Cum să obțineți acreditarea IATA pentru o agenție de turism: Opțiuni și pași de urmat

Timp de citire: 10 minute

Care industrie are propria autoritate de reglementare – o autoritate care stabilește standarde și îmbunătățește cooperarea în interior. Industria transportului aerian nu face excepție.

IATA înseamnă Asociația Internațională de Transport Aerian. Scopul principal al acesteia este de a reglementa activitățile legate de distribuție pentru companiile aeriene și aviația comercială. Aceste activități includ calcularea tarifelor, alocarea veniturilor și normele privind bagajele.

Dar cum sunt legate IATA și agențiile de turism? De ce întreprinderile de turism care emit bilete de avion trebuie să fie acreditate de IATA? Care sunt opțiunile pentru întreprinderile de diferite dimensiuni și cum se realizează acreditarea IATA? Haideți să explorăm posibilitățile.

IATA și agențiile de turism

În prezent, IATA decide cine ar trebui să distribuie produse de transport aerian și cum ar trebui să procedeze. Ea supraveghează întreprinderile de turism sugerând standarde. De exemplu, codurile IATA sunt folosite peste tot unde se intersectează călătoriile și aviația. Gândiți-vă la codurile de desemnare a companiilor aeriene pentru rezervări, emiterea biletelor, programări și documentație; un cod de prefix pentru a clasifica pasagerii și mărfurile; un cod al emitentului de etichete de bagaje pentru a simplifica manipularea bagajelor; și un cod de locație pentru o manipulare mai ușoară a pachetelor. Aceste coduri sunt relevante chiar și pentru acele companii aeriene care nu au semnat un acord cu IATA.

Înapoi în anii 1920, când agențiile de turism în plină expansiune au început să distribuie bilete de avion, acestea acționau ca centre de compensare sau ca intermediari între călători și companiile aeriene. Pe lângă distribuirea voucherelor, agențiile de turism erau responsabile de fluidizarea tranzacțiilor monetare. Când IATA a apărut în 1945, a preluat aceste procese și a devenit un mediator între agențiile de turism și companiile aeriene.

Atunci a fost introdusă acreditarea IATA. Aceasta există pentru a proteja companiile aeriene și pentru a monitoriza fluxul de venituri. Astfel, pentru a avea acces la inventarele companiilor aeriene, o agenție de turism trebuie să se supună unei verificări din partea IATA. În acest caz, o companie aeriană nu va trebui să verifice din nou o agenție de fiecare dată când un agent se conectează la sistemul de rezervări al transportatorului. Dacă un distribuitor este acreditat de IATA, acesta este un partener de încredere.

Peste toate acestea, IATA procesează toate rapoartele de vânzări dintre o companie aeriană și o agenție prin intermediul Bill and Settlement Plan (BSP) – un sistem creat pentru a simplifica operațiunile de vânzare, raportare și transfer pentru agenții acreditați de IATA.

Dacă doriți să faceți o scufundare mai profundă în istoria IATA și în modul în care funcționează în prezent, urmăriți videoclipul nostru.

Ce poate oferi IATA companiilor de turism

Acestea fiind spuse, haideți să prezentăm principalele beneficii pe care IATA le oferă agențiilor sale acreditate.

Certificarea biletelor de avion

Fiind certificate IATA, agențiile de turism pot emite bilete de avion în numele companiilor aeriene, ceea ce adaugă încredere din punctul de vedere al clienților. Acesta este principalul avantaj care elimină necesitatea altor intermediari, simplifică procesele de rezervare și reduce cheltuielile atât pentru agenții, cât și pentru companiile aeriene.

Recunoașterea industriei

Agențiile certificate IATA trebuie să se angajeze să respecte codurile de etică ale industriei și să îndeplinească standardele generale de procedură ale industriei. Să lucrezi ca agent IATA înseamnă, de asemenea, să incluzi logo-ul și marca IATA pe spațiile și site-urile agențiilor de turism. Toți acești factori combinați îmbunătățesc imaginea publică a agențiilor de turism și îi conferă un punctaj ridicat de fiabilitate.

Credibilitate

După cum am menționat, IATA verifică amănunțit activitatea comercială a unei agenții de turism, veniturile sale și fluxul anual de clienți. Odată intrată în posesia acestei ștampile de aprobare, o afacere nu mai este examinată de o companie aeriană sau de un furnizor de lanțuri hoteliere. Prin urmare, furnizorii și agențiile pot comunica direct. Acest lucru simplifică semnificativ procedurile de rezervare, confirmare și procesare a plăților și elimină efortul suplimentar pentru ambele părți.

