Schwierige Gespräche bei der Arbeit: 9 Tipps + Vorlagen

Schwierige Gespräche bei der Arbeit. Sie sind unangenehm, manchmal unangenehm, aber letztlich unvermeidlich in jeder Arbeitsplatzdynamik. Kennen Sie das, wenn Sie mit Justin darüber reden müssen, dass er immer 45 Minuten zu spät kommt, oder mit Ashley, weil sie ihre Projekte nicht rechtzeitig abschließt? Das kennen wir alle.

Siebzig Prozent der Angestellten vermeiden laut einer Studie des Karriere-Coaching-Start-ups Bravely schwierige Gespräche am Arbeitsplatz, was die Arbeitsmoral senken und ein toxisches Arbeitsumfeld schaffen kann. Sheryl Sandberg, COO von Facebook, ermutigt ihre Mitarbeiter, mindestens einmal pro Woche schwierige Gespräche zu führen. Wenn man sie nicht führt, wächst man nicht, sagt sie.

Wie können wir also schwierige Gespräche fördern und sie eloquent führen? Wir sagen Ihnen, wie das geht, und in unserer Infografik unten finden Sie einige schnelle Tipps.

Neun Tipps für den Umgang mit schwierigen Gesprächen bei der Arbeit

Wenn schwierige Gespräche anstehen, ist die Abwehrbereitschaft oft groß, daher ist es wichtig, dass Sie einen Plan für den Fall haben, dass sie stattfinden. Machen Sie Feedback zu einem selbstverständlichen Bestandteil Ihres Unternehmens und stellen Sie Ihre Überlegungen so ein, dass es der Schlüssel zu Wachstum und Entwicklung ist. Hier sind einige Tipps, die Ihnen diese Gespräche erleichtern sollen.

Vermeiden Sie es nicht

Schwierige Gespräche können umso schwieriger werden, je länger Sie warten. Sie können auch Ängste aufbauen, die die Situation in Ihrem Kopf größer machen, als sie wirklich ist. Wie der Mitbegründer von Apple, Steve Jobs, sagte, ist es nicht Ihre Aufgabe, es den Menschen leicht zu machen. Ihre Aufgabe ist es, sie besser zu machen. Machen Sie Feedback zu einer alltäglichen Angelegenheit, und gewöhnen Sie sich an, Probleme sofort anzusprechen, wenn sie auftauchen.

Setzen Sie sich ein Ziel

Was wollen Sie mit dem Gespräch erreichen? Schreiben Sie drei Dinge auf, die Sie erreichen wollen, und konzentrieren Sie sich auf diese. Wenn Sie sich gleich auf den Kern des Problems konzentrieren, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass das Gespräch von Ihnen abschweift. Denken Sie daran, dass wir alle Menschen sind und niemand mit einer langen Liste von Problemen konfrontiert werden möchte.

Sein Sie selbstbewusst und direkt

Die Person am anderen Ende des Gesprächs wird wahrscheinlich Ihre Energie aufgreifen. Wenn Sie das Gespräch als eine unangenehme Situation betrachten, wird es auch eine sein. Sheryl Sandberg von Facebook sagt: „Um Chancen zu ergreifen, muss man selbstbewusst sein – oder so tun, als ob man selbstbewusst wäre. Es ist ein Klischee, aber Gelegenheiten werden selten angeboten, sie werden ergriffen“. Wenn Sie um eine Gehaltserhöhung oder eine Beförderung bitten, ergreifen Sie die Initiative, beginnen Sie das Gespräch mit Selbstvertrauen und kommen Sie schnell auf den Punkt. Sie werden nie bekommen, was Sie wollen, wenn Sie nicht darum bitten.

