Aplicațiile mobile pentru evenimente și conferințe au devenit acum un pilon al experienței evenimentului. În acest ghid, vom explora cele mai bune practici în materie de aplicații pentru evenimente pentru 2020 și ulterior.
O aplicație pentru evenimente le permite participanților să se conecteze mai eficient la rețea, îi ține pe toți la curent cu cele mai recente actualizări ale evenimentului și, cel mai important, oferă un set bogat de date din care organizatorii de evenimente pot extrage informații. Având în vedere versatilitatea unei aplicații pentru evenimente, nu este de mirare că 91% dintre organizatorii de evenimente au declarat că adoptarea unei aplicații pentru conferințe a dus la un ROI pozitiv al evenimentului.
Deși este clar că aplicațiile mobile pentru evenimente sunt predominante în industria evenimentelor, îmbunătățirile constante ale tehnologiei și peisajul în schimbare al aplicațiilor mobile în general necesită ca organizatorii să rămână la curent cu cele mai recente noutăți și cele mai bune practici.
Acest ghid va acoperi spectrul a ceea ce organizatorii trebuie să știe despre aplicația pentru evenimente. Readers will learn the full range of event app capabilities and how they can best leverage them to achieve event success. To help you keep track of mobile events and conferences apps, we’ve put together this step by step guide:
- What is an Event App
- What is a Networking App
- Determine if you need an Event App or Networking App
- App Store Guidelines for White Label Apps
- White Label App vs Branded Universal Event App
- How a Mobile Conference App Enhances the Event Experience
- How to Increase Event App Adoption
- How to Leverage Event App Data
- Event App Data Security and Privacy
What is an Event App?
An event app (otherwise known as a conference app) is a mobile application dedicated to enhancing the experience of attendees at a live event. În timp ce diferite aplicații pentru evenimente oferă caracteristici diferite, caracteristicile comune sunt o agendă digitală a evenimentului, mesaje one-to-one, profiluri ale participanților pentru cercetarea rețelelor, profiluri ale vorbitorilor, pagini ale sponsorilor și integrări în rețelele sociale.
Ce este o aplicație de networking?
O aplicație de networking este ușor diferită de aplicațiile mobile pentru evenimente și conferințe, deoarece se concentrează exclusiv pe networkingul evenimentului. Deși astfel de aplicații au un scop foarte important, majoritatea aplicațiilor pentru conferințe din prezent oferă o platformă de networking pe lângă alte funcționalități. Înțelegerea aplicației pentru evenimente ca o soluție holistică vă va asigura că profitați pe deplin de capacitățile sale.
Determinați dacă aveți nevoie de o aplicație de eveniment pentru următorul dvs. eveniment
Acum că ați înțeles diferența dintre o aplicație de eveniment și o aplicație de networking, este important să alegeți experiența mobilă potrivită pentru evenimentul dvs. O aplicație de networking este un accesoriu excelent atunci când facilitează conexiunea între participanți în timpul evenimentului. O aplicație pentru evenimente și conferințe oferă o experiență mai holistică a evenimentului, cu funcții suplimentare, cum ar fi o agendă digitală, profiluri și mesagerie individuală. Pentru a vă ajuta să determinați dacă o aplicație pentru evenimente este potrivită pentru dumneavoastră, aruncați o privire la lista noastră de verificare.
Lista de verificare a aplicațiilor pentru evenimente:
- Dimensiunea participanților depășește 100
- Tipul evenimentului dvs. este o conferință a utilizatorilor, un summit, un roadshow, sau un eveniment emblematic
- Participanților li se oferă opțiunea de a se conecta înainte de eveniment
- Agenda evenimentului include mai multe sesiuni și piste
- Evenimentul este un eveniment de o singură zi sau de mai multe zile
- Notificarea în timp real în timpul evenimentului sunt importante
- Aveți suficient timp de pregătire pentru a vă promova aplicația înainte de eveniment
Dacă ați bifat mai mult de câteva puncte din această listă, ar putea fi momentul să revizuiți opțiunile de aplicații pentru evenimente și conferințe cu soluția dvs. de gestionare a evenimentelor.
