Conversații dificile la locul de muncă: 9 sfaturi + șabloane

Conversații dificile la locul de muncă. Sunt incomode, uneori neplăcute, dar, în cele din urmă, inevitabile în orice dinamică la locul de muncă. Știi când trebuie să vorbești cu Justin despre faptul că tot vine cu 45 de minute întârziere sau cu Ashley pentru că nu reușește să livreze suficient la proiecte? Cu toții am trecut prin asta.

Saptezeci la sută dintre angajați evită conversațiile dificile la locul de muncă, potrivit unui studiu realizat de startup-ul de coaching în carieră Bravely, acest lucru poate scădea moralul și poate cauza un mediu de lucru toxic. Sheryl Sandberg, COO al Facebook, își încurajează angajații să aibă conversații dificile cel puțin o dată pe săptămână. Dacă nu le ai, nu te dezvolți, spune ea.

Așadar, cum încurajăm conversațiile dificile și cum le gestionăm cu elocvență? Vă vom spune cum și consultați infograficul nostru de mai jos pentru câteva sfaturi rapide.

Nouă sfaturi pentru a gestiona conversațiile dificile la locul de muncă

Este obișnuit ca apărarea să fie ridicată atunci când apar conversații dificile, așa că este esențial să aveți un plan pentru atunci când acestea apar. Ajutați să faceți din feedback un aspect natural al organizației dvs. și încadrați-vă gândirea astfel încât acesta să fie cheia creșterii și dezvoltării. Iată câteva sfaturi pentru a vă ajuta să faceți aceste conversații mai ușoare.

Nu le evitați

Conversațiile dificile pot deveni mai dificile cu cât așteptați mai mult. De asemenea, puteți acumula anxietate care va face ca situația să fie mai mare în mintea dumneavoastră decât este în realitate. Așa cum a spus co-fondatorul Apple, Steve Jobs, treaba ta nu este să fii ușor cu oamenii. Treaba ta este să îi faci mai buni. Faceți din feedback un lucru obișnuit și obișnuiți-vă să abordați problemele imediat ce apar.

Aveți un scop

Ce vreți să obțineți din conversație? Scrieți trei lucruri pe care doriți să le realizați și concentrați-vă asupra lor. Dacă vă concentrați imediat asupra rădăcinii problemei, diminuați probabilitatea ca discuția să se îndepărteze de dumneavoastră. Nu uitați, suntem cu toții oameni și nimeni nu vrea să fie abordat cu o listă de probleme.

Să fiți încrezător și direct

Persoana de la celălalt capăt al conversației va percepe probabil energia dumneavoastră. Dacă o abordați ca pe o situație inconfortabilă – va fi una. Potrivit lui Sheryl Sandberg de la Facebook, „să te simți încrezător – sau să pretinzi că te simți încrezător – este necesar pentru a ajunge la oportunități. Este un clișeu, dar oportunitățile sunt rareori oferite; ele sunt profitate”. Dacă cereți o mărire de salariu sau o promovare, luați inițiativa, începeți conversația cu încredere și ajungeți rapid la subiect. Nu veți obține niciodată ceea ce vă doriți dacă nu cereți.

Să fiți deschis la perspectiva celeilalte persoane

„Feedback-ul nu ar trebui să fie un monolog”, explică Alison Green de la Ask a Manager, „Ar trebui să fie o discuție și este important să ascultați perspectiva celeilalte persoane. S-ar putea să-ți spună ceva care să te facă să te răzgândești, iar tu nu vrei să fii atât de atașat de evaluarea ta inițială încât să nu o auzi dacă o face.” Ascultarea perspectivei lor îi permite celeilalte persoane să știe că îi recunoașteți sentimentele. Capacitatea de a asculta și de a comunica eficient nu numai că vă va ajuta să rezolvați împreună problema actuală, dar vă va ajuta relația pe termen lung.

Să fiți empatici

Gândiți-vă cum ar fi să fiți la capătul conversației. Dacă vedeți că se luptă cu ceea ce ați spus, faceți o pauză de un minut pentru ca ei să își adune gândurile. Dacă încep să se emoționeze, înțelegeți cum trebuie să se simtă și asigurați-i că le oferiți acest feedback datorită potențialului pe care îl vedeți în ei.

