Ce este PMO? Un ghid pentru Project Management Office

Potrivit raportului „State of the PMO” al PMSolutions, procentul organizațiilor care au un birou de management de proiect (PMO) a crescut de la 61% în 2007 la 71% mai recent (2017).

Companiile concurează într-o ușă în continuă schimbare a complexității digitale. Acest lucru creează o presiune sporită pentru a livra un volum mai mare de proiecte cu resurse limitate, în timp ce afacerea continuă să crească. Odată cu expansiunea digitală rapidă și perturbarea constantă a tehnologiilor, dezrădăcinând industriile stabile, iar companiile trebuie să își mențină și să își crească cota de piață sau să moară de sabie încercând.

Echilibrarea mai multor proiecte devine din ce în ce mai importantă, pe măsură ce organizațiile recunosc valoarea sa într-un peisaj competitiv, în care maximizarea resurselor și respectarea termenelor pot fi diferența dintre a te scufunda sau a înota în acest climat rapid.

Principiile de management ale PMO se bazează pe metodologiile standard din industrie documentate în PRINCE2 sau pe liniile directoare din PMBOK, care se concentrează pe planificarea, organizarea, dotarea cu personal, execuția și controlul operațiunilor unei organizații pentru a asigura un randament maxim cu erori minime.

Dar există un birou de management al proiectelor de tip „one size fits all”? Să analizăm ce face un PMO și dacă organizația dvs. ar trebui să ia în considerare această abordare în gestionarea proiectelor.

Ce este un PMO și de ce aveți nevoie de unul?

PMO joacă un rol cheie în gestionarea proiectelor de la un nivel strategic. Spre deosebire de managementul de proiect, care se concentrează pe activitățile de zi cu zi din cadrul unei echipe de proiect, PMO acționează ca un cadru pentru managerii de proiect, oferind metodologii și modele PMO pentru gestionarea programelor din cadrul unei organizații. Acesta controlează resursele de management de proiect necesare pentru menținerea și implementarea proiectelor. De asemenea, oferă asistență cu instrumente specifice PMO, cum ar fi Smartsheet, Pert și diagramele Gantt, care vor oferi îndrumare și sprijin altor echipe cu privire la modul de gestionare a proiectelor.

Echipele de conducere din cadrul unei organizații au, de obicei, alte activități importante pe care trebuie să se concentreze în gestionarea afacerii și nu au capacitatea sau, eventual, abilitățile necesare pentru a ține evidența tuturor proiectelor în desfășurare la un nivel înalt.

Managerii de proiect sunt ocupați cu activitățile lor de zi cu zi și cu echipele lor, astfel încât acest abis este lăsat nesupravegheat, fără ca nimeni să stabilească priorități de la 30.000 de metri înălțime cu privire la modul în care să livreze numeroasele proiecte pe care o organizație trebuie să le realizeze într-un an fiscal. Comunicarea este eșalonată, deoarece conducerea superioară nu are o imagine de ansamblu solidă a sănătății afacerii lor la nivel de bază.

Responsabilitățile PMO

Guvernare

Stabilirea celor mai bune practici pentru dezvoltarea programelor în cadrul unei organizații. Se concentrează pe proceduri prin standardizarea metodologiilor PMO necesare în toate departamentele.

Comunicare

Scoaterea decalajului dintre conducerea superioară, liderii de departamente și managerii de proiect pentru a se asigura că comunicarea și actualizările privind stadiul proiectului sunt simplificate poate fi o sarcină mamut în organizațiile mari. Faptul că această funcție PMO este centralizată asigură că managementul superior este conștient de ce proiecte sunt în pericol și poate evidenția oportunitățile ratate, cu intenția de a pune în aplicare un plan de acțiune pentru a corecta traiectoria descendentă a proiectului.

Managementul resurselor

PMO gestionează interdependențele dintre proiecte, minimizând risipa de resurse și erorile, precum și munca repetabilă care a fost deja realizată. Acesta valorifică aceste învățăminte și reunește lecțiile învățate, punându-le la dispoziția altor echipe de proiect pentru a crește în continuare optimizarea și a scurta termenele. Creează o sinergie între managerii de proiect, asigurând o navigație mai ușoară pe bază de proiect.