Sein Sie offen für die Sichtweise des anderen

„Feedback sollte kein Monolog sein“, erklärt Alison Green von Ask a Manager, „es sollte eine Diskussion sein, und es ist wichtig, sich die Sichtweise des anderen anzuhören. Es kann sein, dass er Ihnen etwas sagt, das Ihre Meinung ändert, und Sie sollten nicht so sehr auf Ihrer ursprünglichen Einschätzung beharren, dass Sie es nicht hören, wenn er es tut. Wenn Sie sich die Sichtweise der anderen Person anhören, wissen Sie, dass Sie ihre Gefühle anerkennen. Wenn Sie in der Lage sind, zuzuhören und effektiv zu kommunizieren, können Sie nicht nur das aktuelle Problem gemeinsam lösen, sondern auch Ihre Beziehung langfristig verbessern.

Sein Sie einfühlsam

Denken Sie daran, wie es sich anfühlen könnte, wenn Sie am Ende des Gesprächs stehen. Wenn Sie sehen, dass Ihr Gesprächspartner mit dem Gesagten nicht zurechtkommt, halten Sie eine Minute inne, damit er seine Gedanken sammeln kann. Wenn sie anfangen, emotional zu werden, verstehen Sie, wie sie sich fühlen müssen, und versichern Sie ihnen, dass Sie dieses Feedback geben, weil Sie das Potenzial in ihnen sehen.

Verwenden Sie „Ich“-Aussagen

Wenn Sie Ihren Satz mit „Ich“ statt mit „Du“ beginnen, vermeiden Sie Herabsetzungen, fördern Sie eine positive Kommunikation und unterstützen Sie den Enthusiasmus, eine Lösung zu finden. Dies ist ein wesentlicher Bestandteil des Unterschieds zwischen konstruktivem und kritischem Feedback. Im folgenden Abschnitt finden Sie einige Beispiele dafür.

Bleiben Sie bei den Tatsachen

Bevor Sie das Gespräch führen, sollten Sie eine klare Vorstellung davon haben, was passiert ist. Übernehmen Sie die Verantwortung für Ihre Rolle in der Situation und konzentrieren Sie sich auf die Fakten. Stellen Sie fest, was jeder von Ihnen falsch gemacht hat, und erörtern Sie die Auswirkungen dieses Gesprächs auf jeden von Ihnen, auf das Team und auf das Unternehmen als Ganzes. Nicht jedes Gespräch wird so verlaufen, wie Sie es sich wünschen, und nicht jeder wird mit Ihrem Standpunkt einverstanden sein. Versuchen Sie, sich nicht von Ihren Gefühlen hindern zu lassen, eine Lösung zu finden.

Lösen Sie das Problem

Das Ziel dieses Gesprächs ist es, eine Lösung zu finden. Wenn die Lösung nicht von Anfang an klar ist, arbeiten Sie gemeinsam daran, eine Lösung zu finden, mit der Sie beide einverstanden sind. Hören Sie sich die Ideen des anderen an, wenn er welche hat, und bringen Sie auch eigene Ideen ein. Wenn Sie einem Mitarbeiter beispielsweise sagen, dass er keine Gehaltserhöhung bekommen hat, erklären Sie ihm, warum, und bieten Sie ihm Lösungen an, wie er sich verbessern kann. Sobald Sie sich einig sind, verpflichten Sie sich zu einer Lösung und stellen Sie sicher, dass es einen Aktionsplan für die Zukunft gibt.

Nachfassen, um Konsequenzen zu vermeiden

In einer perfekten Welt würden alle Gespräche, die wir führen, so enden, wie wir es wollen. Das ist jedoch nicht der Fall. Manche Menschen reagieren verzögert auf schlechte Nachrichten und fühlen sich nach dem Gespräch frustriert, verlegen oder verärgert. Seien Sie sich dessen bewusst und schauen Sie in regelmäßigen Abständen nach, ob es der anderen Person gut geht. Wenn Sie den Eindruck haben, dass es Spannungen gibt, vereinbaren Sie einen Termin für ein Treffen außerhalb der Firma, bei dem es nicht um die Arbeit geht, z. B. bei einer Tasse Kaffee, bei dem Sie sich als Einzelpersonen und nicht als Kollegen treffen.

