Ce formulare de primire aveți nevoie pentru cabinetul de sănătate comportamentală?

Dacă deschideți un nou cabinet de sănătate comportamentală sau sunteți bine stabilit în domeniu, poate fi copleșitor să țineți evidența tuturor formularelor de care aveți nevoie pentru a conduce un cabinet. Cu cât știți mai multe despre procesul de admitere pentru consiliere, cu atât mai mult puteți accelera procesul pentru pacienții dumneavoastră. În acest ghid, vom discuta despre cum să creăm un proces de primire eficient, cum să construim formulare pentru clienți și cum să le păstrăm în siguranță.

Tabloul cuprinsului

• Procesul de primire în consiliere
• Formulare pentru clienți pentru consiliere și sănătate mintală
• Constituirea unui formular de primire a clienților
• Facerea Your Intake Form Secure
• Managementul formularelor de primire a clienților în domeniul comportamentului și al sănătății mintale

Procesul de primire în consiliere

Ce este procesul de primire în consiliere? De multe ori, un terapeut vorbește cu clientul său prin e-mail sau la telefon înainte de ședință. Prin această discuție cu clientul, probabil că aveți o idee despre simptomele pe care le experimentează acest client. Adesea, vă va informa despre motivul sau motivele specifice pentru care caută ajutor.

În timpul primei ședințe cu un client, aveți ocazia de a afla mai multe despre suferința sa emoțională și despre luptele cu sănătatea sa mintală. Iată câteva subiecte pe care ați putea dori să le întrebați și să le abordați în timpul primei ședințe cu un client:

• Antecedentele de tratament ale clientului
• Antecedentele clientului cu terapia
• Obiectivele clientului pentru terapie
• Relațiile personale ale clientului
• Pagamentul
• Preocupări etice
• Relația terapeutică

În mod suplimentar, îi puteți explica documentele de consimțământ informat și îi puteți permite să completeze formularele de admitere, dacă nu au făcut-o deja. Dacă clientul dvs. a completat deja aceste formulare, este posibil să doriți să treceți în revistă informațiile pe care le-a furnizat.

Se întâmplă multe într-o ședință de admitere la terapie, ceea ce înseamnă că aceste ședințe tind să dureze mai mult decât ședințele standard. Ca atare, este posibil să doriți să blocați mai mult timp pentru aceste ședințe decât ați face-o pentru alte ședințe de terapie.

Prima ședință de terapie tinde să îi facă atât pe client, cât și pe terapeut să fie puțin nervoși. O relație client-terapeut poate fi una delicată și, în calitate de terapeut, faceți o muncă importantă – a avea emoții este rezonabil. De aceea, stabilirea unui proces de admitere la consiliere de succes este atât de utilă.

Înainte de ședința de admitere

Iată câțiva pași pe care ar putea fi necesar să îi faceți înainte de ședința de admitere:

• Pregătiți actele: Pregătiți documentele necesare pentru ca clientul dvs. să le completeze și să le semneze, cum ar fi consimțământul în cunoștință de cauză, o eliberare de informații sau o politică privind social media. Stabiliți dacă doriți ca potențialii clienți să completeze formularele de primire a pacienților înainte sau după prima lor programare.
• Notați întrebările importante pentru client: Unii clienți nu sunt siguri cum să înceapă să vorbească despre ei înșiși sau despre situația lor în cadrul unei ședințe de terapie și ar putea avea nevoie să fie îndrumați cu întrebări. Notați în prealabil întrebări care pot ghida ședința după cum este necesar.
• Familiarizați-vă cu trecutul clientului: Treceți în revistă informațiile care v-au fost furnizate despre client, fie de la clientul însuși, fie de la un alt terapeut sau medic, astfel încât să aveți o idee mai bună despre ce să vă așteptați și să puteți pune întrebări relevante.

În timpul sesiunii de primire

Când pacientul sosește pentru sesiunea de primire, trebuie să faceți și voi câțiva pași, cum ar fi:

• Salutați-l cu căldură: Vreți să arătați empatie și compasiune pentru clientul dvs. încă de la început, iar acest lucru începe cu un salut călduros.
• Revizuiți formularele și politicile: Când clientul dvs. sosește, veți dori să treceți în revistă formularele și procedurile și să îi explicați de ce aceștia sunt pași esențiali în proces înainte ca terapia să poată începe. Întrebați-i dacă au nevoie de clarificări cu privire la orice formular sau dacă au nevoie de informații suplimentare.
• Revizuiți politica de plată: Treceți în revistă politica de plată cu clientul dumneavoastră, astfel încât acesta să știe dacă plata se face la începutul sau la sfârșitul ședinței.
• Informați clientul despre procesul dumneavoastră: Abordările terapiei pot varia de la terapeut la terapeut, așa că ar trebui să îi oferiți clientului o scurtă prezentare generală a procesului dumneavoastră.
• Ascultați activ și puneți întrebări: Întoarceți-vă spre client pentru a arăta că sunteți implicat cu el, pentru a-i face să știe că are toată atenția dumneavoastră.
• Întrebați-l despre obiectivele sale de terapie: Care este obiectivul final al acestui client pentru terapie? Ce vor să obțină din ea? Stabilirea obiectivelor îl liniștește pe client că veți fi alături de el în călătoria sa către o schimbare pozitivă.