Coaching

PMO instruiește și îndrumă managerii de proiect, precum și liderii de echipă, sporind valoarea setului de competențe al echipei, promovând în același timp cele mai bune practici de management de proiect în cadrul unei organizații, oferindu-le o voce pentru a conduce proiectul în direcția corectă.

Planificarea strategică

P PMO este un jucător cheie responsabil pentru a ajuta conducerea superioară în concentrarea asupra proiectelor care trebuie eliminate și asupra modului de stabilire a priorităților pe baza obiectivelor strategice pe termen lung.

Diferite tipuri de PMO-uri

Locul în care PMO se încadrează în structura ierarhică a companiei dumneavoastră va depinde de ceea ce afacerea dumneavoastră dorește să realizeze în cadrul numeroaselor sale proiecte și de alinierea necesară pentru a crea o funcție unică de PMO pentru a gestiona sarcinile specifice care trebuie atribuite. Aceste sarcini, la rândul lor, se bazează pe nevoile organizației dumneavoastră.

Există diferite tipuri de PMO-uri pe care organizațiile le pot lua în considerare.

• PMO de întreprindere: Se asigură că proiectele se aliniază cu viziunea și strategia organizației. De obicei, PMO-urile de întreprindere raportează directorului general și au autoritatea de a lua decizii strategice și tactice pentru toate proiectele.
• PMO de divizie: Oferă sprijin pentru proiectele pentru o anumită linie de afaceri din cadrul organizației. Aceasta include gestionarea programelor, formarea, planificarea resurselor și coordonarea proiectelor.
• PMO de proiect: Acesta este stabilit pentru durata unui singur proiect sau program. Acesta include sprijin administrativ, control, monitorizare și raportare.
• Centrul de excelență în managementul proiectelor: Definește standarde și proceduri de management de proiect, metode și instrumente pentru a sprijini echipele de proiect din întreaga organizație.

Organizația dumneavoastră are nevoie de un PMO?

Pentru a implementa cu succes metodologiile PMO, companiile trebuie să rețină câteva concepte cheie:

1. Rolul PMO trebuie să fie clar definit, fără a lăsa nicio ambiguitate în ceea ce privește responsabilitatea.
2. În loc să atribuiți mai multe roluri și responsabilități PMO, concentrați-vă pe ceea ce organizația trebuie să realizeze în cadrul obiectivelor pe termen scurt și lung.
3. Este necesar angajamentul conducerii superioare pentru ca un PMO să fie acceptat de toate părțile organizației. Fără acest mandat, departamentul PMO este doar un alt siloz care se luptă pentru a-și stabili vocea în cadrul organizației.

Înainte de a angaja un PMO, acordați-vă timp pentru a înțelege ce este un birou de management al proiectelor și cum poate aduce beneficii organizației pe termen lung. De acolo, implementați un plan de acțiune care să ofere KPI-uri PMO clare pentru a evalua beneficiile unui PMO.

Cu toate acestea, este important să rețineți că nu orice organizație are nevoie de un PMO – mai ales în etapele inițiale ale activității. Pe măsură ce o companie se maturizează, această întrebare de a aduce sau nu un PMO devine din ce în ce mai relevantă. Pentru organizațiile mai mari, care au mai multe programe care funcționează în același timp, există cu siguranță un beneficiu de a investi în cadrul PMO, cu obiectivul de a avea o comunicare mai clară între părțile interesate interne și de a furniza KPI-uri PMO. To further understand how company size influences the need for a PMO, let’s take a look at some data:

• 90% of large enterprises have a PMO
• 88% of midsize companies have a PMO
• 61% of small companies have a PMO

Overall, 71% of companies have a PMO and this number has increased by ten in the past decade.

