Raport de progres: Ce este & Cum să îl scrii? (Pași & Format)

O întrebare rapidă – pe o scară de la 1 la 10, cât de important este să țineți evidența în mod regulat și să oferiți actualizări ale proiectului supervizorilor, colegilor sau clienților dumneavoastră? Răspunsul este 12! Pur și simplu, pentru că nimănui nu-i place să fie lăsat în întuneric!

Pentru orice proiect dintr-o companie, persoanele din jurul acestuia trebuie să fie bine informate cu privire la stadiul proiectului, la cercetările efectuate de echipa de proiect, la deciziile acestora și la posibilitățile de îmbunătățire. Aceste actualizări sunt o parte integrantă a managementului de proiect și se asigură că fiecare membru al echipei funcționează eficient, obiectivele lor fiind îndeplinite la timp.

O modalitate de a prezenta stadiul proiectului și de a ține evidența acestuia este de a scrie un raport de progres puternic!

De fapt, Societatea Americană pentru Formare și Dezvoltare arată că a avea un loc specific pentru a vă verifica progresul crește probabilitatea de a atinge un obiectiv cu 95%.

Rapoartele de progres sunt un loc excelent pentru managerii de proiect pentru a-și informa și implica supervizorii, clienții sau asociații, cu privire la progresul pe care l-au făcut în cadrul unui proiect pe o anumită perioadă.

Dacă sunt executate bine, rapoartele de progres oferă o imagine de ansamblu rapidă a modului în care merg lucrurile, oferind informații valoroase pentru a crește productivitatea, pentru a oferi îndrumările necesare și pentru a rezolva rapid dificultățile care apar.

Cu toate acestea, scrierea unui raport de progres poate fi puțin descurajantă, mai ales, atunci când aveți o echipă diversă și diverse subproiecte de gestionat. Ei bine, nu vă îngrijorați! Vom rezolva această problemă. În acest articol de blog, vă vom învăța totul despre rapoartele de progres, de ce sunt importante și cum puteți scrie unul care îi va face pe toți să spună „wow”!

Citește mai departe…

Ce este raportul de progres?

Un raport de progres înseamnă exact ceea ce sună – un document care explică în detaliu cât de departe ați ajuns de finalizarea proiectului dvs. în curs de desfășurare. It’s a management tool used in all types of organizations, that outlines the tasks completed, activities carried out, and targets achieved vis-à-vis your project plan.

In a progress report, you explain any or all of the following:

• The amount of work complete?
• What part of the work is currently in progress?
• The problems or unexpected things that have occurred?
• What work is pending?
• How the project is going in general?

Read more: How To Write An Impressive Project Proposal

Why are Progress Reports Important?

No project manager wakes up thinking „I wish I could make reports for my supervisor and team all day”! We get it. Writing progress reports are not very fun.

However, you know that writing progress reports are part of the deal. Rapoartele progresive necesită discuții cu echipa sau clientul dvs. pentru a înțelege obiectivele și pentru a prezenta informațiile care se referă îndeaproape la obiectivele menționate.

Indiferent dacă raportul se referă la actualizarea investitorilor, la performanța de marketing sau la gestionarea resurselor. Aceste rapoarte permit tuturor să vadă ce merge bine și ce nu. De asemenea, îi ajută pe manageri să vadă succesul sau eșecul general al proiectelor. În plus, rapoartele de progres ajută la:

Facerea transparenței informațiilor

Cleiul care ține împreună orice relație este vizibilitatea și transparența. Un raport de progres bine definit prezintă în mod direct modul în care munca dvs. afectează rezultatul final al proiectului și prezintă drepturile și obligațiile! Adăugând transparență la planul de proiect, puteți construi un nivel de credibilitate și încredere de neegalat cu echipa și clienții dumneavoastră.

Încurajați interacțiunea constantă

Crearea și discutarea rapoartelor de progres duce la o comunicare constantă și îi ține pe toți la curent. Faptul de a fi în contact constant cu ceilalți săptămânal sau lunar asigură o înțelegere clară a rolurilor și responsabilităților.

Îmbunătățiți evaluarea și revizuirea proiectului

Rapoartele de progres anterioare vă vor ajuta în clarificarea lacunelor, a problemelor sistemice, examinați documentele pentru a afla ce nu a mers bine, ce se poate face corect și ce domeniu trebuie îmbunătățit.

