Mobilne aplikacje eventowe i konferencyjne: The 2020 Guide

Mobilne aplikacje eventowe i konferencyjne stały się obecnie filarem doświadczenia związanego z organizacją wydarzeń. W tym przewodniku przeanalizujemy najlepsze praktyki w zakresie aplikacji eventowych na rok 2020 i kolejne lata.

Aplikacja eventowa pozwala uczestnikom na efektywniejsze nawiązywanie kontaktów, informuje wszystkich o najnowszych wydarzeniach, a co najważniejsze, zapewnia bogaty zbiór danych, z których organizatorzy mogą czerpać wiedzę. Biorąc pod uwagę wszechstronność aplikacji eventowej, nic dziwnego, że 91% organizatorów wydarzeń stwierdziło, że zastosowanie aplikacji konferencyjnej przyniosło pozytywny ROI wydarzenia.

Mimo, że jest jasne, że mobilne aplikacje eventowe są powszechne w branży eventowej, ciągłe ulepszenia technologiczne i zmieniający się krajobraz aplikacji mobilnych w ogóle wymagają od organizatorów bycia na bieżąco z najnowszymi wiadomościami i najlepszymi praktykami.

Ten przewodnik obejmuje całe spektrum tego, co organizatorzy muszą wiedzieć o aplikacji eventowej. Readers will learn the full range of event app capabilities and how they can best leverage them to achieve event success. To help you keep track of mobile events and conferences apps, we’ve put together this step by step guide:

1. What is an Event App
2. What is a Networking App
3. Determine if you need an Event App or Networking App
4. App Store Guidelines for White Label Apps
5. White Label App vs Branded Universal Event App
6. How a Mobile Conference App Enhances the Event Experience
7. How to Increase Event App Adoption
8. How to Leverage Event App Data
9. Event App Data Security and Privacy

What is an Event App?

An event app (otherwise known as a conference app) is a mobile application dedicated to enhancing the experience of attendees at a live event. Podczas gdy różne aplikacje eventowe oferują różne funkcje, wspólne cechy to cyfrowa agenda wydarzenia, wiadomości jeden do jednego, profile uczestników do badań sieciowych, profile prelegentów, strony sponsorów i integracje z mediami społecznościowymi.

Co to jest aplikacja networkingowa?

Aplikacja networkingowa różni się nieco od aplikacji mobilnych na wydarzenia i konferencje, ponieważ skupia się wyłącznie na networkingu. Chociaż takie aplikacje służą bardzo ważnemu celowi, większość aplikacji konferencyjnych oferuje dziś platformę networkingową jako dodatek do innych funkcjonalności. Zrozumienie aplikacji eventowej jako całościowego rozwiązania pozwoli Ci w pełni wykorzystać jej możliwości.

Determine if you need an Event App for your Next Event

Jak już rozumiesz różnicę między aplikacją eventową a networkingową, ważne jest, aby wybrać odpowiednie doświadczenie mobilne dla Twojego wydarzenia. Aplikacja networkingowa to świetny dodatek, który ułatwia nawiązywanie kontaktów między uczestnikami podczas wydarzenia. Aplikacja eventowo-konferencyjna oferuje bardziej całościowe doświadczenie, z dodatkowymi funkcjami, takimi jak cyfrowy porządek dnia, profile i komunikatory. Aby określić, czy aplikacja eventowa jest dla Ciebie odpowiednia, zapoznaj się z naszą listą kontrolną.

Event App Checklist:

• Wielkość uczestników przekracza 100
• Twój typ wydarzenia to konferencja użytkowników, szczyt, roadshow, lub flagowym wydarzeniem
• Uczestnicy mają możliwość połączenia się przed wydarzeniem
• Regenda wydarzenia obejmuje wiele sesji i ścieżek
• Wydarzenie jest jedno- lub wielodniowe
• Powiadomienia w czasie rzeczywistym podczas wydarzenia są ważne
• Masz wystarczająco dużo czasu na promocję swojej aplikacji przed wydarzeniem

Jeśli zaznaczyłeś więcej niż kilka punktów na tej liście, to może być czas, aby przejrzeć opcje aplikacji na wydarzenia i konferencje z rozwiązaniem do zarządzania wydarzeniami.

