Was ist ein PMO? A Guide to Project Management Office

Nach dem Bericht „State of the PMO“ von PMSolutions ist der Prozentsatz der Unternehmen mit einem Project Management Office (PMO) von 61 Prozent im Jahr 2007 auf 71 Prozent in jüngerer Zeit (2017) gestiegen.

Unternehmen konkurrieren in einem sich ständig verändernden Umfeld digitaler Komplexität. Dadurch entsteht ein erhöhter Druck, mit begrenzten Ressourcen ein höheres Projektvolumen zu bewältigen und gleichzeitig das Unternehmen zu vergrößern. Mit der rasanten digitalen Expansion und der ständigen Unterbrechung von Technologien werden stabile Branchen und Unternehmen entwurzelt, die ihren Marktanteil halten und ausbauen oder bei dem Versuch sterben müssen.

Das Ausbalancieren mehrerer Projekte wird immer wichtiger, da die Unternehmen seinen Wert in einer wettbewerbsorientierten Landschaft erkennen, in der die Maximierung von Ressourcen und die Einhaltung von Zeitplänen den Unterschied zwischen Untergang oder Schwimmen in diesem schnelllebigen Klima ausmachen können.

Die Managementprinzipien des PMO beruhen auf branchenüblichen Methoden, die in PRINCE2 oder den Richtlinien des PMBOK dokumentiert sind und sich auf die Planung, Organisation, Personalausstattung, Ausführung und Kontrolle der Abläufe einer Organisation konzentrieren, um einen maximalen Output bei minimalen Fehlern zu gewährleisten.

Aber gibt es ein Projektmanagementbüro, das für alle geeignet ist? Lassen Sie uns untersuchen, was ein PMO tut und ob Ihre Organisation diesen Ansatz für das Management von Projekten in Betracht ziehen sollte.

Was ist ein PMO und warum brauchen Sie eines?

Das PMO spielt eine Schlüsselrolle beim Management von Projekten auf strategischer Ebene. Im Gegensatz zum Projektmanagement, das sich auf die täglichen Aktivitäten innerhalb eines Projektteams konzentriert, fungiert das PMO als Rahmen für Projektmanager und stellt PMO-Methoden und Vorlagen für die Verwaltung von Programmen innerhalb einer Organisation bereit. Es kontrolliert die Projektmanagement-Ressourcen, die für die Aufrechterhaltung und Umsetzung von Projekten benötigt werden. Es hilft auch mit spezifischen PMO-Tools wie Smartsheet, Pert und Gantt-Diagrammen, die andere Teams bei der Verwaltung von Projekten anleiten und unterstützen.

Führungsteams innerhalb einer Organisation haben in der Regel andere wichtige Aufgaben, auf die sie sich bei der Führung des Unternehmens konzentrieren müssen, und verfügen nicht über die Kapazität oder möglicherweise die Fähigkeiten, alle laufenden Projekte auf hohem Niveau zu verfolgen.

Die Projektmanager sind mit ihren täglichen Aktivitäten und ihren Teams beschäftigt, so dass dieser Abgrund unbesetzt bleibt und niemand aus 30.000 Fuß Höhe Prioritäten setzt, wie die vielen Projekte, die ein Unternehmen in einem Geschäftsjahr abwickeln muss, zu realisieren sind. Die Kommunikation ist gestaffelt, da die Unternehmensleitung keinen soliden Überblick über den Zustand ihres Unternehmens an der Basis hat.

Zuständigkeiten des PMO

Governance

Setzen von Best Practices für die Entwicklung von Programmen in einer Organisation.

Kommunikation

Die Überbrückung der Kluft zwischen dem oberen Management, den Abteilungsleitern und den Projektmanagern, um sicherzustellen, dass die Kommunikation und die Aktualisierung des Projektstatus gestrafft werden, kann in großen Organisationen eine Mammutaufgabe sein. Durch die Zentralisierung dieser PMO-Funktion wird sichergestellt, dass die Geschäftsleitung weiß, welche Projekte gefährdet sind und möglicherweise verpasste Gelegenheiten aufzeigen, um einen Aktionsplan zu erstellen, mit dem der Abwärtstrend des Projekts korrigiert werden kann.