Furnizează informații pentru planificarea viitoare

Când un raport de progres arată toate întârzierile care au avut loc, supervizorul sau un manager de proiect poate monitoriza și investiga problema care a împiedicat progresul și poate lua o măsură suplimentară pentru a preveni ca acestea să se întâmple în viitor.

Citește mai mult: Cum să scrieți rapoarte de proiect care să vă „uimească” clienții

Cum să scrieți un raport de progres cu 4 pași simpli?

Rapoartele de progres sunt documente esențiale pentru urmărirea planurilor și inițiativelor de proiect, dar dacă cititorii și redactorii nu sunt sincronizați, aceste rapoarte pot fi un exercițiu de tip „hit-or-miss” pentru toți cei implicați. Prin urmare, iată câțiva pași pentru a vă ajuta să livrați informațiile corecte persoanelor potrivite la momentul potrivit.

1. Scopul raportului dvs.

Există multe motive pentru care cineva trebuie să scrie un raport de progres. Evident, pentru mulți dintre ei, este pentru a informa pe scurt despre progresul și starea proiectului.

Cei care citesc ar putea, de asemenea, să dorească să afle informații detaliate despre scopul proiectului, durata acestuia și alte informații importante.

2. Luați în considerare audiența

După ce ați clasificat scopul redactării raportului de progres, luați în considerare tipul de audiență pe care îl veți viza și detaliile pe care cititorii dvs. le vor recunoaște în raport.

Acestea pot fi, ce decizie vor trebui să ia cititorii dvs. după ce vor citi raportul de progres, informațiile pe care vor trebui să le cunoască pentru a supraveghea și a participa în mod eficient la proiect, etc.

Crearea unei secțiuni „lucrări finalizate”

În această secțiune, ar trebui să descrieți tot ceea ce a fost deja realizat, iar cel mai bun mod de a face acest lucru este să menționați cronologic sarcinile finalizate.

Puteți specifica datele, sarcinile la care ați lucrat dumneavoastră și echipa dumneavoastră, informații despre principalele constatări etc.

Sumarizați raportul de progres

În secțiunea de rezumat, furnizați detaliile esențiale despre lucrările de făcut și cele finalizate. De asemenea, adăugați o scurtă descriere a problemelor cu care s-a confruntat echipa dvs., recomandări din partea supervizorului dvs. pentru rezolvarea acestora și dacă este nevoie de asistență în cadrul proiectului.

Crearea unui raport de progres care să iasă în evidență!

Dacă intenționați să prezentați un raport de progres care arată exact ca orice alt raport fad, există șanse ca cititorii dvs. să îl parcurgă pe parcurs sau să nu îl citească deloc. Ei bine, pentru a atrage atenția cititorului dvs. și pentru a afișa cu mândrie munca pe care ați depus-o la proiect, trebuie să faceți raportul de progres irezistibil de convingător!

Ce ziceți de imagini impresionante, însoțite de un conținut de calitate care ar putea capta interesul cititorului și l-ar încuraja să citească totul? Fără îndoială, tuturor le place să citească ceva ușor de înțeles și impresionant din punct de vedere vizual!

Din fericire, avem instrumentul perfect pentru dvs. care vă va oferi o experiență de lectură ca niciodată până acum și va da viață rapoartelor dvs. de progres la scară gri! O soluție precum Bit.ai

Creați un raport de progres în mod corect cu Bit.ai

Bit este un instrument de colaborare a documentelor bazat pe cloud, de nouă eră, care ajută echipele să creeze, să partajeze, să gestioneze și să urmărească documentele interactive de la locul de muncă.

Bit vă ajută să vă asigurați că rapoartele dvs. sunt mai mult decât un simplu text și o imagine fadă. Astfel, pe lângă faptul că permite mai multor utilizatori să colaboreze la rapoarte, Bit le permite utilizatorilor să partajeze orice fel de conținut media bogat, cum ar fi videoclipuri de campanie, tabele, grafice, fișiere One Drive, foi de calcul Excel, GIF-uri, Tweets, panouri Pinterest etc. Orice lucru de pe internet cu un link poate fi partajat, iar Bit îl va transforma automat în conținut vizual.

Bit are o estetică de design foarte minimalistă care face ca fiecare element de design să iasă în evidență, o lizibilitate impresionantă și funcții bogate care vor împiedica colaboratorii să încurce orice document și îi vor ajuta să regândească modul în care lucrează!

