Dacă folosiți Excel la locul de muncă, probabil că sunteți frustrant de familiarizați cu această casetă de dialog:
Probabil că ați lucrat, de asemenea, la o foaie de calcul a cărei editare era dureros de lentă, în care fiecare clic era însoțit de înghețarea ecranului timp de 10 secunde și de roata morții care se învârtea.
De obicei, fișierele mari sau caietele de lucru pline de formule sunt de vină. Excel poate gestiona până la un milion de rânduri, dar atunci când lucrați cu un set mare de date sau faceți analize grele – aplicând formule la o grămadă de celule, legând mai multe foi de calcul sau conectându-vă la alte registre de lucru – încetinește cu mult înainte de a atinge limita de rânduri.
Excel are un alt punct slab care poate duce la ineficiență: structura sa este prea flexibilă. Acest lucru ar putea suna cam nebunesc – flexibilitatea este unul dintre motivele pentru care oamenii iubesc Excel. Având în vedere că fiecare celulă este o entitate proprie, aveți o mare libertate de a adăuga note de subsol, de a uni celulele între ele sau de a trasa un model de broderie cu acul.
Dar, dacă o celulă poate fi manipulată cu ușurință, este mai greu să aveți încredere în integritatea foii de calcul ca întreg. Flexibilitatea Excel-ului face ca impunerea coerenței și acurateței în seturi mari de date să fie aproape imposibilă. Oricât de vigilent ați fi, oricât de multe ori ați parcurge o foaie de calcul pentru a căuta greșeli de scriere și formule rupte, tot s-ar putea să vă scape ceva.
Există adesea un instrument mai bun pentru treaba asta.
- Oh, hei, SQL
- Spreadsheet, meet relational database
- Saltul de la formule la interogări
- Carte de lucru gratuită: The Excel User’s Quick Start Guide to SQL
- Pasii următori pentru a învăța SQL
- Ești pe drumul tău!
- Oh, hei, SQL
- Spreadsheet, faceți cunoștință cu baza de date relațională
- Saltul de la formule la interogări
- Carte de lucru gratuită: The Excel User’s Quick Start Guide to SQL
- Pick tutorials geared toward data analysis
- Practicați cu datele companiei dumneavoastră
- Ești pe drumul cel bun!
- Vreți să vă apucați de treabă? Descărcați Ghidul nostru gratuit de pornire rapidă pentru utilizatorii Excel și scufundați-vă în tutorialul nostru SQL! Articole recomandate
Oh, hei, SQL
Datele cu care lucrați în Excel trebuiau să vină de undeva. Acel loc este o bază de date. Chiar și atunci când extragi date din ceva care nu pare tehnic (gândește-te la Google Analytics, Stripe sau Salesforce), în spatele scenei interoghezi o bază de date.
Câte vizite web am primit în ianuarie? Care este rata de abandonare a pâlniei de plată pentru produsul pe care tocmai l-am lansat? Care reprezentanți de vânzări construiesc mai mult pipeline decât alții? Toate acestea sunt interogări, în limbaj uman, nu computerizat. În calitate de utilizator experimentat al Excel, probabil că vă puteți gândi cum ați putea scrie aceste întrebări sub formă de formule, dacă sunteți înarmat cu setul de date potrivit.
Atunci, cum puteți interoga direct o bază de date în schimb? În cele mai multe cazuri, oamenii folosesc SQL (prescurtare de la Structured Query Language). SQL îi spune unei baze de date ce date doriți să vizualizați și să manipulați cu ajutorul calculelor.
Prin mutarea unora dintre calculele inițiale în SQL, puteți reduce cantitatea de date pe care le exportați. Și, cu un set de date mai mic, este mai puțin probabil să vă confruntați cu probleme de performanță în Excel.
Pe măsură ce vă simțiți mai confortabil cu SQL, puteți muta din ce în ce mai multe dintre analizele dvs. în SQL până când ajungeți la punctul în care Excel devine excepția, nu regula. Bazele de date SQL pot gestiona cantități enorme de date fără a suferi probleme de performanță și au o structură ordonată care vă protejează integritatea datelor.
