Welche Aufnahmeformulare benötigen Sie für Ihre Praxis für Verhaltensmedizin?

Ob Sie nun eine neue Praxis für Verhaltensmedizin eröffnen oder bereits in diesem Bereich etabliert sind, es kann überwältigend sein, den Überblick über all die Formulare zu behalten, die Sie für den Betrieb einer Praxis benötigen. Je mehr Sie über das Aufnahmeverfahren für die Beratung wissen, desto mehr können Sie den Prozess für Ihre Patienten beschleunigen. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie einen effizienten Aufnahmeprozess gestalten, Kundenformulare erstellen und sie sicher aufbewahren können.

Inhaltsverzeichnis

• Aufnahmeprozess in der Beratung
• Klientenformulare für Beratung und psychische Gesundheit
• Erstellung eines Klientenaufnahmeformulars
• Sicher machen Ihr Aufnahmeformular sicher
• Verwaltung von Aufnahmeformularen für Beratung und psychische Gesundheit

Aufnahmeprozess in der Beratung

Was ist der Aufnahmeprozess in der Beratung? Häufig sprechen Therapeuten mit ihren Klienten vor einer Sitzung per E-Mail oder am Telefon. Durch dieses Gespräch mit dem Klienten haben Sie wahrscheinlich eine Vorstellung von den Symptomen, unter denen der Klient leidet. Oft erfahren Sie auch, warum der Klient Hilfe sucht.

Während der ersten Sitzung mit einem Klienten haben Sie die Möglichkeit, mehr über seine emotionale Notlage und seine Probleme mit seiner psychischen Gesundheit zu erfahren. Hier sind einige Themen, nach denen Sie in der ersten Sitzung mit einem Klienten fragen und sie ansprechen sollten:

• Die Behandlungsgeschichte des Klienten
• Die Therapievorgeschichte des Klienten
• Die Therapieziele des Klienten
• Die persönlichen Beziehungen des Klienten
• Zahlung
• Ethische Bedenken
• Die therapeutische Beziehung

Zusätzlich können Sie dem Klienten die Einwilligungserklärung erklären und ihm das Ausfüllen der Aufnahmeformulare ermöglichen, falls er dies noch nicht getan hat. Wenn Ihr Klient diese Formulare bereits ausgefüllt hat, sollten Sie die Informationen, die er angegeben hat, noch einmal durchgehen.

In einer Therapiesitzung passiert viel, so dass diese Sitzungen meist länger dauern als normale Sitzungen. Deshalb sollten Sie für diese Sitzungen mehr Zeit einplanen als für andere Therapiesitzungen.

Die erste Therapiesitzung macht sowohl den Klienten als auch den Therapeuten oft etwas nervös. Die Beziehung zwischen Klient und Therapeut kann eine heikle Angelegenheit sein, und als Therapeut leisten Sie eine wichtige Arbeit – da ist Nervosität durchaus angebracht. Deshalb ist es so hilfreich, ein erfolgreiches Aufnahmeverfahren zu etablieren.

Vor der Aufnahmesitzung

Hier sind einige Schritte, die Sie möglicherweise vor der Aufnahmesitzung unternehmen müssen:

• Bereiten Sie den Papierkram vor: Halten Sie die notwendigen Unterlagen bereit, die Ihr Kunde ausfüllen und unterschreiben muss, z. B. eine informierte Zustimmung, eine Informationsfreigabe oder eine Richtlinie für soziale Medien. Legen Sie fest, ob Sie möchten, dass potenzielle Kunden die Patientenaufnahmeformulare vor oder nach ihrem ersten Termin ausfüllen.
• Notieren Sie sich wichtige Fragen für den Kunden: Manche Klienten sind sich nicht sicher, wie sie in einer Therapiesitzung über sich selbst oder ihre Situation sprechen sollen, und brauchen vielleicht eine kleine Hilfestellung bei ihren Fragen. Notieren Sie sich vorher Fragen, die die Sitzung je nach Bedarf leiten können.
• Machen Sie sich mit dem Hintergrund des Klienten vertraut: Prüfen Sie die Informationen, die Sie über den Klienten erhalten haben, entweder vom Klienten selbst oder von einem anderen Therapeuten oder Arzt, damit Sie eine bessere Vorstellung davon haben, was Sie erwartet, und entsprechende Fragen stellen können.

Während der Aufnahmesitzung

Wenn der Patient zur Aufnahmesitzung kommt, müssen Sie ebenfalls einige Schritte unternehmen, z. B.:

• Begrüßen Sie ihn herzlich: Sie wollen Ihrem Klienten von Anfang an Empathie und Mitgefühl entgegenbringen, und das beginnt mit einer herzlichen Begrüßung.
• Gehen Sie Formulare und Richtlinien durch: Wenn Ihr Klient eintrifft, sollten Sie die Formulare und Verfahren durchgehen und ihm erklären, warum dies wichtige Schritte im Prozess sind, bevor die Therapie beginnen kann. Fragen Sie ihn, ob er irgendwelche Formulare klären muss oder weitere Informationen benötigt.
• Besprechen Sie die Zahlungsbedingungen: Besprechen Sie mit dem Klienten Ihre Zahlungsmodalitäten, damit er weiß, ob die Zahlung zu Beginn oder am Ende der Sitzung erfolgt.
• Informieren Sie den Klienten über Ihren Prozess: Die Therapieansätze können von Therapeut zu Therapeut variieren, daher sollten Sie Ihrem Klienten einen kurzen Überblick über Ihren Prozess geben.
• Hören Sie aktiv zu und stellen Sie Fragen: Wenden Sie sich dem Klienten zu, um ihm zu zeigen, dass Sie ihm Ihre volle Aufmerksamkeit schenken.
• Fragen Sie nach seinen Therapiezielen: Was ist das Endziel des Klienten in der Therapie? Was möchte er durch die Therapie erreichen? Das Festlegen von Zielen gibt dem Klienten die Gewissheit, dass Sie ihn auf seinem Weg zu einer positiven Veränderung begleiten werden.

