Lucrăm în permanență cu clienții pentru a dezvolta noi sisteme care să îi ajute să își desfășoare activitatea fără probleme. Cu toate acestea, crearea unui sistem nu este întotdeauna o sarcină simplă. Fiecare sistem necesită un plan de acțiune, resurse și personal pentru a-l implementa. Adesea, este util să ne gândim la sisteme ca la o combinație de procese și proceduri, iar mulți manageri nu înțeleg cu adevărat diferența dintre cele două.
Un proces este o operațiune de nivel înalt care se întinde pe întreaga organizație. Un proces este format din diverse funcții și definește protocolul pas cu pas sau seria de acțiuni necesare pentru a îndeplini o sarcină sau un obiectiv specific. Gândit altfel, un proces este modul în care definiți pașii necesari pentru a atinge obiectivul. Procesul descrie, de asemenea, ceea ce este necesar pentru a obține rezultatul final, inclusiv diferite departamente și resurse din cadrul organizației.
O procedură, pe de altă parte, este mai detaliată și de nivel inferior, definind protocolul specific pentru a realiza o parte a procesului. Procedura descrie ordinea pașilor specifici necesari pentru a obține un rezultat final, iar o serie de proceduri luate împreună alcătuiesc un proces.
Sistemele de succes reunesc procesele și procedurile într-un mod care le definește ca un set de instrucțiuni.
Așadar, un proces este interfuncțional, definind ce se face și de către cine. De obicei, este definit sub forma unei diagrame de flux sau a unui arbore decizional, în care un pas duce în mod logic la un alt pas sau activitate. Există evenimente declanșatoare care conduc la o alegere în arborele decizional, toate acestea fiind concepute pentru a conduce la un rezultat sau la un rezultat dorit.
În cadrul procesului, sunt definite proceduri specifice, care descriu modul în care trebuie efectuată o anumită sarcină și cine îndeplinește această sarcină. În cadrul procesului sunt incluse ca parte a procesului și măsurători pentru finalizarea cu succes.
Când descompuneți procesul într-un set de proceduri definite, aceste proceduri devin instrucțiuni de lucru. Instrucțiunile definesc mai multe proceduri și rolurile diferitelor persoane responsabile de aceste proceduri, astfel încât, atunci când sunt reunite, ele definesc un proces de succes.
Succesul dumneavoastră în definirea proceselor, procedurilor și instrucțiunilor va determina în cele din urmă succesul sistemului dumneavoastră de afaceri. Trebuie să folosiți procesele și procedurile împreună, conturând diagrame de proces cu detalii procedurale pentru a pune în aplicare diagramele, arătând etapele din proces la care se referă procedurile. Folosind această abordare, personalul obține o mai bună înțelegere a contextului și implicațiilor unui proces interfuncțional și a modului în care fiecare procedură contribuie la acel proces. Rețineți că o procedură bine scrisă, cu multe detalii, poate adesea să atenueze nevoia de instrucțiuni complexe.
Dezvoltarea sistemelor de afaceri, înțelegerea modului de defalcare a proceselor și procedurilor va contribui în mare măsură la definirea sistemelor care sunt esențiale pentru orice operațiune.
.