Accesul la controlul financiar

Accesul la aproape 300 de companii aeriene deschide o poartă de acces la o gamă largă de opțiuni din care se poate alege. Planul de facturare și decontare le permite agenților să vadă distribuția zborurilor aeriene în timp real. Mai mult decât atât, cu o reducere la fiecare bilet vândut, fiecare agent acreditat IATA își poate gestiona propria marjă de profit, poate câștiga un comision rezonabil sau poate vinde bilete în condiții speciale, atrăgând și mai mulți clienți.

Acum să aflăm care sunt opțiunile de acreditare disponibile pentru agențiile de turism de diferite tipuri și dimensiuni, și chiar pentru agenții independenți.

Tabelul prezintă oportunitățile de acreditare pentru agențiile de turism și operatorii solo

Acreditare completă IATA

Pachetul complet de acreditare IATA este destinat întreprinderilor de turism din întreaga lume care sprijină emiterea de bilete de avion în numele furnizorilor. În plus, numărul de agent IATA introduce afacerea de turism la alte companii aeriene membre IATA cu un singur acord de agenție de vânzări și oferă acces la Planul de facturare și decontare (BSP) al IATA. BSP este o interfață de facturare și plată între agent, companiile aeriene și furnizorii de transport.

Acreditarea completă înseamnă, de asemenea, că agentul respectă codurile standard de etică și comportament.

Pentru a o obține, trebuie să depuneți un teanc de documente și să treceți prin câteva hopuri. Să aruncăm o privire.

1. Aflați despre elementele de bază. Citiți Manualul agentului de turism. Este un ghid grijuliu pentru membrii și solicitanții IATA. Aici veți descoperi standardele generale, regulile și reglementările aplicabile în întreaga lume. De asemenea, examinați criteriile locale ajustate la fiecare țară în parte.

Pentru a solicita un număr IATA, pregătiți aceste documente în următoarea ordine:

2. Dovada operațiunilor comerciale generale. Dacă sunteți un operator de sucursală, documentele trebuie să includă orele de servicii dedicate sau o copie a acordului pentru a servi ca atare. De exemplu, puteți atașa înregistrări despre oferirea unui anumit tip de tur. Același lucru funcționează și în cazul operatorilor solo.
3. Dovada calificărilor dumneavoastră. Indiferent dacă aveți mai mulți agenți sau sunteți un operator solo, trebuie să prezentați o licență de afaceri sau copii ale oricăror certificări, cum ar fi cursurile de formare a agenților. Aici trebuie să indicați că agenții dvs. îndeplinesc criteriile profesionale, în conformitate cu standardele locale de afaceri.
4. Confirmarea experienței anterioare de agent de turism. Dacă ați colaborat anterior cu un agent acreditat IATA sau cu o companie aeriană, atunci includeți această înregistrare în documentele dumneavoastră. Dacă este posibil, atașați o scrisoare de recomandare din partea companiei respective sau documente de angajare. De asemenea, pot fi atașate documente care indică o cunoaștere de bază a operațiunilor companiilor aeriene și de emitere a biletelor.
5. Dovada viabilității financiare. Atașați copii ale tuturor tranzacțiilor bancare legate de afacerea de turism pentru anul trecut. Includeți documente de împrumut sau de asigurare, dacă aveți vreuna. Toate aceste înregistrări trebuie să fie plasate în ordine cronologică. Sunt necesare, de asemenea, înregistrări detaliate ale contului bancar cu depozite și retrageri pentru anul fiscal precedent.

Rețineți că toate documentele trebuie să se încadreze în criteriile locale pentru țara dumneavoastră, așa cum se menționează în TAH (Travel Agent’s Handbook).

