Când le cereți angajaților dvs. să se urce într-un avion pentru muncă, aceștia nu ar trebui să fie nevoiți să își folosească banii proprii pentru a ajunge la destinație. La fel cum ați plăti pentru biletul de avion al unui angajat, ar trebui să îi rambursați pe angajați atunci când aceștia își folosesc mașina personală pentru afaceri.
Rambursarea kilometrajului angajaților este cea mai simplă modalitate de a-i împiedica pe angajați să își cheltuiască salariul pentru a acoperi costurile de conducere în interes de serviciu.
Vizualizare generală: Ce este rambursarea kilometrajului?
Mai des întâlnită în vremurile de odinioară, companiile emiteau mașini de firmă pentru vânzătorii și directorii care călătoreau adesea cu mașina pentru întâlniri de afaceri. Compania punea la dispoziție mașina și plătea cheltuielile aferente, cum ar fi benzina, asigurarea și întreținerea.
Acum se obișnuiește ca angajații să își folosească vehiculele personale pentru muncă. Întreprinderile pot compensa cheltuielile auto ale unui angajat cu rambursarea kilometrajului: Angajații primesc o sumă stabilită pentru fiecare kilometru pe care îl parcurg în interes de serviciu.
Întreprinderile pot, de asemenea, să ramburseze angajații pe baza costurilor reale suportate pentru condusul în interes de serviciu, dar aplicarea unei rate de rambursare a kilometrajului este adesea mai simplă.
De obicei, rambursarea angajaților dumneavoastră pentru utilizarea mașinilor personale nu este o cerință federală. Cu toate acestea, este o practică obișnuită pe care afacerea dvs. ar trebui să o adopte pentru a-i împiedica pe angajații dvs. să își deschidă portofelele pentru a finanța cheltuielile de afaceri.
Rambursarea kilometrajului se aplică, de asemenea, persoanelor care desfășoară activități independente. Puteți lua o deducere pentru utilizarea în interes de serviciu a mașinii personale în Anexa C a formularului 1040 al IRS.
IRS stabilește o rată standard de rambursare a kilometrajului. Pentru 2020, rata federală de kilometraj este de 0,575 cenți pe milă.
Rambursările bazate pe rata federală de kilometraj nu sunt considerate venit, ceea ce le face neimpozabile pentru angajații dumneavoastră. Întreprinderile pot deduce aceste costuri din impozitul pe profit.
O cea mai bună practică este să folosiți rata de rambursare a kilometrajului IRS, dar sunteți liber să alegeți o rată mai mare sau mai mică. Atunci când rambursați angajații la o rată mai mare, suma suplimentară este socotită ca fiind salariu brut și este supusă impozitului pe salarii.
Ce se califică pentru rambursarea kilometrajului?
Afacerea dvs. poate deduce costurile de rambursare a kilometrajului pentru călătoriile de afaceri care exclud naveta obișnuită a unui angajat.
Costurile de rambursare a kilometrajului calificate includ:
- Călătorii de afaceri
- Întâlniri în afara sediului cu clienți și potențiali clienți
- Facerea de comisioane pentru consumabile de afaceri
- Livrări
Taxa de rambursare a kilometrajului ajută la acoperirea unor costuri precum benzina, schimburile de ulei, întreținerea și asigurarea. Taxele de trecere și cheltuielile de parcare nu sunt concepute pentru a fi incluse în rata de rambursare a kilometrajului, astfel încât angajatorii ar trebui să ramburseze aceste cheltuieli la costul lor real.
Când folosiți rata de kilometraj IRS pentru aceste costuri, acestea nu sunt impozabile pentru angajații dvs. și sunt deductibile pentru afacerea dvs. Dacă alegeți o rată mai mare, atât dvs. cât și angajații dvs. plătiți impozit pe salariu pentru suma suplimentară.
Puteți să le rambursați angajaților dvs. costurile de navetă, dar aceasta este o decizie de administrare a beneficiilor, deoarece costurile de navetă plătite de angajator sunt considerate un beneficiu extrasalarial impozabil.
Cum se calculează rambursarea standard a kilometrajului
Angajatorii ar trebui să creeze o politică de rambursare a kilometrajului care să sublinieze:
- What trips are subject to reimbursement
- The reimbursement rate
- How to calculate the number of miles
- How to record the mileage reimbursement
- How reimbursements will be paid
Create an expense report that automatically calculates the standard mileage reimbursement based on your policy. You can use a Microsoft Excel template as a starting point.
