Cât timp petreceți zilnic pentru a vă gestiona e-mailurile? O oră? 30 de minute? Câteva ore? Poate o jumătate de zi?
În timp ce e-mailul este menit să faciliteze comunicarea, bănuiesc că uneori devine un instrument contraproductiv pentru că petrecem atât de mult timp gestionându-vă e-mailurile! De exemplu, gândiți-vă la aceste cazuri:
- Continuați uneori să dați click în căsuța de primire, chiar dacă tocmai ați verificat-o cu doar 5 minute în urmă?
- Planificați mult timp pentru a vă gestiona e-mailurile în fiecare zi, cum ar fi căutarea e-mailurilor trecute, sortarea, organizarea și ștergerea e-mailurilor vechi?
- Faceți adeseori din e-mailuri prima dvs. prioritate, mai degrabă decât să faceți lucrurile efectiv?
- Există zile în care petreceți mai mult timp în căsuța de poștă electronică decât să faceți o muncă adecvată?
La sfârșitul zilei, e-mailul este doar un instrument care vă permite să vă îndepliniți sarcinile. Mai jos sunt 11 sfaturi pentru a-ți îmbunătăți gestionarea e-mailurilor:
- Procesează-ți e-mailurile o dată pe zi
- Prioritizați emailurile de 20%; amânați-le pe cele de 80%
- Aveți un dosar „Răspundeți până în ziua XX”
- Realizați că nu trebuie să răspundeți la fiecare mail
- Creați șabloane de răspuns dacă trimiteți adesea răspunsuri similare
- Citesc doar e-mailurile care sunt relevante
- Structurați-vă mailurile în categorii
- Utilizați filtrele
- Utilizați regula de 1 minut atunci când răspundeți
- Stabilește o limită a timpului pe care îl petreci în căsuța de primire
- (Fără milă) Dezabonați-vă de la lucruri pe care nu le citiți
Procesează-ți e-mailurile o dată pe zi
Chiar dacă îmi verific e-mailurile de mai multe ori pe zi doar pentru a fi la curent (în cazul în care se întâmplă ceva ciudat, cum ar fi căderea site-ului meu web, sau dacă există o solicitare urgentă), nu le procesez imediat. O fac doar o dată pe zi, fie la începutul zilei, fie seara.
Stabilește-ți un interval de timp zilnic pentru a-ți procesa e-mailurile. Dacă nu terminați în acest interval de timp, continuați a doua zi. Prioritizați-le pe cele mai importante și renunțați la restul. (A se vedea #2).
Dacă vă aflați într-o poziție la nivel de muncă în care primiți o mulțime de e-mailuri sensibile la timp, puteți totuși să puneți în practică acest lucru. Ideea este să nu lăsați e-mailul să vă stăpânească viața. Amintiți-vă că este un instrument care vă ajută să vă faceți munca și nu munca în sine.
Prioritizați emailurile de 20%; amânați-le pe cele de 80%
Nu toate emailurile sunt la fel. Iubesc regula 80/20 pentru că se aplică în fiecare domeniu al vieții noastre. Inclusiv e-mailurile. Regula 80/20 este ideea că 20% din intrări sunt responsabile pentru 80% din ieșiri în orice situație. Prin urmare, pentru a fi eficienți, ar trebui să ne concentrăm pe 20% intrări care duc la 80% ieșiri. La fel, ar trebui să ne concentrăm pe 20% din e-mailurile de mare valoare care duc la un randament maxim.
E-mailurile mele de 20% sunt cele care îmi oferă următorul progres în munca mea. Acestea pot fi solicitări din partea presei, locuri pentru interviuri, oportunități de relaționare, oportunități de afaceri, oportunități de discurs și alte lucruri care duc la obiectivele mele de afaceri de 20%. E-mailurile mele de 20% includ, de asemenea, persoanele care au investit în munca mea, cum ar fi clienții mei de coaching 1-1, angajamentele de vorbire și cititorii care au cumpărat cursurile și produsele mele. Nu în ultimul rând, corespondența cu prietenii mei buni se încadrează, de asemenea, aici. Restul intră în corespondența de 80%.
Pentru cele 20% de e-mailuri, le acord o prioritate semnificativă. De obicei, le răspund imediat (mai ales dacă respectă regula de 1 minut de la #9); dacă nu, ajung la ele în 1-3 zile. Pentru 80% dintre mailuri, îmi ia mai mult timp să răspund, uneori nici măcar nu răspund și eu (vezi punctul #4).