Ressourcenmanagement

Das PMO verwaltet die Abhängigkeiten zwischen den Projekten und minimiert Ressourcenverschwendung und Fehler sowie wiederholbare Arbeiten, die bereits erledigt wurden. Es nutzt diese Erkenntnisse und sammelt die daraus gewonnenen Erfahrungen, um sie anderen Projektteams zur Verfügung zu stellen und so weitere Optimierungen und kürzere Fristen zu ermöglichen.

Coaching

Das PMO schult und berät Projektmanager und Teamleiter und steigert so den Wert der Fähigkeiten des Teams, während es gleichzeitig die besten Projektmanagementpraktiken innerhalb einer Organisation fördert und ihnen eine Stimme gibt, um das Projekt in die richtige Richtung zu lenken.

Strategische Planung

Das PMO ist ein wichtiger Akteur, der die Unternehmensleitung dabei unterstützt, sich darauf zu konzentrieren, welche Projekte gestrichen werden müssen und wie die Prioritäten auf der Grundlage langfristiger strategischer Ziele gesetzt werden können.

Unterschiedliche Arten von PMOs

Wo das PMO in der Hierarchiestruktur Ihres Unternehmens angesiedelt ist, hängt davon ab, was Ihr Unternehmen mit seinen zahlreichen Projekten erreichen möchte und welche Ausrichtung erforderlich ist, um eine eigene PMO-Funktion für die Verwaltung spezifischer Aufgaben zu schaffen, die zugewiesen werden müssen. Diese Aufgaben wiederum basieren auf den Bedürfnissen Ihres Unternehmens.

Es gibt verschiedene Arten von PMOs, die für Unternehmen in Frage kommen.

• Unternehmens-PMO: Stellt sicher, dass Projekte mit der Vision und Strategie des Unternehmens übereinstimmen. In der Regel untersteht das PMO dem CEO und hat die Befugnis, strategische und taktische Entscheidungen für alle Projekte zu treffen.
• Abteilungs-PMO: Unterstützt Projekte für einen bestimmten Geschäftszweig innerhalb des Unternehmens. Dazu gehören Programmmanagement, Schulung, Ressourcenplanung und Projektkoordination.
• Projekt-PMO: Dieses wird für die Dauer eines einzelnen Projekts oder Programms eingerichtet. Es umfasst administrative Unterstützung, Controlling, Überwachung und Berichterstattung.
• Project Management Center of Excellence: Definiert Projektmanagement-Standards und -Verfahren, Methoden und Werkzeuge zur Unterstützung von Projektteams in der gesamten Organisation.

Braucht Ihre Organisation ein PMO?

Um PMO-Methoden erfolgreich einzuführen, müssen Unternehmen einige Schlüsselkonzepte beachten:

1. Die Rolle des PMO muss klar definiert sein, so dass keine Unklarheiten über die Zuständigkeit bestehen.
2. Anstatt mehrere PMO-Rollen und -Verantwortlichkeiten zuzuweisen, sollte man sich darauf konzentrieren, was das Unternehmen im Hinblick auf kurz- und langfristige Ziele erreichen muss.
3. Damit ein PMO von allen Teilen des Unternehmens akzeptiert wird, ist das Engagement der Unternehmensleitung erforderlich. Ohne dieses Mandat ist die PMO-Abteilung nur ein weiteres Silo, das darum kämpft, sich in der Organisation Gehör zu verschaffen.

Bevor Sie ein PMO einstellen, sollten Sie sich die Zeit nehmen, um zu verstehen, was ein Project Management Office ist und wie es der Organisation langfristig nützen kann. Führen Sie dann einen Aktionsplan ein, der klare PMO-KPIs enthält, um die Vorteile eines PMO zu bewerten.

Es ist jedoch wichtig zu bedenken, dass nicht jedes Unternehmen ein PMO braucht – vor allem nicht in der Anfangsphase der Geschäftstätigkeit. Je reifer ein Unternehmen ist, desto relevanter wird die Frage, ob es ein PMO braucht oder nicht. Für größere Organisationen, in denen mehrere Programme gleichzeitig laufen, ist die Investition in ein PMO sicherlich von Vorteil, um die Kommunikation zwischen den internen Stakeholdern zu verbessern und die PMO-KPIs zu erreichen. To further understand how company size influences the need for a PMO, let’s take a look at some data:

• 90% of large enterprises have a PMO
• 88% of midsize companies have a PMO
• 61% of small companies have a PMO

Overall, 71% of companies have a PMO and this number has increased by ten in the past decade.