„Aplicația noastră mobilă este acel far de lumină pe care oamenii îl folosesc în timp ce se află pe site. Au putut să selecteze sesiunile care îi interesau, să afle care este fluxul curent și lucrurile și zonele care erau deschise în timpul programului.”
-Karen Merritt, LinkedIn
Legitimări App Store pentru aplicațiile White Label
În industria aplicațiilor, Apple și Android sunt gatekeepers. Regulile pe care acești furnizori de sisteme de operare mobile le stabilesc pentru magazinele de aplicații mobile respective pot sfârși prin a redirecționa o industrie – așa cum a fost cazul recent al Apple.
În cadrul Conferinței mondiale a dezvoltatorilor 2017, Apple a anunțat un set de modificări radicale ale liniilor directoare. În timpul conferinței, Apple a anunțat că își înăsprește procesul de evaluare a aplicațiilor prin respingerea aplicațiilor care au fost create prin intermediul unui formular-șablon. Cea mai importantă propoziție din liniile directoare suna după cum urmează:
Legislația 4.2.6: „Aplicațiile create prin intermediul unui șablon comercializat sau al unui serviciu de generare de aplicații vor fi respinse.”
În mod normal, acest lucru a alarmat o serie de industrii diferite care foloseau aplicații cu șabloane ca parte esențială a modelului lor de afaceri. Linia directoare a afectat în special industria evenimentelor, deoarece multe companii de tehnologie pentru evenimente folosesc șabloane pentru a crea aplicații pentru evenimente la scară largă pentru clienții lor.
Mulți s-au temut că această nouă linie directoare va da peste cap procesul de creare a aplicațiilor pentru evenimente cu etichetă albă. Ca urmare, mulți furnizori de aplicații s-au străduit să afle exact în ce măsură Apple va aplica noile reguli anti-șablon.
Pentru o vreme, părea că aplicațiile universale (pe care le vom aborda mai târziu) erau singura soluție sigură. În decembrie 2017, Apple a lansat o versiune actualizată a Ghidului 4.2.6. Secțiunea completă suna după cum urmează:
„Aplicațiile create pornind de la un șablon comercializat sau de la un serviciu de generare de aplicații vor fi respinse, cu excepția cazului în care sunt trimise direct de către furnizorul de conținut al aplicației. Aceste servicii nu ar trebui să prezinte aplicații în numele clienților lor și ar trebui să ofere instrumente care să le permită clienților lor să creeze aplicații personalizate și inovatoare care să ofere experiențe unice pentru clienți. O altă opțiune acceptabilă pentru furnizorii de șabloane este de a crea un singur binom pentru a găzdui tot conținutul clientului într-un model agregat sau „picker”, de exemplu, ca o aplicație de căutare a restaurantelor cu intrări sau pagini personalizate separate pentru fiecare restaurant client sau ca o aplicație de evenimente cu intrări separate pentru fiecare eveniment al clientului.”
Dacă în cazul în care ghidul inițial era lipsit de specificitate, această nouă revizuire prezintă o imagine mai clară în ce măsură vor fi acceptate aplicațiile cu șabloane.
Conform versiunii actualizate, se pare că aplicațiile white label nu sunt scoase din discuție, astfel încât, atâta timp cât clienții trimit aplicația prin intermediul propriului cont Apple Developer Account. Așadar, este corect să presupunem că App Store nu va fi prea strict în ceea ce privește aplicațiile pentru evenimente template – atâta timp cât acestea sunt unice și originale într-o anumită măsură.
White Label Event App vs Branded Universal Event App
În calitate de organizator de evenimente, este important să cunoașteți diferențele dintre cele două pentru a ajuta la fundamentarea deciziei de a alege soluția potrivită pentru aplicația de conferință. Diferențele dintre cele două tipuri de aplicații pentru evenimente pot fi rezumate după cum urmează.