1. Fiți gata să obțineți o garanție. În cazul în care conturile dvs. arată că activele dvs. actuale sunt mai mici decât pasivele dvs., vi se poate cere să obțineți o cauțiune de cel puțin 50.000 de dolari pentru a vă asigura credibilitatea financiară.
2. Înscrieți-vă la Portalul de asistență pentru clienți. Utilizați pagina de înregistrare și continuați cu procesul de înregistrare. Trebuie să trimiteți informațiile personale de contact și să configurați o parolă.
3. Descărcați pachetul de cerere. Pachetul de acreditare conține instrucțiuni pas cu pas privind cererea, documentele și scrisorile necesare.
4. Trimiteți formularul de cerere IATA. Completați cererea și trimiteți-o împreună cu documentele prin intermediul portalului pentru clienți. Includeți scrisorile de recomandare, urmând instrucțiunile din formular.
5. Plătiți taxa de înregistrare și așteptați. Odată ce cererea este primită și procesată de IATA, aceasta vă va contacta pentru următorii pași și va confirma taxele de înregistrare. De obicei, perioada de examinare durează 2 săptămâni. Pentru agenții independenți, taxa este de 165 de dolari, în timp ce agențiile de turism complete sau corporative trebuie să plătească în mod regulat 360 de dolari.

Travel industry designator services (TIDS) – rezervare fără emiterea de bilete de avion

Această opțiune este sugerată intermediarilor de vânzări de turism, cum ar fi planificatorii de întâlniri de călătorie sau agențiile de turism care nu intenționează să facă bilete de avion. Travel Industry Designator Service (TIDS) este un cod individual care permite recunoașterea rezervărilor de către companiile aeriene, liniile de croazieră, lanțurile hoteliere, companiile de închirieri auto, furnizorii de trenuri și alți furnizori de turism. Deși nu are capacitatea de a emite bilete, TIDS oferă totuși acces la furnizorii dintre companiile aeriene, companiile feroviare, liniile de croazieră, companiile de închirieri auto, lanțurile hoteliere și parcurile tematice. De asemenea, accelerează procesarea rezervărilor și face ca afacerea dvs. de turism să fie vizibilă prin adăugarea la toate produsele de date globale ale IATA.

Aplicația pentru TIDS necesită, de asemenea, un set de documente și o serie de pași.

1. Pregătiți o licență emisă de guvern pentru agenții de turism (acolo unde este cazul) sau o copie a unei înregistrări a afacerii.
2. Prezentați dovada unui cont bancar pe numele companiei.
3. Prezentați dovada calității de membru al Asociației Naționale a Agențiilor de Turism, dacă o aveți deja.
4. Dacă nu sunteți membru al Asociației Naționale a Agențiilor de Turism, prezentați una dintre următoarele fișe de recomandare:

• o scrisoare de recomandare de la o companie aeriană IATA sau de la un sistem global de distribuție (GDS) sau
• două scrisori de recomandare de la furnizori din industria turismului și a călătoriilor, cum ar fi lanțuri hoteliere, companii de închiriere de mașini sau alți reprezentanți ai industriei de divertisment.

Cărțile trebuie furnizate pe antetul părții care face recomandarea. Dacă este necesar, consultați un model de scrisoare de recomandare. Pentru a verifica dacă aveți tot ceea ce este necesar, puteți consulta cerințele aplicației.

5. Înregistrați-vă pe portalul de asistență pentru clienți. Utilizați pagina de înregistrare pentru a trimite informațiile personale de contact și pentru a configura o parolă.

6. Trimiteți formularul de cerere TIDS. Completați formularul de cerere TIDS și trimiteți-l împreună cu documentele prin intermediul portalului de asistență pentru clienți, inclusiv scrisorile de recomandare, urmând instrucțiunile din formular.

7. Plătiți o taxă de înregistrare și așteptați. După ce ați trimis cererea TIDS și ați plătit taxa de înregistrare conform instrucțiunilor din formularul de cerere TIDS, codul TIDS va fi pregătit în câteva săptămâni de la acceptarea plății.

IATAN – pachet complet numai pentru întreprinderile de turism cu sediul în SUA

IATAN înseamnă International Airlines Travel Agent Network. Practic, este identic cu ceea ce oferă IATA, dar este folosit doar pentru întreprinderile de turism cu sediul în SUA. Acesta permite oricărei întreprinderi de turism sau oricărui reprezentant să emită bilete de avion. Diferența constă doar în localizarea în SUA a întreprinderii de turism și un set predefinit de documente. IATAN funcționează pentru orice afacere de turism din SUA cu peste 2 ani de experiență.

