Oceny ryzyka były historycznie obciążone subiektywizmem, co oznacza, że nie można polegać na nich, że spełnią swój cel. Subiektywność uniemożliwia wykorzystanie ocen we wszystkich obszarach biznesowych i sprawia, że weryfikacja w ramach audytu lub przeglądu zgodności jest niemożliwa.
Wspólne standardy i założenia sprawiają, że informacje zebrane w całej organizacji są obiektywne, wymierne i porównywalne, co umożliwia lepszą analizę, rozwiązywanie problemów i eskalację problemów w razie potrzeby.
Pobierz nasz darmowy szablon oceny ryzyka wraz z najlepszymi praktykami, aby zacząć już dziś.
Darmowy szablon oceny ryzyka: Przegląd
Nasz podstawowy szablon oceny ryzyka został zaprojektowany, aby pomóc Ci podjąć pierwsze kroki w standaryzacji procesów. Pomoże Ci określić, jakie dane należy zebrać z obszarów biznesowych, zdefiniować kluczowe terminy i nakreślić sugerowane wybory odpowiedzi.
Ponadto automatycznie generuje mapy cieplne ryzyka w oparciu o Twoje dane i zawiera instrukcje użytkowania krok po kroku.
Dzięki wykorzystaniu naszego darmowego szablonu oceny ryzyka będziesz w stanie lepiej zarządzać ryzykiem w swojej organizacji.
Dlaczego warto oceniać ryzyko
Ocena ryzyka jest kluczowym elementem każdego udanego programu zarządzania ryzykiem. Bez względu na to, jak podstawowe lub złożone są ramy, znormalizowane wyniki oceny służą jako fundament, na którym budowane są pozostałe obowiązki związane z zarządzaniem ryzykiem, działania łagodzące oraz kontrole monitorujące.
Jak nasz szablon oceny ryzyka może przynieść Ci korzyści
Skuteczna ocena ryzyka w przedsiębiorstwie może być potężnym narzędziem do podejmowania strategicznych decyzji na wyższym szczeblu, łącząc działania biznesowe z celami i identyfikując ryzyka, które mogą zagrozić realizacji tych strategicznych celów. Kiedy oceny ryzyka są przeprowadzane w oparciu o te same standardy i założenia, mogą być porównywane i wykorzystywane międzyfunkcyjnie w celu bardziej dokładnego i skutecznego zarządzania ryzykiem.
Przeprowadzenie oceny ryzyka: Krok po kroku
Poniżej przedstawiamy krok po kroku co jest potrzebne do przeprowadzenia oceny ryzyka zarówno w darmowym szablonie oceny ryzyka jak i w LogicManager.
Jednolita skala numeryczna – punktacja LogicManager jest oparta na skali od 1 do 10, gdzie 10 ma najbardziej niekorzystne konsekwencje dla organizacji, i jest podzielona na 5 przedziałów, aby zapewnić wysoki i niski poziom każdego przedziału. (1-2, 3-4, 5-6, itd.). Użycie skali 10 ułatwia matematykę, a posiadanie tylko 5 przedziałów daje osobom przeprowadzającym ocenę elastyczność w wyborze wysokiego lub niskiego poziomu z tych 5 przedziałów.
Obiektywne kryteria oceny – Często zdarza się, że dla jednej osoby 9 to 7 dla innej. Szablon analizy ryzyka LogicManagera zapewnia jasną definicję, czym jest każdy z 5 przedziałów w jednoznaczny sposób. Istnieje wiele sposobów wyrażania dotkliwości, zarówno jakościowo jak i ilościowo, np. finansowe, prawne, strategiczne, itp. Każdemu kryterium jakościowemu można nadać punktację, aby stało się ilościowe i porównywalne w całym przedsiębiorstwie. Wszystkie standardy mogą być porównywane, włączając w to prawo, regulacje oraz polityki i procedury korporacyjne, z aktualnymi praktykami.
Skalibrowane kryteria oceny – W LogicManager używane są różne kryteria oceny ryzyka, wszystkie w skali 1-10 i skalibrowane, co oznacza, że opis 7, nawet jeśli różnie opisany w różnych kryteriach oceny, ma to samo znaczenie wagi. Pozwala to na agregację ocen ryzyka w celu uzyskania holistycznego spojrzenia na ryzyko.
Uniwersalne elementy biznesowe – Oceny ryzyka w LogicManager są podzielone na podstawowe elementy takie jak procesy biznesowe i zasoby, które są ustandaryzowane pomiędzy silosami biznesowymi lub jednostkami biznesowymi. Przez zasoby rozumiemy ludzi i dostawców oraz aktywa fizyczne, aplikacje oprogramowania do oceny ryzyka, usługi i repozytoria danych używane w organizacji. Ocena cech dostawców oddzielnie od sprzedawanych przez nich produktów i usług pozwoli na uzyskanie ocen ryzyka, które łatwo zidentyfikować i zachować obiektywność w miarę zachodzących zmian, takich jak fuzje i przejęcia, wprowadzanie nowych produktów itp. Poprzez rozbicie złożonych, wzajemnie powiązanych informacji na zasoby jako podstawowe bloki konstrukcyjne, LogicManager’s Risk Taxonomy Framework zapewnia strukturę dla informacji i własności. Pozwala to każdemu zrozumieć, wnieść wkład i przyjąć odpowiedzialność za zarządzanie zmianami.