După sesiunea de admitere

După sesiunea de admitere, veți dori să vă gândiți dacă puteți lucra cu acest client și dacă doriți să îi dați teme pentru acasă. Dacă i-ați dat clientului un diagnostic, este posibil să doriți, de asemenea, să îi sugerați materiale de lectură din afară, pentru ca acesta să își poată înțelege mai bine afecțiunea.

Formulare pentru clienți pentru consiliere și sănătate mintală

Există mai multe formulare de consiliere pentru admiterea pacienților pe care clienții trebuie să le completeze, inclusiv:

• Formular de admitere: Pe un formular de admitere, un pacient ar trebui să își furnizeze numele complet, sexul, data nașterii, adresa, informațiile de contact și informații despre compania de asigurări. De asemenea, este posibil să doriți să includeți spații pentru medicamentele curente, istoricul personal și familial al sănătății mintale, motivele pentru care caută terapie și obiectivele pentru consiliere.
• Formular de consimțământ informat: Acest formular protejează pacientul și stabilește că acesta are dreptul de a pune întrebări și de a primi informații despre îngrijirea și tratamentul său. Acest formular necesită numele lor, data nașterii, semnătura și data.
• Formular de autorizare a eliberării înregistrărilor: Prin semnarea acestui formular, pacientul îi dă furnizorului său permisiunea de a elibera sau de a primi informații mentale despre el de la o a doua parte – acesta este un formular semnat în mod voluntar pe care îl poate revoca.

Înainte de a lucra cu un potențial client, ar trebui să i se dea aceste formulare de primire a pacienților din practica privată pentru a vă proteja atât pe dvs. cât și pe client.

Constituirea unui formular de primire a clientului

Ar trebui ca un terapeut de sănătate comportamentală să își dezvolte propriul formular de primire a clientului? Sau este mai util un șablon?

În timp ce s-ar putea să doriți să creați un formular de primire a clienților de la zero, ar fi mai bine să folosiți un șablon sau un serviciu care vă furnizează formularul. În acest fel, vă veți asigura că nu ați uitat să includeți nicio informație relevantă și veți economisi timp. Puteți oricând să adaptați un șablon la nevoile specifice ale cabinetului dvs. mai târziu.

Dacă doriți să eliminați nevoia de hârtie, puteți utiliza un portal convenabil pentru pacienți prin intermediul ICANotes, care permite pacienților dvs. să completeze formulare online – acest lucru face ca procesul să fie simplu și mai convenabil atât pentru dvs. cât și pentru client.

Securizarea formularului de admitere

Când un pacient completează un formular de admitere, acesta furnizează o cantitate semnificativă de informații personale care trebuie protejate. Pentru a asigura confidențialitatea pacienților dumneavoastră, va trebui să luați anumite măsuri pentru a securiza datele lor – pentru a face acest lucru, puteți:

• Faceți formularele electronice: Deoarece formularele de hârtie necesită mai mult timp pentru a fi completate, acestea pot fi lăsate pe un birou sau lăsate în dosare de hârtie nesecurizate. Ca atare, formularele de hârtie sunt mai vulnerabile la riscurile de securitate. Utilizarea formularelor electronice înseamnă că este mai puțin probabil ca formularul să fie susceptibil persoanelor neautorizate.
• Activați semnăturile electronice: Semnăturile electronice elimină necesitatea ca formularele să fie tipărite, trimise prin fax sau scanate, ceea ce face ca formularele de admitere să fie mai puțin vulnerabile la riscurile de securitate.
• Stabiliți o politică de parole: Odată ce aveți formulare electronice, va trebui să le protejați cu parole. O politică de parole trebuie să fie clar definită și pusă în aplicare.
• Actualizați prompt software-ul: Actualizarea software-ului atunci când vi se solicită este esențială pentru a vă asigura că informațiile rămân securizate.

Managementul formularelor de admitere în domeniul sănătății mentale și comportamentale

Aveți nevoie de asistență pentru formularele dvs. de admitere și alte documente de sănătate mintală? ICANotes vă poate ajuta. Cu ICANotes, puteți primi un management al documentelor care vă oferă o modalitate ușoară de a accesa dosarul consolidat al unui pacient, de a reduce cerințele de spațiu de stocare și de a evita pierderea sau rătăcirea documentelor și înregistrărilor vitale.

Veziți demo-ul nostru live sau începeți o încercare gratuită astăzi.

Watch a Live Demo

Start a Free Trial

Understanding the Different Types of Mental Health Assessments and Screening Tools for Behavioral Health Clinicians

What Are the Most Important Practice Management Features for Behavioral and Mental Health Clinicians?

What You Need to Know About EHRs and Patient Privacy

Features to Look for in a Mental Health EHR Software

The Benefits of a Paperless Therapy Practice