„Nasza aplikacja mobilna to latarnia morska, z której ludzie korzystają, gdy są na miejscu. Byli w stanie wybrać sesje, którymi byli zainteresowani, dowiedzieć się o bieżącym przepływie, i rzeczach, i obszarach, które były otwarte podczas programu.”

– Karen Merritt, LinkedIn

Wytyczne dla sklepów z aplikacjami White Label

W branży aplikacji, Apple i Android są gatekeeperami. Zasady, które ci dostawcy mobilnych systemów operacyjnych ustanawiają dla swoich sklepów z aplikacjami mobilnymi mogą skończyć się przekierowaniem branży – tak jak to miało miejsce ostatnio w przypadku Apple.

Na konferencji Worldwide Developers Conference 2017, Apple ogłosiło zestaw obszernych zmian wytycznych. Podczas konferencji, Apple ogłosiło, że zaostrzają swój proces przeglądu aplikacji poprzez odrzucanie aplikacji, które zostały stworzone poprzez formularz szablonu. Najważniejsze zdanie w wytycznej brzmi następująco:

Guideline 4.2.6: „Apps created from a commercialized template or app generation service will be rejected.”

Naturalnie zaalarmowało to wiele różnych branż, które wykorzystywały szablonowe aplikacje jako podstawową część swojego modelu biznesowego. Wytyczna szczególnie dotknęła branżę eventową, ponieważ wiele firm zajmujących się technologią eventową wykorzystuje szablony do tworzenia aplikacji eventowych na skalę dla swoich klientów.

Wiele osób obawiało się, że nowe wytyczne doprowadzą do upadku procesu tworzenia aplikacji eventowych typu white label. W rezultacie wielu dostawców aplikacji starało się dowiedzieć, w jakim stopniu Apple będzie egzekwować nowe zasady anty-szablonowe.

Przez jakiś czas wydawało się, że aplikacje uniwersalne (które omówimy później) były jedynym bezpiecznym rozwiązaniem. W grudniu 2017 roku Apple opublikowało zaktualizowaną wersję wytycznej 4.2.6. Pełna sekcja brzmiała następująco:

„Aplikacje stworzone na podstawie skomercjalizowanego szablonu lub usługi generowania aplikacji będą odrzucane, chyba że zostaną przesłane bezpośrednio przez dostawcę treści aplikacji. Usługi te nie powinny zgłaszać aplikacji w imieniu swoich klientów i powinny oferować narzędzia, które pozwalają ich klientom tworzyć niestandardowe, innowacyjne aplikacje, które zapewniają unikalne doświadczenia klientów. Inną akceptowalną opcją dla dostawców szablonów jest stworzenie jednej aplikacji binarnej, która będzie zawierała wszystkie treści klienta w modelu zagregowanym lub 'picker’, na przykład jako aplikacja do wyszukiwania restauracji z oddzielnymi dostosowanymi wpisami lub stronami dla każdej restauracji klienta, lub jako aplikacja do obsługi wydarzeń z oddzielnymi wpisami dla każdego wydarzenia klienta.”

Gdy początkowe wytyczne nie były wystarczająco szczegółowe, nowa wersja daje jaśniejszy obraz tego, w jakim stopniu aplikacje oparte na szablonach będą akceptowane.

Given zaktualizowanej wersji, wydaje się, że białe aplikacje etykiety nie są poza tabelą tak długo, jak klienci złożyć aplikację za pośrednictwem własnego Apple Developer Account. Więc można założyć, że App Store nie będzie zbyt surowy na szablonowych aplikacji zdarzeń – tak długo, jak są one unikalne i oryginalne do pewnego stopnia.

White Label Event App vs Branded Universal Event App

Jako organizator wydarzenia, ważne jest, aby znać różnice między nimi, aby pomóc w podjęciu decyzji o wyborze odpowiedniego rozwiązania aplikacji konferencyjnej. Różnice pomiędzy tymi dwoma typami aplikacji można podsumować w następujący sposób.