Aveți un dosar „Răspundeți până în ziua XX”
Arhivați mailurile care au nevoie de răspunsul dumneavoastră într-un dosar „Răspundeți până în ziua XX”, unde XX este ziua săptămânii. Eu îmi rezerv 3 zile în fiecare săptămână pentru a răspunde la e-mailuri – marți, joi și sâmbătă. În acest fel, nu sunt presat să răspund imediat ce primesc mailul. Îl citesc, îl confirm mental și mă gândesc la el până când este momentul să răspund (în medie 3-8 zile de la primirea mailului).
Realizați că nu trebuie să răspundeți la fiecare mail
În ciuda a ceea ce credeți, nu trebuie să răspundeți la fiecare mail. Uneori, și lipsa unui răspuns după o anumită perioadă de timp poate fi considerată un răspuns în sine.
Am primit un volum mare de mailuri de la cititori și, pentru o perioadă de timp, obișnuiam să răspund la fiecare mail care venea. Nu a făcut nimic pentru mine. Îmi petreceam întreaga zi doar răspunzând la mailuri, iar la sfârșitul zilei eram epuizat, incapabil să fac vreo muncă reală. Și, în mod interesant, aproape toate mesajele la care răspund nu primesc niciun fel de răspuns (nici măcar o confirmare sau mulțumire), chiar și atunci când postez întrebări de follow-up pentru a-i ajuta în continuare. Bănuiesc că jumătate dintre mailuri nu sunt citite, iar cealaltă jumătate sunt mailuri pe care oamenii le trimit din impuls, iar răspunsurile nu prea contează. Oricum ar fi, mi-am dat seama că este mult mai eficient să folosesc timpul pentru sarcini cu o valoare mai mare, cum ar fi lucrul la produse de mare valoare și bogate în conținut, sprijinirea clienților mei de coaching 1-1, proiecte noi și scrierea de articole noi.
Nu vă stresați prea mult în legătură cu răspunsul la fiecare mail. Răspundeți dacă vă ajută, dar dacă costurile răspunsului nu depășesc beneficiile, atunci poate că nu merită să vă faceți griji în acest sens. Lăsați-o baltă și lucrurile se vor rezolva de la sine în timp.
Creați șabloane de răspuns dacă trimiteți adesea răspunsuri similare
Dacă vă uitați prin dosarul trimis, veți găsi probabil o tendință în lucrurile la care răspundeți. Mailurile pe care le primesc pe site-ul meu pot fi clasificate, de obicei, într-una dintre cele câteva categorii (1) mailuri de feedback / mulțumiri (2) coaching 1-1 (3) cereri de recenzii de cărți/produse (4) cereri de conferințe (5) altele. Pentru (1) și (2), folosesc șabloane pe care le-am scris dinainte și pe care le folosesc în răspunsurile mele. Pe măsură ce răspund, le personalizez în mod corespunzător pentru a se potrivi nevoilor corespondenței inițiale. Acest lucru mi-a economisit enorm de mult timp, în comparație cu trecutul, când scriam e-mailurile de la zero.
Citesc doar e-mailurile care sunt relevante
Sunt abonat la mai multe buletine informative – cum ar fi cele despre fitness, self-help, blogging și afaceri, dar nu citesc toate e-mailurile pe care le trimit. Dar nici nu le șterg, pentru că știu că au informații valoroase. În schimb, am setat gmail să le arhiveze automat în diferite etichete (foldere). Mailurile de blog sunt arhivate în folderul blogging, mailurile de fitness sunt arhivate în folderul health & fitness, și așa mai departe. Deocamdată, am aproximativ 30 de dosare. Le citesc doar atunci când vreau să obțin mai multe informații despre subiectul respectiv.
Nu trebuie să citiți fiecare mail care intră. Alege și selectează ceea ce este relevant pentru tine.
Structurați-vă mailurile în categorii
Dosarele (sau etichetele, dacă folosiți gmail) au rolul de a vă ajuta să vă organizați mailurile.
În primul rând, folosiți un sistem de denumire relevant pentru ceea ce faceți. Dacă cele mai mari priorități ale tale acum sunt, să zicem, (1) scrierea unei cărți și (2) slăbirea, atunci numește-ți folderele astfel.