Aplicații cu etichetă albă template
Cu aplicațiile cu etichetă albă template, clienții obțin o experiență de marcă excelentă și acces la o varietate de module, dar cu prețul unicității atât în ceea ce privește designul, cât și funcționalitatea. În conformitate cu orientările revizuite ale Apple, aplicația va fi acceptată numai dacă este trimisă prin intermediul contului de dezvoltator Apple al clientului.
Implicația este că firmele producătoare de aplicații pentru evenimente trebuie să predea șabloanele, modulele și cadrul cu care clientul va proiecta aplicația pe cont propriu. Mulți furnizori de software pentru evenimente, inclusiv Bizzabo, oferă acum opțiuni de aplicații cu etichetă albă care sunt conforme cu orientările App Store.
Aplicații universale de marcă
Legitimările revizuite ale Apple clarifică faptul că o formă acceptabilă de aplicații cu șabloane sunt modelele agregate sau „picker”, în care există numeroase profiluri diferite în aceeași aplicație container. Acest lucru este cunoscut și sub numele de „branded universal app”.
La fel cum o telecomandă universală ar putea fi responsabilă de sistemul de divertisment de acasă, o aplicație universală își propune să fie ghișeul unic pentru evenimente. Clienții descarcă aplicația universală care conține apoi evenimentul sau seria de evenimente specifice.
În cadrul aplicației container, clienții pot crea și afișa aplicația lor unică pentru evenimente de marcă, fără a fi nevoiți să creeze complet una pe cont propriu. O aplicație universală de marcă face bine să respecte liniile directoare Apple, deoarece se ferește de supraaglomerarea magazinului de aplicații cu aplicații tipizate, oferind în același timp clienților libertatea de a-și prezenta marca unică a evenimentului.
Pentru a înțelege mai bine această soluție specială de aplicație, iată noua aplicație de eveniment de marcă a Bizzabo în acțiune:
Cum o aplicație de conferință mobilă îmbunătățește experiența evenimentului
Valoarea unei aplicații de eveniment constă în aducerea întregii experiențe de eveniment pe dispozitivul participantului. Astfel, participanților le este mai ușor să știe ce sesiuni sau vorbitori urmează, ce sponsori expun și cu cine se pot întâlni pentru a stabili o legătură profesională.
În timp ce implicarea mobilă crește de la an la an, nu este întotdeauna ușor de înțeles impactul unei aplicații de eveniment pentru strategia generală a evenimentului dumneavoastră. Acesta este motivul pentru care Bizzabo a intervievat mai mulți clienți care utilizează aplicația Ultra Branded App. Rezultatele au fost surprinzătoare:
- 50% creștere a adoptării mobile de către participanți
- 51% creștere a vizibilității sponsorilor și partenerilor
- 42% creștere a implicării publicului
- 84% creștere a implicării comunității
Organizatorii de evenimente pe care Bizzabo i-a chestionat au văzut rezultate spectaculoase în ceea ce privește implicarea participanților odată cu adăugarea unei aplicații pentru evenimente am.
Curios să aflați ce diferențiază aplicațiile pentru evenimente? Haideți să trecem în revistă beneficiile unice ale utilizării aplicațiilor pentru evenimente și conferințe.
Networking
Conectarea cu alți profesioniști este unul dintre principalele motive pentru care aplicația pentru evenimente a luat ființă. O aplicație pentru evenimente nu numai că facilitează întâlnirea cu alte persoane, dar îi ajută pe participanți să identifice alți participanți cu care să se întâlnească și să facă networking. Profilurile plăcute din punct de vedere vizual și un sistem de mesagerie intuitiv sunt ingredientele cheie pentru o soluție puternică de networking în cadrul aplicației pentru evenimente.
