Die Begriffe „Rechnung“ und „Quittung“ werden so oft austauschbar verwendet, dass es für einen Laien keinen Unterschied zwischen den beiden zu geben scheint.
Jedoch wird Ihnen jeder Geschäftsinhaber oder jemand, der sich mit Buchhaltung auskennt, sagen, dass die beiden Begriffe sehr unterschiedlich sein können.
Testen Sie unsere kostenlose Online-Rechnungssoftware
Akzeptieren Sie Online-Zahlungen mit Leichtigkeit
Verfolgen Sie, wer Sie bezahlt hat
Starten Sie mit dem Versenden von Rechnungen
Einige Menschen finden diese Tatsache heraus, wenn sie sich mit der Abrechnung ihres Unternehmens beschäftigen. Anderen wird das auf etwas unangenehmere Weise klar, wenn sie ihre Steuererklärung machen.
Der Rest von uns ist sich der Unterschiede gar nicht bewusst und bezeichnet eine Rechnung oft als Quittung und umgekehrt. Aber das sollte wirklich nicht der Fall sein, wenn laut dieser Atradius-Studie 10 bis 20 % der verspäteten Zahlungen auf falsche Angaben auf einer Rechnung zurückzuführen sind.
Es ist ein großes Risiko, die Unterschiede und Gemeinsamkeiten nicht zu verstehen.
So wissen Sie, dass sowohl eine Rechnung als auch eine Quittung wichtige Dokumente für die Buchhaltung sind. Beide kommen ins Spiel, wenn ein Käufer und ein Verkäufer von Waren und/oder Dienstleistungen an einer Transaktion beteiligt sind, die einen Austausch der besagten Waren und/oder Dienstleistungen gegen Bezahlung beinhaltet.
Beide werden verwendet, um die geschuldeten und bezahlten Beträge in Bezug auf die angegebenen Waren und Dienstleistungen aufzuzeichnen. Beides sind Rechtsdokumente.
Es scheint viele Ähnlichkeiten zwischen den beiden zu geben, weshalb es verständlich ist, dass die beiden oft verwechselt werden. Es handelt sich jedoch um zwei sehr unterschiedliche Dokumente mit fast völlig verschiedenen Zwecken.
Lassen Sie uns diese Unterschiede im Detail untersuchen.
Was ist eine Rechnung?
Eine Rechnung ist eine Aufforderung oder eine Rechnung zur Zahlung in einer Transaktion. Sie wird von der Person, die die Waren und/oder Dienstleistungen verkauft, dem Verkäufer, an die Person, die diese Waren oder Dienstleistungen kauft, dem Kunden, ausgestellt.
Das Wichtigste an der Rechnung ist, dass sie ein rechtlich durchsetzbares Dokument ist. Das heißt, der Verkäufer kann mit der Rechnung, die er für eine bestimmte Ware oder Dienstleistung ausgestellt hat, rechtlich sicherstellen, dass die Zahlung dafür erfolgt.
Eine Rechnung ist aber nicht nur eine Zahlungsaufforderung.
Sie enthält auch viele sachdienliche Angaben wie den Namen des Verkäufers und des Kunden, die Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Faxnummer des Verkäufers, die erbrachten Dienstleistungen oder Waren, die Mengen, die Preise, das Ausstellungsdatum der Rechnung, die Rechnungsnummer und die zu leistende Gesamtzahlung.
Um weitere Verwirrung zu vermeiden, ist zu beachten, dass eine Rechnung auch keine Bestellung ist. Eine Bestellung ist im Grunde ein Dokument, das der Kunde dem Lieferanten ausstellt und in dem die gewünschten Artikel oder Dienstleistungen, die Mengen und die vereinbarten Preise aufgeführt sind.
Als zusätzlichen Bonus finden Sie hier eine ausführlichere Übersicht über die Rechnungsstellung, die Sie in aller Ruhe durchlesen können.
Was ist eine Quittung?
Eine Quittung ist im Grunde eine Bestätigung des Lieferanten an den Kunden, dass die Zahlung eingegangen ist. Sie ist der Nachweis des Kunden, dass die Zahlung erfolgt ist.
Sie dient auch als Eigentumsnachweis bei der Transaktion von Waren. Sie enthält verschiedene Informationen wie den Namen des Verkäufers und des Kunden, den Preis, Steuern, Rabatte, die Zahlungsart, das Zahlungsdatum, die Quittungsnummer, die Unterschrift des Verkäufers und den zu zahlenden Gesamtbetrag.
Auch die Quittung ist ein Rechtsdokument. Aus der Quittung geht nicht immer hervor, wofür und in welchen Mengen die Zahlung erfolgt ist. Deshalb ist eine Rechnung wichtig, um den Gegenstand der Transaktion aufzulisten.
Wenn diese Dinge auf der Quittung stehen, ist eine separate Rechnung überflüssig.
Ähnlichkeiten zwischen Rechnung und Quittung
- Beide werden von den Lieferanten ausgestellt.
- Beide sind rechtsgültige Dokumente.
- Beide listen Lieferanten- und Kundeninformationen auf.
- In Fällen, in denen die gesamte Zahlung auf einmal erfolgt, listen sowohl die Rechnung als auch die Quittung den Gesamtbetrag auf.
