Cum se scriu răspunsurile de mulțumire prin e-mail (cu exemple)

Chiar dacă e-mailul este o ramură a scrisorii care a apărut odată cu era digitală, mulți oameni nu au reușit să stăpânească scrierea scrisorilor, darămite trimiterea de e-mailuri. Aceasta nu este oricum o problemă, deoarece diferența dintre un e-mail și o scrisoare este la fel ca diferența dintre treapta automată a unei mașini și cea manuală. Nu este nevoie să învățați să conduceți o mașină folosind sistemul manual de viteze înainte de a conduce o mașină cu sistem automat de viteze. Cu toate acestea, înțelegerea sistemului de transmisie manuală vă permite să înțelegeți cu ușurință funcționarea transmisiei automate.

De asemenea, înțelegerea scrierii de scrisori face ca trimiterea de e-mailuri profesionale să fie foarte ușoară. Prin urmare, în examinarea modului de redactare a răspunsurilor de confirmare de primire a e-mailurilor, putem să ne inspirăm din principiile de redactare a scrisorilor.

Cum probabil știți, principalele distincții între scrisori și e-mailuri sunt:

1. E-mailurile nu au nevoie de adrese deasupra corpului e-mailului. Puteți citi sfaturi și exemple despre cum să scrieți și să răspundeți la e-mailuri profesionale aici.

2. E-mailurile necesită semnături mai elaborate, spre deosebire de scrisori. Puteți citi mai multe despre încheierile de e-mail aici.

3. E-mailurile sunt mai scurte și mai simple decât scrisorile. Puteți citi sfaturi pentru a scrie e-mailuri profesionale eficiente aici.

Consiliere și exemple pentru redactarea răspunsurilor de confirmare a e-mailurilor

De obicei ne confruntăm cu necesitatea de a confirma diferite tipuri de e-mailuri în afaceri. De multe ori, profesioniștii și oamenii de afaceri consideră că este necesar să adauge și informații suplimentare la e-mailurile de confirmare de primire pe care le trimit. Ca atare, e-mailurile de confirmare de primire au acum un rol foarte tangențial în comunicarea profesională și de afaceri.

Consiliere pentru redactarea răspunsurilor la e-mailurile de confirmare de primire

Iată ce ar trebui să aveți în vedere atunci când redactați e-mailuri de confirmare de primire:

1. Încercați să întăriți acordurile sau să revizuiți termenii acordului dacă vă aflați în punctul de a ajunge la un acord.
2. Anunțați în mod prompt clienții și partenerii că le-ați văzut e-mailul pentru a le permite să continue orice altă sarcină necesară.
3. Anunțați clientul sau partenerul dacă va exista vreo modificare a acordului, de exemplu dacă comanda lor va fi amânată cu câteva zile.

Eșantioane de răspunsuri de e-mail de confirmare de primire

Eșantioanele de răspuns de e-mail de confirmare de primire de mai jos sunt menite să servească drept ghid pentru elaborarea de e-mailuri de confirmare de primire pentru diferite situații.

1. Email de confirmare a unei comenzi comerciale

Un client a comandat un produs al dumneavoastră, dar aveți nevoie de mai multe informații înainte de expediere sau trebuie să ghidați clientul cu privire la ceea ce trebuie să facă în continuare.

Dragă doamnă Kentura,

Vă mulțumim pentru comanda dumneavoastră de două recipiente de diluant de nitroceluloză. Mărfurile dvs. vor fi gata în șapte (7) zile lucrătoare și vor fi expediate în exact opt (8) zile lucrătoare de acum înainte.

Până atunci, am dori să știm dacă doriți să includem suvenirurile noastre pentru clienții dvs., precum și mostre de produse de la alte unități. Puteți alege produsele de probă pe care doriți să le primiți din catalogul pe care vi l-am trimis mai devreme.

Diluantul nostru de nitroceluloză reciclat este realizat pentru a oferi cele mai bune rezultate la un cost foarte scăzut. Suntem siguri că clienții dvs. vor fi foarte mulțumiți de acest produs.

Vă mulțumim din nou pentru comanda dvs. Așteptăm cu nerăbdare să primim instrucțiunile dvs. ferme pentru a include suvenirurile noastre și alte produse de probă.