În al doilea rând, folosește structura ierarhică. folderele de prim nivel sunt pentru categoriile mari, iar cele de al doilea nivel sunt pentru subcategorii, și așa mai departe. De exemplu, eu am „Admin” ca dosar de prim nivel, iar „Back-Up”, „Contabilitate”, „Conturi”, etc. ca dosare de al doilea nivel. Dacă este nevoie, am dosare de al treilea nivel pentru a le segmenta și mai mult. Gmail are un add-on care vă permite să folosiți etichete de diferite niveluri (Settings > Labs > Nested Labels)
Utilizarea filtrelor (#8) pentru a organiza automat corespondența în dosare funcționează de minune.
Utilizați filtrele
Filtrele sunt instrumente care vă ajută să sortați automat corespondența atunci când ajunge în poșta dumneavoastră. Există 2 lucruri de bază sunt necesare pentru un filtru – (1) Termenul care trebuie căutat (2) Acțiunea care trebuie aplicată în cazul în care termenul se potrivește. Deocamdată, gmail-ul meu are aproximativ 20 de filtre diferite configurate pentru diferite adrese de e-mail, titluri de subiect, corp de text și așa mai departe. În funcție de ce filtru este, mailul va fi sortat automat într-un dosar respectiv / arhivat. Acest lucru reduce la minimum numărul de acțiuni administrative pe care trebuie să le fac.
Iată tutorialul meu video în care vă împărtășesc modul în care mi-am configurat filtrele de e-mail pentru a obține inbox zero: 3 sfaturi simple pentru a atinge Inbox Zero folosind filtrele de e-mail
Utilizați regula de 1 minut atunci când răspundeți
Dacă durează mai puțin de 1 minut pentru a răspunde, răspundeți imediat și arhivați. Nu o lăsați să stea în căsuța de e-mail pentru o veșnicie. Va fi nevoie de un efort și mai mare dacă o lăsați să vă dea târcoale prin minte și să vi se reamintească în mod constant că trebuie să răspundeți. Asigurați-vă că respectați intervalul de timp de 1 minut atunci când răspundeți, astfel încât să nu vă ia mai mult timp decât este necesar. Acest lucru mă ajută să eliberez loturi mari de e-mailuri într-un timp scurt.
Stabilește o limită a timpului pe care îl petreci în căsuța de primire
Peste regula de 1 minut, limitează timpul total pe care îl petreci în căsuța de primire. Data viitoare când vă verificați corespondența, cronometrați-vă. Vedeți cât timp vă ia să procesați, să citiți, să răspundeți și să vă triați corespondența. Apoi întrebați-vă cât de mult din acest timp este bine cheltuit. Sunt șanse ca cea mai mare parte să nu fi servit absolut niciun scop.
În anumite momente, veți primi e-mailuri care sunt alarmant de lungi. Pentru aceste e-mailuri, parcurgeți-le, vedeți dacă există ceva relevant pentru dvs. și apoi procesați-le în consecință. Răspundeți dacă este necesar (și folosiți regula de 1 minut); arhivați-l dacă nu intenționați să răspundeți. Dacă aveți de gând să răspundeți, nu simțiți nevoia să reveniți cu un e-mail lung doar pentru că persoana respectivă a scris un e-mail lung. Ultimul lucru pe care vi-l doriți este un schimb de eseuri prin e-mail, care va avea ca rezultat involuntar căderea într-o gaură neagră a e-mailurilor. Intrați în căsuța de e-mail, faceți ceea ce trebuie să faceți și ieșiți imediat după aceea.
(Fără milă) Dezabonați-vă de la lucruri pe care nu le citiți
În navigarea dvs. pe web, probabil că vă înscrieți din impuls la o bună parte din buletinele de știri și feed-uri de care vă pierdeți interesul după aceea. Dacă vă treziți că ștergeți în mod repetat mailurile din abonamentele dvs. este un indiciu că ar trebui să vă dezabonați imediat.
Obțineți versiunea manifest a acestui articol: 11 sfaturi pentru o gestionare eficientă a e-mailurilor
Articolul original: 11 sfaturi simple pentru gestionarea eficientă a e-mailurilor | Excelență personală
Creditul fotografiei recomandate: Femeie de afaceri care desenează un plic de e-mail via .com