Trudne rozmowy w pracy: 9 wskazówek + szablony

Trudne rozmowy w pracy. Są niezręczne, czasami nieprzyjemne, ale w końcu nieuniknione w każdej dynamice w miejscu pracy. Wiesz, kiedy musisz porozmawiać z Justinem o tym, że ciągle spóźnia się 45 minut, albo z Ashley, bo nie wywiązuje się z projektów? Wszyscy tam byliśmy.

Siedemdziesiąt procent pracowników unika trudnych rozmów w miejscu pracy, według badań przeprowadzonych przez Bravely, startup zajmujący się coachingiem kariery, co może obniżyć morale i spowodować toksyczne środowisko pracy. Dyrektor operacyjny Facebooka Sheryl Sandberg zachęca swoich pracowników do prowadzenia trudnych rozmów przynajmniej raz w tygodniu. Jej zdaniem, jeśli ich nie przeprowadzasz, nie rozwijasz się.

Jak więc zachęcać do trudnych rozmów i radzić sobie z nimi w sposób elokwentny? Podpowiemy ci, jak to zrobić i sprawdź naszą infografikę poniżej, aby uzyskać kilka szybkich wskazówek.

Dziewięć wskazówek, jak radzić sobie z trudnymi rozmowami w pracy

Powszechne jest, że obrona jest wysoka, kiedy pojawiają się trudne rozmowy, więc kluczowe jest, abyś miał plan, jak sobie z nimi poradzić. Pomóż sprawić, aby informacja zwrotna stała się naturalnym aspektem Twojej organizacji i uformuj swój sposób myślenia tak, aby była kluczem do wzrostu i rozwoju. Oto kilka wskazówek, które ułatwią takie rozmowy.

Nie unikaj

Trudne rozmowy mogą stać się tym trudniejsze, im dłużej będziesz zwlekał. Możesz również zbudować niepokój, który sprawi, że sytuacja stanie się w Twoim umyśle większa niż jest w rzeczywistości. Tak jak powiedział współzałożyciel Apple, Steve Jobs, Twoim zadaniem nie jest ułatwianie życia ludziom. Twoim zadaniem jest uczynić ich lepszymi. Spraw, aby informacja zwrotna była częstym zjawiskiem i nabierz nawyku zajmowania się problemami natychmiast, gdy się pojawią.

Mieć cel

Co chcesz uzyskać z tej rozmowy? Wypisz trzy rzeczy, które chcesz osiągnąć i skup się na nich. Jeśli od razu skupisz się na źródle problemu, zmniejszysz prawdopodobieństwo, że rozmowa wymknie się spod kontroli. Pamiętaj, że wszyscy jesteśmy ludźmi i nikt nie chce, aby zwracano się do niego z listą problemów.

Bądź pewny siebie i bezpośredni

Osoba na drugim końcu rozmowy prawdopodobnie odbierze twoją energię. Jeśli podejdziesz do tego jak do niekomfortowej sytuacji – będzie to jedna z nich. Według Sheryl Sandberg z Facebooka, „poczucie pewności siebie – lub udawanie, że czujesz się pewny siebie – jest niezbędne, aby sięgnąć po możliwości. To banał, ale okazje rzadko się oferuje, ale się je wykorzystuje”. Jeśli prosisz o podwyżkę lub awans, przejmij inicjatywę, rozpocznij rozmowę z pewnością siebie i szybko przejdź do rzeczy. Nigdy nie dostaniesz tego, czego chcesz, jeśli nie poprosisz.

Bądź otwarty na perspektywę drugiej osoby

„Informacja zwrotna nie powinna być monologiem”, wyjaśnia Alison Green z Ask a Manager, „To powinna być dyskusja i ważne jest, aby słuchać perspektywy drugiej osoby. Może ona powiedzieć Ci coś, co zmieni Twoje zdanie, a Ty nie chcesz być tak przywiązany do swojej początkowej oceny, że nie usłyszysz, co się stanie, jeśli to zrobi.” Słuchanie ich perspektywy daje drugiej osobie świadomość, że uznajesz jej uczucia. Umiejętność słuchania i skutecznej komunikacji nie tylko pomoże wam wspólnie rozwiązać bieżący problem, ale także pomoże waszemu związkowi w dłuższej perspektywie.

