Jakich formularzy zgłoszeniowych potrzebujesz dla swojej praktyki zdrowia behawioralnego?

Czy otwierasz nową praktykę zdrowia behawioralnego, czy też masz ugruntowaną pozycję w branży, śledzenie wszystkich formularzy potrzebnych do prowadzenia praktyki może być przytłaczające. Im więcej wiesz o procesie przyjmowania pacjentów do poradni, tym bardziej możesz przyspieszyć ten proces dla swoich pacjentów. W tym przewodniku omówimy, jak stworzyć efektywny proces przyjmowania pacjentów, jak budować formularze klientów i jak je zabezpieczyć.

Spis treści

• Proces przyjmowania pacjentów w poradnictwie
• Formularze dla klientów w poradnictwie i zdrowiu psychicznym
• Budowanie formularza przyjmowania klientów
• Ubezpieczanie formularza Your Intake Form Secure
• Behavioral and Mental Health Intake Form Management

Intake Process in Counseling

Jaki jest proces przyjmowania klientów w poradnictwie? Wiele razy terapeuta rozmawia ze swoim klientem przez e-mail lub telefon przed sesją. Dzięki tej dyskusji z klientem, prawdopodobnie masz pojęcie o objawach, których doświadcza ten klient. Często, będą one informować o konkretnym powodem lub powodów szukają pomocy.

Podczas pierwszej sesji z klientem, masz okazję dowiedzieć się więcej o ich emocjonalnego niepokoju i walki z ich zdrowia psychicznego. Oto kilka tematów, o które możesz chcieć zapytać i poruszyć podczas pierwszej sesji z klientem:

• Historia leczenia klienta
• Historia terapii klienta
• Cele terapii klienta
• Związki osobiste klienta
• Płatność
• Obawy etyczne
• Związek terapeutyczny

Dodatkowo możesz wyjaśnić klientowi zasady świadomej zgody i pozwolić mu wypełnić formularze wstępne, jeśli jeszcze tego nie zrobił. Jeśli Twój klient wypełnił już te formularze, możesz chcieć powtórzyć informacje, które podał.

W trakcie sesji wstępnej wiele się dzieje, co oznacza, że sesje te są zazwyczaj dłuższe niż standardowe. W związku z tym możesz chcieć wygospodarować na nie więcej czasu niż na inne sesje terapeutyczne.

Pierwsza sesja terapeutyczna zwykle sprawia, że zarówno klient, jak i terapeuta są nieco zdenerwowani. Relacja klient-terapeuta może być delikatna, a Ty, jako terapeuta, wykonujesz ważną pracę – uczucie zdenerwowania jest uzasadnione. Dlatego tak pomocne jest ustalenie skutecznego procesu przyjmowania klientów.

Przed sesją wstępną

Oto kilka kroków, które należy podjąć przed sesją wstępną:

• Przygotuj dokumenty: Przygotuj niezbędne dokumenty do wypełnienia i podpisania przez klienta, takie jak świadoma zgoda, udostępnienie informacji lub polityka mediów społecznościowych. Określ, czy chcesz, aby potencjalni klienci wypełnili formularze przed lub po pierwszym spotkaniu.
• Zanotuj ważne pytania dla klienta: Niektórzy klienci nie są pewni, jak zacząć mówić o sobie lub swojej sytuacji na sesji terapeutycznej i mogą potrzebować podpowiedzi w postaci pytań. Zanotuj wcześniej pytania, które mogą poprowadzić sesję w razie potrzeby.
• Zapoznaj się z tłem klienta: Przejrzyj informacje, które zostały Ci przekazane na temat klienta, albo od samego klienta, albo od innego terapeuty lub lekarza, abyś miał lepsze wyobrażenie o tym, czego się spodziewać i mógł zadawać odpowiednie pytania.

Podczas sesji wstępnej

Gdy pacjent przybywa na sesję wstępną, należy podjąć pewne kroki, takie jak:

• Przywitaj go serdecznie: Chcesz wykazać empatię i współczucie dla klienta już na początku, a to zaczyna się od ciepłego powitania.
• Przeglądaj formularze i zasady: Po przybyciu klienta należy zapoznać się z formularzami i procedurami oraz wyjaśnić mu, dlaczego są to niezbędne kroki w procesie poprzedzającym rozpoczęcie terapii. Zapytaj, czy potrzebują wyjaśnień na temat jakichkolwiek formularzy lub czy potrzebują dodatkowych informacji.
• Przegląd polityki płatności: Zapoznaj klienta z zasadami płatności, aby wiedział, czy płatność dokonywana jest na początku czy na końcu sesji.
• Poinformuj klienta o swoim procesie: Podejście do terapii może się różnić w zależności od terapeuty, więc powinieneś zapewnić klientowi krótki przegląd swojego procesu.
• Aktywne słuchanie i zadawanie pytań: Odwróć się w stronę klienta, aby pokazać, że jesteś z nim zaangażowany, aby dać mu znać, że ma Twoją pełną uwagę.
• Zapytaj o jego cele terapii: Jaki jest cel końcowy terapii tego klienta? Co chce z niej wynieść? Ustalenie celów upewnia klienta, że będziesz z nim w jego podróży do pozytywnej zmiany.

