Termenii „factură” și „chitanță” au fost folosiți atât de des în mod interschimbabil încât, pentru un profan, pare să nu existe nicio diferență între cei doi.
Cu toate acestea, după cum vă va spune orice proprietar de afacere sau cineva care are experiență în contabilitate, cei doi termeni pot fi foarte diferiți.
Încercați gratuit software-ul nostru de facturare online
Acceptați plăți online cu ușurință
Țineți evidența celor care v-au plătit
Începeți să trimiteți facturi
Câteva persoane află acest fapt atunci când se apucă să reglementeze conturile afacerii lor. Alții își dau seama de acest lucru într-un mod puțin mai neplăcut atunci când se duc să își depună declarațiile fiscale.
Cei rămași dintre noi rămânem complet inconștienți de diferențe și deseori ne referim la o factură ca la o chitanță și viceversa. Dar acest lucru chiar nu ar trebui să fie cazul când, conform acestui studiu Atradius, 10% până la 20% din plățile întârziate se datorează informațiilor incorecte de pe o factură.
Este un risc uriaș să nu înțelegi diferențele și asemănările.
Să știți deci că atât factura, cât și chitanța sunt documente importante pentru contabilitate. Ambele intră în joc atunci când un cumpărător și un vânzător de bunuri și/sau servicii sunt implicați într-o tranzacție care va implica un schimb al respectivelor bunuri și/sau servicii în schimbul unei plăți.
Ambele sunt folosite pentru a înregistra sumele datorate și plătite în ceea ce privește bunurile și serviciile declarate. Ambele sunt documente juridice.
Se pare că există o mulțime de asemănări între cele două, motiv pentru care este de înțeles că cele două sunt adesea confundate. Cu toate acestea, cele două sunt documente foarte diferite, cu scopuri aproape complet diferite.
Să explorăm aceste diferențe în detaliu.
Ce este o factură?
O factură este o cerere sau o notă de plată în cadrul unei tranzacții. Ea este emisă de persoana care vinde bunurile și/sau serviciile sau vânzătorul către persoana care cumpără aceste bunuri sau servicii sau clientul.
Cel mai important lucru de reținut despre factură este că este un document cu valoare juridică. Cu alte cuvinte, vânzătorul poate folosi factura emisă pentru un anumit bun sau serviciu pentru a se asigura din punct de vedere legal că plata aferentă este efectuată.
Cu toate acestea, o factură nu înseamnă doar solicitarea de plată.
Ea enumeră, de asemenea, multe detalii pertinente, cum ar fi numele vânzătorului și al clientului, adresa, numărul de telefon, adresa de e-mail și numărul de fax ale vânzătorului, serviciile sau bunurile tranzacționate, cantitățile, prețurile, data la care a fost emisă factura, numărul facturii și plata totală care trebuie efectuată.
Pentru a evita mai multe confuzii, trebuie remarcat faptul că o factură nu este, de asemenea, o comandă de achiziție. O comandă de achiziție este practic un document emis de client către furnizor în care se detaliază articolele sau serviciile dorite, cantitățile și prețurile convenite.
Ca un bonus suplimentar, iată o prezentare mai detaliată a facturării pe care o puteți parcurge pe îndelete.
Ce este o chitanță?
O chitanță este practic o confirmare din partea furnizorului către client în care se precizează că plata a fost primită. Este dovada clientului că plata a fost efectuată.
Acesta acționează, de asemenea, ca o dovadă de proprietate în cazul tranzacției de bunuri. Aceasta enumeră diverse informații, cum ar fi numele vânzătorului și al clientului, prețul, taxele, reducerile, modalitatea de plată, data plății, numărul chitanței, semnătura vânzătorului și suma totală de plată.
Cutia este și ea un document legal. Chitanța nu precizează întotdeauna pentru ce și în ce cantități a fost efectuată plata. De aceea o factură devine importantă – pentru a enumera articolul sau serviciul care a făcut obiectul tranzacției.
Cu toate acestea, atunci când chitanța menționează aceste lucruri, o factură separată devine inutilă.
Similitudini între o factură și o chitanță
- Ambele sunt emise de către furnizori.
- Ambele sunt documente legale.
- Ambele enumeră informații despre furnizor și client.
- În cazurile în care plata integrală se face deodată, atât factura, cât și chitanța enumeră suma totală.