Ask your employees to submit a record that supports their expense report. Methods of calculating mileage include:
- Taking photos of the car’s odometer before and after each business trip
- Using an online tool like Google Maps
Let’s calculate a mileage reimbursement for Archie, an employee of Artie’s Architecture. Archie a condus mașina personală pentru a vizita un site client săptămâna trecută și solicită rambursarea kilometrilor parcurși.
Politica Artie’s prevede:
- Site-urile clienților se califică pentru rambursarea kilometrajului
- Rata de rambursare este rata standard IRS de 0 dolari.575 de cenți pe milă
- Comparați citirea odometrului mașinii înainte și după călătorie pentru a calcula kilometrii parcurși
- Angajații trebuie să completeze un raport de cheltuieli pentru rambursarea kilometrajului în termen de 10 zile lucrătoare de la călătorie
- Angajații primesc rambursarea prin depunere directă în termen de cinci zile lucrătoare de la depunere
Înainte și după fiecare călătorie de afaceri, Archie face o fotografie a odometrului său pentru a ține evidența kilometrajului său.
După călătorie, Archie completează un raport de cheltuieli folosind modelul furnizat de angajator care îi calculează automat rambursarea în funcție de rata de kilometraj IRS 2020.
Puneți angajații dvs. să trimită un raport de cheltuieli care să le urmărească kilometrajul. Sursa: Microsoft Excel.
În calitate de angajator, verificați întotdeauna calculele din raportul de cheltuieli pentru a vă asigura că formulele Excel funcționează corect.
Proprietarul afacerii, Artie, ar trebui să găsească diferența dintre citirile odometrului și să o înmulțească cu rata standard de rambursare a kilometrajului.
Diferența pentru prima călătorie este de 171 mile (10,456 – 10,285). Înmulțit cu 0,575 cenți, rezultatul este de 98,33 dolari, ceea ce corespunde cu rezultatul raportului de cheltuieli. Artie ar trebui să repete procesul pentru a doua călătorie. Suma totală de rambursare se ridică la 196,08 USD.
Software-ul de salarizare are adesea o funcție care permite angajatorilor să trimită rambursările cu depunere directă.
Din moment ce rambursarea standard a kilometrajului nu este impozabilă, tratați aceste rambursări separat de procesarea salariilor. Nu adăugați rambursarea la următorul cec de salariu al angajatului dumneavoastră, deoarece ați putea supune accidental rambursarea unor deduceri salariale inutile.
Dacă rambursați kilometrajul în cecurile de salariu ale angajaților, reconciliați periodic statele de plată pentru a depista greșelile.
Trebuie să plătiți angajaților cheltuielile de conducere în interes de serviciu?
Dacă locuiți în anumite state sau dacă plătiți angajaților salariul minim, s-ar putea să trebuiască să le rambursați cheltuielile de conducere în interes de serviciu.
California și Massachusetts impun rambursarea kilometrajului. Verificați site-ul web al departamentului de muncă din statul dvs. pentru cele mai recente reglementări.
Nu vă puteți aștepta ca angajații care câștigă la salariul minim sau aproape de acesta să își plătească cheltuielile de conducere în interes de serviciu. Regula privind comisioanele din Legea privind standardele echitabile de muncă (Fair Labor Standards Act – FLSA) spune că, dacă cheltuielile de conducere ale unui angajat îl fac pe acesta să câștige mai puțin decât salariul minim, angajatorul trebuie să i le ramburseze.
Când un angajat câștigă la salariul minim sau aproape de acesta, orice cheltuială nerambursată declanșează încălcarea legii FLSA privind comisioanele.
Regula FLSA privind comisioanele apare în mod obișnuit pentru șoferii care livrează mâncare și care își folosesc propriile mașini. Angajatorii trebuie să urmărească deplasările angajaților care câștigă aproape de salariul minim pentru a se asigura că nu sunt plătiți insuficient.
De exemplu, să presupunem că dețineți o pizzerie în Connecticut și că îi plătiți pe șoferii dvs. de livrare cu 12 dolari pe oră, adică salariul minim. Șoferii își folosesc propriile mașini pentru a face livrări.
Dacă angajații dvs. trebuie să plătească pentru benzina folosită pentru livrări, ei își folosesc, din punct de vedere tehnic, câștigurile pentru a aduce beneficii companiei. FLSA spune că aceste costuri nu pot face ca tariful orar al unui angajat să scadă sub salariul minim.
Să spunem că un curier lucrează timp de patru ore, câștigând un salariu brut de 48 de dolari (12 dolari tariful orar x 4 ore).