Templated White Label Apps

W przypadku szablonowych aplikacji white label, klienci otrzymują wspaniałe doświadczenie marki i dostęp do wielu modułów, ale kosztem unikalności zarówno w wyglądzie, jak i funkcjonalności. Zgodnie z poprawionymi wytycznymi Apple, aplikacja zostanie zaakceptowana tylko wtedy, gdy zostanie złożona za pośrednictwem konta Apple Developer Account klienta.

Wynika z tego, że firmy tworzące aplikacje eventowe muszą oddać szablony, moduły i ramy, za pomocą których klient będzie projektował aplikację na własną rękę. Wielu dostawców oprogramowania eventowego, w tym Bizzabo, oferuje obecnie opcje aplikacji typu white label, które są zgodne z wytycznymi App Store.

Branded Universal Apps

Znowelizowane wytyczne Apple jasno określają, że akceptowalną formą aplikacji szablonowych są modele zbiorcze lub „picker”, w których wiele różnych profili istnieje w tej samej aplikacji kontenerowej. Jest to inaczej znane jako brandowana aplikacja uniwersalna.

Podobnie jak uniwersalny pilot może być odpowiedzialny za domowy system rozrywki, aplikacja uniwersalna ma na celu być Twoim „one-stop-shop” dla wydarzeń. Klienci pobierają aplikację uniwersalną, która następnie zawiera ich konkretne wydarzenie lub cykl wydarzeń.

To właśnie w aplikacji kontenerowej klienci mogą tworzyć i wyświetlać swoją unikalną, markową aplikację eventową bez konieczności tworzenia jej na własną rękę. Uniwersalna aplikacja marki dobrze przestrzega wytycznych Apple, ponieważ unika przepełnienia sklepu z aplikacjami szablonowymi, a jednocześnie daje klientom swobodę w prezentowaniu ich unikalnej marki wydarzenia.

Aby lepiej zrozumieć to rozwiązanie, poniżej prezentujemy nową markową aplikację Bizzabo do obsługi wydarzeń:

Jak mobilna aplikacja konferencyjna zwiększa atrakcyjność wydarzenia

Wartość aplikacji do obsługi wydarzeń polega na przeniesieniu całego doświadczenia związanego z wydarzeniem na urządzenie uczestnika. Dzięki temu uczestnicy mogą dowiedzieć się, jakie sesje i prelegenci mają się odbyć, jacy sponsorzy się wystawiają oraz z kim mogą się spotkać, aby nawiązać profesjonalne kontakty.

Podczas gdy zaangażowanie urządzeń mobilnych rośnie z roku na rok, nie zawsze łatwo jest zrozumieć wpływ aplikacji na ogólną strategię wydarzenia. Dlatego Bizzabo przeprowadziło ankietę wśród kilku klientów korzystających z Ultra Branded App. Wyniki były zaskakujące:

• 50% wzrost mobilnej akceptacji wśród uczestników
• 51% wzrost widoczności sponsorów i partnerów
• 42% wzrost zaangażowania publiczności
• 84% wzrost zaangażowania społeczności

Organizatorzy wydarzeń, wśród których przeprowadzono ankietę Bizzabo, zaobserwowali radykalny wzrost zaangażowania uczestników dzięki dodaniu aplikacji eventowej.

Chcesz dowiedzieć się, co wyróżnia aplikacje eventowe? Przyjrzyjmy się unikalnym korzyściom płynącym z wykorzystania aplikacji eventowych i konferencyjnych.

Networking

Połączenie się z innymi profesjonalistami jest jednym z głównych powodów, dla których powstała aplikacja eventowa. Aplikacja eventowa nie tylko ułatwia spotkanie z innymi, ale pomaga uczestnikom zidentyfikować innych uczestników, z którymi można się spotkać i nawiązać kontakty. Przyjemne wizualnie profile i intuicyjny system przesyłania wiadomości to kluczowe składniki silnego rozwiązania networkingowego w aplikacji eventowej.