Połączenie szablonów oceny ryzyka – Technologia taksonomii LogicManagera łączy elementy ze sobą, co oznacza, że za pomocą prostego przeciągnięcia i upuszczenia możesz połączyć dostawców z produktami i usługami, które dostarczają z procesami biznesowymi, które od nich zależą. Powiązać każdy element finansowy z procesami biznesowymi, które się do niego przyczyniają. Powiązać wszystkie wewnętrznie opracowane aplikacje i repozytoria danych z procesami biznesowymi, które opierają się na nich przy wykonywaniu swoich obowiązków. Powiązanie tych elementów razem zapewnia całościowy obraz. Na przykład, sprzedawca może mieć wiele produktów i usług o różnej jakości i ryzyku. Oceniając produkty i usługi indywidualnie i łącząc te oceny ryzyka z profilem dostawcy uzyskuje się o wiele bardziej przejrzysty obraz kombinacji produktów usług i dostawców używanych przez właściciela procesów.
Wspólna biblioteka zasobów – Taksonomia LogicManagera zapewnia wspólną bibliotekę zasobów. Korzystanie z informacji z jednego wspólnego miejsca pozwala na radykalne zmniejszenie nakładu pracy, zwłaszcza przy zbieraniu i zarządzaniu informacjami, zarówno dla Ciebie, jak i dla właścicieli procesów, z którymi współpracujesz. Biblioteka pomaga również zorientować się, kto jeszcze jest podłączony do tych samych informacji. Kluczem jest ustalenie, jak wszystkie te zasoby są ze sobą powiązane i jaka kombinacja tych zasobów jest najważniejsza dla krytycznych obszarów działalności firmy.
Skonsolidowanie zbierania danych o zasobach – Szablon oceny ryzyka LogicManager dla Excela pozwala na tworzenie konfigurowalnych pól danych dla każdego z tych elementów zasobów, dzięki czemu można zbierać informacje pomiędzy silosami i identyfikować obszary, w których kontrole i testy mogą być skonsolidowane. Różne obszary w całej organizacji zbierają te same informacje o zasobach, tylko o tym nie wiedzą. Na przykład, zobowiązania, zarządzanie umowami, zarządzanie dostawcami, ciągłość działania i IT zbierają pokrywające się informacje o dostawcach. Rozumiejąc, jakie informacje są zbierane przez te obszary dla każdego zasobu, można łatwo zracjonalizować i skonsolidować oceny ryzyka i pola danych.
Holistyczne, dokładne raporty ERM – Można analizować, raportować i podejmować decyzje biorąc pod uwagę każdą relację związaną z danym zasobem. Szablon oceny ryzyka biznesowego LogicManager pozwala organizacjom na uzyskanie ogólnego wyniku ryzyka (Overall Risk Score) dla każdego zasobu, co pozwala na wykorzystanie wiedzy specjalistycznej z całej organizacji w celu uzyskania jednej zbiorczej liczby dla danego zasobu. Cała złożoność związana z danym zasobem, np. dostawcą, jest uproszczona, ale wsparta szczegółową ścieżką obiektywnej oceny ryzyka dla wszystkich innych elementów związanych z danym zasobem, takich jak proces biznesowy, elementy finansowe, aktywa fizyczne, aplikacje, dane i ludzie.
Zadania & workflow – W LogicManager, dla każdego elementu zasobu, można wysyłać powiadomienia mailowe o zadaniach do oceny punktowej ryzyka lub przeglądu, załączać dokumenty takie jak umowy, uruchamiać przepływy pracy do zatwierdzania, zbierać niestandardowe pola danych, widzieć punktację historycznie i wiele więcej.
Gdy relacje pomiędzy zasobami i procesami biznesowymi, które z nich korzystają, stają się wyraźne, organizacja może określić wpływ biznesowy. Im lepsze zrozumienie wpływu biznesowego, tym skuteczniejsze będą działania związane z zarządzaniem. Połączenie z procesem biznesowym zapewnia bezpośrednie połączenie z ekspertem w danej dziedzinie, który korzysta z danego zasobu i zna krytyczność tego zasobu dla swojej działalności.
W rezultacie otrzymujemy jeden ogólny wynik podsumowujący dla każdego procesu biznesowego, który łączy w sobie indywidualne wyniki dla każdego zasobu i pozycji finansowej związanej z danym procesem oraz wynik samego procesu. Dzięki tym informacjom, przedstawionym w naszym szablonie raportu oceny ryzyka, możesz ustalić priorytety i skoncentrować swoje wysiłki w zakresie ERM.
