Planificarea unui atelier de lucru

Cine a planificat vreodată un atelier de lucru vă va spune că este o treabă mare. Și planificarea unuia bun? Ei bine, asta necesită organizare, concentrare și multă creativitate. Așadar, cum vă pregătiți pentru un workshop care să fie nu numai relevant și productiv, ci și memorabil?

Câțiva oameni urăsc să meargă la workshop-uri. Făcute greșit, acestea pot fi o mare pierdere de timp și de bani. Cu toate acestea, dacă sunt planificate bine, ele pot fi incredibil de valoroase pentru toți cei implicați. Atelierele de lucru sunt excelente pentru brainstorming, învățare interactivă, construirea de relații și rezolvarea problemelor. Acesta este motivul pentru care planificarea în avans este esențială.

Înainte de atelier

Să urmați acești pași pentru a vă asigura că atelierul dvs. este o experiență valoroasă pentru toată lumea:

Definiți obiectivele

Care atelier trebuie să aibă un obiectiv. Trebuie să îmbunătățiți procedurile de angajare ale companiei dumneavoastră? Vreți să îi învățați pe manageri cum să fie mai buni organizatori? Aveți nevoie să faceți team building cu o echipă nou formată?

Multe ateliere de lucru sunt o pierdere de timp pentru că nu există un obiectiv clar menținut în centrul discuției. Fără acest obiectiv clar, nu prea are rost să aduni oamenii.

Decideți cine va participa

Să știți cine va participa are legătură directă cu obiectivul dumneavoastră. De exemplu, dacă obiectivul atelierului dvs. este de a dezvolta o soluție detaliată la o problemă, atunci probabil că doriți 10 sau mai puțini participanți cheie. If your goal is centered on education, then you might be happy with a much larger group, which divides into smaller groups for discussion.

Make a list of who needs to be there. Try to be as specific as possible, but leave a few openings for last-minute additions.

3. Choose the Right Location

If you have 10 attendees, then the conference room down the hall will probably be just fine. Dar dacă aveți 50 de persoane, s-ar putea să trebuiască să găsiți o locație exterioară care să fie suficient de mare.

Gândiți-vă la logistica și la detaliile practice ale atelierului dvs. atunci când alegeți locația. Va putea toată lumea să vă vadă ajutoarele vizuale? Dacă aveți nevoie de o anumită tehnologie, cum ar fi teleconferința, locația o va susține? Există facilități adecvate pentru sesiunile de pauză? Va putea toată lumea să ajungă la locul de desfășurare? Va trebui să organizați cazare pentru persoanele care vin de la distanțe mari? Și ce facilități de catering oferă locul de desfășurare?

Crearea unei agende

Acum că știți obiectivul principal și cine va participa, puteți începe să elaborați o schiță a modului în care veți atinge scopul atelierului.

• Puncte principale – Creați o listă de puncte principale de discutat și apoi descompuneți fiecare punct mai mare în detalii pe care doriți să le comunicați audienței.
• Ajutoare vizuale – Enumerați ajutoarele vizuale, dacă este cazul, pe care le veți folosi pentru fiecare punct. Dacă aveți nevoie de suport tehnic, acest lucru îi ajută pe cei care îl furnizează să determine unde trebuie să își concentreze eforturile.
• Discuții și activități – Luați-vă timp pentru a enumera exact ce discuții și activități de grup veți avea în ce moment al atelierului. Cât timp veți acorda pentru fiecare exercițiu? Asigurați-vă că activitățile dvs. sunt adecvate pentru mărimea grupului și asigurați-vă că locul de desfășurare dispune de resursele (de exemplu, săli de seminar) necesare pentru desfășurarea sesiunilor.

Rețineți, cu cât planul dumneavoastră este mai detaliat, cu atât mai mult vă veți asigura că atelierul dumneavoastră se va desfășura conform programului – și va avea succes.

Dezvoltați un plan de urmărire

Singura modalitate de a afla dacă atelierul dumneavoastră a fost un succes este de a avea un plan de urmărire eficient. Creați un chestionar pe care să îl dați tuturor participanților la sfârșitul evenimentului și oferiți-le o mulțime de oportunități de a-și împărtăși opiniile cu privire la cât de bine a decurs. Deși acest lucru poate fi un pic înfricoșător, este singura modalitate de a învăța – și de a vă îmbunătăți – pentru data viitoare.