Învățarea unui nou limbaj poate părea descurajantă – la fel ca și utilizarea unor instrumente care pur și simplu par mai tehnice. Dar, în calitate de utilizator Excel, știți deja mai multe despre SQL decât v-ați aștepta.
Spreadsheet, faceți cunoștință cu baza de date relațională
O bază de date este o colecție organizată de date. Există multe tipuri diferite de baze de date, dar tipul specific de bază de date cu care SQL poate comunica este cunoscut sub numele de bază de date relațională.
La fel cum un registru de lucru Excel este compus din foi de calcul, o bază de date relațională este compusă din tabele, precum cea de mai jos.
Tabelele au rânduri și coloane la fel ca o foaie de calcul, dar într-un tabel, nu puteți interacționa cu fiecare celulă (sau „valoare”, în terminologia bazei de date) în parte. Dacă doriți să excludeți orașul natal al lui Ralph Abernathy din rândul de sus al tabelului de mai sus, nu îl puteți șterge pur și simplu. Trebuie să excludeți întregul rând sau întreaga coloană „hometown”.
Motivul pentru care nu puteți modifica celulele din mers este acela că o bază de date are o structură rigidă. Valorile din fiecare rând sunt legate între ele ca o singură unitate. Fiecare coloană trebuie să aibă un nume unic și poate conține doar un anumit tip de date („Integer”, „Text”, „Date”, etc.).
Structura flexibilă a lui Excel ar putea suna destul de bine acum, dar stați puțin. Deoarece structura unei baze de date este atât de strictă, este mai ușor să protejezi integritatea datelor tale. Cu alte cuvinte, este mult mai puțin probabil să vă confruntați cu inconsecvențe și erori. Iar asta înseamnă că puteți avea mult mai multă încredere în datele dumneavoastră.
Saltul de la formule la interogări
Cel mai comun mod de a manipula datele în Excel este prin utilizarea formulelor. O formulă constă din una sau mai multe funcții care îi spun lui Excel ce să facă cu datele dintr-o celulă. De exemplu, puteți aduna valori numerice folosind SUM(A1:A5) sau le puteți calcula media folosind AVERAGE(A1:A5).
Echivalentul SQL al unei formule este o interogare. Interogarea pentru a returna tabelul de mai sus arată astfel:
SELECT player_name, hometown, state, weight FROM benn.college_football_playersSELECT și FROM sunt cele două ingrediente fundamentale ale oricărei interogări SQL: SELECT specifică coloanele de date pe care le doriți, iar FROM indică în ce tabel locuiesc acestea. De fapt, puteți alege să afișați toate coloanele adăugând un asterisc (*) după SELECT, astfel:
SELECT * FROM benn.college_football_playersAceastă interogare vă va afișa toate coloanele din tabelul benn.college_football_players, astfel încât să vă puteți face o idee despre cum arată întregul set de date. Odată ce știți de ce aveți nevoie, puteți tăia rapid coloanele pentru a reduce dimensiunea setului de date.
Ca și formulele, interogările sunt compuse din funcții care specifică manipulări de date. Interogările pot conține, de asemenea, clauze, operatori, expresii și alte câteva componente, dar nu vom intra în detalii aici. Ceea ce trebuie să știți este că puteți utiliza SQL pentru a manipula datele în aproape orice mod în care o faceți în Excel.
Pe exemplu, funcția IF. Folosiți IF pentru a crea instrucțiuni condiționale care filtrează datele sau adaugă date noi pe baza unor reguli pe care le definiți. Here’s what an IF function looks like when you apply it to a cell:
=IF(logical_test, value_if_true, )
You could read that as IF <some condition is met> THEN <display this value> OTHERWISE <display a different value>. The OTHERWISE portion, which is shown as , is optional.
