Pojęcia „faktura” i „paragon” są używane zamiennie tak często, że laikom wydaje się, że nie ma między nimi różnicy.
Jednakże, jak powie Ci każdy właściciel firmy lub ktoś, kto ma doświadczenie w księgowości, te dwa pojęcia mogą się znacznie różnić.
Wypróbuj nasze oprogramowanie do fakturowania online za darmo
Przyjmuj płatności online z łatwością
Śledź, kto Ci zapłacił
Zacznij wysyłać faktury
Niektórzy dowiadują się o tym fakcie, gdy zabierają się za rozliczanie swojej firmy. Inni uświadamiają to sobie w nieco bardziej nieprzyjemny sposób, kiedy idą złożyć swoje podatki.
Reszta z nas pozostaje całkowicie niepomna różnic i często odnosi się do faktury jako paragonu i vice versa. Ale to naprawdę nie powinno mieć miejsca, skoro, według badań przeprowadzonych przez Atradius, 10% do 20% opóźnionych płatności wynika z nieprawidłowych informacji na fakturze.
To ogromne ryzyko nie rozumieć różnic i podobieństw.
Więc wiedz, że zarówno faktura, jak i paragon są dokumentami ważnymi dla księgowości. Oba wchodzą w grę, gdy kupujący i sprzedający towary i/lub usługi są zaangażowani w transakcję, która obejmuje wymianę wspomnianych towarów i/lub usług za zapłatą.
Oba są używane do rejestrowania kwot należnych i zapłaconych w odniesieniu do określonych towarów i usług. Oba są dokumentami prawnymi.
Wydaje się, że istnieje wiele podobieństw między tymi dwoma, dlatego zrozumiałe jest, że te dwa są często mylone. Jednak są to dwa zupełnie różne dokumenty, o niemal całkowicie odmiennych celach.
Poznajmy te różnice szczegółowo.
Co to jest faktura?
Faktura jest wezwaniem lub rachunkiem do zapłaty w ramach transakcji. Jest wystawiana przez osobę sprzedającą towary i/lub usługi, czyli sprzedawcę, osobie kupującej te towary lub usługi, czyli klientowi.
Najważniejszą rzeczą, na którą należy zwrócić uwagę w przypadku faktury, jest to, że jest ona dokumentem prawnie egzekwowalnym. Innymi słowy, sprzedawca może wykorzystać fakturę wystawioną za dany towar lub usługę, aby zgodnie z prawem zapewnić sobie zapłatę za ten towar lub usługę.
Faktura to jednak nie tylko wezwanie do zapłaty.
Wykazuje ona również wiele istotnych szczegółów, takich jak nazwy sprzedawcy i klienta, adres, numer telefonu, adres e-mail i numer faksu sprzedawcy, usługi lub towary będące przedmiotem transakcji, ilości, ceny, datę wystawienia faktury, numer faktury i całkowitą kwotę do zapłaty.
Aby uniknąć dalszych nieporozumień, należy zauważyć, że faktura nie jest również zamówieniem zakupu. Zamówienie jest dokumentem wystawionym przez klienta dla sprzedawcy, w którym wyszczególnione są pożądane przedmioty lub usługi, ilości i uzgodnione ceny.
Jako bonus, poniżej znajduje się bardziej szczegółowy przegląd fakturowania, który możesz przeczytać w wolnej chwili.
Co to jest paragon?
Paragon jest potwierdzeniem od sprzedawcy do klienta, że płatność została otrzymana. Jest to dowód dla klienta, że płatność została dokonana.
Działa on również jako dowód własności w przypadku transakcji towarowych. Zawiera on różne informacje, takie jak nazwa sprzedawcy i klienta, cena, podatki, rabaty, sposób płatności, data płatności, numer paragonu, podpis sprzedawcy i całkowita kwota do zapłaty.
Paragon jest również dokumentem prawnym. Na paragonie nie zawsze jest napisane za co i w jakiej ilości dokonano zapłaty. Dlatego tak ważna staje się faktura – aby wyszczególnić przedmiot lub usługę, która była przedmiotem transakcji.
Jednakże, gdy paragon stwierdza te rzeczy, oddzielna faktura staje się zbędna.
Podobieństwa między fakturą a paragonem
- Oba są wystawiane przez sprzedawców.
- Oba są dokumentami prawnymi.
- Oba zawierają informacje o sprzedawcy i kliencie.
