Autoritatea de a modifica Constituția Statelor Unite provine din articolul V din Constituție. După ce Congresul propune un amendament, Arhivarul Statelor Unite, care conduce Administrația Națională a Arhivelor și Înregistrărilor (NARA), este însărcinat cu responsabilitatea de a administra procesul de ratificare în conformitate cu prevederile 1 U.S.C. 106b. Arhivistul a delegat multe dintre sarcinile ministeriale asociate cu această funcție directorului Registrului Federal. Nici articolul V din Constituție, nici secțiunea 106b nu descriu în detaliu procesul de ratificare. Arhivarul și directorul Registrului Federal urmează procedurile și obiceiurile stabilite de secretarul de stat, care a îndeplinit aceste atribuții până în 1950, și de administratorul serviciilor generale, care a îndeplinit această funcție până când NARA și-a asumat responsabilitatea ca agenție independentă în 1985.
Constituția prevede că un amendament poate fi propus fie de cătreCongres cu o majoritate de două treimi din voturi atât în Camera Reprezentanților cât și în Senat, fie de către o convenție constituțională solicitată de două treimi din legislaturile statelor. Niciunul dintre cele 27 de amendamente la Constituție nu a fost propus prin convenție constituțională. Congresul propune un amendament sub forma unei rezoluții comune. Deoarece președintele nu are un rol constituțional în procesul de modificare, rezoluția comună nu ajunge la Casa Albă pentru a fi semnată sau aprobată. Documentul original este trimis direct la Oficiul Registrului Federal (OFR) al NARA pentru procesare și publicare. OFR adaugă note de istorie legislativă la rezoluția comună și o publică în format slip law. De asemenea, OFR pregătește un pachet de informații pentru state, care include copii formale „red-line” ale rezoluției comune, copii ale rezoluției comune în format slip law și procedura legislativă de ratificare în conformitate cu 1 U.S.C. 106b.
Arhivistul prezintă modificarea propusă statelor pentru a fi luată în considerare de către acestea, trimițând o scrisoare de notificare fiecărui guvernator, împreună cu materialul informativ pregătit de OFR. Guvernatorii supun apoi în mod oficial amendamentul legislativelor statelor lor sau statul convoacă o convenție, în funcție de ceea ce a specificat Congresul. În trecut, unele legislaturi de stat nu au așteptat să primească notificarea oficială înainte de a lua măsuri cu privire la un amendament propus. Atunci când un stat ratifică un amendament propus, acesta trimite Arhivistului un original sau o copie certificată a acțiunii statului, care este transmisă imediat directorului Registrului Federal. OFR examinează documentele de ratificare pentru a verifica dacă sunt suficiente din punct de vedere juridic și dacă poartă o semnătură autentică. În cazul în care se constată că documentele sunt în regulă, directorul confirmă primirea lor și le păstrează în custodie. OFR păstrează aceste documente până când un amendament este adoptat sau eșuează, iar apoi transferă documentele la Arhivele Naționale pentru a fi păstrate.
Un amendament propus devine parte a Constituției de îndată ce este ratificat de trei pătrimi din state (38 din 50 de state). Atunci când OFR verifică că a primit numărul necesar de documente de ratificare autentificate, redactează o proclamație oficială pentru ca arhivistul să certifice că amendamentul este valid și a devenit parte a Constituției. Această certificare este publicată în Federal Register și în U.S. Statutes at Large și servește drept notificare oficială către Congres și către națiune că procesul de amendare a fost finalizat.
În câteva cazuri, statele au trimis documente oficiale către NARA pentru a consemna respingerea unui amendament sau anularea unei ratificări anterioare. Arhivarul nu face nicio determinare de fond cu privire la validitatea acțiunilor de ratificare ale statelor, dar s-a stabilit că certificarea Arhivarului cu privire la suficiența juridică facială a documentelor de ratificare este finală și concludentă.
În istoria recentă, semnarea certificării a devenit o funcție ceremonială la care participă diverși demnitari, printre care se poate număra și președintele.Președintele Johnson a semnat certificările pentru cel de-al 24-lea și cel de-al 25-lea Amendament în calitate de martor, iar președintele Nixon a asistat în mod similar la certificarea celui de-al 26-lea Amendament împreună cu trei tineri cercetători. La 18 mai 1992, arhivistul a îndeplinit pentru prima dată atribuțiile funcționarului de certificare pentru a recunoaște ratificarea celui de-al 27-lea amendament, iar directorul registrelor federale a semnat certificarea în calitate de martor.
Links to Constitutional Amendment Information in the Treasures of Congress Exhibit
- The Bill of Rights (Amendments 1-10 and 27)
- The 13th Amendment (Prohibiting Slavery)
- The 17th Amendment (Direct Election of Senators)
- The 19th Amendment (Granting Women the Right to Vote)