There is a tendency for organizations to start a project management office without assessing the risks and benefits upfront. În cazul în care un PMO este realizat în mod necorespunzător, acesta poate da înapoi o companie în ceea ce privește livrarea proiectelor, dar poate crea, de asemenea, sentimente negative față de managementul proiectelor, ceea ce face ca părțile interesate să fie nervoase să investească timp și bani pentru a implementa din nou acest lucru la o dată viitoare.

Potrivit studiului PMI’s 2017 Pulse of the Profession, companiile care își aliniază structura PMO la nivel de întreprindere la strategia conducerii superioare au avut cu 38% mai multe proiecte care și-au atins obiectivele inițiale decât cele care nu au făcut-o.

Următoarele beneficii ale implementării PMO se extind la nivelul companiilor, indiferent de sectorul în care activează:

• Furnizarea unei metodologii standardizate de management de proiect și a celor mai bune practici PMO cu beneficii tangibile, pe termen lung, pentru o organizație.
• Procesele de comunicare devin raționalizate în cadrul programelor, permițând o colaborare sporită între echipe.
• Managerii de proiect se pot concentra pe sarcinile operaționale zilnice. Aceștia pot oferi oportunități de coaching membrilor echipei, îmbunătățind seturile de abilități acolo unde este necesar.
• Oferirea utilizării standardizate a instrumentelor și a software-ului de management de proiect face ca mutarea resurselor între proiecte să fie mai simplă.
• Partajarea resurselor între proiecte va permite echipelor puternice să prospere.

Evaluarea unui cadru PMO

Eșecurile proiectelor sunt costisitoare. Anul trecut, Project Management Institute (PMI) a raportat că suma de bani pierdută din cauza proiectelor eșuate a fost, în medie, de 97 de milioane de dolari pentru fiecare miliard de dolari.

Cel mai bun loc pentru a evalua obiectivele PMO ale unei organizații este de a lua în considerare modul în care echipele lucrează împreună în mai multe sisteme. Concentrați-vă pe procesul de colaborare atât în cadrul unei echipe, cât și în întreaga organizație și evaluați dacă părțile interesate înțeleg bine modul în care se desfășoară proiectele și dacă au vizibilitate asupra performanței proiectelor

Când echipele lucrează în silozuri, există un cost financiar care poate duce la ratarea unor oportunități de afaceri. Silozurile împiedică creșterea și eficiența într-o organizație, ceea ce poate duce la duplicarea muncii produse de diferite departamente, precum și la echipe demotivate, dezangajate în ceea ce privește obținerea de rezultate și atingerea indicatorilor de performanță.

PMO ar trebui să se asigure că toate echipele utilizează metodologii coerente de gestionare a proiectelor și că se utilizează un software standardizat pentru a gestiona toate proiectele. Instrumentele și software-ul sunt excelente pentru a permite echipelor dvs. să lucreze eficient, dar dacă nu sunt utilizate în mod corespunzător în întreaga organizație, acestea pot deveni o afacere costisitoare. Acest lucru poate avea un impact asupra utilizării gestionării instrumentelor, de la preocupări legate de securitate până la cele legate de conformitate.

Un alt aspect de luat în considerare este faptul că, permițând echipelor de proiect să utilizeze instrumente diferite, aduce abordări de lucru divergente. Acest lucru poate împiedica realocarea resurselor acolo unde o organizație are cea mai mare nevoie de ele, având un impact asupra costului proiectului, a timpului de lansare pe piață și a rezultatului final.

În unele organizații, conducerea superioară este atât de îndepărtată de activitățile de zi cu zi, încât nu este conștientă de impactul riscului asupra proiectelor în desfășurare, ceea ce duce la termene de livrare slabe, la resurse irosite și la depășirea bugetului.

Organizațiile se străduiesc să fie orientate spre rezultate, ceea ce este esențial pentru planurile lor de afaceri și pentru succesul lor. Cadrul PMO poate fi un atu valoros în identificarea domeniilor de îmbunătățire și în asigurarea faptului că organizația livrează proiecte optime la timp și în limitele bugetului.

