Planowanie Warsztatów

Każdy, kto kiedykolwiek planował warsztaty powie Ci, że to duża praca. A zaplanowanie dobrego warsztatu? Cóż, to wymaga organizacji, skupienia i dużo kreatywności. Jak więc przygotować się do warsztatu, który będzie nie tylko istotny i produktywny, ale również niezapomniany?

Niektórzy ludzie nienawidzą chodzić na warsztaty. Źle przeprowadzone, mogą być ogromną stratą czasu i pieniędzy. Jednakże, jeśli są dobrze zaplanowane, mogą być niezwykle cenne dla wszystkich zaangażowanych. Warsztaty są świetnym sposobem na burzę mózgów, interaktywną naukę, budowanie relacji i rozwiązywanie problemów. Dlatego właśnie planowanie z wyprzedzeniem jest tak ważne.

Przed warsztatami

Podążaj za tymi krokami, aby upewnić się, że Twoje warsztaty będą wartościowym doświadczeniem dla wszystkich:

Zdefiniuj cele

Każdy warsztat musi mieć cel. Czy chcesz poprawić procedury zatrudniania w swojej firmie? Czy chcesz nauczyć menedżerów, jak być lepszymi organizatorami? Czy potrzebujesz zbudować zespół z nowo powstałym zespołem?

Wiele warsztatów to strata czasu, ponieważ w centrum dyskusji nie ma jasnego celu. Bez tego jasnego celu, nie ma sensu zbierać ludzi razem.

Decyduj, kto weźmie udział

Wiedza o tym, kto weźmie udział bezpośrednio odnosi się do Twojego celu. Na przykład, jeśli celem warsztatu jest opracowanie szczegółowego rozwiązania problemu, to prawdopodobnie chcesz, aby wzięło w nim udział 10 lub mniej kluczowych uczestników. If your goal is centered on education, then you might be happy with a much larger group, which divides into smaller groups for discussion.

Make a list of who needs to be there. Try to be as specific as possible, but leave a few openings for last-minute additions.

3. Choose the Right Location

If you have 10 attendees, then the conference room down the hall will probably be just fine. Ale jeśli masz 50 osób, być może będziesz musiał znaleźć wystarczająco duże miejsce na zewnątrz.

Przy wyborze miejsca pomyśl o logistyce i praktycznych szczegółach Twojego warsztatu. Czy wszyscy będą w stanie zobaczyć Twoje pomoce wizualne? Jeśli potrzebujesz określonej technologii, np. telekonferencji, czy to miejsce będzie ją obsługiwać? Czy są odpowiednie warunki do przeprowadzenia sesji przerywnikowych? Czy wszyscy będą w stanie dotrzeć do miejsca spotkania? Czy trzeba będzie zorganizować zakwaterowanie dla osób, które przyjeżdżają z daleka? Jakie zaplecze gastronomiczne zapewnia dane miejsce?

Stwórz program

Gdy znasz już swój główny cel i wiesz, kto weźmie udział w warsztacie, możesz zacząć opracowywać zarys tego, jak osiągniesz cel warsztatu.

• Główne punkty – Stwórz listę głównych punktów do omówienia, a następnie podziel każdy większy punkt na szczegóły, które chcesz przekazać słuchaczom.
• Pomoce wizualne – Wymień pomoce wizualne, jeśli w ogóle, których użyjesz do każdego punktu. Jeśli potrzebujesz wsparcia technicznego, pomoże to osobom, które je zapewnią, określić, na czym powinny się skupić ich wysiłki.
• Dyskusje i zajęcia – Poświęć czas na dokładne wymienienie, które dyskusje grupowe i zajęcia będą miały miejsce w którym momencie warsztatu. Ile czasu przeznaczysz na każde ćwiczenie? Upewnij się, że zajęcia są odpowiednie dla wielkości grupy i upewnij się, że w danym miejscu znajdują się zasoby (np. sale seminaryjne) potrzebne do przeprowadzenia sesji.

Pamiętaj, że im bardziej szczegółowy plan, tym większa pewność, że warsztaty odniosą sukces.

Opracuj plan dalszych działań

Jedynym sposobem, aby dowiedzieć się, czy twoje warsztaty były sukcesem, jest posiadanie skutecznego planu dalszych działań. Stwórz kwestionariusz, który rozdasz wszystkim uczestnikom na koniec wydarzenia i daj im wiele okazji do podzielenia się swoimi opiniami na temat tego, jak dobrze poszło. Chociaż może to być trochę przerażające, jest to jedyny sposób, aby się czegoś nauczyć i poprawić na następny raz.

Ważne jest również, aby mieć plan komunikowania decyzji, które zostały podjęte podczas warsztatów. Czy wyślesz masowego maila do wszystkich ze szczegółami? Czy umieścisz je w firmowym intranecie? Ludzie muszą wiedzieć, że ich ciężka praca zaowocowała decyzją lub działaniem, więc informuj ich o tym, co się dzieje po zakończeniu warsztatów.