There is a tendency for organizations to start a project management office without assessing the risks and benefits upfront. Wenn ein PMO schlecht gemacht wird, kann es ein Unternehmen in Bezug auf die Projektdurchführung zurückwerfen, aber auch negative Gefühle gegenüber dem Projektmanagement hervorrufen, so dass die Stakeholder nicht bereit sind, Zeit und Geld zu investieren, um es zu einem späteren Zeitpunkt erneut zu implementieren.

Nach dem PMI Pulse of the Profession 2017 haben Unternehmen, die ihre unternehmensweite PMO-Struktur an der Strategie des Senior Managements ausrichten, 38 % mehr Projekte, die die ursprünglichen Ziele erreichen, als solche, die dies nicht tun.

Die folgenden Vorteile einer PMO-Implementierung gelten für alle Unternehmen, unabhängig davon, in welchem Sektor sie tätig sind:

• Eine standardisierte Projektmanagement-Methodik und PMO-Best-Practices bieten greifbare, langfristige Vorteile für eine Organisation.
• Kommunikationsprozesse werden programmübergreifend gestrafft und ermöglichen eine bessere Zusammenarbeit zwischen den Teams.
• Projektmanager können sich auf die täglichen operativen Aufgaben konzentrieren. Sie können Teammitgliedern Coaching-Möglichkeiten anbieten, um ihre Fähigkeiten zu verbessern.
• Die standardisierte Verwendung von Projektmanagement-Tools und -Software vereinfacht die Verschiebung von Ressourcen zwischen Projekten.
• Die gemeinsame Nutzung von Ressourcen zwischen Projekten ermöglicht es starken Teams, zu gedeihen.

Bewertung eines PMO-Rahmens

Projektmisserfolge sind kostspielig. Letztes Jahr berichtete das Project Management Institute (PMI), dass die durch fehlgeschlagene Projekte verlorenen Gelder im Durchschnitt 97 Millionen Dollar pro 1 Milliarde Dollar betragen.

Der beste Ort, um die PMO-Ziele einer Organisation zu bewerten, ist die Betrachtung der Art und Weise, wie Teams über verschiedene Systeme hinweg zusammenarbeiten. Konzentrieren Sie sich auf den Prozess der Zusammenarbeit sowohl innerhalb eines Teams als auch im gesamten Unternehmen und bewerten Sie, ob die Beteiligten ein gründliches Verständnis für den Projektablauf haben und Einblick in die Projektleistung haben

Wenn Teams in Silos arbeiten, entstehen finanzielle Kosten, die dazu führen können, dass ein Unternehmen Chancen verpasst. Silos behindern das Wachstum und die Effizienz eines Unternehmens, was zu Doppelarbeit in verschiedenen Abteilungen und zu demotivierten Teams führen kann, die nicht in der Lage sind, Ergebnisse zu erzielen und ihre KPIs zu erreichen.

Das PMO sollte sicherstellen, dass alle Teams einheitliche Projektmanagement-Methoden anwenden und dass standardisierte Software für die Verwaltung aller Projekte verwendet wird. Tools und Software sind großartig, um den Teams ein effizientes Arbeiten zu ermöglichen, aber wenn sie nicht in der gesamten Organisation richtig eingesetzt werden, kann dies zu einer kostspieligen Angelegenheit werden. Dies kann sich auf die Verwendung von Tools auswirken, von Sicherheits- bis hin zu Compliance-Bedenken.

Eine weitere Überlegung ist, dass die Verwendung unterschiedlicher Tools durch Projektteams zu unterschiedlichen Arbeitsansätzen führt. Dies kann die Neuzuweisung von Ressourcen dort behindern, wo ein Unternehmen sie am dringendsten benötigt, was sich auf die Projektkosten, die Markteinführungszeit und das Endergebnis auswirkt.

In manchen Unternehmen ist die Unternehmensleitung so weit von den täglichen Aktivitäten entfernt, dass sie sich der Auswirkungen von Risiken auf laufende Projekte nicht bewusst ist, was zu schlechten Lieferzeiten, verschwendeten Ressourcen und Budgetüberschreitungen führt.

Unternehmen streben nach Ergebnisorientierung, was für ihre Geschäftspläne und ihren Erfolg entscheidend ist. Das PMO-Rahmenwerk kann ein wertvolles Hilfsmittel sein, um verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren und sicherzustellen, dass die Organisation optimale Projekte termingerecht und innerhalb des Budgets liefert.

Erfolgsmessung eines PMO?