Po sesji wstępnej

Po sesji wstępnej, będziesz chciał rozważyć, czy możesz pracować z tym klientem i czy chcesz dać mu zadanie domowe. Jeśli postawiłeś klientowi diagnozę, możesz również zasugerować mu lekturę materiałów zewnętrznych, aby mógł lepiej zrozumieć swój stan.

Formularze dla klienta dotyczące poradnictwa i zdrowia psychicznego

Istnieje kilka formularzy dotyczących poradnictwa i przyjmowania pacjentów, które klienci muszą wypełnić, w tym:

• Formularz przyjęcia: W formularzu przyjęcia, pacjent powinien podać swoje imię i nazwisko, płeć, datę urodzenia, adres, informacje kontaktowe i informacje o firmie ubezpieczeniowej. Możesz również chcieć, aby zawierać miejsca dla obecnych leków, osobistej i rodzinnej historii zdrowia psychicznego, powodów poszukiwania terapii i celów dla poradnictwa.
• Formularz świadomej zgody: Ta forma chroni pacjenta i ustanawia, że mają prawo do zadawania pytań i otrzymywania informacji na temat ich opieki i leczenia. Formularz ten wymaga ich nazwiska, daty urodzenia, podpisu i daty.
• Formularz upoważnienia do udostępnienia dokumentacji: Podpisując ten formularz, pacjent daje swojemu dostawcy pozwolenie na wydanie lub otrzymanie informacji psychicznych o nich od drugiej strony – jest to dobrowolnie podpisany formularz, który może zostać odwołany.

Przed rozpoczęciem pracy z potencjalnym klientem, powinien on otrzymać te formularze przyjęcia pacjenta z prywatnej praktyki, aby chronić zarówno Ciebie, jak i klienta.

Budując formularz przyjęcia klienta

Czy terapeuta zdrowia behawioralnego powinien opracować swój własny formularz przyjęcia klienta? Czy może bardziej przydatny jest szablon?

Mimo, że możesz chcieć stworzyć formularz przyjęcia klienta od podstaw, możesz lepiej skorzystać z szablonu lub usługi, która dostarczy Ci formularz. W ten sposób będziesz mieć pewność, że nie zapomniałeś zawrzeć żadnych istotnych informacji i zaoszczędzisz sobie trochę czasu. Zawsze możesz później dostosować szablon do swoich specyficznych potrzeb.

Jeśli chcesz wyeliminować potrzebę stosowania papieru, możesz skorzystać z wygodnego portalu dla pacjentów ICANotes, który umożliwia pacjentom wypełnianie formularzy online – dzięki temu proces jest prosty i wygodniejszy zarówno dla Ciebie, jak i dla klienta.

Ubezpieczanie formularzy rekrutacyjnych

Gdy pacjent wypełnia formularz rekrutacyjny, dostarcza znaczną ilość danych osobowych, które muszą być chronione. Aby zapewnić prywatność swoim pacjentom, musisz podjąć pewne kroki w celu zabezpieczenia ich danych – aby to zrobić, możesz:

• Przygotować formularze w formie elektronicznej: Ponieważ wypełnienie papierowych formularzy zajmuje więcej czasu, można je zostawić na biurku lub w niezabezpieczonych papierowych teczkach. W związku z tym, formularze papierowe są bardziej narażone na zagrożenia bezpieczeństwa. Korzystanie z formularzy elektronicznych oznacza, że formularz jest mniej podatny na niepowołane osoby.
• Włącz podpisy elektroniczne: Podpisy elektroniczne eliminują potrzebę drukowania, faksowania lub skanowania formularzy, dzięki czemu formularze są mniej podatne na zagrożenia bezpieczeństwa.
• Ustalenie polityki haseł: Gdy masz już elektroniczne formularze, będziesz musiał chronić je hasłami. Polityka haseł musi być jasno określona i egzekwowana.
• Natychmiastowa aktualizacja oprogramowania: Aktualizacja oprogramowania w razie potrzeby jest kluczowa dla zapewnienia bezpieczeństwa informacji.

Zarządzanie formularzami przyjęć pacjentów z zaburzeniami psychicznymi

Potrzebujesz pomocy z formularzami przyjęć i innymi dokumentami dotyczącymi zdrowia psychicznego? ICANotes może Ci pomóc. Dzięki ICANotes możesz zarządzać dokumentami w łatwy sposób, aby uzyskać dostęp do skonsolidowanej dokumentacji pacjenta, zmniejszyć wymagania dotyczące przestrzeni dyskowej i uniknąć utraty lub niewłaściwego umieszczenia ważnych dokumentów i zapisów.

Sprawdź nasze demo na żywo lub rozpocznij darmową wersję próbną już dziś.

Watch a Live Demo

Start a Free Trial

Understanding the Different Types of Mental Health Assessments and Screening Tools for Behavioral Health Clinicians

What Are the Most Important Practice Management Features for Behavioral and Mental Health Clinicians?

What You Need to Know About EHRs and Patient Privacy

Features to Look for in a Mental Health EHR Software

The Benefits of a Paperless Therapy Practice