Progress Report: Co to jest i jak go napisać? (Steps & Format)

Szybkie pytanie – w skali od 1 do 10, jak ważne jest regularne śledzenie i dostarczanie aktualizacji projektu swoim przełożonym, współpracownikom lub klientom? Odpowiedź brzmi: 12! Po prostu dlatego, że nikt nie lubi pozostawać w niewiedzy!

W przypadku każdego projektu w firmie, ludzie wokół niego muszą być dobrze poinformowani o statusie projektu, badaniach prowadzonych przez zespół projektowy, ich decyzjach oraz zakresie usprawnień. Te aktualizacje są integralną częścią zarządzania projektem i zapewniają, że każdy członek zespołu działa sprawnie, a jego cele są realizowane na czas.

Jednym ze sposobów na zaprezentowanie statusu projektu i śledzenie go jest napisanie potężnego raportu o postępie prac!

W rzeczywistości, Amerykańskie Towarzystwo Szkoleń i Rozwoju pokazuje, że posiadanie konkretnego miejsca do sprawdzania postępów zwiększa prawdopodobieństwo osiągnięcia celu o 95%.

Raporty z postępu prac to świetne miejsce dla kierowników projektów, aby informować i angażować swoich przełożonych, klientów lub współpracowników o postępach, jakie poczynili w projekcie w określonym czasie.

Jeżeli są dobrze wykonane, raporty z postępu prac zapewniają szybki przegląd tego, jak sprawy się mają, oferując cenne spostrzeżenia w celu zwiększenia produktywności, zapewnienia niezbędnych wskazówek i szybkiego rozwiązywania pojawiających się trudności.

Jednakże pisanie raportu z postępu prac może być nieco zniechęcające, zwłaszcza gdy masz zróżnicowany zespół i różne podprojekty do zarządzania. Cóż, nie martw się! Zamierzamy to naprawić. W tym wpisie na blogu, nauczymy Cię wszystkiego o raportach postępu, dlaczego są one ważne i jak możesz napisać taki, który sprawi, że każdy powie „wow”!

Czytaj dalej…

Co to jest raport postępu?

Raport postępu oznacza dokładnie to, co brzmi – dokument, który szczegółowo wyjaśnia, jak daleko posunąłeś się w realizacji swojego projektu. It’s a management tool used in all types of organizations, that outlines the tasks completed, activities carried out, and targets achieved vis-à-vis your project plan.

In a progress report, you explain any or all of the following:

• The amount of work complete?
• What part of the work is currently in progress?
• The problems or unexpected things that have occurred?
• What work is pending?
• How the project is going in general?

Read more: How To Write An Impressive Project Proposal

Why are Progress Reports Important?

No project manager wakes up thinking „I wish I could make reports for my supervisor and team all day”! We get it. Writing progress reports are not very fun.

However, you know that writing progress reports are part of the deal. Raportowanie postępów wymaga rozmowy z zespołem lub klientem w celu zrozumienia celów i przedstawienia informacji, które są ściśle związane z tymi celami.

Niezależnie od tego, czy raport dotyczy aktualizacji inwestorów, wyników marketingowych, czy zarządzania zasobami. Raporty te pozwalają każdemu zobaczyć, co idzie dobrze, a co nie. Pomaga to również menedżerom zobaczyć ogólny sukces lub porażkę projektów. Ponadto, raporty postępu pomagają:

Uczynić informację przejrzystą

Klejem, który trzyma razem każdą relację jest widoczność i przejrzystość. Dobrze zdefiniowany raport z postępu prac bezpośrednio przedstawia, w jaki sposób Twoja praca wpływa na końcowy wynik projektu i pokazuje prawa i krzywdy! Dodając przejrzystość do planu projektu, możesz zbudować niezrównany poziom wiarygodności i zaufania ze swoim zespołem i klientami.

Zachęcaj do stałej interakcji

Tworzenie i omawianie raportów postępu skutkuje stałą komunikacją i utrzymuje wszystkich w pętli. Bycie w stałym kontakcie z innymi co tydzień lub co miesiąc zapewnia jasne zrozumienie ról i obowiązków.

Poprawa oceny i przeglądu projektu

Poprzednie raporty postępu pomogą Ci w wyjaśnieniu luk, problemów systemowych, zbadaniu dokumentów, aby dowiedzieć się, co poszło nie tak, co można zrobić dobrze i który obszar wymaga poprawy.

Dostarcza wgląd w przyszłe planowanie

Gdy raport z postępu prac pokazuje wszystkie opóźnienia, które wystąpiły, przełożony lub kierownik projektu może monitorować i badać kwestię, która utrudniała postęp i podjąć dodatkowy krok, aby zapobiec ich wystąpieniu w przyszłości.