Diferențe între factură și chitanță
- În timp ce o factură solicită practic efectuarea unei plăți, o chitanță este dovada că plata a fost efectuată.
- O factură este emisă înainte de efectuarea plății. O chitanță este emisă după efectuarea plății.
- Factura enumeră suma totală care este datorată sau care trebuie plătită. Pe de altă parte, chitanța detaliază cât de mult a fost plătit și care este modalitatea de plată.
- Dacă un furnizor emite o factură și plata nu a fost încă efectuată, furnizorul va introduce plata ca un credit la Vânzări și un debit la Conturi de încasat.
- Dacă un client primește o factură, dar nu a efectuat încă plata, clientul introduce plata ca un credit în Conturile de furnizori și un debit fie într-un cont de cheltuieli, fie într-un cont de active.
- O factură merge la clientul care trebuie să efectueze plata, în timp ce o chitanță poate merge fie la client, fie la o terță parte ca dovadă a plății.
- O factură este utilizată pentru a ține evidența bunurilor sau serviciilor vândute. Pe de altă parte, o chitanță confirmă faptul că o plată a fost efectuată.
Utilizări
Facturile sunt folosite în primul rând pentru a face o cerere de plată din partea clienților.
Cu toate acestea, ele ajută, de asemenea, la livrarea bunurilor, la ținerea evidenței bunurilor și serviciilor vândute, la estimarea veniturilor viitoare și chiar la deservirea clienților prin oferirea de reduceri pentru plățile anticipate și prelungirea perioadei de plată.
Recepțiile sunt folosite ca dovadă de cumpărare sau de proprietate de către clienți. Acest lucru devine deosebit de important atunci când clienții merg să returneze articole defecte sau cu defecte.
Exemple
Pentru a ajuta la o mai bună ilustrare a diferențelor dintre o factură și o chitanță, iată câteva exemple vizuale cu informații despre emitenții probabili.
Factura
O factură este emisă, în general, de către furnizori, vânzători, comercianți sau comercianți. Facturile pot fi emise de departamentul de contabilitate al unei companii.
Un cabinet medical, un spital, un mecanic sau un atelier de reparații pot, de asemenea, să emită facturi către clienți.
Când mergeți la un restaurant și comandați mâncare și băuturi, ospătarul sau chelnerița vă aduce o factură la sfârșitul serii. Această factură este cunoscută sub numele de cec.
Recepție
O chitanță este emisă din nou de către vânzători, vânzătoare, comercianți sau comercianți. Cu toate acestea, de data aceasta poate merge la client sau la o terță parte pentru a confirma faptul că plata a fost efectuată.
Poate primiți o chitanță de la aparatul de carduri la care treceți cardul atunci când plătiți ceva cu cardul de debit sau de credit.
Câteodată, factura însăși poate fi ștampilată cu mențiunea „plătit” ca, de exemplu, la un magazin alimentar sau supermarket sau chiar la un restaurant. În acest caz, factura însăși devine chitanță.
Latura comercială a facturilor și chitanțelor
Pentru că facturile și chitanțele ajută la urmărirea completă și precisă a cheltuielilor, trebuie să începeți să le considerați ca fiind indispensabile încă din prima zi. Ele sunt extrem de utile în cazul unui audit fiscal și, de asemenea, pot face minuni pentru informarea procesului de luare a deciziilor.
Faceți tot ce vă stă în putință pentru a întocmi o evidență completă a cheltuielilor de afaceri sub formă de chitanțe. S-ar putea să fiți surprins. Tendințele istorice observabile ale cheltuielilor pot fi folosite pentru a ajusta bugetele viitoare și pentru a face modificări ale planurilor de afaceri.
Funcția de urmărire a cheltuielilor de la InvoiceBerry vă ajută să scanați cu ușurință chitanțele de hârtie, astfel încât toate înregistrările cheltuielilor de afaceri să poată fi stocate în siguranță. Acest lucru este, de asemenea, un ajutor major atunci când vine vorba de crearea situațiilor financiare, de înregistrarea cheltuielilor de afaceri deductibile și de pregătirea declarațiilor fiscale.
Din moment ce toate cheltuielile de afaceri pe care le-ați solicitat ca deduceri în declarația fiscală necesită documente justificative, copiile electronice accesibile ale chitanțelor și facturilor dvs. de vânzări se vor simți trimise din cer.
.