To Multitask or Not to Multitask
W dzisiejszym świecie biznesu, firmy muszą robić więcej za mniej, a pracownicy są proszeni o cięższą i dłuższą pracę. Większość ludzi w biurze spędza swój czas odbijając się tam i z powrotem pomiędzy zadaniami, wierząc, że ich wielozadaniowość czyni ich bardziej efektywnymi. Nowe badania wykazały jednak, że wielozadaniowość nie jest już umiejętnością, którą należy się chwalić, ale o którą należy się martwić. Badania te sugerują, że wielozadaniowość powoduje, że popełniamy więcej błędów, zatrzymujemy mniej informacji i zmieniamy sposób pracy naszego mózgu, pozostawiając wszystkich zastanawiających się „wielozadaniowość czy nie wielozadaniowość?”
Jak Twój mózg wielozadaniowy
Kora przedczołowa mózgu zaczyna pracować za każdym razem, gdy musisz zwrócić uwagę. Ten obszar mózgu pomaga utrzymać uwagę na jednym celu i wykonać zadanie, koordynując komunikaty z innymi systemami mózgu. Praca nad jednym zadaniem oznacza, że obie strony kory przedczołowej pracują razem w harmonii. Dodanie kolejnego zadania zmusza lewą i prawą stronę mózgu do niezależnej pracy. Naukowcy z Institut National de la Santé et de la Recherche Médicale (INSERM) w Paryżu odkryli to, gdy poprosili uczestników badania o wykonanie dwóch zadań w tym samym czasie, poddając ich jednocześnie funkcjonalnemu rezonansowi magnetycznemu (fMRI). Wyniki pokazały, że mózg dzieli się na pół i powoduje, że zapominamy o szczegółach i popełniamy trzy razy więcej błędów, gdy mamy dwa jednoczesne cele.
Należy zauważyć, że wielozadaniowość podczas wykonywania naturalnych zadań, takich jak jedzenie i chodzenie, jest znacznie łatwiejsza niż bardziej skomplikowane zadania, takie jak pisanie SMS-ów podczas jazdy. Te naturalne zadania stawiają mniejsze wymagania na korze przedczołowej, tworząc łatwiejszy przełącznik między jedzeniem a chodzeniem na następne spotkanie. Wielozadaniowość nie tylko czyni nas mniej produktywnymi, ale może również obniżać nasze IQ i ogólną efektywność w pracy.
Multitasking wpływa na Twoje IQ
Badania przeprowadzone na Uniwersytecie Londyńskim wykazały, że uczestnicy, którzy pracowali wielozadaniowo podczas wykonywania zadań poznawczych, doświadczyli spadku IQ podobnego do tego, jaki mają ci, którzy nie spali całą noc. Niektórzy z wielozadaniowych mężczyzn mieli spadek IQ o 15 punktów, pozostawiając ich ze średnim IQ 8-letniego dziecka. Następnym razem, gdy znajdziesz się na spotkaniu, próbując żonglować słuchaniem swojego szefa i czytaniem najlepszych historii dnia, wiedz, że niewiele informacji zostanie zachowanych z obu zadań, gdy wszystko zostanie powiedziane i zrobione.
Wielozadaniowość wpływa na wydajność twojego mózgu
Bycie w stanie wykonywać wiele zadań w pracy jest uważane za mocną stronę, jednak badania opublikowane w Journal of Experimental Psychology: Human Perception and Performance (Vol. 27, No. 4) wskazują, że wielozadaniowość jest mniej wydajna, ponieważ wymaga dodatkowego czasu, aby zmienić mentalny bieg za każdym razem, gdy osoba przełącza się między zadaniami. Dr Joshua Rubinstein z Federalnej Administracji Lotnictwa zaproponował nowe modele kontroli poznawczej. Pierwszy z nich, goal shifting, polega na aktywnym podejmowaniu decyzji o zmianie zadania. Kiedy już zdecydujesz się na zmianę procesu, Twój mózg rozpoczyna aktywację reguł. Wymaga to od mózgu wyłączenia reguł poznawczych dotyczących starego zadania i włączenia nowych reguł dla następnego. Proces ten można zaobserwować w miejscu pracy, kiedy ktoś przechodzi od wypełniania arkuszy Excela do pisania e-maili. Jego mózg musi najpierw zmienić cele i zdecydować, że skończył już z procesami matematycznymi i jest gotowy do rozpoczęcia pisania. Zanim zaczną pisać, mózg wyłącza reguły matematyczne i aktywuje reguły językowe. Czas potrzebny na pełne przełączenie procesów i reguł poznawczych zajmuje mózgowi sporo czasu i prowadzi do nieefektywności w miejscu pracy.