Bądź empatyczny

Pomyśl o tym, jak możesz się czuć, będąc na końcu rozmowy. Jeśli widzisz, że ktoś zmaga się z tym, co powiedziałeś, zatrzymaj się na chwilę, aby mógł zebrać myśli. Jeśli zacznie się emocjonować, zrozum, jak musi się czuć i zapewnij go, że przekazujesz mu tę informację zwrotną ze względu na potencjał, jaki w nim widzisz.

Używaj stwierdzeń typu „ja”

Zaczynając zdanie od „ja” zamiast „ty”, unikasz dołowania, promujesz pozytywną komunikację i zwiększasz entuzjazm w poszukiwaniu rozwiązania. Jest to ogromna część tego, co odróżnia konstruktywną i krytyczną informację zwrotną. Podaliśmy kilka przykładów jak to zrobić w poniższej sekcji.

Trzymaj się faktów

Przed rozmową, miej jasny obraz tego, co się stało. Weź odpowiedzialność za swoją rolę w tej sytuacji i skup się na faktach. Określ, gdzie któraś z osób popełniła błąd i omów wpływ tej rozmowy na każdego z Was, zespół i całą organizację. Nie każda rozmowa pójdzie po Twojej myśli i nie każdy zgodzi się z Twoim punktem widzenia. Postaraj się nie pozwolić, aby twoje uczucia przeszkodziły w osiągnięciu rozwiązania.

Wymyśl rozwiązanie

Celem tej rozmowy jest osiągnięcie rozwiązania. Jeśli rozwiązanie nie jest jasne od samego początku, pracuj razem, aby wymyślić takie, na które oboje się zgodzicie. Wysłuchaj ich pomysłów, jeśli je mają, i przynieś też kilka swoich na stół. Na przykład, jeśli mówisz pracownikowi, że nie dostał podwyżki, wyjaśnij dlaczego i zaproponuj rozwiązania, jak może się poprawić. Kiedy już dojdziecie do porozumienia, podejmij się rozwiązania i upewnij się, że istnieje plan działania na przyszłość.

Ponownie zapobiegaj konsekwencjom

W idealnym świecie wszystkie nasze rozmowy kończyłyby się tak, jak byśmy tego chcieli. Jednak tak nie jest. Niektórzy ludzie mają opóźnione reakcje na złe wiadomości i mogą odczuwać frustrację, zakłopotanie lub urazę po zakończeniu rozmowy. Należy być tego świadomym i co jakiś czas sprawdzać, czy druga osoba czuje się dobrze. Jeśli wydaje się, że jest jakieś napięcie, zaplanuj czas na spotkanie poza miejscem pracy, które nie będzie koncentrować się na rozmowach o pracy – np. na filiżance kawy – gdzie spotkacie się jako osoby indywidualne, a nie koledzy.

Dziewięć trudnych rozmów w pracy + szablony

Niewygodne rozmowy w pracy pojawiają się w wielu różnych sytuacjach i mogą mieć miejsce wśród współpracowników, menedżerów lub osób, które nadzorujesz. Podczas gdy zwolnienie kogoś z pracy lub prośba o podwyżkę to trudne rozmowy, co z tymi, które są po prostu niezręczne? Poniżej przedstawiamy dziewięć niewygodnych rozmów i wskazówki, jak sobie z nimi radzić, począwszy od odpowiedzi na obawy pracowników dotyczące decyzji o awansie, a skończywszy na powiedzeniu szefowi, że czujesz się przepracowany.

Pracownik do przełożonego

1. Kiedy nie zgadzasz się z decyzją swojego szefa.

Niezgodzenie się z kimś w sposób pełen szacunku i bez urazy jest trudne – zwłaszcza, gdy tym kimś jest Twój szef. Jeśli czujesz się wystarczająco mocno w swojej opinii, powinieneś wypowiedzieć swoje zdanie. Każdy dobry szef uszanuje twoją pewność siebie i może nawet w końcu cię nagrodzi. Upewnij się tylko, że rozmowa jest pozytywna, skup się na wynikach i uszanuj ostateczną decyzję. Oto przykład:

„Chciałem porozmawiać z tobą o ostatniej strategii, którą wprowadziłeś w życie. Uważam, że jest to świetny pomysł, jednak obawiam się, że reszta zespołu będzie czuła się przepracowana, co z czasem może obniżyć morale. Jeśli zrobimy coś zamiast tego, może to przynieść takie same rezultaty, przy jednoczesnym utrzymaniu zadowolenia pracowników. Chciałem zwrócić na to Twoją uwagę, ponieważ wiem, jak ważna jest dla Ciebie kultura firmy. Jednak ostatecznie uszanuję każdą decyzję, jaką podejmiesz.”