Neun schwierige Arbeitsgespräche + Vorlagen

Unangenehme Arbeitsgespräche können in einer Vielzahl von Situationen auftreten, z. B. unter Kollegen, Vorgesetzten oder Personen, die Sie beaufsichtigen. Jemanden zu entlassen oder um eine Gehaltserhöhung zu bitten, sind zwar beides schwierige Gespräche, aber was ist mit den Gesprächen, die einfach nur unangenehm sind? Im Folgenden finden Sie neun unangenehme Gespräche und Tipps, wie Sie damit umgehen können.

Mitarbeiter an Vorgesetzten

1. Wenn Sie mit der Entscheidung Ihres Chefs nicht einverstanden sind.

Jemandem auf respektvolle und nicht herablassende Weise zu widersprechen, ist schwierig – vor allem, wenn diese Person Ihr Chef ist. Wenn Sie von Ihrer Meinung überzeugt sind, sollten Sie diese auch kundtun. Jeder gute Chef wird Ihr Vertrauen respektieren und Sie am Ende vielleicht sogar belohnen. Achten Sie nur darauf, dass das Gespräch positiv verläuft, Sie sich auf die Ergebnisse konzentrieren und die endgültige Entscheidung respektieren. Hier ein Beispiel:

„Ich wollte mit Ihnen über die neue Strategie sprechen, die Sie eingeführt haben. Ich halte sie für eine großartige Idee, aber ich befürchte, dass sich der Rest des Teams überlastet fühlen wird und die Arbeitsmoral mit der Zeit sinken könnte. Wenn wir stattdessen eine andere Strategie verfolgen, könnten wir die gleichen Ergebnisse erzielen und gleichzeitig die Mitarbeiter bei Laune halten. Ich wollte Sie darauf aufmerksam machen, weil ich weiß, wie wichtig die Unternehmenskultur für Sie ist. Letztendlich werde ich jedoch Ihre Entscheidung respektieren.“

2. Wenn Sie sich überlastet fühlen.

Es ist in Ordnung, das zuzugeben. Manchmal fühlen wir uns bei der Arbeit überwältigt und haben einfach zu viel zu tun. Aber wie sagt man seinem Chef, dass man zu viel zu tun hat, ohne als faul oder nicht teamfähig zu gelten? Es ist wichtig, ehrlich zu sein, sich nicht zu beschweren und Lösungen anzubieten, die helfen. Ihr Chef hat vielleicht keine Ahnung, dass die Bandbreite ein Problem ist, und Sie könnten ihm oder ihr einen großen Gefallen tun. Hier ein Beispiel:

„Ich habe Probleme, die vielen Aufgaben zu bewältigen, die ich im Moment habe. Wäre es für Sie in Ordnung, wenn ich diese Aufgaben delegieren würde, da sie den größten Teil meiner Zeit in Anspruch nehmen? Unsere neue Praktikantin hat gesagt, dass sie etwas Zeit hat und ich würde sie gerne in den Prozess einweisen.“

3. Wenn Sie krank sind.

Haben Sie nicht das Bedürfnis, sich in solchen Situationen zu entschuldigen. Wir alle dürfen manchmal krank sein. Schreiben Sie kurz und bündig, warum Sie den Tag frei nehmen müssen. Hier ein Beispiel:

„Leider bin ich aufgewacht und fühlte mich zu krank, um heute ins Büro zu kommen. Ich werde mir einen bezahlten Krankheitstag nehmen, um mich auszuruhen und gesund zu werden. Ich werde jedoch im Laufe des Tages regelmäßig meine E-Mails abrufen, falls etwas Dringendes anliegt. Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie irgendwelche Fragen haben. Ich hoffe, morgen wieder im Büro zu sein!“