Profil în cadrul aplicației pentru evenimente de marcă Bizzabo
Experiență de marcă
Furnizarea unei experiențe de marcă fără cusur pentru participanți este esențială pentru un eveniment de succes. Căutați aplicații pentru evenimente care permit un control complet asupra culorilor, imaginilor, logo-urilor și mesajelor pentru a oferi o experiență de marcă completă a aplicației care conectează energia evenimentului live la dispozitivul fiecărui participant.
Polling și sondaje
Unul dintre cele mai valoroase aspecte ale unei aplicații pentru evenimente este reprezentat de datele care pot fi colectate de la participanți. Cea mai simplă metodă de colectare a acestor date ar fi inițierea de sondaje și anchete către participanți în timp real. Acest lucru se poate face în timpul atelierelor, înainte de eveniment și chiar după eveniment. O aplicație pentru evenimente oferă o modalitate de a adresa întrebări imediate participanților și de a primi răspunsuri care vă vor ajuta să vă modelați strategia viitoare a evenimentului.
Agenda personalizată
Cu atât de multe sesiuni și ateliere de lucru diferite care au loc la o conferință, poate fi dificil pentru participanți să le urmărească pe toate. O aplicație pentru evenimente rezolvă această problemă oferindu-le participanților posibilitatea de a-și construi propria agendă a evenimentului prin simpla adăugare a sesiunilor la care doresc să participe în programul lor personal.
Aplicațiile moderne pentru evenimente pot ajuta, de asemenea, organizatorii de evenimente în asigurarea sponsorizărilor pentru evenimente, oferindu-le sponsorilor o ocazie excelentă de a-și expune marca și serviciile în fața participanților. Acest lucru se poate face prin intermediul paginilor individuale pentru sponsori, al ofertelor speciale care sunt trimise prin notificări push sau al sondajelor și anchetelor sponsorizate.
Cum să creșteți adoptarea aplicației pentru evenimente
Beneficiile unei aplicații pentru evenimente nu pot fi realizate decât dacă aplicația este descărcată pe scară largă și utilizată în mod activ de către participanți. Următoarele sfaturi vă vor ajuta să creșteți ratele de adoptare a aplicației.
Articulați valoarea adăugată
Înainte de a planifica orice campanie specifică în jurul adoptării aplicației, acordați-vă timp pentru a forma corect mesajele.
Da, doriți ca un număr cât mai mare de participanți să o descarce, dar de ce ar trebui să o facă? Care este valoarea adăugată specifică pe care o vor primi prin implicarea în aplicație?
Posibilitatea de a poziționa în mod clar în mesajele dvs. valoarea motivului și a modului în care o aplicație va îmbunătăți experiența unui participant la eveniment este neapărat nu doar pentru a-i convinge să descarce aplicația, ci, mai important, pentru a le câștiga încrederea și pentru a-i face să încurajeze și alți participanți să o descarce și ei. Puterea recomandărilor poate ajuta cu adevărat la adoptarea aplicației pentru evenimente.
Transformați participanții în avocați
După ce mesajele sunt luate în grijă, este timpul să creați modalități specifice pentru ca participanții să pledeze cu ușurință în numele aplicației și să faciliteze astfel adoptarea aplicației pentru evenimente.
Faci ca participanții să promoveze cu ușurință evenimentul și aplicația dvs. prin furnizarea de butoane de partajare ușor de utilizat cu text precompletat. Participanții pot apoi să își informeze rețelele că s-au alăturat comunității de networking a evenimentului și că și colegii lor ar trebui să facă la fel. Nu uitați că vorbitorii dvs. au puterea de a vă amplifica mesajul, deoarece tind să aibă baze puternice de urmăritori.
Creați o campanie de e-mail dedicată
E-mailul va fi unul dintre principalele puncte de comunicare cu participanții dumneavoastră. Trimiteți o serie de e-mailuri fiecărui participant înregistrat, cu un apel clar la acțiune pentru a descărca aplicația evenimentului dvs.
