Die Befugnis zur Änderung der Verfassung der Vereinigten Staaten ergibt sich aus Artikel V der Verfassung. Nachdem der Kongress eine Änderung vorgeschlagen hat, ist der Archivar der Vereinigten Staaten, der der National Archives and Records Administration (NARA) vorsteht, gemäß den Bestimmungen von 1 U.S.C. 106b für die Verwaltung des Ratifizierungsprozesses verantwortlich. Der Archivar hat viele der mit dieser Funktion verbundenen ministeriellen Aufgaben an den Direktor des Bundesregisters delegiert. Weder Artikel V der Verfassung noch Abschnitt 106b beschreiben das Ratifizierungsverfahren im Detail. Der Archivar und der Direktor des Bundesregisters folgen den Verfahren und Gepflogenheiten, die vom Außenminister, der diese Aufgaben bis 1950 wahrnahm, und vom Administrator of General Services, der diese Funktion ausübte, bis die NARA 1985 die Verantwortung als unabhängige Behörde übernahm, festgelegt wurden.
Die Verfassung sieht vor, dass eine Änderung entweder vom Kongress mit einer Zweidrittelmehrheit im Repräsentantenhaus und im Senat oder von einem Verfassungskonvent, der von zwei Dritteln der Legislative der Bundesstaaten einberufen wurde, vorgeschlagen werden kann. Keine der 27 Änderungen der Verfassung wurde bisher von einem Verfassungskonvent vorgeschlagen. Der Kongress schlägt eine Änderung in Form einer gemeinsamen Entschließung vor. Da der Präsident keine verfassungsmäßige Rolle im Änderungsprozess spielt, wird die gemeinsame Resolution nicht zur Unterzeichnung oder Genehmigung an das Weiße Haus weitergeleitet. Das Originaldokument wird direkt an das Office of the Federal Register (OFR) der NARA zur Bearbeitung und Veröffentlichung weitergeleitet. Das OFR fügt dem gemeinsamen Entschließungsantrag Anmerkungen zur Gesetzgebungsgeschichte hinzu und veröffentlicht ihn im Format eines Gesetzeszettels. Das OFR stellt auch ein Informationspaket für die Bundesstaaten zusammen, das formelle Kopien des gemeinsamen Beschlusses, Kopien des gemeinsamen Beschlusses im Slip-Law-Format und das gesetzliche Verfahren für die Ratifizierung gemäß 1 U.S.C. 106b enthält.
Der Archivar legt den Bundesstaaten die vorgeschlagene Änderung zur Prüfung vor, indem er jedem Gouverneur ein Benachrichtigungsschreiben zusammen mit dem vom OFR erstellten Informationsmaterial zusendet. Die Gouverneure legen den Änderungsvorschlag dann formell dem Parlament ihres Staates vor, oder der Staat beruft einen Konvent ein, je nachdem, was der Kongress festgelegt hat. In der Vergangenheit haben einige Bundesstaaten nicht abgewartet, bis sie offiziell benachrichtigt wurden, bevor sie Maßnahmen zu einem Änderungsvorschlag ergriffen haben. Wenn ein Staat eine vorgeschlagene Änderung ratifiziert, sendet er dem Archivar ein Original oder eine beglaubigte Kopie der staatlichen Maßnahme, die sofort an den Direktor des Bundesregisters weitergeleitet wird. Das OFR prüft die Ratifizierungsdokumente auf ihre rechtliche Unbedenklichkeit und die Echtheit der Unterschrift. Wenn die Dokumente für in Ordnung befunden werden, bestätigt der Direktor den Empfang und verwahrt sie. Das OFR bewahrt diese Dokumente auf, bis eine Änderung angenommen wird oder scheitert, und übergibt die Unterlagen dann zur Aufbewahrung an die Nationalarchive.
Eine vorgeschlagene Änderung wird Teil der Verfassung, sobald sie von drei Vierteln der Staaten (38 von 50 Staaten) ratifiziert wurde. Wenn das OFR feststellt, dass es die erforderliche Anzahl beglaubigter Ratifizierungsurkunden erhalten hat, entwirft es eine förmliche Proklamation für den Archivar, um zu bescheinigen, dass die Änderung gültig ist und Teil der Verfassung geworden ist. Diese Bescheinigung wird im Federal Register und in den U.S. Statutes at Large veröffentlicht und dient als offizielle Mitteilung an den Kongress und die Nation, dass der Änderungsprozess abgeschlossen ist.
In einigen wenigen Fällen haben die Staaten offizielle Dokumente an die NARA gesandt, um die Ablehnung einer Änderung oder die Aufhebung einer früheren Ratifizierung zu dokumentieren. Der Archivar trifft keine inhaltlichen Feststellungen über die Gültigkeit der Ratifizierungsmaßnahmen der Staaten, aber es hat sich gezeigt, dass die Bestätigung des Archivars über die rechtliche Zulänglichkeit von Ratifizierungsdokumenten endgültig und abschließend ist.
In der jüngeren Geschichte hat sich die Unterzeichnung der Beglaubigung zu einer feierlichen Funktion entwickelt, an der verschiedene Würdenträger teilnehmen, zu denen auch der Präsident gehören kann.
Präsident Johnson unterzeichnete die Beglaubigungen für den 24. und 25. Am 18. Mai 1992 nahm der Archivar zum ersten Mal die Aufgaben des beglaubigenden Beamten wahr, um die Ratifizierung des 27. Zusatzartikels anzuerkennen, und der Direktor des Bundesregisters unterzeichnete die Beglaubigung als Zeuge.
Links to Constitutional Amendment Information in the Treasures of Congress Exhibit
- The Bill of Rights (Amendments 1-10 and 27)
- The 13th Amendment (Prohibiting Slavery)
- The 17th Amendment (Direct Election of Senators)
- The 19th Amendment (Granting Women the Right to Vote)