În afară de scrierea rapoartelor de progres, puteți crea cu ușurință alte documente frumoase, cum ar fi declarația de lucru, documentația de proiect, planul operațional, foaia de parcurs, carta proiectului etc. într-un spațiu de lucru comun pentru ca ceilalți membri ai echipei să colaboreze, să se documenteze, să-și împărtășească cunoștințele, să facă brainstorming de idei, să stocheze active digitale și să inoveze împreună.

Cea mai bună parte este că aceste cunoștințe sunt securizate în siguranță în spațiile de lucru și pot fi împărtășite (sau păstrate private) cu oricine din organizația dvs. sau cu publicul!

În ansamblu, Bit este ca Google Docs pe steroizi! Așadar, nu vă mai mulțumiți cu acei editori de text plictisitori când aveți o soluție excesiv de robustă care să vă ghideze!

Încă nu sunteți sigur cum vă poate ajuta Bit să creați acel raport de progres perfect pentru a vă cuceri cititorii? Haideți să vedem mai multe dintre capacitățile minunate ale lui Bit!

Beneficii cheie ale creării rapoartelor dvs. de progres pe Bit.ai

Interfață simplă și curată: Bit are o estetică de design foarte minimalistă, permițând unui începător să se acomodeze rapid cu platforma. Chiar dacă platforma este bogată în funcții, face o treabă excelentă ca să nu copleșească un utilizator nou și oferă o abordare sistematică a muncii.

Organizarea informațiilor: Informațiile sunt adesea împrăștiate în aplicații de stocare în cloud, e-mailuri, canale Slack și multe altele. Bit vă aduce toate informațiile într-un singur loc, permițându-vă să organizați informațiile în spații de lucru și dosare. Aduceți toate documentele, fișierele media și alte date importante ale companiei într-un singur loc.

Coerența mărcii: Concentrați-vă pe conținut și lăsați-l pe Bit să vă ajute cu designul și formatarea. Documentele Bit sunt complet responsive și arată excelent pe toate dispozitivele. Cu șabloane și teme uimitoare, documentele Bit vă oferă tipul de consistență a mărcii și a designului care este nemaiîntâlnit în industria documentației

Cercetare inteligentă: Bit are o funcționalitate de căutare foarte robustă care permite oricui să caute și să își găsească rapid documentele. Puteți căuta în spațiile de lucru, în dosare, în titlurile documentelor și în conținutul din interiorul documentelor cu ajutorul funcției de căutare în text bogat de la Bit.

Integrații media: Companiile utilizează în medie 34 de aplicații SaaS! Nu e de mirare de ce cea mai mare parte din timpul nostru este petrecut sărind de la o aplicație la alta, în căutarea de informații. Acesta este motivul pentru care Bit.ai se integrează cu peste 100+ aplicații populare (YouTube, Typeform, LucidChart, Loom, Google Drive, etc.) pentru a ajuta echipele să împletească informații în documentele lor dincolo de text și imagini.

Mai multe moduri de partajare: Documentele Bit pot fi partajate în trei stări diferite:

1. Stare live: O stare live, ceea ce înseamnă că toate modificările pe care le faceți la document se vor actualiza în timp real. Dacă vă partajați documentele cu clienții, partenerii sau clienții, aceștia vor primi întotdeauna cele mai recente modificări.
3. Embed: Puteți încorpora documentele Bit pe orice site web sau blog. Documentele Bit sunt complet responsive și se redau perfect pe site-ul dvs. web.
4. Urmărire: Puteți urmări documentele dvs. și aduna informații în timp real pentru a înțelege modul în care utilizatorii interacționează cu conținutul dvs. Vedeți cât timp petrec utilizatorii vizualizând documentele, raportul de defilare, informații despre utilizatori și multe altele.

Concluzie

Un raport de progres bine definit este ca pulsul unui proiect! Acesta determină relația cu cititorii dumneavoastră, evidențiază toate actualizările – mari sau mici – și îi menține pe toți pe aceeași pagină. Nu uitați că, în funcție de complexitatea și amploarea proiectului, s-ar putea să fie nevoie să împărtășiți raportul de progres săptămânal sau lunar pentru o mai bună eficiență!

După ce veți urma toți pașii care sunt menționați mai sus, rapoartele dvs. se vor simți cu siguranță ca o adiere de aer proaspăt pentru cititorii dvs., făcându-vă să păreți credibil și profesionist. Așadar, ce mai așteptați?

.