The SQL equivalent of IF is CASE. They have very similar syntax:
CASE WHEN <condition 1 is met> THEN <display value 1> ELSE <display a different value> ENDCASE statements are considerably easier to read than IF statements because SQL queries have multiple lines. This structure is ideal for an IF statement with multiple conditions. For instance, if you want to add two categories based on existing data in Excel, you have to nest one IF statement inside another IF statement. When you add a lot of conditions, things get ugly quickly. Dar în SQL, puteți adăuga pur și simplu o nouă condiție ca o altă linie.
În SQL, haideți să adăugăm mai multe condiții folosind datele despre fotbalul universitar de mai sus. Vom adăuga o coloană care împarte jucătorii de fotbal în patru grupe de greutate. Iată interogarea:
Și iată cum arată tabelul de rezultate:
Nu este prea greu, nu-i așa? Declarația IF pentru acest lucru ar fi un coșmar.
S-ar putea să vă gândiți, dar cum rămâne cu diagramele și graficele? Cum rămâne cu graficele care fac din raportul meu un raport? O opțiune este să manipulați datele în SQL, să le exportați și să construiți grafice în Excel.
Dacă doriți să săriți peste etapa de export, totuși, unele programe SQL (cum ar fi Mode) vă permit să construiți grafice pe baza rezultatelor interogării. Aceste diagrame sunt legate direct de baza dvs. de date, astfel încât, de fiecare dată când reluați o interogare, rezultatele și vizualizările dvs. se actualizează automat.
Mode Analytics
Carte de lucru gratuită: The Excel User’s Quick Start Guide to SQL
We’ve put together a workbook of six go-to Excel tasks and their SQL counterparts. Each lesson contains an example dataset and detailed instructions. You’ll learn how to do the following Excel functions in SQL:
- Arithmetic
IF- Filtering
VLOOKUP-
SUMCOUNT, andAVG - Grouped aggregation (pivot tables)
As you gain SQL knowledge, it’s helpful to know where to focus your learning and how to navigate your company’s data.
Pick tutorials geared toward data analysis
There are a lot of SQL resources, but not all of them are focused on data analysis.
Engineers and database administrators use SQL to create, update, and delete tables in databases. They can upload a whole new table or delete one permanently from the database. These are very different tasks from how you’ll use SQL (at least until you fall so in love with data that you make a career switch to analytics).
Don’t get bogged down in SQL tutorials that are designed for database management. Hone in on query-focused tutorials. Here are some SQL lessons to start out with:
- Retrieving data
- Filtering data and making simple calculations
- Using multiple filters at once
- Ordering your results
- Aggregating data
- Counting unique values in a column
- Conditional logic
- Joining datasets
If you find yourself in tutorials talking about things like:
CREATE TABLEDROP TABLECREATE DATABASEDROP DATABASE
….ați intrat în gaura de iepure greșită.
Practicați cu datele companiei dumneavoastră
Dacă faceți analize la locul de muncă, nu există cu adevărat niciun substitut pentru a folosi datele companiei dumneavoastră pentru a învăța SQL. Puteți să explorați structura de date a companiei dvs. și să învățați concepte tehnice în același timp. Tot ceea ce veți prelua va fi imediat aplicabil la locul de muncă.
Pentru a face acest lucru, trebuie să înțelegeți cum sunt organizate datele companiei dvs. Unde sunt stocate datele de produs și de marketing? Dacă vreți să vă uitați la conturile care au înregistrat o cifră de afaceri luna trecută, ce tabel(e) ar trebui să interogați?
Majoritatea întreprinderilor au o echipă de analiză care lucrează zilnic cu datele companiei dumneavoastră. Acești oameni vor putea să vă răspundă la întrebări sau să vă indice o documentație utilă. Există o relație reciproc avantajoasă aici: dacă interogați datele pe cont propriu, reduceți numărul de solicitări de date restante ale echipei de analiză. Puncte brownie garantate.
Un număr de clienți Mode au stabilit chiar sesiuni regulate de instruire în timpul cărora analiștii își învață colegii SQL folosind datele lor interne. Feedback-ul a fost copleșitor de pozitiv din partea ambelor grupuri de oameni! Anunțați-ne dacă vă gândiți să înființați acest lucru în compania dvs. Suntem bucuroși să împărtășim câteva învățături.