Profile w markowej aplikacji Bizzabo do obsługi wydarzeń

Doświadczenia związane z marką

Dostarczenie uczestnikom bezproblemowych doświadczeń związanych z marką jest kluczem do udanego wydarzenia. Poszukaj aplikacji, które pozwalają na pełną kontrolę nad kolorami, obrazami, logotypami i komunikatami, aby dostarczyć w pełni markowe doświadczenie, które łączy energię wydarzenia na żywo z urządzeniem każdego uczestnika.

Plebiscyt i ankiety

Jednym z najcenniejszych aspektów aplikacji eventowej są dane, które można zebrać od uczestników. Najprostszą metodą zbierania tych danych byłoby inicjowanie ankiet i sondaży wśród uczestników w czasie rzeczywistym. Można to zrobić podczas warsztatów, przed wydarzeniem, a nawet po jego zakończeniu. Aplikacja eventowa umożliwia natychmiastowe zadawanie pytań uczestnikom i otrzymywanie odpowiedzi, które pomogą kształtować przyszłą strategię wydarzenia.

Spersonalizowana agenda

Przy tak wielu różnych sesjach i warsztatach odbywających się na konferencji, uczestnikom może być trudno śledzić to wszystko. Aplikacja eventowa rozwiązuje ten problem, dając uczestnikom możliwość budowania własnej agendy wydarzenia poprzez proste dodawanie sesji, w których chcą uczestniczyć do swoich osobistych harmonogramów.

Możliwości sponsorskie

Nowoczesne aplikacje eventowe mogą również pomóc organizatorom w zabezpieczeniu sponsoringu wydarzenia, zapewniając sponsorom doskonałą okazję do zaprezentowania swojej marki i usług uczestnikom. Można to zrobić poprzez indywidualne strony sponsorów, specjalne oferty, które są wysyłane poprzez powiadomienia push, lub sponsorowane ankiety i sondaże.

Jak zwiększyć adopcję aplikacji eventowej

Korzyści z aplikacji eventowej nie mogą być zrealizowane, jeśli aplikacja nie jest szeroko pobierana i aktywnie wykorzystywana przez uczestników. Poniższe wskazówki pomogą zwiększyć współczynnik akceptacji aplikacji.

Wyartykułuj wartość dodaną

Przed zaplanowaniem konkretnych kampanii związanych z przyjęciem aplikacji, poświęć czas na właściwe sformułowanie komunikatu.

Tak, chcesz, aby jak najwięcej uczestników pobrało aplikację, ale dlaczego mieliby to zrobić? Jaka jest konkretna wartość dodana, którą otrzymają poprzez zaangażowanie się w aplikację?

Jasne pozycjonowanie wartości tego, dlaczego i w jaki sposób aplikacja podniesie poziom doświadczenia uczestnika wydarzenia w Twojej komunikacji jest niezbędne nie tylko do przekonania ich do pobrania aplikacji, ale co ważniejsze, do zdobycia ich zaufania i zachęcenia innych uczestników do pobrania aplikacji, jak również. Siła rekomendacji może naprawdę pomóc w przyjęciu aplikacji na wydarzenie.

Zmień uczestników w zwolenników

Jak już zajmiemy się komunikacją, nadszedł czas, aby stworzyć konkretne sposoby dla uczestników, aby łatwo orędować w imieniu aplikacji, a tym samym ułatwić przyjęcie aplikacji na wydarzenie.

Ułatw uczestnikom promowanie wydarzenia i aplikacji poprzez udostępnienie łatwych w użyciu przycisków udostępniania z pre-populowanym tekstem. Uczestnicy mogą wtedy poinformować swoich znajomych, że dołączyli do społeczności networkingowej wydarzenia i że ich koledzy też powinni. Pamiętaj, że Twoi prelegenci mają możliwość wzmocnienia Twojego przekazu, ponieważ zazwyczaj mają silne bazy zwolenników.

Stwórz dedykowaną kampanię emailową

Email będzie jednym z głównych punktów komunikacji z uczestnikami. Wyślij serię e-maili do każdego zarejestrowanego uczestnika z wyraźnym wezwaniem do działania, aby pobrać aplikację na wydarzenie.