Pentru a solicita un număr IATAN, verificați următoarele documente și proceduri:

1. Furnizați aprobarea ARC (Airline Reporting Corporation). În SUA, toate tranzacțiile de plată din ticketing sunt procesate prin ARC. Practic, funcția sa este similară cu cea a BSP al IATA.
2. Furnizați dovada unei licențe comerciale actuale. Aceasta ar trebui să arate numele legal al entității și să spună că afacerea este „activă” sau „în regulă” cu statul, județul sau orașul.
3. Prezentați dovada proprietății și a formei legale a societății comerciale. Vă rugăm să rețineți că diferitele forme de proprietate necesită licențe și acorduri de afaceri diferite. Pentru informații mai detaliate, puteți consulta Kitul de acreditare.
4. Includeți dovada de înregistrare a vânzătorului de călătorii pentru statele California, Florida, Hawaii, Iowa și Washington.
5. Furnizați dovada a doi ani de experiență pentru QMP/QTA (Managerial Qualifier și Ticketing Qualifier). Aici sunt necesare dovezile documentate ale experienței dvs. în domeniul activităților de călătorie. Acestea pot include scrisori de recomandare de la angajatorii sau partenerii dvs. anteriori, de la furnizorii din industria de turism sau certificări care indică faptul că sunteți un expert în industria de turism.

Pentru a verifica o listă completă de documente și certificări valabile, vă rugăm să consultați secțiunea Cerințe din kitul de acreditare.

6. Descărcați kitul de aplicare. Vizitați pagina de acreditare IATAN și descărcați un pachet de documente pe care trebuie să le completați și să le trimiteți.

7. Trimiteți documentele. După ce ați completat și autentificat notarial toate documentele și le-ați adăugat la dovezile privind activitățile comerciale, trimiteți-le pe toate direct la adresa de e-mail de trimitere IATAN.

8. Plătiți taxele de înregistrare online și așteptați. După ce toate documentele de aplicare sunt primite și procesate de către IATAN, veți primi instrucțiuni privind taxele de înregistrare prin e-mail. Perioada medie de examinare a cererii este de 30 de zile.

Acreditarea non-ticketing IATAN

Acreditarea non-ticketing IATAN este cea mai potrivită opțiune pentru orice agenție de turism cu sediul în SUA, inclusiv pentru agențiile de turism de la domiciliu, de tip magazin, entități de planificare a reuniunilor sau departamente de turism corporativ. Este nevoie de peste doi ani de experiență în domeniu. Practic, oportunitățile sunt similare cu ceea ce oferă TIDS, ceea ce înseamnă că nu veți putea emite bilete în numele unei companii aeriene, dar veți avea în continuare acces la inventarul acestora.

Pentru a obține o acreditare IATAN non-ticketing, afacerea de turism trebuie să pregătească următoarele documente.

1. Arătați reperele dvs. financiare. Aici, setul de documente variază în funcție de tipul și mărimea afacerii: pentru afacerile la domiciliu și afacerile noi, pentru afacerile de turism sau entitățile de organizare a reuniunilor și pentru departamentele de turism corporative. Acestea pot include o situație financiară sau un raport de cheltuieli al afacerii, declarația de impozit pe venit din anul precedent (pentru afacerile pe termen lung), rapoarte de vânzări de la furnizorii din industria de turism sau scrisori de la furnizorii din industria de turism care indică volumul de vânzări.

Cele mai complete informații sunt disponibile în kitul de cerere în secțiunea corespunzătoare Non-ticketing.

2. Prezentați dovada unei asigurări de erori și omisiuni sau de răspundere civilă profesională. Includeți o copie a unei polițe de asigurare valabile sau o renunțare la erori și omisiuni cu dovada a doi ani de experiență pentru proprietar sau reprezentantul legal.

După ce sunteți gata, urmați pașii menționați în secțiunea de acreditare completă IATAN pe care am descris-o mai sus. Pentru mai multe informații, vă puteți baza pe kitul de acreditare sau pe secțiunea Întrebări frecvente IATAN.

Provocările la care trebuie să fiți atenți în ceea ce privește acreditarea IATAN

Ca și în cazul multor alte reglementări din industrie, IATAN are propriile dezavantaje de care trebuie să fiți conștienți.

Consumul de timp și resurse

Solicitarea, colectarea documentelor și așteptarea aprobării durează de obicei luni de zile. Și necesită o mulțime de documente. Pe lângă completarea kitului de cerere, o agenție de turism sau un agent individual trebuie, de obicei, să adune licențe de afaceri, dosare de asigurare, formulare fiscale, declarații bancare și chiar fotografii ale locației. Dincolo de asta, un agent de turism sau un proprietar trebuie să își verifice veniturile anuale și lunare pentru a îndeplini standardele financiare IATA. Și apoi trebuie să fie garantat pentru o sumă minimă de 50.000 de dolari (pentru o activitate de 2 ani sau mai puțin) sau o sumă de bani calculată pentru a acoperi Valoarea la risc, așa cum se menționează în TAH. Există obstacole suplimentare pentru a fi acreditat de IATA.