Podczas warsztatów – zaangażowanie ludzi

Gdy masz już solidny plan, zastanów się, jak wprowadzić trochę emocji do swojego wydarzenia. Znasz tematy, które chcesz poruszyć, ale jak sprawić, aby informacje te były zabawne i zapadły w pamięć Twojemu zespołowi?

Zaangażowanie wszystkich jest kluczem do udanego warsztatu. Jeśli stoisz i mówisz przez trzy godziny, to po prostu dajesz wykład, a nie prowadzisz warsztaty. Każdy musi uczestniczyć.

Konstrukcja ćwiczeń grupowych jest inna dla każdego warsztatu. Pamiętaj o następujących wskazówkach:

• Wiele osób jest zdenerwowanych przemawianiem publicznie lub w nieznanej grupie. Jeśli planujesz ćwiczenia grupowe, utrzymuj małą wielkość każdej grupy, aby ludzie czuli się bardziej komfortowo rozmawiając i wchodząc w interakcje.
• Mieszaj różne typy ludzi w każdej grupie. Na przykład, jeśli w warsztatach bierze udział kilka działów, nie umieszczaj członków tego samego działu w ich własnych grupach. Zachęcając ludzi do interakcji z innymi działami, mogą oni nauczyć się patrzeć na sprawy z różnych perspektyw.
• Zastanów się, w jaki sposób zapiszesz pomysły każdej z grup. Czy uczestnicy będą je wykrzykiwać, podczas gdy Ty będziesz je zapisywać? Czy też będą zapisywać swoje własne pomysły, a następnie podawać je Tobie? Jest to mały, ale ważny szczegół, który często jest pomijany.
• Jeśli masz pięć lub mniej grup, poświęć czas, aby cały zespół mógł ocenić pomysły z każdej mniejszej grupy. Jest to świetny sposób, aby zawęzić listę pomysłów i pozwolić tym dobrym naprawdę zabłysnąć.

Pamiętaj, poświęć tyle czasu, ile możesz na stworzenie zabawnych i interesujących ćwiczeń grupowych. To prawdopodobnie sprawi, że wszyscy będą zainteresowani i będą uczestniczyć.

Ogólne wskazówki dotyczące warsztatów

Oto kilka dodatkowych pomysłów na przeprowadzenie udanych warsztatów:

• Jeśli planujesz spotkanie, możesz również chcieć je ułatwić. Dowiedz się, jak robić to skutecznie w artykule Rola facylitatora
• Pewnie ustal cel spotkania lub sesji. Przeczytaj nasz artykuł Prowadzenie efektywnych spotkań, aby dowiedzieć się więcej na ten temat.
• Zacznij spotkanie od kilku lodołamaczy, aby wszyscy się zrelaksowali i poczuli się komfortowo.
• Jeśli celem Twoich warsztatów jest poruszenie trudnego lub drażliwego tematu, szczególnie ważne jest, aby zapewnić grupie komfort przed rozpoczęciem. Jednym ze sposobów jest opowiedzenie historii, która jest luźno związana z tematem, zanim zaczniesz omawiać trudną kwestię.
• Niekiedy nie wszyscy muszą zostać na cały warsztat. Na przykład, dyrektor generalny może być zbyt zajęty, aby uczestniczyć w całej sesji. Określ, w których sekcjach muszą uczestniczyć najbardziej zajęci uczestnicy i zasugeruj z wyprzedzeniem, kiedy mogą chcieć przyjść i wyjść. Z pewnością docenią Twoją uwagę.
• Gdy to możliwe, unikaj organizowania warsztatów po lunchu, pomiędzy 2:00 a 3:00 po południu. Dla wielu ludzi jest to najwolniejsza, najbardziej bezproduktywna pora dnia. Twoja grupa będzie prawdopodobnie bardziej energiczna, jeśli zaplanujesz wydarzenie rano lub późnym popołudniem. (Jeśli musisz przeprowadzić warsztaty wczesnym popołudniem, upewnij się, że jest tam dużo mocnej kawy!)
• Jeśli ostatecznym celem Twoich warsztatów jest podjęcie decyzji w jakiejś sprawie, im więcej osób weźmie w nich udział, tym mniej prawdopodobne jest, że ją podejmiesz. W tym przypadku postaraj się ograniczyć liczbę osób uczestniczących do minimum (np. poprzez wydawanie minut po wydarzeniu dla osób, które są tylko zainteresowane). Ważne jest również, aby zapoznać się z różnymi strategiami podejmowania decyzji przez zespół. Zobacz nasz artykuł na temat organizowania procesu podejmowania decyzji przez zespół, aby dowiedzieć się więcej.