2. Kiedy czujesz się przepracowany.

W porządku jest się do tego przyznać. Czasami czujemy się przytłoczeni w pracy i po prostu mamy zbyt wiele do zrobienia. Ale jak powiedzieć szefowi, że ma się zbyt wiele na głowie, nie wychodząc przy tym na leniwego lub nie będącego graczem zespołowym? Ważne jest, aby być szczerym, unikać narzekania i oferować rozwiązania, aby pomóc. Twój szef może nie mieć pojęcia, że przepustowość jest problemem, a ty możesz zrobić mu lub jej ogromną przysługę. Oto przykład:

„Miałem pewne problemy z obsługą liczby rzeczy na moim talerzu w tej chwili. Czy byłbyś w porządku ze mną delegowania i do jak są one biorąc się większość mojego czasu? Nasza nowa stażystka powiedziała, że ma trochę wolnego czasu i chętnie bym ją przeszkolił w tym procesie.”

3. kiedy jesteś chory.

Nie czuj potrzeby przepraszania w takich sytuacjach. Wszyscy mamy prawo być czasem chorzy. Zrób swoją notatkę krótką i słodką o tym, dlaczego musisz wziąć dzień wolny. Oto przykład:

„Niestety, obudziłem się i czuję się zbyt chory, aby przyjść dzisiaj do biura. Zamierzam wziąć płatny dzień chorobowy, aby odpocząć i wyzdrowieć. Jednakże, planuję sprawdzać mój e-mail okresowo przez cały dzień w przypadku, gdy coś pilnego się pojawi. Proszę dać mi znać, jeśli mają Państwo jakiekolwiek pytania. Mam nadzieję, że wrócę do biura jutro!”

Przełożony do pracownika

1. Gdy osobowość zderza się z zespołem.

Nie wszyscy będą się dogadywać w miejscu pracy, a kiedy tak się dzieje, tworzy się niekomfortowe środowisko pracy. Jeśli pracownicy nie są w stanie sami się dogadać, odciągnij obu na bok na osobności. Upewnij się, że wysłuchasz obu stron, określisz prawdziwy problem i znajdziesz rozwiązanie. Oto kilka sposobów na rozpoczęcie tej rozmowy:

„Rozumiem, że istnieje problem między tobą a . Chciałem odciągnąć cię na bok, aby upewnić się, że nie ma to wpływu na twoją pracę i osoby wokół ciebie. Zaplanowałem trochę czasu dla Ciebie i na kawę na zewnątrz. Myślę, że dobrze by było, gdybyście nawiązali kontakt jako osoby indywidualne, a nie jako współpracownicy.”

2. Kiedy pracownik nie spełnia oczekiwań, ale ma pozytywne nastawienie.

Ciężko jest powiedzieć komuś, kogo naprawdę się lubi, że nie osiąga dobrych wyników. Jednak pozytywne nastawienie czy nie, wyniki pracownika mają wpływ na całą organizację, dlatego ważne jest, aby rozmawiać o tym w profesjonalny sposób. W takiej rozmowie zalecamy zajęcie się problemem, zaproponowanie sposobów pomocy i dodanie otuchy. Oto przykład:

„Moim zadaniem, jako Twojego menedżera, jest wskazywanie obszarów, w których musisz się poprawić. To gwarantuje, że stale rozwijasz swój zestaw umiejętności, jak również swój profesjonalizm. W tej chwili chciałbym, abyś skupił się na poprawie swojej . Aby ci pomóc, z przyjemnością zorganizuję kilka sesji szkoleniowych, abyś wszedł na właściwą drogę.”