- W przypadkach, w których cała płatność jest dokonywana jednorazowo, faktura i paragon zawierają łączną kwotę.
Różnice między fakturą a paragonem
- Podczas gdy faktura zawiera prośbę o dokonanie płatności, paragon jest dowodem na to, że płatność została dokonana.
- Faktura jest wystawiana przed dokonaniem płatności. Paragon jest wydawany po dokonaniu płatności.
- Faktura wymienia całkowitą kwotę, która jest należna lub musi być zapłacona. Paragon natomiast określa ile zostało zapłacone i jaki jest sposób płatności.
- Jeśli sprzedawca wystawia fakturę, a płatność nie została jeszcze dokonana, sprzedawca zaksięguje płatność jako uznanie sprzedaży i obciążenie konta należności.
- Jeśli klient otrzymuje fakturę, ale nie dokonał jeszcze płatności, wpisuje płatność jako uznanie w pozycji Zobowiązania i obciążenie w pozycji Wydatki lub Aktywa.
- Faktura trafia do klienta, który musi dokonać płatności, natomiast paragon może trafić do klienta lub osoby trzeciej jako dowód zapłaty.
- Faktura służy do śledzenia sprzedaży towarów lub usług. Paragon z drugiej strony potwierdza, że płatność została dokonana.
Usługi
Faktury są przede wszystkim używane do żądania płatności od klientów.
Jednakże pomagają one również w dostawie towarów, śledzeniu sprzedanych towarów i usług, szacowaniu przyszłych przychodów, a nawet w obsłudze klienta poprzez oferowanie zniżek przy wcześniejszych płatnościach i przedłużonym terminie płatności.
Pokwitowania są używane jako dowód zakupu lub własności przez klientów. Staje się to szczególnie ważne, gdy klienci chcą zwrócić wadliwe lub uszkodzone przedmioty.
Przykłady
Aby lepiej zilustrować różnice pomiędzy fakturą a paragonem, poniżej znajduje się kilka przykładów wraz z informacjami na temat prawdopodobnych wystawców.
Faktura
Faktura jest zazwyczaj wystawiana przez sprzedawców, sprzedawczynie, kupców lub handlowców. Faktury mogą być wystawiane przez dział księgowości w firmie.
Gabinet lekarski, szpital, mechanik lub warsztat naprawczy mogą również wystawiać faktury dla klientów.
Gdy idziesz do restauracji i zamawiasz jedzenie i napoje, kelner lub kelnerka przynosi Ci fakturę na koniec wieczoru. Faktura ta nazywana jest czekiem.
Paragon
Paragon jest ponownie wystawiany przez sprzedawców, sprzedawczynie, kupców lub handlowców. Tym razem jednak może on trafić do klienta lub osoby trzeciej, aby potwierdzić, że płatność została dokonana.
Paragon można otrzymać z automatu do kart, w którym macha się kartą przy płaceniu za coś kartą debetową lub kredytową.
Niekiedy sama faktura może być opatrzona pieczątką „zapłacono”, jak na przykład w sklepie spożywczym lub supermarkecie, a nawet w restauracji. W takim przypadku, sama faktura staje się paragonem.
Biznesowa strona faktur i paragonów
Ponieważ faktury i paragony pomagają w pełnym i dokładnym śledzeniu wydatków, musisz zacząć postrzegać je jako niezbędne od pierwszego dnia. Są one niezwykle przydatne w przypadku kontroli podatkowej, a także mogą zdziałać cuda w procesie podejmowania decyzji.
Dołóż wszelkich starań, aby zebrać kompletny rejestr wydatków biznesowych w formie paragonów. Możesz być zaskoczony. Obserwowalne historyczne trendy wydatków mogą być wykorzystane do dostosowania przyszłych budżetów i wprowadzenia zmian w planach biznesowych.
Funkcja śledzenia wydatków w InvoiceBerry pomaga łatwo skanować papierowe paragony, aby wszystkie zapisy wydatków biznesowych mogły być bezpiecznie przechowywane. Jest to również bardzo pomocne przy tworzeniu sprawozdań finansowych, rejestrowaniu kosztów uzyskania przychodu i przygotowywaniu deklaracji podatkowych.
Ponieważ wszystkie wydatki biznesowe, które zostały zgłoszone jako odliczenia w deklaracji podatkowej wymagają dokumentacji, dostępne elektroniczne kopie Twoich rachunków sprzedaży i faktur będą mile widziane.