Utilizați afirmații cu „Eu”

Începeți propoziția cu „Eu” în loc de „Tu”, evitați să vă puneți la punct, promovați comunicarea pozitivă și încurajați entuziasmul de a găsi o soluție. Este o mare parte din ceea ce diferențiază feedbackul constructiv de cel critic. Am oferit câteva exemple despre cum să faceți acest lucru în secțiunea de mai jos.

Atenție la fapte

Înainte de conversație, aveți o idee clară despre ce s-a întâmplat. Asumați-vă responsabilitatea pentru rolul dvs. în situație și concentrați-vă asupra faptelor. Identificați unde a greșit fiecare persoană și discutați despre impactul acestei conversații asupra fiecăruia dintre voi, a echipei și a organizației în ansamblu. Nu toate conversațiile vor decurge așa cum doriți și nu toată lumea va fi de acord cu punctul dumneavoastră de vedere. Încercați să nu vă lăsați sentimentele să stea în calea unei rezolvări.

Să veniți cu o soluție

Obiectivul acestei conversații este de a ajunge la o rezolvare. Dacă soluția nu este clară de la început, lucrați împreună pentru a găsi una cu care să fiți amândoi de acord. Ascultați-le ideile, dacă au vreuna, și aduceți și unele dintre ideile dumneavoastră la masă. De exemplu, dacă îi spuneți unui angajat că nu a primit o mărire de salariu, explicați-i de ce și oferiți-i soluții privind modul în care se poate îmbunătăți. Odată ce sunteți de acord, luați un angajament față de rezoluție și asigurați-vă că există un plan de acțiune pentru viitor.

Follow up pentru a preveni consecințele

Într-o lume perfectă, toate conversațiile pe care le avem s-ar termina așa cum ne dorim. Cu toate acestea, nu este cazul. Unele persoane au reacții întârziate la veștile proaste și pot experimenta sentimente de frustrare, jenă sau resentimente după ce părăsesc conversația. Fiți conștienți de acest lucru și verificați periodic ce face cealaltă persoană pentru a vă asigura că se simte bine. Dacă pare să existe o anumită tensiune, programați timp pentru o întâlnire în afara locului de muncă, care nu se învârte în jurul discuțiilor de la locul de muncă – cum ar fi să mergeți la o cafea – unde vă întâlniți ca indivizi și nu ca colegi.

Nouă conversații dificile la locul de muncă + șabloane

Conversațiile incomode la locul de muncă apar într-o gamă largă de situații și pot apărea între colegii de muncă, managerii dvs. sau persoanele pe care le supervizați. În timp ce a lăsa pe cineva să plece sau a cere o mărire de salariu sunt amândouă conversații dificile de purtat, cum rămâne cu cele care sunt pur și simplu ciudate? De la abordarea preocupărilor angajaților cu privire la deciziile de promovare până la a-i spune șefului tău că te simți suprasolicitat, mai jos sunt prezentate nouă conversații incomode și sfaturi despre cum să le gestionezi.

De la angajat la supervizor

1. Când nu sunteți de acord cu decizia șefului dumneavoastră.

Să nu fiți de acord cu cineva într-un mod respectuos și fără condescendență este greu – mai ales când acel cineva este șeful dumneavoastră. Dacă vă simțiți suficient de puternic în legătură cu opinia dumneavoastră, ar trebui să vă spuneți părerea. Orice șef bun vă va respecta încrederea și s-ar putea chiar să vă răsplătească în cele din urmă. Asigurați-vă doar că mențineți conversația pozitivă, că vă concentrați pe rezultate și că respectați decizia finală. Iată un exemplu:

„Am vrut să vorbesc cu dvs. despre strategia recentă pe care ați pus-o în aplicare. Cred că este o idee grozavă, însă mă tem că restul echipei se va simți suprasolicitată și acest lucru ar putea scădea moralul în timp. Dacă o facem în schimb s-ar putea să obținem aceleași rezultate, păstrând în același timp angajații fericiți. Am vrut să vă aduc acest lucru în atenție, deoarece știu cât de importantă este cultura companiei pentru dumneavoastră. Cu toate acestea, voi respecta în cele din urmă orice decizie pe care veți decide să o luați.”