Măsurați succesul unui PMO?

Un sondaj realizat de KPMG a constatat că aproape 80% dintre organizații au evaluat PMO-urile lor ca fiind „moderat” până la „extrem de eficiente” în susținerea schimbării în cadrul organizației.

Conform unui sondaj Gartner, 70% dintre organizațiile care au implementat un PMO au raportat o îmbunătățire a ratelor de succes ale proiectelor. Măsurarea succesului unui PMO permite conducerii superioare să ia decizii în cunoștință de cauză cu privire la cea mai bună sursă pentru a ajusta rezultatul unui proiect.

O organizație trebuie mai întâi să definească și să convină asupra a ceea ce va fi măsurat pentru a atinge succesul PMO. Stabiliți trei până la cinci KPI care sunt realiste pentru a le măsura și urmăriți-le. Iată lista KPI-urilor pe care puteți încerca să le măsurați:

• Numărul de proiecte finalizate față de cele care au fost abandonate sau incomplete. Concentrați-vă pe acele proiecte cu implicarea PMO față de acele proiecte în care PMO nu a oferit niciun aport.
• Comparați costurile estimate ale proiectului față de costul real pentru afacere. Acesta poate fi un factor important pentru afaceri și se poate pune mai multă greutate pe acest KPI.
• Analizați randamentul investițiilor (ROI) pentru proiectele coordonate de PMO față de cele care nu au avut nicio implicare din partea PMO. Acest lucru poate valida cadrul PMO. Sau va evidenția unde sunt necesare modificări ale cadrului PMO.
• Analiză de la an la an (YoY) privind timpul care a fost necesar pentru a livra proiecte de aceeași dimensiune sau nivel de prioritate. Asigurați-vă că comparați mere cu mere pentru a măsura corect acest KPI. În caz contrar, rezultatul va fi ineficient și nu va ajuta la impulsionarea îmbunătățirii proiectelor.
• Calculați dacă resursele au fost alocate în mod corespunzător pentru proiecte. Asigurați-vă că numărul corect de resurse a fost disponibil pentru un proiect. Acest KPI PMO va evalua impactul proiectelor livrate la timp.
• Sondați echipele de proiect cu privire la procesul PMO și la impactul acestuia asupra proiectelor lor. A fost utilă implicarea PMO? A oferit PMO coaching și mentorat care a îmbunătățit abilitățile echipelor de proiect?

Rezultatul măsurării PMO ar trebui să producă îmbunătățiri ale funcțiilor PMO în proiectele care vor urma. Evaluarea KPI-urilor PMO după fiecare livrare de proiect va asigura creșterea și sustenabilitatea PMO.

Concluzie: PMO este mai relevant ca niciodată

Chiar dacă au existat progrese în livrarea programelor folosind atât metodologiile waterfall, cât și cele agile, s-ar putea reflecta mai mult în jurul livrării proiectelor, inclusiv în ceea ce privește implementarea și lansarea produselor. Gândiți-vă la obiectivul final al proiectelor dvs. și la unele dintre provocările cu care vă confruntați în prezent. Evaluarea acestor puncte dureroase permite organizației dvs. să se adapteze mai bine la funcțiile PMO necesare în gestionarea proiectelor. Aceasta poate servi cel mai bine managementul și echipele de proiect în acest mediu tehnologic complex.

PMO-urile evoluează în mod constant odată cu noile tehnologii, metodologii și mentalități ale echipelor de proiect. Prin adaptarea la mediul companiei, un PMO poate prelua o gamă mai largă de funcții și responsabilități, sprijinind proiectele din întreaga afacere.

Cadrul PMO al viitorului va trebui să fie flexibil pentru a se adapta la creșterea programelor și pentru a se alinia cu strategia pe termen lung a unei organizații într-un mod mai semnificativ. Pe măsură ce organizațiile sunt provocate de noile nevoi tehnologice, de mediile de lucru la distanță și de complexitatea crescândă a proiectelor, beneficiile PMO sunt mai convingătoare ca niciodată.

.