O trecere în revistă a exemplelor de politici de muncă flexibile pentru angajatori

Compania dvs. are o politică formală de muncă flexibilă? Dacă ați spus că nu, nu sunteți singuri. Nici pe departe. 64% dintre companii au programe flexibile informale, fără politici scrise. În mod similar, 67 la sută dintre manageri au permisiunea de a oferi flexibilitate la propria discreție.

Numere ca acestea arată clar de ce angajații sunt atât de confuzi în ceea ce privește opțiunile de lucru flexibil. Atât de confuzi, de fapt, încât doar 12 la sută dintre angajați participă efectiv la programe de lucru flexibil. De ce atât de puțini?

Există o serie de motive pentru care angajații nu profită de flex:

• Nu înțeleg cum să înceapă să lucreze în mod flexibil în compania lor
• Se tem că vor fi văzuți ca fiind mai puțin dedicați
• Deși compania promovează opțiunile de lucru flexibil, managerul lor nu le permite
• Directorii și managerii de nivel superior nu „trec la fapte” și nu lucrează ei înșiși în mod flexibil
• Nu sunt siguri ce opțiuni sunt disponibile

Niciuna dintre acestea nu este o veste bună pentru companii. O lipsă de claritate în ceea ce privește cine/ceea/când/câte/de ce/cum al programelor de muncă flexibile duce la confuzie, frustrare și, în multe cazuri, la o rotație costisitoare.

Lipsa de flexibilitate a fost citată printre principalele motive pentru care milenialii au renunțat la locul de muncă într-un studiu Ernst Ernst 2015 & Young Global Generations Research. Iar un studiu Regus din 2016 a constatat că aproape 62% dintre toți lucrătorii au declarat că ar fi rămas mai mult timp la un loc de muncă anterior dacă ar fi existat o opțiune de lucru flexibil.

Dar asta înseamnă că opusul – o abundență de claritate în jurul politicii programului de lucru flexibil al unei companii – poate fi un lucru foarte bun pentru companii.

Standardizarea muncii flexibile nu numai că va elimina aceste puncte dureroase, dar va oferi, de asemenea, o imagine completă a rentabilității investiției din programele de lucru flexibil.

Cum ar trebui să arate politica de lucru flexibil a unei companii?

Câteva organizații și companii au pus la dispoziție mostre online, așa că suntem în măsură să vă arătăm exact cum ar putea și ar trebui să fie politica dvs. de muncă flexibilă.

Definirea flexibilității, instrucțiuni de aplicare, prevederi

Portland State University are două politici de telemuncă: una pentru telemuncă de rutină și regulată și una pentru telemuncă în „circumstanțe operaționale excepționale”. Politica lor generală pentru telemuncă de rutină este foarte completă, iar unele puncte specifice ies în evidență:

• Are o prezentare generală excelentă. Primele paragrafe acoperă definiția universității pentru telemuncă, cine aprobă telemuncă, unde este permisă telemuncă (la domiciliul angajatului sau într-o „altă locație adecvată”) și menționează celelalte tipuri de flexibilitate disponibile (inclusiv orele flexibile, săptămânile de lucru comprimate și partajarea locului de muncă).
• Face din comunicare o prioritate. În cadrul Dispozițiilor generale, „Comunicarea” se află chiar în partea de sus. Normele de comunicare definite sunt piatra de temelie a oricărei politici de succes în materie de muncă flexibilă.
• Sunt abordate multe dispoziții importante, inclusiv: echipamente, îngrijirea persoanelor dependente, vreme nefavorabilă, accidentări, acces la rețea, consumabile de birou, calitatea muncii și altele.

Răspunzând la întrebarea „De ce?” Reducerea temerilor, oferirea de formare

Pentru a încuraja munca la distanță în vederea conservării energiei, Departamentul de Energie din Oregon a creat un Exemplu de politică de telemuncă pe care companiile din Oregon îl pot utiliza. Câteva dintre lucrurile care ies în evidență:

• Aceasta enunță motivele pentru a îmbrățișa munca la distanță: conservarea energiei, reducerea aglomerației din trafic, îmbunătățirea calității aerului, creșterea productivității angajaților, îmbunătățirea moralului, reducerea costurilor, precum și atragerea și păstrarea angajaților talentați.
• Aceasta elimină rapid temerile de a părea mai puțin angajată, afirmând în mod clar că remunerația, beneficiile și responsabilitățile unui angajat nu se vor schimba dacă acesta lucrează la distanță.
• Menționează un curs de formare pe care angajații ȘI managerii trebuie să îl urmeze pentru a-i pregăti pentru telemuncă.

Adecvată formare și îndrumare pentru angajați ȘI manageri

O greșeală pe care o pot face companiile în elaborarea unei politici de lucru flexibil este să se concentreze exclusiv pe reguli și reglementări pentru angajații din program. Dar unul dintre cei mai importanți factori care determină dacă un program va avea succes este formarea managerilor.

Managementul telemuncitorilor nu este la fel ca managementul lucrătorilor de la birou din mai multe puncte de vedere. Biroul de sustenabilitate al comitatului San Mateo înțelege acest lucru și a creat o resursă aprofundată care acoperă o gamă utilă de subiecte pentru angajații și managerii care telelucrează sau sprijină echipele de telemuncă.

Câteva dintre cele mai importante:

• O evaluare a telelucrării pe care managerii o pot completa pentru a determina dacă un angajat este un bun candidat pentru at…home work

• A „Planning Your Telework Day” worksheet for employees

• Tips on „How to Manage for Results/Performance/Accountability” for managers that include setting expectations, managing by results, communicating, and handling performance issues.

How can you find more sample flexible work policies?

The three resources mentioned already are some of the best examples of well-designed telecommuting and flexible work policies.

• Portland State University’s Telecommuting Policy
• Oregon Department of Energy’s Telecommuting Policy Template
• San Mateo County’s In-Depth Telework and Flex-Schedules Toolkit

And there are several other resources to help employers assemble policies that work:

• Telework Toolkit’s Guide to Writing a Telework Policy
• Basic Telework Program Policy from Global Workplace Analytics
• U.S. Department of Commerce Telework Program Guide

Looking for more companies that offer flexible work? Check out our Company Guide!