Jak być efektywnym bez wielozadaniowości
Nie wielozadaniowość w pracy może być trudna do powstrzymania, szczególnie gdy masz dużo na głowie. Na szczęście istnieje kilka prostych i świadomych zmian, które możesz wprowadzić, aby pracować jeszcze wydajniej. Zamiast przeskakiwać pomiędzy zadaniami co około minutę, poświęcaj kawałki czasu na konkretne zadanie. Na przykład, poświęć 20 minut na przeczytanie wiadomości z dnia, a następnie przejdź do kolejnego zadania na 20 minut, i tak dalej.
Powszechnym zadaniem w miejscu pracy, które może stanowić wyzwanie dla tej strategii, jest sprawdzanie poczty elektronicznej. Badania pokazują, że przeciętny profesjonalista spędza około 23 procent dnia, pisząc e-maile. Zainspirowana tą statystyką, Gloria Mark z Uniwersytetu Kalifornijskiego w Irvine i jej kolega Stephen Voida zbadali biuro, odcięli 13 pracowników od poczty elektronicznej na pięć dni, przypięli im do piersi monitory serca i śledzili korzystanie z komputera. Pracownicy skończyło się być mniej zestresowany, gdy odcięty od poczty elektronicznej. Skupiali się na jednym zadaniu przez dłuższy czas i rzadziej przełączali ekrany, minimalizując w ten sposób wielozadaniowość i pracując wydajnie.
Jak zwalczać wielozadaniowość w zespołach
Samozadaniowość na poziomie indywidualnym wydaje się dość łatwa, ale co się dzieje, gdy zaangażowany jest zespół? Wielozadaniowość w grupie współpracowników stwarza większe szanse na błędną komunikację, niedotrzymanie terminów i niską jakość pracy. Jeśli każdy w grupie jest rozproszony, nie ma szans na połączenie sił i wykonanie najlepszej możliwej pracy. Aby walczyć z tonącym zespołem, ważne jest, aby pozostać skupionym na jednym zadaniu, zaplanować bloki czasowe i używać mniejszej ilości narzędzi. Produktywność wzrośnie, jeśli grupa skupi swoją uwagę na jednym zadaniu. Będą mogli się zjednoczyć i poświęcić się pracy. Tworząc bloki czasowe dla różnych zadań, masz większą szansę pozostać produktywnym i trzymać się harmonogramu w kierunku ukończenia. Wreszcie, przy mniejszej liczbie używanych platform, każdy członek zespołu będzie miał mniej czasu na przejście między zadaniami, utrzymując je w produktywnym nastawieniu. Stwórz model pracy dla swojego zespołu oparty na organizacji, komunikacji i prostocie, aby uzyskać najlepszą produktywność.
Key Takeaways for Management
- Bądź wyczulony na wyzwania podczas wielozadaniowości
- Pomagaj pracownikom w ustalaniu priorytetów
- Zwalniaj z gazu raz na jakiś czas. Pozwól na wolne okresy czasu, aby dać pracownikom przerwę.
- Pozostań transparentny, aby pomóc pracownikom poczuć się docenionym.
- Przekazuj jasno oczekiwania.
- Komunikacja twarzą w twarz jest bardziej skuteczna niż e-mail.
Następnym razem, gdy zauważysz, że żonglujesz jednoczesnymi zadaniami w pracy, przestań być wielozadaniowy. Daj pełną uwagę na jeden projekt w tym samym czasie, a przekonasz się, że jakość pracy i wydajność znacznie wzrosną.
USC’s online Master of Science in Applied Psychology program jest unikalnie skonstruowany do badania zachowań ludzkich w głębi, aby poinformować rzeczywiste decyzje biznesowe, które wpływają zarówno na zachowania organizacyjne, jak i konsumenckie.