Vorgesetzter an Mitarbeiter

1. Wenn eine Persönlichkeit mit dem Team kollidiert.

Nicht alle kommen am Arbeitsplatz miteinander aus, und wenn das passiert, führt das zu einem unangenehmen Arbeitsumfeld. Wenn die Mitarbeiter nicht in der Lage sind, das Problem selbst zu lösen, sollten Sie beide unter vier Augen zur Seite nehmen. Achten Sie darauf, beiden Seiten zuzuhören, das eigentliche Problem zu ermitteln und eine Lösung zu finden. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie das Gespräch beginnen können:

„Ich weiß, dass es ein Problem zwischen Ihnen und . Ich wollte Sie beiseite nehmen, um sicherzustellen, dass es sich nicht auf Ihre Arbeit und Ihr Umfeld auswirkt. Ich habe einen Termin für Sie und einen Kaffee im Freien vereinbart. Ich denke, es wäre gut für Sie, wenn Sie sich als Einzelpersonen und nicht als Kollegen treffen würden.“

2. Wenn ein Mitarbeiter die Erwartungen nicht erfüllt, aber eine positive Einstellung hat.

Es ist schwer, jemandem, den man wirklich mag, zu sagen, dass er nicht gut arbeitet. Doch ob positive Einstellung oder nicht, die Leistung eines Mitarbeiters wirkt sich auf das gesamte Unternehmen aus, so dass es wichtig ist, dies auf professionelle Art und Weise zu besprechen. Für dieses Gespräch empfehlen wir, das Problem anzusprechen, Möglichkeiten zur Unterstützung anzubieten und zu beruhigen. Hier ein Beispiel:

„Als Ihr Vorgesetzter ist es meine Aufgabe, Sie auf die Bereiche hinzuweisen, in denen Sie sich verbessern müssen. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie Ihre Fähigkeiten und Ihre Professionalität ständig weiterentwickeln. Im Moment möchte ich, dass Sie sich auf die Verbesserung Ihrer . Um Ihnen dabei zu helfen, würde ich gerne ein paar Trainingseinheiten einrichten, um Sie auf den richtigen Weg zu bringen.“

3. Wenn ein Mitarbeiter mit einer Beförderungs- oder Vergütungsentscheidung nicht einverstanden ist.

Wenn es Aufstiegsmöglichkeiten gibt, ist es ganz natürlich, dass die Kollegen konkurrenzfähig werden. Wenn Sie jemanden vor anderen befördert haben, kann es zu Eifersucht kommen, und wenn dies zu einem Problem wird, sollten Sie es sofort ansprechen. Seien Sie einfühlsam, aber stehen Sie auch zu Ihrer Entscheidung. Hier ein Beispiel:

„Wie Sie wissen, wurde ich am Mittwoch befördert. Ich wollte mich mit Ihnen unterhalten, weil ich weiß, dass Sie Interesse an dieser Gelegenheit bekundet haben. Ich habe mich für die Beförderung entschieden, weil sie Monat für Monat die Ziele ihrer Kunden erreicht haben. Sie zeichnen sich auch in einigen Bereichen aus, in denen Sie sich meiner Meinung nach verbessern könnten. Mir ist klar, dass Sie sich innerhalb des Unternehmens weiterentwickeln wollen, und nur weil es mit dieser Gelegenheit nicht geklappt hat, heißt das nicht, dass sich nicht noch andere Gelegenheiten ergeben werden. Ich bin bereit, Ihnen auf Ihrem Weg dorthin zu helfen, und möchte Sie bei künftigen Gelegenheiten zum Erfolg führen.“