Eine Umfrage von KPMG ergab, dass fast 80 % der Organisationen ihre PMOs als „mäßig“ bis „äußerst effektiv“ bei der Unterstützung von Veränderungen innerhalb der Organisation einstufen.

Nach einer Gartner-Umfrage berichteten 70 % der Organisationen, die ein PMO eingeführt haben, von einer Verbesserung der Projekterfolgsraten. Die Messung des Erfolgs eines PMO ermöglicht es der Unternehmensleitung, fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, wie das Projektergebnis am besten angepasst werden kann.

Eine Organisation muss zunächst definieren und vereinbaren, was gemessen werden soll, um den Erfolg des PMO zu erreichen. Legen Sie drei bis fünf KPIs fest, die realistisch sind, um sie zu messen und zu verfolgen. Hier ist eine Liste von KPIs, die Sie versuchen können zu messen:

• Die Anzahl der abgeschlossenen Projekte im Vergleich zu den abgebrochenen oder unvollständigen. Konzentrieren Sie sich auf die Projekte mit PMO-Beteiligung im Vergleich zu den Projekten, bei denen das PMO keinen Beitrag geleistet hat.
• Vergleichen Sie die geschätzten Projektkosten mit den tatsächlichen Kosten für das Unternehmen. Dies kann ein wichtiger Geschäftsfaktor sein, so dass diesem KPI mehr Gewicht beigemessen werden kann.
• Analysieren Sie die Kapitalrendite (ROI) von Projekten, die vom PMO koordiniert wurden, im Vergleich zu Projekten, an denen das PMO nicht beteiligt war. Dadurch kann der PMO-Rahmen validiert werden. Oder es zeigt auf, wo Änderungen am PMO-Rahmen erforderlich sind.
• Analyse der Zeit, die im Jahresvergleich für die Durchführung von Projekten derselben Größe oder Prioritätsstufe benötigt wurde. Stellen Sie sicher, dass Sie Äpfel mit Äpfeln vergleichen, um diesen KPI fair zu messen. Ist dies nicht der Fall, sind die Ergebnisse unwirksam und tragen nicht zur Verbesserung der Projekte bei.
• Berechnen Sie, ob die Ressourcen für die Projekte angemessen zugewiesen wurden. Stellen Sie sicher, dass die richtige Anzahl von Ressourcen für ein Projekt zur Verfügung steht. Dieser PMO-KPI bewertet die Auswirkungen der fristgerechten Lieferung von Projekten.
• Befragung der Projektteams über den PMO-Prozess und seine Auswirkungen auf ihre Projekte. War die Beteiligung des PMO nützlich? Hat das PMO durch Coaching und Mentoring die Fähigkeiten der Projektteams verbessert?

Die Ergebnisse der PMO-Messung sollten zu Verbesserungen der PMO-Funktionen in zukünftigen Projekten führen. Die Bewertung der PMO-KPIs nach jeder Projektdurchführung wird das Wachstum und die Nachhaltigkeit des PMO sicherstellen.

Schlussfolgerung: Das PMO ist wichtiger als je zuvor

Auch wenn es Fortschritte bei der Programmabwicklung sowohl mit Wasserfall- als auch mit agilen Methoden gegeben hat, könnte man sich mehr Gedanken über die Projektabwicklung machen, einschließlich der Bereitstellung und Produkteinführung. Denken Sie über das Endziel Ihrer Projekte und einige der Herausforderungen nach, denen Sie heute gegenüberstehen. Die Bewertung dieser Probleme ermöglicht es Ihrer Organisation, die PMO-Funktionen, die für die Verwaltung von Projekten erforderlich sind, besser anzupassen. So kann es dem Management und den Projektteams in diesem komplexen technologischen Umfeld am besten dienen.

PMOs entwickeln sich ständig mit neuen Technologien, Methoden und Denkweisen der Projektteams weiter. Durch die Anpassung an das Unternehmensumfeld kann ein PMO ein breiteres Spektrum an Funktionen und Verantwortlichkeiten übernehmen und so Projekte im gesamten Unternehmen unterstützen.

Der PMO-Rahmen der Zukunft muss flexibel sein, um das Wachstum von Programmen zu ermöglichen und sich sinnvoll an der langfristigen Strategie eines Unternehmens auszurichten. Angesichts neuer technologischer Anforderungen, dezentraler Arbeitsumgebungen und zunehmender Projektkomplexität sind die Vorteile eines PMO überzeugender als je zuvor.