Aus organisatorischer Sicht gibt es grundsätzlich zwei Arten von Gruppen. Dies sind formelle Gruppen und informelle Gruppen.
Formelle Gruppen
Eine Gruppe ist formell, wenn sie absichtlich zur Erreichung eines organisatorischen Ziels oder einer Aufgabe gebildet wird. Sie wird durch eine formale Autorität für einen bestimmten Zweck geschaffen.
Eine formale Gruppe kann eine Befehlsgruppe oder eine funktionale Gruppe sein, die relativ dauerhaft ist und sich aus Managern und ihren Untergebenen zusammensetzt, die sich regelmäßig treffen, um allgemeine und spezifische Ideen zur Verbesserung von Produkten oder Dienstleistungen zu diskutieren.
Die formellen Gruppen arbeiten in der Regel unter einem einzigen Vorgesetzten, auch wenn die Struktur dieser Gruppen variieren kann. So sind die Mitglieder einer Gruppe, z. B. in der Produktion, sowohl voneinander als auch vom Vorgesetzten abhängig, während in einer anderen Gruppe, z. B. im Vertrieb, die Mitglieder der Gruppe relativ unabhängig arbeiten und ihr gemeinsamer Ansprechpartner der Bezirksvertriebsleiter sein kann.
Andere Arten formeller Gruppen sind Task Forces und Ausschüsse. Task Forces sind zeitlich begrenzt und werden für bestimmte Projekte eingerichtet. Die Ausschüsse können dauerhaft sein, wie z.B. ein Planungsausschuss, ein Finanzausschuss oder ein Haushaltsausschuss, und können zu einem festen Bestandteil der Organisationsstruktur werden.
Ein Ausschuss kann auch zeitlich begrenzt sein, wie z.B. eine spezielle Arbeitsgruppe, die für einen bestimmten Zweck eingerichtet und dann aufgelöst wird, wenn der Zweck erreicht ist. So ist zum Beispiel der Ausschuss zur Wiederwahl des Präsidenten zeitlich begrenzt und wird nach der Wahl aufgelöst.
Informelle Gruppen
Während formelle Gruppen von Organisationen gegründet werden, um bestimmte Ziele zu erreichen, werden informelle Gruppen von den Mitgliedern dieser Gruppen selbst gebildet. Sie entstehen auf natürliche Weise, als Reaktion auf die gemeinsamen Interessen der Organisationsmitglieder. Sie bilden sich spontan, ohne formale Bezeichnung und mit gemeinsamen Interessen wie Selbstverteidigung, Arbeitsunterstützung und sozialer Interaktion.
Sie existieren außerhalb des formellen Autoritätssystems und ohne feste Regeln. Obwohl sie offiziell nicht anerkannt sind, existieren sie im Schatten der formalen Struktur als ein Netzwerk persönlicher und sozialer Beziehungen, das von der Unternehmensleitung verstanden und respektiert werden muss.
Informelle Arbeitsgruppen basieren auf sozialpsychologischer Unterstützung und Argumentation und hängen von der Interaktion, der Kommunikation, den persönlichen Vorlieben und Abneigungen der Mitglieder und den sozialen Kontakten innerhalb und außerhalb der Organisation ab. Wie mächtig diese informellen Gruppen sind, zeigt sich daran, dass im Falle der Entlassung eines Gruppenmitglieds manchmal alle Arbeitnehmer zur Unterstützung dieses Gruppenmitglieds in den Streik treten.
Die Bindungen zwischen den Mitgliedern sind sehr stark und vermitteln ein Gefühl der Zugehörigkeit und Zusammengehörigkeit. Dieses Zusammengehörigkeitsgefühl kann einen starken Einfluss auf die Produktivität und die Arbeitszufriedenheit haben, da die Mitarbeiter sich gegenseitig motivieren und die Lasten miteinander teilen, indem sie die Neuen schulen und zu den alten Hasen aufschauen, um Anleitung, Rat und Hilfe zu erhalten.
Informelle Gruppen können ihre eigenen Anführer und Anhänger, Gruppenziele, sozialen Rollen und Arbeitsmuster haben. Sie haben ihre eigenen ungeschriebenen Regeln und einen Verhaltenskodex, den jedes Mitglied stillschweigend akzeptiert.
Die Führung der informellen Gruppen entwickelt sich eher von innen heraus als durch eine formelle Wahl. Eine Person, die schon lange in einer Gruppe arbeitet und ein gutes Verhältnis zu den anderen Mitgliedern hat, kann aufgrund ihres Fachwissens und ihres Dienstalters zum Anführer werden. Bei jedem Problem innerhalb der Gruppe, sei es ein technisches oder ein soziales, wenden sich die Mitglieder eher an diesen Anführer als an den formell zugewiesenen Vorgesetzten.
