już o pisaniu e-maili. To nie jest problem, ponieważ różnica między e-mailem a listem jest jak różnica między automatycznym biegiem samochodu a biegiem ręcznym. Nie musisz uczyć się jak prowadzić samochód używając manualnego systemu biegów przed prowadzeniem samochodu z automatycznym systemem biegów. Jednak zrozumienie manualnego systemu biegów umożliwia łatwe zrozumienie działania automatycznego biegu.
Więc również zrozumienie pisania listów sprawia, że profesjonalny emailing jest bardzo łatwy. Dlatego też, badając jak pisać potwierdzenia odpowiedzi na email, możemy czerpać wskazówki z zasad pisania listów.
Jak zapewne wiesz, główne różnice pomiędzy listami i emailami są następujące:
1. E-maile nie wymagają umieszczania adresów nad treścią e-maila. Możesz przeczytać wskazówki i przykłady dotyczące pisania i odpowiadania na profesjonalne e-maile tutaj.
2. E-maile wymagają bardziej rozbudowanych podpisów w przeciwieństwie do listów. Więcej na temat zamykania wiadomości e-mail można przeczytać tutaj.
3. E-maile są krótsze i prostsze niż listy. Możesz przeczytać wskazówki dotyczące pisania skutecznych, profesjonalnych emaili tutaj.
- Wskazówki i przykłady pisania potwierdzeń odpowiedzi na email
- Wskazówki do pisania odpowiedzi na emaile z potwierdzeniem
- Przykłady odpowiedzi na email z potwierdzeniem
- 1. E-mail potwierdzający zamówienie biznesowe
- 2. Email potwierdzający rejestrację na kurs
- 3. Email potwierdzający podanie o pracę
- 4. Prosta odpowiedź potwierdzająca otrzymanie e-maila
- Podsumowanie
Wskazówki i przykłady pisania potwierdzeń odpowiedzi na email
Zwykle spotykamy się z potrzebą potwierdzania różnego rodzaju emaili w biznesie. Często zdarza się, że profesjonaliści i biznesmeni uważają za konieczne dodanie dalszych informacji do wysyłanych emaili z podziękowaniami. W związku z tym, emaile z potwierdzeniem pełnią obecnie bardzo istotną rolę w komunikacji biznesowej i zawodowej.
Wskazówki do pisania odpowiedzi na emaile z potwierdzeniem
O czym powinieneś pamiętać pisząc emaile z potwierdzeniem:
- Postaraj się wzmocnić porozumienia lub zrewidować warunki porozumienia, jeśli jesteś w punkcie osiągnięcia porozumienia.
- Niezwłocznie powiadom klientów i partnerów, że widziałeś ich e-mail w celu umożliwienia im kontynuowania innych niezbędnych zadań.
- Pozwól klientowi lub partnerowi wiedzieć, czy nastąpi jakakolwiek zmiana w umowie, na przykład jeśli ich zamówienie zostanie opóźnione o kilka dni.
Przykłady odpowiedzi na email z potwierdzeniem
Przykłady odpowiedzi na email z potwierdzeniem poniżej mają służyć jako przewodnik do tworzenia emaili z potwierdzeniem w różnych sytuacjach.
1. E-mail potwierdzający zamówienie biznesowe
Klient złożył zamówienie na Twój produkt, ale potrzebujesz więcej informacji przed wysyłką lub musisz poinstruować klienta, co ma dalej robić.
Droga Pani Kentura,
Dziękuję za zamówienie dwóch pojemników rozcieńczalnika nitrocelulozowego. Pani towary będą gotowe w ciągu siedmiu (7) dni roboczych i zostaną wysłane dokładnie za osiem (8) dni roboczych od teraz.
Przedtem chcielibyśmy wiedzieć, czy chce Pani, abyśmy dołączyli nasze upominki dla Pani klientów, jak również przykładowe produkty z innych jednostek. Możesz wybrać przykładowe produkty, które chcesz otrzymać z katalogu, który wysłaliśmy wcześniej.
Nasz recyklingowany rozcieńczalnik nitrocelulozowy jest wykonany tak, aby oferować najlepsze wyniki przy bardzo niskich kosztach. Jesteśmy pewni, że Państwa klienci będą bardzo zadowoleni z tego produktu.
Jeszcze raz dziękujemy za zamówienie. Z niecierpliwością czekamy na instrukcje dotyczące naszych upominków i innych przykładowych produktów.