Puteți spația e-mailurile suficient de mult pentru a evita să vă copleșiți participanții. Educați-i pe participanți cu privire la motivul și modul în care aplicația conferinței le va îmbunătăți experiența evenimentului.
De asemenea, asigurați-vă că păstrați mesaje clare și concise în aceste e-mailuri. Dacă vă îngropați participanții cu o avalanșă de linkuri și informații, apelul la acțiune pentru a descărca aplicația evenimentului dvs. se va pierde.
Evaluați o strategie de social media
Pentru a vă asigura cu adevărat că toți participanții la eveniment sunt conștienți de comunitatea de networking a evenimentului dvs., luați în considerare lansarea unei campanii de social media. Stimulați participanții să descarce aplicația prin oferirea unui premiu primilor 100 de membri ai comunității. De asemenea, luați în considerare crearea unui link de descărcare partajabil, astfel încât oamenii să poată descărca rapid aplicația.
Prezentarea aplicației conferinței dvs. prin intermediul platformelor de social media este o modalitate bună de a arăta potențialilor participanți la eveniment valoarea adăugată pe care o vor obține dacă aleg să participe la eveniment. Prin promovarea publică a aplicației mobile pentru conferințe, vă poziționați brandul evenimentului dvs. ca unul care adoptă soluții tehnologice care îmbunătățesc experiența.
Cum să valorificați datele aplicației pentru evenimente
În calitate de organizator de evenimente, cel mai valoros aspect al implementării unei aplicații pentru evenimente este reprezentat de datele care sunt colectate. Deoarece participanții folosesc aplicația de conferință într-o serie de funcționalități diferite, fiecare informație poate fi pusă cap la cap pentru a-l ajuta pe organizator să înțeleagă mai bine impactul evenimentului lor. Informații precum cele mai populare sesiuni, timpii de vizionare a mesajelor trimise și profilurile cu cele mai multe vizualizări sunt toate puncte de date cheie care conturează o imagine de ansamblu.
Sursa: Bizzabo
Obținerea unor date bogate despre evenimente și extragerea unor informații utile sunt posibile atunci când mai multe seturi de date sunt integrate în aplicația de conferință. Integrarea este imperativă atunci când se valorifică datele, deoarece oferă diferitelor platforme posibilitatea de a comunica între ele.
Acest lucru este deosebit de relevant pentru aplicațiile pentru evenimente, deoarece comportamentul participanților în aplicație poate fi legat direct de informațiile lor din sistemul dumneavoastră CRM sau de automatizare a marketingului. Cu cât mai multe puncte de date care pot fi conectate la același contact, cu atât veți avea o idee mai bună despre modul în care evenimentul a avut un impact asupra acelui anumit participant.
Pentru mai multe informații despre integrarea datelor despre evenimente, faceți clic pe imaginea de mai jos pentru a accesa ebook-ul nostru gratuit despre integrarea datelor despre evenimente.
Securitatea și confidențialitatea datelor din aplicațiile de eveniment
După cum am discutat, o aplicație de eveniment poate fi o mină de date despre comportamentele și preferințele participanților. Aceste date pot, la rândul lor, să informeze deciziile viitoare și strategia evenimentului. Cu toate acestea – pentru a-l parafraza pe Unchiul Ben din Spiderman – odată cu datele mari vine și o mare responsabilitate.
Organizatorii trebuie să facă eforturi mari pentru a se asigura că datele pe care le colectează sunt sigure și disponibile la cererea utilizatorilor.
Odată cu introducerea Regulamentului general privind protecția datelor din UE, securitatea și confidențialitatea datelor a devenit mai importantă ca niciodată. Acest nou regulament de protecție al UE contribuie la asigurarea faptului că organizațiile tratează datele cu caracter personal într-un mod sigur și transparent. GDPR nu se aplică numai companiilor care își desfășoară activitatea în afara UE, ci și companiilor care vând, angajează sau se angajează cu cetățenii UE și cu organizațiile acesteia. Pentru mai multe informații despre GDPR, vizitați site-ul oficial al GDPR.
