Die Planung eines Familientreffens jeglicher Größe erfordert ein hohes Maß an Organisationstalent. Mit dieser kostenlosen, ausdruckbaren Checkliste wird Ihre Veranstaltung zur besten aller Zeiten.
Checkliste für die Planung
Ob Sie ein traditionelles Familientreffen in Ihrer Heimatstadt oder etwas Exotischeres wie eine Kreuzfahrt veranstalten, eine Checkliste hilft Ihnen, alle Gäste und Aktivitäten im Blick zu behalten. Klicken Sie auf das Bild der Checkliste unten und wählen Sie das Download-Symbol. Drucken Sie Ihre Checkliste aus und tragen Sie die Details ein, während Sie planen. Wenn Sie Probleme mit dem Ausdruck haben, finden Sie im Adobe-Leitfaden hilfreiche Tipps.
Planungsaufgaben
Von der Wahl des Themas bis zur Suche nach einer Unterkunft: Teilen Sie die Planungsaufgaben auf mehrere Familienmitglieder auf, um die Dinge zu erleichtern. Drucken Sie für jede Person, die an der Planung beteiligt ist, ein Exemplar der Checkliste aus, damit sie das Erledigte abzeichnen kann. Setzen Sie direkt nach dem Familientreffen ein Treffen an, um die Pläne für das nächste Jahr zu besprechen, und treffen Sie sich etwa sechs Monate und drei Monate vor dem Treffen erneut, um auf dem Laufenden zu bleiben.
Auswahl der Gäste
In den meisten Fällen bestimmen Ihre gemeinsamen Vorfahren, welche Gäste Sie einladen. So kann es zum Beispiel sein, dass Sie nur die Verwandten Ihrer Urgroßeltern einladen und nicht die Großfamilie Ihres Mannes.
- Erstellen Sie einen kleinen Familienstammbaum, um sicherzustellen, dass Sie wissen, wer in Frage kommt.
- Sortieren Sie die Liste durch und streichen Sie alle, die verstorben sind.
- Überlegen Sie, was Sie über Familienbeziehungen und bestimmte Personen wissen, und fragen Sie nach, wenn Sie jemanden nicht gut kennen. Versuchen Sie, nur die Familienmitglieder auszulassen, bei denen sich die meisten Menschen wirklich unwohl fühlen würden.
- Schicken Sie Einladungen an alle, die noch leben, auch wenn Sie wissen, dass sie nicht teilnehmen können. Die Einladung allein kann schon dafür sorgen, dass sich jemand einbezogen fühlt.
Koordinierung von Unterkünften
Wenn Sie Gäste von außerhalb haben, ist es hilfreich und respektvoll, ihnen Unterkunftsmöglichkeiten anzubieten. Sie können auf den Einladungen ein Feld vorsehen, in dem die Gäste ankreuzen können, ob sie eine Unterkunft benötigen. Dann können Sie eine Liste mit möglichen Unterkünften erstellen, die den individuellen Bedürfnissen der Gäste entsprechen. Wenn Sie über ein Budget verfügen oder Spendengelder für künftige Treffen sammeln, sollten Sie einen Teil des Budgets für die Erstattung von Fahrtkosten verwenden, um das Treffen leichter zugänglich zu machen. Eine weitere Möglichkeit, Geld zu sparen, besteht darin, die Gäste für ein oder zwei Nächte bei Familienmitgliedern vor Ort unterzubringen.
Aktivitäten planen
Schauen Sie sich Ihre Gästeliste an, um eine Vorstellung von der Altersspanne der Gäste zu bekommen. Achten Sie auf eine gute Auswahl an körperlichen und nicht-körperlichen Aktivitäten, zu denen auch das Erstellen von Erinnerungsstücken wie einem Familienjahrbuch oder einem Erinnerungsbuch für das Familientreffen gehören könnte.
- Wenn Sie viele kleine Kinder haben, planen Sie eine Reihe von Spielen für Kinder und Familien.
- Familien, die gerne zusammen feiern, können mehr Aktivitäten für Erwachsene planen.
- Wenn Sie viele ältere Verwandte auf Ihrer Gästeliste haben, sollten Sie energiesparende Aktivitäten planen, wie z. B. den Austausch von Familiengeschichten oder Geschichten aus ihrer Jugendzeit.
Anpassung an die Gruppengröße
Wählen Sie Ihren Veranstaltungsort auf der Grundlage der Anzahl der eingeladenen Personen. In der Regel können Sie davon ausgehen, dass etwa drei Viertel Ihrer Gäste anwesend sein werden, also planen Sie diese Zahl ein. Kleinere Gruppen profitieren von Mahlzeiten im Sitzen, während große Gruppen besser mit einem Buffet bedient werden.
Der Umgang mit Familiendramen
Seien Sie auf Familiendramen vorbereitet, indem Sie sich im Vorfeld über mögliche Probleme informieren. Vergewissern Sie sich, dass alle Parteien, die in Familienstreitigkeiten verwickelt sind, wissen, ob die Personen, mit denen sie Probleme haben, anwesend sind, so dass jeder für sich selbst entscheiden kann, ob er kommt.
Schaffen Sie ein unterhaltsames Familienerlebnis
Familientreffen sollen ein unterhaltsames Erlebnis sein, bei dem die Verwandten die Gelegenheit haben, gemeinsam Erinnerungen zu sammeln. Berücksichtigen Sie bei der Planung jedes eingeladene Familienmitglied, um sicherzustellen, dass für jeden etwas dabei ist, das Spaß macht.