Możesz odpowiednio rozłożyć w czasie wysyłanie maili, aby nie przytłoczyć swoich uczestników. Poinformuj uczestników, dlaczego i w jaki sposób aplikacja konferencyjna zwiększy ich doświadczenie podczas wydarzenia.

Pamiętaj również, aby zachować jasny i zwięzły przekaz w tych e-mailach. Jeśli zasypiesz swoich uczestników mnóstwem linków i informacji, wezwanie do działania, aby pobrać aplikację, zostanie utracone.

Opracuj strategię social media

Aby upewnić się, że wszyscy uczestnicy wydarzenia są świadomi Twojej społeczności networkingowej, rozważ uruchomienie kampanii w mediach społecznościowych. Zachęć uczestników do pobrania aplikacji, oferując nagrodę dla pierwszych 100 członków społeczności. Rozważ również stworzenie linku do pobrania aplikacji, aby ludzie mogli szybko ją pobrać.

Pokazanie aplikacji konferencyjnej na platformach mediów społecznościowych jest dobrym sposobem na pokazanie potencjalnym uczestnikom wydarzenia wartości dodanej, którą zyskają, jeśli zdecydują się wziąć w nim udział. Poprzez publiczne promowanie mobilnej aplikacji konferencyjnej, pozycjonujesz swoją markę jako tę, która korzysta z rozwiązań technologicznych, które zwiększają doświadczenie.

Jak wykorzystać dane z aplikacji eventowej

Jako organizator wydarzenia, najbardziej wartościowym aspektem wdrażania aplikacji eventowej są zebrane dane. Ponieważ uczestnicy korzystają z aplikacji konferencyjnej w wielu różnych funkcjach, każdy fragment informacji może być poskładany razem, aby pomóc organizatorowi lepiej zrozumieć wpływ ich wydarzenia. Dane takie jak najpopularniejsze sesje, czas wyświetlania wysłanych wiadomości czy profile z największą liczbą wyświetleń to kluczowe punkty, które pozwalają uzyskać szerszy obraz sytuacji.

Źródło: Bizzabo

Uzyskanie bogatych danych o wydarzeniu i wyciągnięcie dających się wykorzystać spostrzeżeń jest możliwe, gdy wiele zbiorów danych jest zintegrowanych z aplikacją konferencyjną. Integracja jest niezbędna przy wykorzystywaniu danych, ponieważ daje różnym platformom możliwość komunikowania się ze sobą.

Jest to szczególnie istotne w przypadku aplikacji eventowych, ponieważ zachowanie uczestników w aplikacji może być bezpośrednio powiązane z ich informacjami w CRM lub systemie marketing automation. Im więcej punktów danych, które można połączyć z tym samym kontaktem, tym lepsze pojęcie o tym, jak wydarzenie wpłynęło na tego konkretnego uczestnika.

Aby uzyskać więcej informacji na temat integracji danych o wydarzeniach, kliknij na poniższy obrazek, aby uzyskać dostęp do naszego darmowego ebooka na temat integracji danych o wydarzeniach.

Bezpieczeństwo i ochrona danych aplikacji eventowych

Jak już wspomniano, aplikacja eventowa może być kopalnią danych o zachowaniach i preferencjach uczestników. Dane te mogą z kolei wpływać na przyszłe decyzje i strategię wydarzenia. Jednak – parafrazując Wujka Bena ze Spidermana – z wielkimi danymi wiąże się wielka odpowiedzialność.

Organizatorzy muszą dołożyć wszelkich starań, aby upewnić się, że gromadzone przez nich dane są bezpieczne i dostępne na żądanie użytkowników.

Wraz z wprowadzeniem Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych w UE, bezpieczeństwo i prywatność danych stały się ważniejsze niż kiedykolwiek. To nowe unijne rozporządzenie o ochronie danych pomaga zapewnić, że organizacje obchodzą się z danymi osobowymi w bezpieczny i przejrzysty sposób. GDPR ma zastosowanie nie tylko do firm, które działają poza UE, ale także do firm, które sprzedają, zatrudniają lub współpracują z obywatelami UE i jej organizacjami. Aby uzyskać więcej informacji na temat GDPR, odwiedź oficjalną stronę internetową GDPR.