Von Mitarbeiter zu Mitarbeiter

1. Wie man um Hilfe bittet.

Manchmal erweist sich das große Projekt, an dem Sie gearbeitet haben, als schwieriger als erwartet, und Sie brauchen eine zusätzliche Hilfe. Mitarbeiter vermeiden es vielleicht, um Hilfe zu bitten, weil sie nicht als inkompetent oder lästig empfunden werden wollen. Es ist keine Schande, um Hilfe zu bitten, wenn man sie braucht – es ist klug. Seien Sie ehrlich mit dem, was Sie bewältigen können, und bitten Sie andere um Hilfe, wenn Sie sich überfordert fühlen. Hier ein Beispiel:

„Hey, ich habe mit der Arbeit an , angefangen, aber ich komme nicht weiter und sie ist diesen Freitag fällig. Ich habe gesehen, dass Sie die Arbeit schon einmal gemacht haben und dass die Geschäftsleitung mit dem Ergebnis sehr zufrieden war. Könnte ich einen Termin mit Ihnen vereinbaren, um mögliche Vorgehensweisen zu besprechen?“

2. Nein sagen.

Angenommen, Ihr Kollege bittet Sie um Hilfe bei einem Projekt, für das Sie keine Zeit haben, oder er bittet Sie um Hilfe bei einer Aufgabe, für die Sie nur sehr wenig Wissen (oder Interesse) haben. Es ist in Ordnung, nein zu sagen. Vor allem, wenn Sie keine Zeit haben. Viele von uns tun sich jedoch schwer damit, am Arbeitsplatz Nein zu sagen. Die meisten von uns wollen gemocht und respektiert werden, aber man muss sich vor denen in Acht nehmen, die einen ausnutzen könnten. Hier ein Beispiel dafür, wie man Nein sagen kann:

“ Ich würde gerne helfen, aber ich bin derzeit wegen einiger Projekte ausgelastet. Wenn dies etwas ist, das nächste Woche in Angriff genommen werden kann, bin ich gerne bereit, dann zu helfen. Falls ich meine Projekte früher abschließen kann, werde ich Ihnen Bescheid geben.“

3. Umgang mit einem ablenkenden Kollegen.

Neben der geschwätzigen Cathy zu sitzen, mag anfangs unterhaltsam sein, aber wenn die Ablenkung beginnt, Ihre Arbeit zu behindern, ist es an der Zeit, ein Gespräch zu führen. Vor allem, wenn der Klang der Stimme durch das ganze Büro getragen wird. Nehmen Sie Ihren Kollegen sanft zur Seite und führen Sie ein offenes Gespräch. Achten Sie darauf, dass Sie seine Gefühle nicht vergessen und respektvoll bleiben. So geht’s:

„Es hat mir wirklich Spaß gemacht, dich kennenzulernen, aber ich habe festgestellt, dass ich manchmal wegen unserer Gespräche mit der Arbeit im Rückstand bin. Vielleicht können wir uns einmal in der Woche auf einen Kaffee treffen?“

Nach Ansicht des Achtsamkeitslehrers und Coaches für Führungskräfte Kim Nicol verlassen Menschen ihre Manager, nicht Unternehmen. Es ist eine Herausforderung, Ihre Mitarbeiter oder Kollegen zu ermutigen, schwierige Arbeitsgespräche selbst zu führen. Nicols Tipp: Gehen Sie mit gutem Beispiel voran. Wenn es um unangenehme Gespräche geht, wie z. B. die Frage nach dem Gehalt eines Mitarbeiters oder die Ablehnung eines Kollegen, ist Kommunikation in jedem Arbeitsumfeld der Schlüssel. Wenn Sie offen sind, wird es der Rest Ihres Teams hoffentlich auch sein.

Weitere Tipps und Statistiken zu schwierigen Gesprächen am Arbeitsplatz finden Sie in unserer unten stehenden Infografik.

Die Haven Life Insurance Agency bietet diese Informationen nur zu Informationszwecken an und befürwortet keine der hier besprochenen Unternehmen, Personen oder Strategien. Haven Life ist eine Online-Lebensversicherungsagentur, die Risikolebensversicherungen anbietet, die von der Massachusetts Mutual Life Insurance Company ausgegeben werden.