Serdecznie,
Ayo Oyedotun
Head of Operations
Maraino Porelli Limited
2. Email potwierdzający rejestrację na kurs
Ktoś zapisał się na Twój kurs. Chcesz podziękować tej osobie za rejestrację i wyjaśnić kilka szczegółów dotyczących kursu.
Drogi Panie Beans,
Dziękujemy za niedawną rejestrację na nasz Podstawowy Kurs Przywództwa 2013. Ten e-mail potwierdza otrzymanie przez nas opłaty rejestracyjnej i formularza z danymi biologicznymi.
Kurs będzie trwał przez trzy (3) tygodnie od poniedziałku do piątku, począwszy od 3 czerwca 2013 r., a miejscem spotkania będzie Katedra Alpha. Każda sesja będzie trwała dwie (2) godziny, i będziemy mieli tylko trzy (3) sesje każdego dnia. Tak więc, od każdego rejestrującego się oczekuje się wznowienia codziennie o 8:00 A.M. przez trzy (3) tygodnie szkolenia. Proszę odwiedzić naszą stronę internetową – http://afrimash.com/- w celu uzyskania dalszych informacji.
Czekamy na Ciebie w Katedrze Alpha. W razie jakichkolwiek pytań proszę o kontakt mailowy.
Pozdrawiam,
Ayo Oyedotun
Heas, Administracja
Anthony Robbins Institute
3. Email potwierdzający podanie o pracę
Najlepsze organizacje zazwyczaj potwierdzają otrzymanie emaila z podaniem o pracę. Ten przykładowy e-mail jest przeznaczony dla menedżerów i osób odpowiedzialnych za zasoby ludzkie, które chcą potwierdzić otrzymanie aplikacji od osób poszukujących pracy.
Droga Pani Sharon,
Dziękuję bardzo za złożenie aplikacji na stanowisko Marketing Officer w Breinswaitte Resources Limited. W ciągu najbliższych kilku dni przeanalizuję Pani aplikację wraz z innymi, które otrzymaliśmy. If you are selected for the next phase of the recruitment process, you will be contacted for an interview session.
We appreciate your interest in our company and wish you the very best in this selection process.
Sincerely,
Ayo A. Oyedotun
Head of Human Resource
Factbook Inc.
Here’s a simpler acknowledgement:
Dear Ms. Sharon,
Thank you for your application for the position of a marketing officer in Breinswaitte Resources Limited (BRL).
We have received a lot of applications for this position and will be short-listing the qualified candidates by September 20. If you have not heard from us by then, please be free to mail me to inquire about the status of your application.
Thank you for your interest in BRL.
Best Wishes,
Ayo Oyedotun
Head, Human Capital Development
Breinswaitte Resources Limited
4. Prosta odpowiedź potwierdzająca otrzymanie e-maila
W bardzo wielu sytuacjach zostaniesz poproszony o potwierdzenie otrzymania e-maila, w którym masz niewiele lub nie masz żadnych informacji do dodania. Zazwyczaj nadawca chce po prostu wiedzieć, że widziałeś email i oczekuje od Ciebie prostego potwierdzenia.
Tego rodzaju emaile mogą kończyć się słowami: „Proszę potwierdzić otrzymanie tej wiadomości”, „Proszę potwierdzić otrzymanie tego emaila” lub „Proszę potwierdzić otrzymanie tego emaila”.
Proste potwierdzenie otrzymania emaila dla osób ubiegających się o pracę:
Drogi Kenturze,
Tu potwierdzam, że otrzymałem tego emaila. Ponownie, chciałbym podziękować za zaoferowanie mi możliwości bycia częścią waszej wysoko cenionej siły roboczej.
Pozdrawiam,
Ayo Oyedotun
Szczegółowe potwierdzenie zamówienia biznesowego
Drogi Panie Frank,
Tutaj chciałbym potwierdzić, że widziałem Pańską wiadomość e-mail. Czekam na otrzymanie mojej przesyłki w przyszłym tygodniu, tak jak Pan obiecał.
Pozdrawiam,
Ayo Oyedotun
Assistant, Business Development
Marygold Inc.
Podsumowanie
Niezależnie od rodzaju wysyłanego emaila z potwierdzeniem, pamiętaj o wszystkich zasadach pisania odpowiedzi na email. Upewnij się, że sprawdziłeś CC i w razie potrzeby poprawiłeś temat emaila przed jego wysłaniem. Sprawdź również zamknięcie emaila i podpis, aby uniknąć niepotrzebnych błędów.