2. Când vă simțiți suprasolicitat.

Este în regulă să recunoașteți acest lucru. Uneori ne simțim copleșiți la locul de muncă și pur și simplu avem prea multe de făcut. Dar, cum îi spui șefului tău că ai prea multe pe cap fără să dai impresia că ești leneș sau că nu ești un jucător de echipă? Este important să fii sincer, să eviți să te plângi și să oferi soluții care să te ajute. S-ar putea ca șeful tău să nu aibă nicio idee că lățimea de bandă este o problemă și i-ai putea face o mare favoare. Iată un exemplu:

„Am avut ceva probleme în a face față numărului de lucruri pe care le am pe cap în acest moment. Ați fi de acord să deleg și la, deoarece acestea îmi ocupă cea mai mare parte din timp? Noua noastră stagiară a spus că are ceva disponibilitate și mi-ar plăcea să o instruiesc cu privire la acest proces.”

3. Când ești bolnav.

Nu simțiți nevoia să vă cereți scuze în aceste situații. Tuturor ne este permis să fim bolnavi uneori. Fă-ți o notă scurtă și dulce despre motivul pentru care trebuie să-ți iei o zi liberă. Iată un exemplu:

„Din păcate, m-am trezit prea bolnav pentru a veni la birou astăzi. Îmi voi lua o zi de concediu medical plătit pentru a mă odihni și a mă face bine. Cu toate acestea, intenționez să-mi verific periodic e-mailul pe parcursul zilei, în cazul în care apare ceva urgent. Vă rog să mă anunțați dacă aveți întrebări. Sper să mă întorc mâine la birou!”

Supervizor către angajat

1. Când o personalitate intră în conflict cu echipa.

Nu toată lumea se va înțelege la locul de muncă, iar atunci când acest lucru se întâmplă, tinde să creeze un mediu de lucru inconfortabil. Dacă se pare că angajații nu reușesc să se descurce singuri, trageți-i pe amândoi deoparte în privat. Asigurați-vă că ascultați ambele părți, determinați adevărata problemă și găsiți o soluție. Iată câteva modalități de a începe această conversație:

„Înțeleg că există o problemă între dvs. și . Am vrut să vă trag deoparte pentru a mă asigura că acest lucru nu afectează munca dvs. și a celor din jur. Am programat ceva timp pentru tine și pentru a lua o cafea împreună afară. Cred că ar fi bine pentru voi să vă conectați ca indivizi și nu ca și colegi de muncă.”

2. Când un angajat nu îndeplinește așteptările, dar are o atitudine pozitivă.

Este greu să spui cuiva pe care îl placi cu adevărat că nu are performanțe bune. Cu toate acestea, atitudine pozitivă sau nu, performanța unui angajat afectează întreaga organizație, așa că este important să discutați despre acest lucru într-o manieră profesională. Pentru această conversație, vă recomandăm să abordați problema, să oferiți modalități de a ajuta și să oferiți reasigurare. Iată un exemplu:

„În calitate de manager, este de datoria mea să evidențiez domeniile în care trebuie să vă îmbunătățiți. Acest lucru vă asigură că vă creșteți în mod constant setul de competențe, precum și profesionalismul. În acest moment, aș dori să te concentrezi pe îmbunătățirea . Pentru a vă ajuta, mi-ar plăcea să organizez câteva sesiuni de instruire pentru a vă pune pe drumul cel bun.”

