Progresul robust din industria IT din ultimii ani a făcut ca și afacerile să evolueze. Odată cu introducerea tehnologiilor software și hardware avansate, înregistrările asociate cu orice afacere sunt înregistrate digital. Menținerea electronică a înregistrărilor economisește resurse, este mai fiabilă și poate fi salvată cu un risc minim de pierdere a datelor.
Sistemele de punct de vânzare au fost special concepute pentru a ține evidența tuturor vânzărilor, a înregistrărilor de inventar, a tranzacțiilor POS, a gestionării profilului angajaților și a tuturor celorlalte activități care se desfășoară într-un magazin de vânzare cu amănuntul. Printre sistemele POS populare care ajută afacerile să își îmbunătățească vânzările se numără Shopify, Lightspeed, Shopkeep, Magestore, etc..
- Ce este o tranzacție POS?
- Tipuri de tranzacții POS
- Online
- Offline
- Vânzări
- Achiziții
- Recepții
- Ce este reconcilierea POS?
- Cum se leagă reconcilierea POS de tranzacția POS?
- Beneficii ale reconcilierii POS
- Elimină erorile contabile
- Securizează depozitele afacerii
- Stabilitate
- Identificați tranzacțiile neautorizate
Ce este o tranzacție POS?
Tranzacția POS are loc atunci când o plată este efectuată de către un client la un ghișeu de casă sau la un magazin online în schimbul produselor sau serviciilor care îi sunt furnizate. În termeni generali, o tranzacție la punctul de vânzare are loc ori de câte ori are loc o activitate care implică conversia de active, pasive sau capitaluri proprii.
Schimbul de numerar și bunuri poate avea loc pe orice suport, în funcție de natura afacerii sau a magazinului de la care se face achiziția. Tranzacțiile implică două roluri de utilizator, și anume un cumpărător și un vânzător. Sistemele care cuprind software și hardware care țin evidența acestor tranzacții sunt denumite sisteme POS sau sisteme de punct de vânzare.
Prin urmare, orice schimb monetar care are loc prin intermediul unui ghișeu de numerar integrat cu un software și un hardware POS este cunoscut ca o tranzacție la punctul de vânzare. Sistemul POS este achiziționat de comercianții cu amănuntul pentru a ține sub observație numărul de tranzacții efectuate zilnic, lunar sau anual.
Sistemele POS sunt, de asemenea, responsabile de calcularea sumei de numerar generată în fiecare zi din vânzările de diferite produse. Alte caracteristici uimitoare includ gestionarea inventarului, generarea de rapoarte POS, gestionarea profilului angajaților, gestionarea stocurilor, previzionarea necesarului de stocuri etc.
Utilizarea unui sistem POS pentru înregistrarea și monitorizarea tranzacțiilor de la punctul de vânzare îi ajută pe comercianții cu amănuntul și pe vânzători să mențină înregistrări fiabile și să măsoare progresul afacerilor lor într-un mod eficient.
Aceste sisteme îi ajută, de asemenea, pe vânzători să elaboreze strategii de îmbunătățire a vânzărilor, analizând cererea și vânzările fiecărui produs și impactul procedurilor de vânzare deja implementate și generând rapoarte POS în conformitate cu datele introduse.
Tipuri de tranzacții POS
Care vânzare sau achiziție implică o tranzacție de bani, dar mediul prin care sunt transferați acești bani poate varia în diferite cazuri. Cele două categorii majore de tranzacții POS sunt menționate mai jos, împreună cu descrieri precise:
Online
Tranzacțiile POS care au loc în timpul efectuării unei achiziții de la un magazin cu amănuntul online aparțin acestei categorii. În acest caz, magazinul nu este prezent fizic, dar cumpărătorii pot vizualiza detaliile produselor online și pot comanda produsele dorite, care sunt livrate la ușa lor în scurt timp. Tranzacția la punctul de vânzare are loc atunci când cumpărătorul introduce datele cardului său de credit, iar banii sunt transferați vânzătorului din categoria celor online. În cazul unei calități nesatisfăcătoare a produsului sau al unor articole defecte, suma este, de asemenea, rambursată clienților în unele cazuri.
Offline
Când un cumpărător vizitează un magazin, alege anumite articole și efectuează plata la ghișeul de casă pe care este instalat un POS, atunci această categorie este denumită tranzacție offline Point of Sale. În acest caz, banii sunt primiți direct de către cumpărător, fără nicio întârziere.
Aceste tranzacții online și offline sunt clasificate în continuare în trei tipuri diferite:
Vânzări
Când un produs sau articole sunt vândute, fie că este vorba de un magazin fizic sau de un magazin cu amănuntul online, atunci are loc acest tip de tranzacție. În ambele cazuri, numerarul sau plata este primită direct de către vânzător. Numărul de produse vândute, suma de numerar primită, data și ora cumpărării, angajatul care s-a ocupat de vânzare și informațiile despre client sunt înregistrate în sistemul POS pentru a monitoriza acești factori în vederea unor previziuni viitoare.
Achiziții
Acestă tranzacție la punctul de vânzare are loc atunci când un cumpărător achiziționează un produs de pe orice suport și la întoarcerea acestuia face o plată. Toate informațiile asociate cu achiziția sunt înregistrate în sistemul POS.
Recepții
După ce cumpărătorul a achiziționat cu succes produsele dorite se generează o chitanță pentru stimații clienți care conține detalii precum suma de bani plătită, numărul de produse, numele articolelor achiziționate, data și ora achiziției, etc. Această chitanță este înmânată clientului pentru ca și acesta să poată ține evidența achizițiilor pe care le-a făcut într-un magazin cu amănuntul.
Ce este reconcilierea POS?
Termenul de reconciliere POS devine extrem de important în întreprinderile mici și mari și este utilizat atunci când înregistrările contabile ale seturilor de date POS sunt comparate între ele. Acest lucru se face pentru a se asigura că datele înregistrate și exacte.
Concilierea punctului de vânzare este explicată, de asemenea, ca fiind calculele efectuate pentru a verifica dacă suma de numerar din casa de marcat este egală cu numărul de vânzări efectuate în ziua/luna sau anul respectiv.
Cum se leagă reconcilierea POS de tranzacția POS?
Reconcilierea POS și tranzacțiile POS sunt strâns legate între ele, deoarece ambele sunt folosite pentru a-și verifica reciproc datele. Datele extrase împreună cu rapoartele generate într-un sistem de punct de vânzare sunt verificate încrucișat prin metodele de reconciliere la punctul de vânzare. Ca urmare, intrările și ieșirile de numerar sunt înregistrate perfect.
Beneficii ale reconcilierii POS
Elimină erorile contabile
Metodologia de reconciliere POS elimină orice posibile erori umane în calculul finanțelor și vă ajută să analizați datele într-o manieră precisă.
Securizează depozitele afacerii
Controalele încrucișate efectuate în timpul acestei proceduri vă ajută, de asemenea, să fiți sigur de suma de numerar rezervată în cont, astfel încât investițiile sau achizițiile viitoare să poată fi prezise într-o manieră precisă.
Stabilitate
Procesul de reconciliere la punctul de vânzare accelerează, de asemenea, stabilitatea în gestionarea finanțelor legate de afacerea dumneavoastră. Estimarea exactă a numerarului disponibil vă ajută să vă planificați din timp și să vă îndepliniți sarcinile fără probleme.
Identificați tranzacțiile neautorizate
Controlul dublu al tuturor finanțelor legate de vânzări și achiziții vă ajută, de asemenea, să identificați tranzacțiile care nu sunt autorizate și să minimalizați riscul de ieșire de numerar inutilă.
.