Używanie szablonu oceny ryzyka do ustalania priorytetów działań biznesowych
Liczba działań biznesowych w organizacji zazwyczaj rośnie. Środki są często dodawane na zasadzie reakcji na zdarzenia powodujące straty, które już wystąpiły. Czy nie byłoby cenne móc skupić się na działaniach wybiegających w przyszłość? W większości organizacji te zapobiegawcze, proaktywne środki są nie do odróżnienia od środków reaktywnych, ponieważ metryki nie są formalnie powiązane z żadnymi zobowiązaniami lub ryzykami.
A co, jeśli ryzyko lub działalność ulegnie zmianie? Organizacje nie mają możliwości dowiedzieć się, jak i czy te zmiany wpłyną na ich wskaźniki ryzyka. Ocena ryzyka i powiązanie ryzyk z działaniami pozwala organizacjom rozpocząć priorytetyzację działań, które należy monitorować. Dzięki kwartalnym (lub nawet rocznym) ocenom ryzyka biznesowego, organizacje mogą wykrywać zwiększone poziomy zagrożeń i identyfikować nowe, pojawiające się ryzyka, zanim się zmaterializują i spowodują przekroczenie tolerancji przez wskaźniki ryzyka.
Mierniki ryzyka biznesowego są ważne, ponieważ nie można poprawić tego, czego nie można zmierzyć. Jednak duża liczba niepowiązanych ze sobą celów jest problematyczna, ponieważ:
- Zmęczenie pomiarami – pracownicy mogą po prostu zignorować wiele miar z powodu braku czasu na ich ocenę.
- Starzenie się miar – w zmieniającym się środowisku nie ma skutecznego sposobu, aby wiedzieć, kiedy miary nie mają już zastosowania.
- Brak priorytetyzacji – wybór środków, na których należy się skupić, będzie prawdopodobnie dokonywany ad hoc i na podstawie kaprysu obecnego personelu.
- Brak ciągłości – zmiany w organizacji lub rozwój nowych linii biznesowych mogą skutkować nowymi środkami, podczas gdy istniejące środki mogą być bardziej skuteczne.
- Brak koordynacji – często środki mają zastosowanie do wielu rodzajów ryzyka lub zobowiązań w różnych liniach funkcjonalnych. Brak możliwości formalnego powiązania miar z ryzykiem lub zobowiązaniami nie sprzyja koordynacji międzyfunkcjonalnej, co prowadzi do powstawania silosów biznesowych i powielania wysiłków.
- Zmarnowane zasoby – ilość zasobów dostępnych do realizacji celów biznesowych i ograniczania ryzyka jest ograniczona. Pracownicy często kontynuują zarządzanie przestarzałymi lub nieistotnymi środkami, zamiast dostosowywać się do bieżących potrzeb.
- Opór przed zmianami – Trudność w zastosowaniu dotychczasowych doświadczeń w zmieniającym się środowisku biznesowym, co skutkuje tendencją do „wymyślania koła na nowo.”
Większość niezbędnych informacji istnieje obecnie w organizacjach; brakującym elementem jest sformalizowanie tych krytycznych połączeń. Oprogramowanie do zarządzania ryzykiem w przedsiębiorstwie (ERM) posiada funkcjonalność umożliwiającą identyfikację ryzyk i zobowiązań, ich ocenę na podstawie prawdopodobieństwa, wpływu i pewności, ocenę konieczności podjęcia działań, opracowanie działań ograniczających lub budujących działalność, określenie i zapisanie pomiarów w celu śledzenia skuteczności, a także sformalizowanie powiązań między wszystkimi tymi działaniami.
Połączenie pomiarów z działaniami ograniczającymi ryzyko i danymi dotyczącymi inicjatyw biznesowych, a następnie z powrotem z podstawowym ryzykiem i zobowiązaniami zapewni następujące korzyści:
- Raporty ERM: Wyraźna priorytetyzacja środków w oparciu o wskaźnik ryzyka/zysku i prezentacja na tablicy rozdzielczej z mapą cieplną w LogicManager.
- Zarządzanie ryzykiem operacyjnym: Trendowanie miar w czasie rzeczywistym na bieżąco z konsolidacją miar używaną do kierowania uwagi kierownictwa na warunki problemowe (poza tolerancją).
- Zarządzanie wydajnością: Ułatwienie dla nowych inicjatyw biznesowych, pomiary biznesowe uszeregowane według ryzyka lub zobowiązań biznesowych.
- Alokacja zasobów: Bardziej efektywne wykorzystanie ograniczonych zasobów.
Kluczem jest współpraca z menedżerami funkcjonalnymi w celu stworzenia połączeń. Natychmiastową korzyścią będzie zidentyfikowanie środków, które nie są związane z żadnym ryzykiem lub inicjatywą i określenie, czy należy je wyeliminować. Następnie, po dokonaniu powiązań, należy na bieżąco korzystać z narzędzi zarządzania w oprogramowaniu Enterprise Risk Management w celu poprawy wykorzystania środków biznesowych w organizacji.