3. Kiedy pracownik nie zgadza się z decyzją o awansie lub wynagrodzeniu.

Gdy istnieją możliwości awansu, to naturalne, że koledzy stają się konkurencyjni. Jeśli awansowałeś kogoś ponad innych, może pojawić się zazdrość, a jeśli zaczyna ona stanowić problem, natychmiast się nią zajmij. Upewnij się, że wykazujesz empatię, ale jednocześnie podtrzymujesz swoją decyzję. Oto przykład:

„Jak wiesz, dostałem awans w środę. Chciałem z Panem porozmawiać, ponieważ wiem, że wyraził Pan zainteresowanie tą możliwością. Powodem, dla którego zdecydowałem się na promocję jest to, że konsekwentnie trafiają w cele klienta miesiąc po miesiącu. Wyróżniają się również w i które są niektóre obszary czuję, że można poprawić na. Zdaję sobie sprawę, że szukasz możliwości rozwoju w firmie i tylko dlatego, że ta okazja nie wypaliła, nie oznacza, że nie będzie innych, które się pojawią. Jestem przygotowany, aby pomóc Ci w osiągnięciu tego celu i chciałbym ustawić Cię na sukces przy przyszłych możliwościach.”

Pracownik do pracownika

1. Jak prosić o pomoc.

Czasami ten duży projekt, nad którym pracujesz, okazuje się trudniejszy niż się spodziewałeś i potrzebujesz dodatkowej ręki. Pracownicy mogą unikać proszenia o pomoc, ponieważ nie chcą być postrzegani jako niekompetentni lub irytujący. Zwracanie się o pomoc, gdy jej potrzebujesz, nie jest wstydliwe – jest mądre. Bądź szczery w kwestii tego, z czym możesz sobie poradzić i poproś innych o pomoc, gdy czujesz się przytłoczony. Oto przykład:

„Hej, zacząłem pracować nad , ale utknąłem na i jest do zrobienia w ten piątek. Widziałem, że już to zrobiłeś i kierownictwo wyższego szczebla było bardzo zadowolone z wyniku. Czy mógłbym zaplanować trochę czasu z tobą, aby zrobić burzę mózgów na temat potencjalnych podejść?”

2. Mówienie nie.

Powiedzmy, że Twój współpracownik prosi Cię o pomoc w projekcie, na który nie masz czasu, lub prosi o pomoc w zadaniu, o którym masz bardzo małą wiedzę (lub zainteresowanie). Dobrze jest powiedzieć „nie”. Zwłaszcza jeśli nie masz czasu. Jednak wielu z nas ma problemy z mówieniem „nie” w miejscu pracy. Większość z nas chce być lubiana i szanowana, ale musisz być ostrożny wobec tych, którzy mogą cię wykorzystać. Oto przykład, jak powiedzieć „nie”:

” Chętnie bym pomógł, jednak obecnie nie mam mocy przerobowych z powodu kilku projektów. Jeśli jest to coś, co może być rozpoczęte w przyszłym tygodniu, byłbym szczęśliwy, aby pomóc wtedy. W przypadku, gdy dostanę moje projekty zrobione wcześniej, dam Ci znać.”

3. Radzenie sobie z rozpraszającym współpracownikiem.

Siedzenie obok Chatty Cathy może być zabawne na początku, ale jeśli rozproszenie zaczyna hamować Twoją pracę, czas na rozmowę. Zwłaszcza, jeśli dźwięk ich głosu roznosi się po całym biurze. Delikatnie odciągnij swojego współpracownika na bok i przeprowadź szczerą rozmowę. Upewnij się, że pamiętasz o jego uczuciach i zachowujesz szacunek. Oto jak:

„Naprawdę uwielbiam cię poznawać, ale zauważyłem, że czasami mam zaległości w pracy z powodu naszych rozmów. Może uda nam się zaplanować trochę czasu na kawę raz w tygodniu?”

Według nauczyciela mindfulness i executive coacha Kim Nicol, ludzie opuszczają menedżerów, a nie firmy. Zachęcanie pracowników lub współpracowników do prowadzenia trudnych rozmów w pracy stanowi wyzwanie. Rada Nicol: dawaj przykład. Jeśli chodzi o niewygodne rozmowy, takie jak pytanie współpracowników o wynagrodzenie lub odmawianie współpracownikom, komunikacja jest kluczowa w każdym środowisku pracy. Jeśli Ty jesteś otwarty, miejmy nadzieję, że reszta Twojego zespołu też będzie.

Aby uzyskać więcej wskazówek i danych statystycznych dotyczących trudnych rozmów w pracy, sprawdź naszą infografikę poniżej.

Agencja Ubezpieczeniowa Haven Life oferuje to wyłącznie jako informację edukacyjną i nie popiera żadnych firm, osób ani strategii tu omawianych. Haven Life jest internetową agencją ubezpieczeń na życie oferującą terminowe ubezpieczenia na życie wydane przez Massachusetts Mutual Life Insurance Company.