Zaplanowanie zjazdu rodzinnego jakiejkolwiek wielkości wymaga poważnych umiejętności organizacyjnych. Spraw, aby twoje wydarzenie było najlepsze, używając tej darmowej listy kontrolnej do wydrukowania.
Lista kontrolna planowania
Niezależnie od tego, czy organizujesz tradycyjny zjazd rodzinny w swoim rodzinnym mieście, czy coś bardziej egzotycznego, jak rejs zjazdowy, lista kontrolna pomoże ci uporządkować wszystkich gości i działania. Kliknij na obraz listy kontrolnej poniżej i wybierz ikonę pobierania. Wydrukuj swoją listę kontrolną i wypełnij szczegóły w miarę planowania. Jeśli masz jakiekolwiek problemy z dostępem do wydruku, sprawdź Przewodnik Adobe dla pomocnych wskazówek.
Obowiązki planowania
Od wyboru tematu do znalezienia zakwaterowania, podziel obowiązki planowania między kilku członków rodziny, aby ułatwić sprawy. Wydrukuj kopię listy kontrolnej dla każdej osoby, która odgrywa rolę w planowaniu, aby mogli podpisać się pod tym, co ukończyli. Zaplanuj spotkanie zaraz po zjeździe rodzinnym, aby omówić plany na przyszły rok i spotkaj się ponownie na około sześć miesięcy i trzy miesiące przed zjazdem, aby pozostać przy zadaniu.
Wybieranie gości
Twoi wspólni przodkowie będą dyktować, których gości zaprosić w większości przypadków. Na przykład, możesz właśnie organizować zjazd dla krewnych swojego pradziadka, więc nie zaprosisz rozszerzonej rodziny swojego męża.
- Zrób mini drzewo genealogiczne, aby upewnić się, że wiesz, kto może być uwzględniony.
- Sortuj listę i skreśl wszystkich, którzy nie żyją.
- Rozważ, co wiesz o związkach rodzinnych i konkretnych osobach i zapytaj, jeśli nie znasz kogoś dobrze. Staraj się pominąć tylko tych członków rodziny, którzy naprawdę sprawią, że większość ludzi będzie się czuła niekomfortowo.
- Wyślij zaproszenia do wszystkich, którzy żyją, nawet jeśli wiesz, że nie mogą uczestniczyć. Samo zaproszenie może sprawić, że ktoś poczuje się włączony.
Koordynacja noclegów
Jeśli masz gości spoza miasta, pomocne i godne szacunku jest zaoferowanie im opcji noclegu. Możesz umieścić na zaproszeniach rubrykę, w której ludzie będą mogli zaznaczyć, czy potrzebują noclegu. Następnie możesz zrobić listę potencjalnych miejsc, które pasują do ich unikalnych potrzeb. Jeśli dysponujesz budżetem lub zbierasz fundusze na przyszłe zjazdy, przeznacz jego część na zwrot kosztów przejazdu, aby uczynić zjazd bardziej dostępnym. Innym sposobem na zaoszczędzenie pieniędzy jest pozwolenie gościom na pobyt w domach lokalnych członków rodziny na noc lub dwie.
Planowanie aktywności
Spójrz na listę gości aby zorientować się w przedziale wiekowym gości. Aim for a good range of physical and non-physical activities that could also include making mementos like a family yearbook or reunion memory book.
- If you’ve got a lot of young kids, plan a bunch of family reunion games for children and families.
- Rodziny, które lubią imprezować razem, mogą zaplanować więcej zajęć dla dorosłych.
- Jeśli na liście gości jest dużo starszych krewnych, zaplanuj zajęcia o niskim poziomie energii, takie jak dzielenie się historiami rodzinnymi lub opowieściami z czasów dorastania.
Dostosowanie do wielkości grupy
Wybierz swoją lokalizację w oparciu o liczbę zaproszonych osób. Ogólnie można oszacować, że około trzy czwarte osób z listy gości faktycznie weźmie udział w spotkaniu, więc zaplanuj tę liczbę. Mniejsze grupy korzystają z posiłków zasiadanych, podczas gdy duże grupy są lepiej obsługiwane przez bufet.
Radzenie sobie z rodzinnym dramatem
Bądź przygotowany na rodzinny dramat poprzez uświadomienie sobie wszelkich potencjalnych problemów przed czasem. Upewnij się, że wszystkie strony zaangażowane w spory rodzinne są świadome, że osoby, z którymi mają problemy, wezmą udział w spotkaniu, aby każda z nich mogła dokonać własnego wyboru w kwestii pojawienia się na spotkaniu.
Stwórz zabawne rodzinne doświadczenie
Zjazdy rodzinne mają być zabawnym doświadczeniem, gdzie krewni mają szansę na wspólne wspomnienia. Weź pod uwagę każdego zaproszonego członka rodziny podczas planowania, aby zapewnić, że każdy znajdzie coś przyjemnego dla siebie.