Czytaj dalej: How to Write Project Reports that 'Wow’ Your Clients

How to Write a Progress Report with 4 Simple Steps?

Raporty okresowe są niezbędnymi dokumentami do śledzenia planów i inicjatyw projektowych, ale jeśli czytelnicy i autorzy nie są zsynchronizowani, raporty te mogą być ćwiczeniem typu hit-or-miss dla wszystkich zaangażowanych. Dlatego też, oto kilka kroków, które pomogą Ci dostarczyć właściwe informacje do właściwych osób we właściwym czasie.

1. Cel Twojego raportu

Istnieje wiele powodów, dla których ktoś musi napisać raport z postępu prac. Oczywiście, dla wielu z nich jest to zwięzłe przedstawienie postępu i statusu projektu.

Czytelnicy mogą również chcieć poznać szczegółowe informacje na temat celu projektu, czasu jego trwania i innych ważnych spostrzeżeń.

2. Rozważ swoją grupę odbiorców

Po określeniu celu pisania raportu z postępu prac, zastanów się nad typem odbiorców, do których będziesz kierował raport oraz szczegółami, które czytelnicy będą chcieli znaleźć w raporcie.

Mogą to być decyzje, które czytelnicy będą musieli podjąć po przeczytaniu raportu z postępu prac, informacje, które będą musieli znać, aby skutecznie nadzorować i uczestniczyć w projekcie itp.

Stwórz sekcję „prace wykonane”

W tej sekcji powinieneś opisać wszystko, co zostało już zrobione, a najlepszym sposobem na to jest chronologiczne wymienianie wykonanych zadań.

Możesz podać daty, zadania, nad którymi pracowałeś Ty i Twój zespół, informacje o kluczowych wnioskach, itp.

Podsumowanie raportu z postępu prac

W sekcji podsumowującej podaj najważniejsze szczegóły dotyczące rzeczy do zrobienia i zakończonych prac. Dodaj również krótki opis problemów, jakie napotkał Twój zespół, zalecenia przełożonego dotyczące ich rozwiązania oraz czy wymagana jest jakakolwiek pomoc przy projekcie.

Tworzenie raportu postępu, który się wyróżnia!

Jeśli planujesz przedstawić raport postępu, który wygląda dokładnie tak samo jak każdy inny nijaki raport, są szanse, że Twoi czytelnicy po prostu go pominą lub w ogóle go nie przeczytają. Cóż, aby zwabić uwagę czytelnika i z dumą zaprezentować pracę, jaką wykonałeś w ramach projektu, musisz sprawić, że raport z postępu prac będzie nieodparcie zniewalający!

A co powiesz na niesamowite wizualizacje, którym towarzyszy wysokiej jakości treść, która może przyciągnąć zainteresowanie czytelnika i zachęcić go do przeczytania całości? Nie ulega wątpliwości, że każdy lubi czytać coś łatwego do zrozumienia i zachwycającego wizualnie!

Na szczęście mamy dla Ciebie idealne narzędzie, które zapewni Ci wrażenia czytelnicze jak nigdy dotąd i sprawi, że Twoje raporty postępu w skali szarości ożyją! Rozwiązanie takie jak Bit.ai

Create a Progress Report the Right Way with Bit.ai

Bit to oparte na chmurze narzędzie do współpracy z dokumentami, które pomaga zespołom tworzyć, udostępniać, zarządzać i śledzić interaktywne dokumenty w miejscu pracy.

Bit pomaga Ci upewnić się, że Twoje raporty są czymś więcej niż tylko zwykłym nijakim tekstem i obrazem. Tak więc, poza umożliwieniem współpracy wielu użytkowników nad raportami, Bit pozwala również użytkownikom na udostępnianie dowolnego rodzaju bogatych mediów, takich jak wideo z kampanii, tabele, wykresy, pliki One Drive, arkusze Excel, GIFy, Tweety, tablice Pinterest, itp. Wszystko w internecie z linkiem może być udostępnione, a Bit automatycznie przekształci to w treść wizualną.

Bit ma bardzo minimalną estetykę projektowania, która sprawia, że każdy element projektu pop, niesamowitą czytelność i bogate funkcje, które uniemożliwią współpracownikom bałagan w żadnych dokumentach i pomogą im ponownie przemyśleć sposób pracy!