Exigă revizuiri anuale

Inclusiv după ce un agent sau o agenție este acreditat, verificarea IATA nu se oprește. Chestiunea este că IATA efectuează revizuiri financiare anuale intermediare. Acest lucru înseamnă că toți agenții trebuie să își prezinte conturile auditate în termen de cel mult 4 luni de la fiecare sfârșit de an financiar sau, după cum prevede legislația, în primii doi ani de acreditare, pentru a fi evaluați în funcție de criterii financiare. De altfel, IATA a elaborat, de asemenea, criterii de evaluare locale pentru fiecare țară. Toți agenții trebuie să prezinte un document de securitate financiară în primii doi ani de activitate ca agent. Acesta trebuie să respecte secțiunea 4 din Rezoluția 800f. În cazul în care IATA observă instabilitate financiară în timpul evaluării financiare, aceasta inițiază o perioadă de probă pentru a dovedi viabilitatea financiară și de afaceri.

Nici o garanție pentru creșterea vânzărilor

Toate acestea fiind spuse și făcute, faptul de a fi acreditat IATA nu asigură o creștere vertiginoasă a vânzărilor și a veniturilor. Deși vă oferă libertatea de a vă juca cu marja, veniturile nu depind în mod direct de acreditare. Din nefericire, toate cerințele financiare și costurile legate de aplicație pot depăși veniturile dumneavoastră.

Dacă nu este acreditarea IATA, atunci ce?

Cum vedeți, acreditarea de către IATA necesită mult timp și efort, cu multe capcane.

Realitatea este că nu fiecare afacere de turism are resursele sau voința de a se supune procesului de acreditare. Așadar, cum puteți evita această procedură, dar să vindeți în continuare zboruri? Există mai multe modalități.

Conectați-vă la un consolidator

Consolidatorii sunt furnizori terți de tehnologie care vă acoperă. Furnizând servicii prin negociere individuală, preț fix sau prin intermediul unui program de afiliere, astfel de soluții oferă integrări tehnice la cheie. Pe lângă acreditarea IATA, acestea includ, de obicei, servicii precum conexiuni la trei GDS-uri principale, API-uri de călătorie, integrarea separată a API-urilor feroviare și multe altele.

Această opțiune se potrivește, de obicei, acelor agenții care dispun de fonduri suficiente, dar care nu au timpul și interesul de a se scufunda adânc în detaliile acreditării.

Alegeți o agenție de găzduire

O agenție de găzduire este o afacere de turism prosperă, cu venituri stabile și un flux continuu de clienți. De obicei, aceștia sunt operatori maturi cu acoperire mondială.

Datorită prezenței lor bine stabilite și pe termen lung pe piață, marile agenții de turism au obținut deja toate acreditările necesare, inclusiv IATA, ARC (pentru SUA) și CLIA (pentru croaziere). Iar agențiile mai mici pot folosi numărul de acreditare al agenției gazdă.

Când împart numărul IATA, ambele părți semnează, de obicei, un contract în condiții stabilite de comun acord. Împărțirea comisionului din vânzările de bilete este cea mai frecventă practică.

Această oportunitate este cea mai rezonabilă pentru agențiile de turism mici sau pentru agenții independenți care abia și-au început drumul și nu au capacitatea, experiența și resursele necesare pentru a-și asuma întreaga procedură de acreditare.

Considerați alte nișe

Câteodată, urmărirea unor volume mari de vânzări de călătorii cu bilete de avion nu este fezabilă. Dacă o afacere de turism nu este încă bine stabilită sau dacă piața este saturată de oferte ca a dumneavoastră, gândiți-vă să vă orientați către segmente specifice.

De exemplu, puteți vinde doar excursii către anumite destinații. Sau să vindeți excursii fără a emite bilete de avion. În acest caz, proprietarul unei afaceri trebuie să își examineze piața, să găsească o anumită nișă și să planifice temeinic activitățile de marketing ulterioare. O execuție planificată cu atenție ar trebui să asigure venituri din diferite canale de distribuție.

.