Aby lepiej zapoznać się z metodami ochrony danych, oto kilka najlepszych praktyk dotyczących bezpieczeństwa i przejrzystości danych dotyczących wydarzeń. (Należy pamiętać, że ten blog nie powinien być traktowany jako porada prawna. Aby uzyskać odpowiednie wskazówki prawne, należy skontaktować się ze swoim zespołem prawnym.)

Opt-in Process

Jako użytkownicy aplikacji eventowych, uczestnicy powinni być w pełni świadomi danych, które udostępniają. Powinny również istnieć procesy, które pozwolą im aktywnie decydować o udostępnieniu swoich danych. Niektóre platformy są zaprojektowane tak, że zbieranie danych jest domyślne i że użytkownicy muszą aktywnie zrezygnować, jeśli nie chcą, aby ich dane były pobierane. Skutkuje to złym doświadczeniem użytkownika, ponieważ proces ten jest mniej przejrzysty niż powinien być.

Upewnij się, że zbieranie danych w Twojej aplikacji eventowej zawiera proces opt-in, który wymaga aktywnego zaangażowania ze strony uczestnika. W ten sposób zarówno organizator, jak i uczestnik są w pełni transparentni od samego początku.

Niezrozumiały język

Jeśli chodzi o retorykę prawną, bardzo łatwo jest się pogubić w żargonie lub po prostu wyłączyć zagmatwany i skomplikowany język.

Aby uniknąć takich odczuć wśród uczestników i innych interesariuszy wydarzenia, należy poświęcić czas na przedstawienie podstawowej polityki dotyczącej danych w sposób zrozumiały dla przeciętnego człowieka. Będzie to docenione przez uczestników i pomoże ustalić markę wydarzenia jako taką, która stawia doświadczenie użytkowników jako wysoki priorytet.

Wyślij szczegółowy email podsumowujący Twoją politykę

Według The Event Success Formula, email jest jednym z najbardziej efektywnych sposobów komunikacji marketerów z ich odbiorcami. Uczestnicy docenią, jeśli stworzysz osobny e-mail, który podsumuje, w prostych słowach, twoje dane i politykę prywatności, ponieważ mogą następnie odnieść się do tego e-maila przy różnych okazjach.

Dokładne wyjaśnienie szczegółów polityki i tego, w jaki sposób dotknie ona uczestników, to świetny sposób na zbudowanie zaufania do odbiorców i danie im do zrozumienia, że masz ich najlepszy interes na sercu.

Podsumowanie: Twoja mobilna aplikacja eventowa

Nowoczesne aplikacje eventowe i konferencyjne są w stanie zapewnić uczestnikom intuicyjną, bezproblemową i wygodną obsługę cyfrową, która idzie w parze z doświadczeniem na żywo. Aby przygotować swoje wydarzenie na urządzenia mobilne, oto główne rzeczy, o których należy pamiętać:

• Określ, czy Event App lub Networking App jest odpowiednim rozwiązaniem dla Twojego wydarzenia.
• Rozważ użycie White Label App lub Branded App Experience dla Twojej Event App.
• Zrozumienie, w jaki sposób Event App zwiększa doświadczenie uczestników i sponsorów.
• Zwiększenie adopcji aplikacji eventowych poprzez przekształcenie uczestników w zwolenników aplikacji.
• Wykorzystanie danych z aplikacji eventowych w sposób zgodny z przepisami dotyczącymi ochrony danych i prywatności konsumentów.

W 2020 roku i w kolejnych latach możemy spodziewać się dalszego postępu w zakresie brandingu, personalizacji i spostrzeżeń opartych na danych.

Dowiedz się, jak aplikacja eventowa może pasować do Twojej ogólnej strategii eventowej w przewodniku Event Stack.

Editor’s Note: This post was originally published on December 18, 2019 and has since been updated.