Pentru a vă familiariza mai bine cu metodele de protecție a datelor, iată câteva bune practici legate de securitatea și transparența datelor pentru evenimente. (Vă rugăm să rețineți că acest blog nu ar trebui să fie luat ca referință pentru consultanță juridică. Pentru o îndrumare juridică adecvată, vă rugăm să vă adresați echipei dvs. juridice.)
Procesul de acceptare
În calitate de utilizatori de aplicații pentru evenimente, participanții ar trebui să fie pe deplin conștienți de datele pe care le împărtășesc. De asemenea, ar trebui să existe procese puse în aplicare astfel încât aceștia să aleagă în mod activ să își ofere informațiile. Unele platforme sunt concepute astfel încât colectarea datelor să fie implicită, iar utilizatorii trebuie să renunțe în mod activ dacă nu mai doresc ca datele lor să fie extrase. Acest lucru duce la o experiență slabă pentru utilizatori, deoarece procesul pare mai puțin transparent decât ar trebui să fie.
Asigură-te că procesul de colectare a datelor din aplicația ta pentru evenimente include un proces de opt-in care necesită un angajament activ din partea participantului. În acest fel, atât organizatorul, cât și participantul sunt complet transparenți încă de la început.
Limbaj ușor de înțeles
Când vine vorba de retorica juridică, devine foarte ușor să te pierzi în jargon sau pur și simplu să ignori limbajul confuz și alambicat.
Pentru a evita acest sentiment în rândul participanților dvs. și al altor părți interesate de eveniment, acordați-vă timp pentru a defalca politica dvs. de bază privind datele într-un mod care poate fi înțeles de o persoană obișnuită. Făcând acest lucru va fi foarte apreciat de către participanți și va contribui la stabilirea brandului evenimentului dvs. ca fiind unul care pune experiența de utilizare a participanților ca o prioritate ridicată.
Întoarceți un e-mail detaliat care să rezume politica dvs.
Potrivit The Event Success Formula, e-mailul este una dintre cele mai eficiente modalități de comunicare a marketerilor cu publicul lor. Participanții vor aprecia dacă creați un e-mail separat care să rezume, în termeni simpli, politicile dvs. de date și de confidențialitate, deoarece aceștia se pot referi apoi la acest e-mail în ocazii separate.
Explicarea minuțioasă a detaliilor politicii și a modului în care participanții vor fi afectați sunt modalități excelente de a crea încredere cu publicul dvs. și de a-i face să știe că aveți la inimă interesul lor.
Încheiere: Aplicația dvs. mobilă pentru evenimente
Aplicațiile moderne pentru evenimente și conferințe au puterea de a le oferi participanților o experiență digitală intuitivă, fără cusur și convenabilă, care să meargă mână în mână cu o experiență live. Pentru a vă pregăti evenimentul pentru a fi pregătit pentru mobil, iată principalele lucruri de care trebuie să țineți cont:
- Determinați dacă o aplicație de eveniment sau o aplicație de rețea este cea mai potrivită pentru evenimentul dumneavoastră.
- Considerați utilizarea unei aplicații White Label sau a unei experiențe de marcă pentru aplicația dumneavoastră de eveniment.
- Înțelegeți modul în care o aplicație de eveniment îmbunătățește experiența participanților și a sponsorilor.
- Creșteți adoptarea aplicației de eveniment prin transformarea participanților în avocați ai aplicației.
- Utilizați datele aplicației de eveniment într-un mod care este aliniat cu reglementările privind confidențialitatea datelor și a consumatorilor.
Prin 2020 și dincolo de această dată, ne putem aștepta la noi progrese în ceea ce privește brandingul, personalizarea și informațiile bazate pe date.
Aflați cum se poate potrivi o aplicație de eveniment în strategia dvs. generală de eveniment în ghidul Event Stack.
Editor’s Note: This post was originally published on December 18, 2019 and has since been updated.