Este, de asemenea, important să aveți un plan de comunicare a deciziilor la care s-a ajuns în timpul atelierului. Veți trimite un e-mail în masă la toată lumea cu detaliile? Îl veți pune pe intranetul companiei dumneavoastră? Oamenii trebuie să știe că munca lor asiduă a dus de fapt la o decizie sau la o acțiune, așa că țineți-i la curent cu ceea ce se întâmplă după ce atelierul s-a încheiat.

În timpul atelierului – Implicarea oamenilor

După ce aveți un plan prealabil solid, gândiți-vă cum să aduceți un pic de entuziasm în evenimentul dumneavoastră. Cunoașteți subiectele pe care doriți să le abordați, dar cum veți face ca informațiile să fie distractive și memorabile pentru echipa dumneavoastră?

Implicarea tuturor este esențială pentru un workshop de succes. Dacă stați în picioare și vorbiți timp de trei ore, țineți doar o prelegere – nu facilitați un atelier. Toată lumea trebuie să participe.

Crearea exercițiilor de grup este diferită pentru fiecare atelier. Țineți cont de aceste sfaturi:

• Mulți oameni sunt nervoși să vorbească în public , sau într-un grup necunoscut. Dacă planificați exerciții de grup, păstrați dimensiunea fiecărui grup mic, astfel încât oamenii să se simtă mai confortabil vorbind și interacționând.
• Mixați diferite tipuri de persoane în fiecare grup. De exemplu, dacă mai multe departamente participă la atelierul dumneavoastră, nu puneți membrii aceluiași departament în propriul lor grup. Prin încurajarea oamenilor să interacționeze cu alte departamente, aceștia pot învăța să privească lucrurile din perspective diferite.
• Determinați cum veți înregistra ideile din fiecare grup. Le vor striga participanții în timp ce le scrieți? Sau își vor scrie propriile idei și apoi vi le vor da vouă? Acesta este un detaliu mic, dar important, care este adesea trecut cu vederea.
• Dacă aveți cinci sau mai puține grupuri, alocați timp pentru a permite întregii echipe să evalueze ideile din fiecare grup mai mic. Aceasta este o modalitate excelentă de a restrânge lista de idei și de a le lăsa pe cele bune să strălucească cu adevărat.

Rețineți, petreceți cât mai mult timp posibil pentru a crea exerciții de grup distractive și interesante. Probabil că acestea îi vor menține pe toți interesați și participanți.

Subiecte generale pentru un atelier de lucru

Iată alte câteva idei pentru desfășurarea unui atelier de lucru de succes:

• Dacă planificați întâlnirea, este posibil să doriți să o și facilitați. Aflați cum să faceți acest lucru în mod eficient în Rolul unui facilitator .
• Asigurați-vă că stabiliți obiectivul întâlnirii sau al sesiunii dumneavoastră. Citiți articolul nostru, Organizarea de ședințe eficiente , pentru mai multe informații în acest sens.
• Începeți ședința cu câteva exerciții de spargere a gheții pentru ca toată lumea să se relaxeze și să se simtă confortabil.
• Dacă obiectivul atelierului dvs. este de a aborda un subiect dificil sau sensibil, este deosebit de important să faceți ca grupul să se simtă confortabil înainte de a începe. O modalitate este să spuneți o poveste care are o legătură vagă cu subiectul înainte de a începe să discutați problema dificilă.
• Câteodată, nu toată lumea trebuie să rămână pentru întregul atelier. De exemplu, CEO-ul ar putea fi prea ocupat pentru a participa la întreaga sesiune. Identificați la ce secțiuni trebuie să participe cei mai ocupați participanți ai dvs. și sugerați în avans când ar putea dori să ajungă și să plece. Aceștia vor aprecia considerația dumneavoastră.
• Dacă este posibil, evitați să organizați atelierul după prânz, între orele 2:00 și 3:00 după-amiaza. Pentru mulți oameni, acesta este cel mai lent și neproductiv moment al zilei. Grupul dvs. va fi probabil mai energic dacă programați evenimentul dimineața sau la sfârșitul după-amiezii. (Dacă trebuie să organizați atelierul la începutul după-amiezii, asigurați-vă că aveți la dispoziție multă cafea tare!)
• Dacă scopul final al atelierului dvs. este de a lua o decizie cu privire la ceva, cu cât sunt mai multe persoane care participă, cu atât este mai puțin probabil să ajungeți la o decizie. În acest caz, încercați să mențineți numărul de participanți la un nivel minim (de exemplu, prin emiterea de minute după eveniment pentru persoanele care sunt doar interesate). De asemenea, este important să vă familiarizați cu diferitele strategii de luare a deciziilor în echipă. Consultați articolul nostru despre Organizarea luării deciziilor în echipă pentru a afla mai multe.

.