Poza pisaniem raportów postępu, możesz łatwo tworzyć inne piękne dokumenty, takie jak zestawienie prac, dokumentacja projektu, plan operacyjny, mapa drogowa, karta projektu itp. we wspólnym miejscu pracy dla innych członków zespołu do współpracy, dokumentowania, dzielenia się wiedzą, burzy mózgów, przechowywania zasobów cyfrowych i wspólnego wprowadzania innowacji.

Najlepszą częścią jest to, że ta wiedza jest bezpiecznie zabezpieczona w twoich przestrzeniach roboczych i może być udostępniana (lub utrzymywana jako prywatna) każdemu w twojej organizacji lub publicznie!

W sumie Bit jest jak Google Docs na sterydach! Więc, nie musisz się już zadowalać tymi nudnymi edytorami tekstu, kiedy masz do dyspozycji niezwykle solidne rozwiązanie, które Cię w tym wyręczy!

Nadal nie wiesz, jak Bit może Ci pomóc w stworzeniu idealnego raportu z postępu prac, który zachwyci Twoich czytelników? Zobaczmy kilka dodatkowych możliwości Bit’a!

Kluczowe korzyści z tworzenia raportów postępu na Bit.ai

Proste, czyste UI: Bit ma bardzo minimalną estetykę, co pozwala nowicjuszom szybko odnaleźć się na platformie. Mimo że platforma jest bogata w funkcje, nie przytłacza nowego użytkownika i zapewnia systematyczne podejście do pracy.

Organizacja informacji: Informacje są często rozproszone w aplikacjach do przechowywania w chmurze, e-mailach, kanałach Slack i innych. Bit gromadzi wszystkie informacje w jednym miejscu, umożliwiając organizowanie informacji w przestrzeniach roboczych i folderach. Sprowadź wszystkie swoje dokumenty, pliki multimedialne i inne ważne dane firmowe w jednym miejscu.

Spójność marki: Skup się na treści i pozwól, aby Bit pomógł Ci w projektowaniu i formatowaniu. Dokumenty Bit są w pełni responsywne i wyglądają świetnie na wszystkich urządzeniach. Dzięki niesamowitym szablonom i motywom, dokumenty Bit zapewniają spójność marki i projektu, która jest niespotykana w branży dokumentacji

Smart search: Bit ma bardzo solidną funkcjonalność wyszukiwania, która pozwala każdemu szybko przeszukiwać i znajdować swoje dokumenty. Możesz przeszukiwać przestrzenie robocze, foldery, tytuły dokumentów i zawartość wewnątrz dokumentów za pomocą bogatego wyszukiwania tekstowego Bit’a.

Integracje z mediami: Firmy korzystają średnio z 34 aplikacji SaaS! Nic dziwnego, że większość naszego czasu spędzamy przeskakując z jednej aplikacji do drugiej w poszukiwaniu informacji. Dlatego Bit.ai integruje się z ponad 100+ popularnymi aplikacjami (YouTube, Typeform, LucidChart, Loom, Google Drive, etc), aby pomóc zespołom wplatać w dokumenty informacje wykraczające poza tekst i obrazy.

Wielość sposobów udostępniania: Dokumenty bitowe mogą być udostępniane w trzech różnych stanach:

1. Stan live: Stan na żywo oznacza, że wszystkie zmiany, które wprowadzisz w dokumencie, będą aktualizowane w czasie rzeczywistym. Jeśli dzielisz się swoimi dokumentami z klientami, partnerami lub klientami, zawsze otrzymają oni najbardziej aktualne zmiany.
2. Osadzanie: Możesz osadzić dokumenty Bit na dowolnej stronie internetowej lub blogu. Dokumenty Bit są w pełni responsywne i doskonale prezentują się na Twojej stronie internetowej.
3. Śledzenie: Możesz śledzić swoje dokumenty i zbierać spostrzeżenia w czasie rzeczywistym, aby zrozumieć, jak użytkownicy wchodzą w interakcję z Twoją treścią. Zobacz, ile czasu użytkownicy spędzają na przeglądaniu dokumentów, współczynnik przewijania, informacje o użytkownikach i więcej.

Podsumowanie

Dobrze zdefiniowany raport postępu jest jak puls projektu! Określa twoje relacje z czytelnikami, podkreśla wszystkie aktualizacje – duże lub małe – i utrzymuje wszystkich na tej samej stronie. Pamiętaj, że w zależności od złożoności i zakresu projektu, możesz potrzebować udostępniać raporty co tydzień lub co miesiąc dla lepszej efektywności!

Jeśli zastosujesz się do wszystkich kroków wymienionych powyżej, Twoje raporty z pewnością poczują się jak powiew świeżego powietrza dla Twoich czytelników, dzięki czemu będziesz wyglądał wiarygodnie i profesjonalnie. Więc na co czekasz?