3. Când un angajat nu este de acord cu o decizie de promovare sau de compensare.

Când există oportunități de avansare, este firesc ca colegii să devină competitivi. Dacă ați promovat pe cineva în detrimentul altora, este posibil să apară gelozia și, dacă aceasta începe să fie o problemă, abordați-o imediat. Aveți grijă să fiți empatic, dar și să vă susțineți decizia. Iată un exemplu:

„După cum știți, am fost promovat miercuri. Am vrut să am o discuție cu dvs. pentru că știu că v-ați exprimat interesul față de această oportunitate. Motivul pentru care am ales să promovez este pentru că au atins în mod constant obiectivele clienților lună de lună. De asemenea, excelează în și care sunt câteva domenii în care cred că ai putea să te îmbunătățești. Îmi dau seama că sunteți în căutarea unei mobilități ascendente în cadrul companiei și doar pentru că această oportunitate nu a funcționat nu înseamnă că nu vor mai apărea și altele. Sunt pregătit să te ajut să ajungi acolo și aș dori să te pregătesc pentru succes cu viitoarele oportunități.”

De la angajat la angajat

1. Cum să ceri ajutor.

Câteodată, acel proiect mare la care ați lucrat se dovedește mai dificil decât vă așteptați și aveți nevoie de o mână de ajutor. Angajații pot evita să ceară ajutor pentru că nu vor să fie percepuți ca fiind incompetenți sau enervanți. A cere ajutor atunci când aveți nevoie de el nu este rușinos – este inteligent. Fiți sincer cu ceea ce puteți gestiona și cereți ajutorul altora atunci când vă simțiți copleșit. Iată un exemplu:

„Hei, am început să lucrez la , dar mă blochez și trebuie să o predau vineri. Am văzut că ai făcut anterior și conducerea superioară a fost foarte mulțumită de rezultat. Aș putea să programez ceva timp cu tine pentru a face un brainstorming despre potențiale abordări?”

2. Să spui nu.

Să zicem că colegul tău îți cere ajutorul pentru un proiect pentru care nu ai timp sau îți cere ajutorul pentru o sarcină despre care ai foarte puține cunoștințe (sau interes). Este în regulă să spuneți nu. Mai ales dacă nu aveți timp. Cu toate acestea, mulți dintre noi se luptă să spună nu la locul de muncă. Cei mai mulți dintre noi vrem să fim plăcuți și respectați, dar trebuie să te ferești de cei care ar putea profita de tine. Iată un exemplu despre cum să spui nu:

” Mi-ar plăcea să vă ajut, însă, în prezent, sunt la capacitate maximă din cauza câtorva proiecte. Dacă este ceva ce poate fi început săptămâna viitoare, aș fi bucuros să vă ajut atunci. În cazul în care îmi termin proiectele mai devreme, vă voi anunța.”

3. Confruntarea cu un coleg care vă distrage atenția.

Să stați lângă Chatty Cathy poate fi amuzant la început, dar dacă distragerea atenției începe să vă inhibe munca, este timpul să purtați o conversație. Mai ales, dacă sunetul vocii lor se propagă în tot biroul. Trageți-l cu blândețe pe colegul dvs. deoparte și purtați o conversație autentică. Asigurați-vă că țineți cont de sentimentele lor și rămâneți respectuoși pe tot parcursul discuției. Iată cum:

„Mi-a plăcut foarte mult să te cunosc, dar am constatat că uneori rămân în urmă cu munca din cauza conversațiilor noastre. Poate ne putem programa să ieșim la o cafea o dată pe săptămână?”

Potrivit profesorului de mindfulness și antrenorului executiv Kim Nicol, oamenii părăsesc managerii, nu companiile. Să vă încurajați angajații sau colegii să își însușească conversațiile dificile de la locul de muncă este o provocare. Sfatul lui Nicol: conduceți prin exemplu. Când vine vorba de conversații incomode, cum ar fi să le cereți colegilor salariu sau să spuneți nu unui coleg, comunicarea este esențială în orice mediu de lucru. Dacă sunteți deschis, să sperăm că și restul echipei dvs. va fi.

Pentru mai multe sfaturi și statistici privind conversațiile dificile la locul de muncă, consultați infograficul nostru de mai jos.

Haven Life Insurance Agency oferă acest lucru doar ca informație educațională și nu susține nicio companie, persoană sau strategie discutată aici. Haven Life este o agenție de asigurări de viață online care oferă asigurări de viață la termen emise de Massachusetts Mutual Life Insurance Company.

.