Nach der Aufnahmesitzung

Nach der Aufnahmesitzung sollten Sie überlegen, ob Sie mit dem Klienten arbeiten können und ob Sie ihm Hausaufgaben geben möchten. Wenn Sie dem Klienten eine Diagnose gestellt haben, können Sie ihm auch Lesematerial empfehlen, damit er seinen Zustand besser verstehen kann.

Klientenformulare für Beratung und psychische Gesundheit

Es gibt mehrere Beratungsformulare für die Patientenaufnahme, die der Klient ausfüllen muss, darunter:

• Aufnahmeformular: In einem Aufnahmeformular sollte ein Patient seinen vollständigen Namen, sein Geschlecht, sein Geburtsdatum, seine Adresse, seine Kontaktinformationen und Informationen über seine Versicherung angeben. Sie sollten auch Angaben zu aktuellen Medikamenten, zur persönlichen und familiären psychischen Vorgeschichte, zu den Gründen für die Inanspruchnahme der Therapie und zu den Beratungszielen machen.
• Formular zur informierten Zustimmung: Dieses Formular schützt den Patienten und legt fest, dass er das Recht hat, Fragen zu stellen und Informationen über seine Betreuung und Behandlung zu erhalten. Für dieses Formular sind Name, Geburtsdatum, Unterschrift und Datum erforderlich.
• Formular zur Freigabe von Unterlagen: Mit der Unterzeichnung dieses Formulars gibt der Patient seinem Anbieter die Erlaubnis, psychische Informationen über ihn an eine zweite Partei weiterzugeben oder von dieser zu erhalten – dies ist ein freiwillig unterzeichnetes Formular, das er widerrufen kann.

Bevor Sie mit einem potenziellen Klienten arbeiten, sollten Sie ihm diese Formulare für die Patientenaufnahme in einer Privatpraxis aushändigen, um sowohl Sie als auch den Klienten zu schützen.

Erstellung eines Formulars für die Klientenaufnahme

Sollte ein Verhaltenstherapeut sein eigenes Formular für die Klientenaufnahme entwickeln? Oder ist eine Vorlage nützlicher?

Selbst wenn Sie ein Formular für die Aufnahme eines Klienten von Grund auf neu erstellen möchten, ist es vielleicht besser, eine Vorlage oder einen Dienst zu verwenden, der Ihnen das Formular zur Verfügung stellt. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Sie keine wichtigen Informationen vergessen haben, und Sie sparen sich etwas Zeit. Sie können eine Vorlage später immer noch an Ihre speziellen Praxisanforderungen anpassen.

Wenn Sie auf Papier verzichten möchten, können Sie über ICANotes ein praktisches Patientenportal nutzen, mit dem Ihre Patienten die Formulare online ausfüllen können – das macht den Prozess sowohl für Sie als auch für den Kunden einfach und bequem.

Sicherheit des Aufnahmeformulars

Wenn ein Patient ein Aufnahmeformular ausfüllt, gibt er eine beträchtliche Menge an persönlichen Informationen an, die geschützt werden müssen. Um die Privatsphäre Ihrer Patienten zu schützen, müssen Sie bestimmte Maßnahmen ergreifen, um ihre Daten zu sichern – dazu können Sie Folgendes tun:

• Stellen Sie die Formulare elektronisch bereit: Da das Ausfüllen von Papierformularen länger dauert, können sie auf dem Schreibtisch liegen bleiben oder in ungesicherten Papierordnern abgelegt werden. Papierformulare sind daher anfälliger für Sicherheitsrisiken. Die Verwendung elektronischer Formulare bedeutet, dass das Formular weniger anfällig für unbefugte Personen ist.
• Elektronische Unterschriften ermöglichen: Elektronische Unterschriften machen es überflüssig, Formulare auszudrucken, zu faxen oder zu scannen, so dass die Formulare weniger anfällig für Sicherheitsrisiken sind.
• Legen Sie eine Passwortrichtlinie fest: Sobald Sie elektronische Formulare haben, müssen Sie diese mit Passwörtern schützen. Eine Kennwortrichtlinie muss klar definiert und durchgesetzt werden.
• Software umgehend aktualisieren: Aktualisieren Sie die Software, wenn Sie dazu aufgefordert werden, um sicherzustellen, dass die Informationen sicher bleiben.

Verwaltung von Aufnahmeformularen für Verhaltens- und psychische Erkrankungen

Brauchen Sie Unterstützung bei Ihren Aufnahmeformularen und anderen Dokumenten für psychische Erkrankungen? ICANotes kann helfen. Mit ICANotes erhalten Sie ein Dokumentenmanagement, das Ihnen einen einfachen Zugriff auf die konsolidierte Patientenakte ermöglicht, den Speicherplatzbedarf reduziert und den Verlust oder das Verlegen von wichtigen Dokumenten und Aufzeichnungen verhindert.

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