Einige andere Aspekte informeller Gruppen sind folgende:
Gruppennormen
Parallel zu den Leistungs- und anderen Standards, die von der formellen Organisationsstruktur festgelegt werden, haben die informellen Gruppen ihre eigenen Normen als Verhaltensregeln und einen Verhaltensstandard, der von allen Mitgliedern erwartet wird.
Rollen in der Gruppe
Es gibt eine ungeschriebene Zuordnung innerhalb der Gruppe, welche Aufgabe von wem und unter welchen Bedingungen erledigt wird. Einige Aufgaben werden von der Geschäftsleitung zugewiesen, indem die Aufgabenbeschreibung mit den Qualifikationen der Person abgeglichen wird, andere Aufgaben entwickeln sich innerhalb der Gruppe. Beispielsweise können einige Mitglieder informell als technische Berater für andere fungieren, um zu zeigen, wie die Arbeit besser erledigt werden kann, und andere können als Schlichter bei sozialen Problemen oder anderen Meinungsverschiedenheiten fungieren, die unter den Mitgliedern auftreten können.
Gruppenziele
Das Ziel der informellen Gruppe, sei es Rentabilität, die im Widerspruch zu den Organisationszielen steht, oder Kundendienst, der mit diesen übereinstimmt, hat großen Einfluss auf die Produktivität. Es ist notwendig, die Gruppenziele mit den Organisationszielen zu integrieren, um Verbesserungen und Erfolge zu erzielen.
Führung
Der informelle Führer geht aus der Gruppe hervor, entweder aufgrund seines persönlichen Charismas, seines sozialen Status oder seiner technischen Kompetenz. Er wird nicht formell gewählt, ist aber in den Köpfen und Herzen der Arbeitnehmer akzeptiert. Diese Führungspersönlichkeiten beeinflussen das Verhalten der anderen und bleiben so lange Führungspersönlichkeiten, wie sie die Interessen der Gruppe aufrichtig vertreten.
Gruppenkohäsion
Kohäsion bezieht sich auf den Grad und die Stärke der zwischenmenschlichen Anziehung zwischen den Mitgliedern der Gruppe. Ein hohes Maß an Kohäsion ist sehr motivierend für die Erreichung der Gruppenziele. Die Mitglieder helfen einander und unterstützen sich gegenseitig.
Der Grad der Kohäsion hängt von der Gemeinsamkeit des wahrgenommenen Gruppenziels, der Größe der Gruppe und der Fähigkeit des Gruppenleiters ab, die Kohäsion zu fördern. Gruppenkohäsion hat auch synergetische Effekte, bei denen die kollektiven Anstrengungen viel mehr bewirken als das Summenprodukt der individuellen Anstrengungen.
Informelle Gruppen sind mächtige Instrumente in allen Organisationen und können manchmal den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen. Eine kooperative Gruppe erleichtert die Aufsicht und verlängert so die effektive Spanne des Managements. Die Gruppe ist auch dazu da, dafür zu sorgen, dass die Grundprinzipien der formellen Organisation nicht verletzt werden.
Wenn zum Beispiel ein Manager seine Autorität missbraucht und eine unqualifizierte Person befördert, kann die informelle Gruppe ihren Einfluss geltend machen, um sicherzustellen, dass dies nicht geschieht. Die informelle Gruppe dient auch als zusätzlicher Kommunikationskanal zum Management über die Arbeitsbedingungen, wenn solche Informationen über die offiziellen Kanäle nicht verfügbar sind.
Ein Problem bei einer informellen Gruppe ist, dass sie sich hauptsächlich auf menschliche Elemente konzentriert, die den reibungslosen Betrieb der Organisation stark beeinträchtigen können. Da die Regeln und Verfahren ungeschrieben sind, können sie sich von Situation zu Situation ändern. Außerdem kann eine informelle Gruppe als subversiv angesehen werden, wenn ihre Ziele mit den formellen Organisationszielen in Konflikt geraten.
In solchen Situationen werden sie von den Führungskräften oft mit Zweifeln und Misstrauen betrachtet. Sie neigen dazu, informelle Gruppen als potenziell schädlich für die formale Organisation zu betrachten. Aus diesem Grund suchen manche Manager die Unterstützung informeller Gruppen und ihrer Führer, um eine solche Bedrohung zu verringern. Sie neigen dazu, solche informellen Gruppen als gültig, stabil und strukturell solide zu betrachten und zeigen daher Rücksicht und Respekt für ihre Existenz und ihre Ansichten.
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