Sincer,

Ayo Oyedotun

Șef de operațiuni

Maraino Porelli Limited

2. Email de confirmare a înregistrării la un curs

Cineva s-a înregistrat la cursul dvs. Doriți să mulțumiți persoanei pentru înregistrare și să explicați mai multe detalii despre curs.

Dragă domnule Beans,

Vă mulțumim pentru recenta dvs. înregistrare la cursul nostru Basic Leadership 2013. Acest e-mail confirmă primirea taxei de înscriere și a formularului cu date biografice.

Cursul se va desfășura timp de trei (3) săptămâni, de luni până vineri, începând cu 3 iunie 2013, iar locul de desfășurare va fi Catedrala Alfa. Fiecare sesiune va dura două (2) ore și vom avea doar trei (3) sesiuni în fiecare zi. Așadar, fiecare persoană înscrisă este așteptată să reia zilnic până la ora 8:00 A.M. pentru cele trei (3) săptămâni de formare. Vă rugăm să vizitați site-ul nostru – http://afrimash.com/- pentru mai multe informații.

Vă așteptăm cu drag la Catedrala Alfa. Nu ezitați să îmi trimiteți un e-mail în orice moment în cazul în care aveți întrebări.

Cele mai bune salutări,

Ayo Oyedotun

Heas, Administrație

Institutul Anthony Robbins

3. E-mail de confirmare a cererii de angajare

Organizațiile de top confirmă, de obicei, primirea e-mailurilor de confirmare a cererilor de angajare. Acest model de e-mail de confirmare de primire este destinat managerilor și persoanelor din domeniul resurselor umane care doresc să confirme primirea aplicațiilor de la persoanele aflate în căutarea unui loc de muncă.

Dragă doamnă Sharon,

Vă mulțumim foarte mult pentru că ați aplicat pentru postul de ofițer de marketing la Breinswaitte Resources Limited. Voi analiza candidatura dvs. împreună cu celelalte pe care le-am primit în următoarele două zile. If you are selected for the next phase of the recruitment process, you will be contacted for an interview session.

We appreciate your interest in our company and wish you the very best in this selection process.

Sincerely,

Ayo A. Oyedotun

Head of Human Resource

Factbook Inc.

Here’s a simpler acknowledgement:

Dear Ms. Sharon,

Thank you for your application for the position of a marketing officer in Breinswaitte Resources Limited (BRL).

We have received a lot of applications for this position and will be short-listing the qualified candidates by September 20. If you have not heard from us by then, please be free to mail me to inquire about the status of your application.

Thank you for your interest in BRL.

Best Wishes,

Ayo Oyedotun

Head, Human Capital Development

Breinswaitte Resources Limited

4. Răspuns simplu de confirmare a primirii unui e-mail

În foarte multe situații, vi se va cere să confirmați primirea unor e-mailuri în care aveți puține sau deloc informații de adăugat. De obicei, expeditorul vrea pur și simplu să știe că ați văzut e-mailul și se așteaptă la o simplă confirmare din partea dumneavoastră.

Acest tip de e-mailuri se pot încheia cu: „Vă rugăm să confirmați primirea acestui mesaj”, „Vă rugăm să confirmați primirea acestui e-mail” sau „Vă rugăm să confirmați primirea acestui e-mail”.

Contestație simplă de confirmare de primire a e-mailului pentru candidații la un loc de muncă:

Dragă Kentura,

Aceasta este pentru a confirma că am primit acest e-mail. Din nou, aș dori să vă mulțumesc pentru că mi-ați oferit oportunitatea de a face parte din forța dumneavoastră de muncă foarte apreciată.

Cele mai bune salutări,

Ayo Oyedotun

Simplu e-mail de confirmare a unei comenzi comerciale

Dragă domnule Frank,

Aceasta este pentru a confirma că am văzut e-mailul dumneavoastră. Aștept cu nerăbdare să primesc lotul meu săptămâna viitoare, așa cum ați promis.

Siguranță,

Ayo Oyedotun

Asistent, Business Development

Marygold Inc.

Concluzie

Nu contează tipul de e-mail de confirmare pe care îl trimiteți, amintiți-vă toate regulile de redactare a răspunsurilor prin e-mail. Asigurați-vă că vă verificați CC și revizuiți subiectul e-mailului, dacă este necesar, înainte de a apăsa butonul de trimitere. De asemenea, verificați încheierea și semnarea e-mailului pentru a evita erorile inutile.

.