SICHERN VON IDML-DATEIEN – WANN UND WARUM SIE ZU VERWENDEN SIND

Wenn Sie mit InDesign arbeiten und Dateien austauschen oder an Projekten zusammenarbeiten müssen, sind Sie vielleicht schon einmal auf die einfache IDML-Dateierweiterung gestoßen. Wenn Sie ein wenig darüber wissen, wie dieses Dateiformat funktioniert und was in der resultierenden Datei enthalten ist, kann es Ihnen helfen, sich in einem Arbeitsablauf zurechtzufinden, der verschiedene Versionen von InDesign berücksichtigen muss.

In einem normalen Arbeitsablauf, wenn wir ein InDesign-Dokument speichern, wird die resultierende Datei im INDD-Format gespeichert. Was weniger offensichtlich ist, ist die Tatsache, dass diese Datei versionsspezifisch ist – versuchen Sie, eine InDesign CC-Datei in InDesign CS6 zu öffnen, und Sie werden mit einer Fehlermeldung konfrontiert, da neuere Dateien nicht in älteren Versionen geöffnet werden können.

Um einen einfachen Zugriff zwischen verschiedenen Versionen von InDesign zu ermöglichen, gibt es das IDML-Format (InDesign Markup Language), ein universelles Format, das von allen Versionen von InDesign ab CS4 gelesen werden kann – das IDML-Format kann in den Menüs Speichern oder Exportieren ausgewählt werden. In the screenshot below we can see the File Info for an identical InDesign document saved out to the 2 formats – notice the INDD file specifies the version CC 2015.0 but no version number is specified for the IDML file.

The other noticeable difference is the file size – the INDD file here is 6MB but the IDML file is less than half a megabyte at 402KB. The reason for this is simple, and it’s one of the important things to understand about the difference in the two formats.

The INDD file stores a lot of data from the resources used within the file and the most memory intensive of these are the graphics. Every time we place a graphic in InDesign a thumbnail (or preview) of that graphic is generated by InDesign and cached as part of the INDD file. This is a useful feature as it enables us to see how and where all the images should appear within the layout even when the graphics aren’t present. The resources will only be needed for printing/exporting the file. In the example below we can see the preview even though the image is shown as missing in the Links panel.

This does mean that complex InDesign files with lots of graphic resources can get quite large.

Wenn wir jedoch in IDML speichern oder exportieren, werden alle Bildvorschauen sowie andere zwischengespeicherte Ressourcendaten aus der Datei entfernt, und wir erhalten eine extrem schlanke Dateigröße. Die IDML-Datei ist im Wesentlichen ein Textdokument, das unsere InDesign-Datei „beschreibt“ und nicht die Datei selbst. Wenn wir alle Ressourcen und ihre Verwendung auflisten, haben wir ein Rezept für die Wiederherstellung der Datei, und das ist (stark vereinfacht ausgedrückt) die Art und Weise, wie wir uns zwischen den verschiedenen Versionen von InDesign mit dem IDML-Format bewegen.

SO WAS GEHT, WENN WIR UNSERE IDML-DATEI ÖFFNEN?

Nun, ein neues InDesign-Dokument wird nach dem „Rezept“ in der IDML-Datei erstellt, und an diesem Punkt beginnt InDesign, alle Grafikressourcen anzufordern, um die erforderlichen Vorschaubilder neu zu erstellen, und das ist der wichtigste Punkt, den man über den Prozess verstehen muss…

…wenn man die Grafiken nicht hat, bekommt man auch keine Vorschaubilder!

If I send an IDML file of the above example and don’t send the image with it the preview can’t be rendered so we end up with grey boxes for our graphic frames as below.

This might be fine to work with in a very regimented column layout where everything is contained in discrete boxes but will not be much use in a more fluid layout where text and imagery interact and overlap.

Meiner Erfahrung nach wird dieses kleine Detail nicht so gut verstanden, und ich werde oft gebeten, IDML-Dateien für den Fremdsprachensatz von Publikationen zu liefern, die in mehreren Sprachen gedruckt werden sollen. Ohne die Bereitstellung von Grafikressourcen (wie es bei diesen Workflows üblich ist) arbeitet der Setzer „blind“, da alle Grafikrahmen als leere graue Kästen dargestellt werden. In diesem speziellen Workflow ist es wünschenswerter, eine INDD-Datei zu liefern, die nach Möglichkeit mit der erforderlichen Versionsnummer gespeichert wurde.

Wenn Sie die Unterschiede zwischen den beiden Dateitypen kennen, können Sie vernünftige Entscheidungen über die beste Vorgehensweise bei der Bereitstellung von Inhalten für Kollegen und Kunden treffen, je nachdem, wie diese die von Ihnen gelieferten Dateien verwenden müssen.

Das IDML-Format kann auch zur Optimierung von InDesign-Layouts verwendet werden, die groß und träge geworden sind. Wie bereits erwähnt, speichert das INDD-Format viele Ressourcendaten im Zwischenspeicher, und Dateien können manchmal durch nicht mehr benötigte Ressourcen aufgebläht werden. Wenn Sie jemals den Befehl „Speichern unter…“ verwendet haben, um eine Kopie einer Datei in einem anderen Ordner zu speichern, werden Sie feststellen, dass die Dateigrößen zwischen den beiden Kopien variieren. Das liegt wahrscheinlich daran, dass in der neueren INDD-Datei nicht benötigte Daten aus dem Zwischenspeicher entfernt wurden. Wenn Sie Ihr Dokument auf Diät setzen und unerwünschte Megabytes einsparen möchten, exportieren Sie es in IDML und erstellen Sie daraus eine neue INDD-Datei. Alle überflüssigen zwischengespeicherten Daten werden dabei entfernt, und Sie erhalten eine schöne schlanke INDD-Datei.