Unterschiede zwischen Rechnung und Quittung
- Während eine Rechnung im Grunde eine Zahlungsaufforderung darstellt, ist eine Quittung ein Nachweis dafür, dass eine Zahlung erfolgt ist.
- Eine Rechnung wird ausgestellt, bevor die Zahlung erfolgt ist. Eine Quittung wird nach der Zahlung ausgestellt.
- Die Rechnung listet den Gesamtbetrag auf, der fällig ist oder gezahlt werden muss. Die Quittung hingegen gibt an, wie viel bezahlt wurde und wie die Zahlung erfolgt ist.
- Wenn ein Lieferant eine Rechnung ausstellt und die Zahlung noch nicht erfolgt ist, bucht der Lieferant die Zahlung als Gutschrift in den Umsatz und als Belastung in die Debitorenbuchhaltung.
- Wenn ein Kunde eine Rechnung erhält, aber noch nicht gezahlt hat, wird die Zahlung als Gutschrift in der Kreditorenbuchhaltung und als Belastung entweder auf einem Aufwandskonto oder einem Anlagekonto verbucht.
- Eine Rechnung geht an den Kunden, der die Zahlung leisten muss, während eine Quittung entweder an den Kunden oder an einen Dritten als Zahlungsnachweis gehen kann.
- Eine Rechnung dient dazu, den Überblick über verkaufte Waren oder Dienstleistungen zu behalten. Eine Quittung hingegen bestätigt, dass eine Zahlung erfolgt ist.
Verwendungszwecke
Rechnungen dienen in erster Linie dazu, Kunden zur Zahlung aufzufordern.
Sie helfen aber auch bei der Lieferung von Waren, bei der Nachverfolgung der verkauften Waren und Dienstleistungen, bei der Schätzung künftiger Einnahmen und sogar beim Kundendienst, indem sie Rabatte für frühzeitige Zahlungen und verlängerte Zahlungsfristen bieten.
Rechnungen werden von Kunden als Kauf- oder Eigentumsnachweis verwendet. Dies ist besonders wichtig, wenn Kunden fehlerhafte oder mangelhafte Artikel zurückgeben wollen.
Beispiele
Um die Unterschiede zwischen Rechnung und Quittung besser zu verdeutlichen, finden Sie hier einige visuelle Beispiele mit Informationen zu den möglichen Ausstellern.
Rechnung
Eine Rechnung wird in der Regel von Verkäufern, Verkäufern, Kaufleuten oder Händlern ausgestellt. Rechnungen können von der Buchhaltung eines Unternehmens ausgestellt werden.
Eine Arztpraxis, ein Krankenhaus, ein Mechaniker oder eine Reparaturwerkstatt können ebenfalls Rechnungen an Kunden ausstellen.
Wenn Sie in ein Restaurant gehen und Essen und Getränke bestellen, bringt Ihnen der Kellner oder die Kellnerin am Ende des Abends eine Rechnung. Diese Rechnung wird als Scheck bezeichnet.
Quittung
Eine Quittung wird ebenfalls von Verkäufern, Verkäufern, Händlern oder Gewerbetreibenden ausgestellt. Diesmal kann sie jedoch an den Kunden oder an einen Dritten gehen, um zu bestätigen, dass die Zahlung erfolgt ist.
Eine Quittung kann man von dem Kartenautomaten erhalten, an dem man seine Karte durchzieht, wenn man etwas mit einer Debit- oder Kreditkarte bezahlt.
Manchmal kann die Rechnung selbst mit dem Stempel „bezahlt“ versehen sein, wie zum Beispiel in einem Lebensmittelgeschäft, einem Supermarkt oder sogar einem Restaurant. In diesem Fall wird die Rechnung selbst zur Quittung.
Die geschäftliche Seite von Rechnungen und Quittungen
Da Rechnungen und Quittungen bei der vollständigen und genauen Erfassung von Ausgaben helfen, sollten Sie sie vom ersten Tag an als unverzichtbar betrachten. Sie sind im Falle einer Steuerprüfung äußerst nützlich und können auch bei der Entscheidungsfindung Wunder bewirken.
Tun Sie Ihr Bestes, um eine vollständige Aufzeichnung der Geschäftsausgaben in Form von Belegen zu erstellen. Sie werden überrascht sein. Die beobachtbaren historischen Ausgabentrends können genutzt werden, um zukünftige Budgets anzupassen und Änderungen an Geschäftsplänen vorzunehmen.
Die Ausgabenverfolgungsfunktion von InvoiceBerry hilft Ihnen, Papierbelege einfach zu scannen, so dass alle Aufzeichnungen über Geschäftsausgaben sicher gespeichert werden können. Dies ist auch eine große Hilfe, wenn es um die Erstellung von Jahresabschlüssen, die Aufzeichnung abzugsfähiger Geschäftsausgaben und die Vorbereitung von Steuererklärungen geht.
Da alle Geschäftsausgaben, die Sie in Ihrer Steuererklärung als Abzüge geltend gemacht haben, eine Belegdokumentation erfordern, fühlen sich zugängliche elektronische Kopien Ihrer Verkaufsbelege und Rechnungen wie vom Himmel geschickt.